顧艷 顧艷飛 伍敏
摘要:高校內(nèi)控是系統(tǒng)性、全面性的工程,而財(cái)務(wù)內(nèi)控是整個(gè)高校內(nèi)控的重中之重,財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)多集中在預(yù)算、報(bào)銷、支付等各個(gè)環(huán)節(jié),筆者所在單位通過實(shí)行網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng),努力尋找降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的方法,筆者通過本單位具體情況總結(jié)采用紙質(zhì)報(bào)銷與網(wǎng)上報(bào)銷的不同狀況,總結(jié)出財(cái)務(wù)信息化對于降低高校財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的作用。
關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)內(nèi)控;信息化;風(fēng)險(xiǎn)
眾所周知,高校內(nèi)控是系統(tǒng)性、全面性的工程,而財(cái)務(wù)內(nèi)控是整個(gè)高校內(nèi)控的重中之重,財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)多集中在預(yù)算、報(bào)銷、支付等各個(gè)環(huán)節(jié),筆者所在單位通過實(shí)行網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng),努力尋找降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的方法,在運(yùn)行網(wǎng)上報(bào)賬一個(gè)學(xué)期之后,卓有成效,現(xiàn)筆者通過本單位具體情況總結(jié)采用紙質(zhì)報(bào)銷與網(wǎng)上報(bào)銷的不同狀況,以期各財(cái)務(wù)人員取長補(bǔ)短,能對行政事業(yè)單位特別是高校內(nèi)控建設(shè)貢獻(xiàn)薄弱力量。
一、紙質(zhì)報(bào)賬時(shí)狀況
(一)報(bào)賬難,報(bào)銷人員與財(cái)務(wù)人員互相抱怨
高校教師,大多一人多崗,以筆者所在學(xué)校貴州理工學(xué)院為例,現(xiàn)學(xué)生人數(shù)約12000人,按照本科教學(xué)質(zhì)量評估要求,師生比應(yīng)為18:1,我校專職教師應(yīng)為670人,但是我?,F(xiàn)有專職教師僅為449人,專職教師缺口已達(dá)220余人,行政人員的缺口更多。這就造成一位老師集教學(xué)、科研、行政于一身,老師用于報(bào)銷時(shí)間較少,而大多理工類的教師對財(cái)務(wù)基本常識缺乏,沒有精力學(xué)習(xí)研究學(xué)校的財(cái)務(wù)規(guī)章制度,報(bào)銷過程中稍有不順,便認(rèn)為是財(cái)務(wù)人員故意為難;高校財(cái)務(wù)人員缺乏更是常見,貴州理工學(xué)院12000的學(xué)生人數(shù),財(cái)務(wù)處僅有10名工作人員,這其中還包括2名處級干部,2名科級干部,財(cái)務(wù)人員的工作量巨大,工作得不到認(rèn)可,也造成財(cái)務(wù)人員對自己的工作狀況滿意度較低。報(bào)銷老師與財(cái)務(wù)人員互相抱怨,不利于工作的有效開展。
(二)審批流程復(fù)雜
高校資金由省級財(cái)政撥款、中央支持地方資金、科研資金、非稅收入、社會捐贈等多渠道組成,而一般高校對于不同業(yè)務(wù)也會有不同的審批流程、審批權(quán)限,高校內(nèi)控制度又要求重點(diǎn)崗位輪崗,崗位變動較頻繁,這造成很多報(bào)銷老師準(zhǔn)備好報(bào)銷材料后不清楚該找誰審核,而簽審人員不清楚哪些業(yè)務(wù)屬于自己簽審范疇,必然造成報(bào)銷老師認(rèn)為報(bào)銷環(huán)節(jié)復(fù)雜,報(bào)賬流程混亂。
(三)預(yù)算執(zhí)行失控
高校院系、業(yè)務(wù)部門眾多,導(dǎo)致在校級預(yù)算執(zhí)行時(shí)存在多個(gè)部門使用同一個(gè)項(xiàng)目資金的情況,因紙質(zhì)簽批時(shí)資金負(fù)責(zé)人無法及時(shí)了解項(xiàng)目資金執(zhí)行情況及項(xiàng)目資金結(jié)余情況,會導(dǎo)致票據(jù)簽批完成后才發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目資金已經(jīng)不夠支付,導(dǎo)致業(yè)務(wù)不能及時(shí)報(bào)銷,或者突破預(yù)算完成業(yè)務(wù)報(bào)銷。
(四)經(jīng)費(fèi)支出與資金支付不匹配
高校專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)多,科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)賬資金渠道復(fù)雜,有的一筆經(jīng)費(fèi)對應(yīng)若干科研項(xiàng)目,有的一個(gè)項(xiàng)目對應(yīng)若干資金來源等情況,僅憑財(cái)務(wù)人員手工記錄,很難避免經(jīng)費(fèi)支出與資金支付不匹配,錯誤率高,在各項(xiàng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中,各持己見,無法統(tǒng)一出處。
二、網(wǎng)上報(bào)銷時(shí)狀況
(一)網(wǎng)上預(yù)約,解決報(bào)賬難
財(cái)務(wù)根據(jù)全校年財(cái)務(wù)報(bào)銷總量及自身的人員及工作能力,事先安排出每天工作總量,分時(shí)段放號,一筆業(yè)務(wù)對應(yīng)一個(gè)號碼,報(bào)銷人員根據(jù)自身時(shí)間來預(yù)約報(bào)銷,避免了報(bào)銷老師長時(shí)間在財(cái)務(wù)處現(xiàn)場等待、浪費(fèi)時(shí)間,同時(shí)也充分考慮到財(cái)務(wù)人員的工作量,再者也遏制了期末、年底集中報(bào)賬,突擊花錢等行為,能夠較好的執(zhí)行預(yù)算資金,控制資金執(zhí)行率。
(二)線上推送、線上審批,用系統(tǒng)控制審批節(jié)點(diǎn)
通過系統(tǒng)控制,根據(jù)學(xué)校的支出管理細(xì)則,不同業(yè)務(wù)設(shè)置相應(yīng)的審批環(huán)節(jié),在財(cái)務(wù)系統(tǒng)上按照設(shè)置自動推送給下一個(gè)環(huán)節(jié)的簽批人員,報(bào)銷老師及時(shí)了解下個(gè)簽批環(huán)節(jié)、簽批人是誰,遇到緊急事宜,可以通過各種方式聯(lián)系,提醒審批。而審批人員可以利用電腦、手機(jī)等客戶端進(jìn)行審批,解決了報(bào)銷事宜因長時(shí)間等待某一個(gè)簽批環(huán)節(jié)浪費(fèi)時(shí)間的問題,線上審批也解決了領(lǐng)導(dǎo)等簽批人員因公外出等原因無法現(xiàn)場簽批的困難。
(三)指標(biāo)余額早知道
網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)要求報(bào)銷人員在報(bào)銷之前將報(bào)銷事宜、金額、使用經(jīng)費(fèi)指標(biāo)等情況事先在財(cái)務(wù)系統(tǒng)的報(bào)賬端口進(jìn)行如實(shí)填報(bào),在填報(bào)過程中,報(bào)銷人員不僅熟悉了學(xué)校相關(guān)財(cái)務(wù)制度,同時(shí)能夠及時(shí)了解各項(xiàng)費(fèi)用指標(biāo)的使用金額、剩余金額,若遇到經(jīng)費(fèi)不足的情況,既可以隨時(shí)更改經(jīng)費(fèi)支出渠道,又可以按照追加預(yù)算的程序追加經(jīng)費(fèi)指標(biāo),以便及時(shí)處理相關(guān)報(bào)銷事務(wù)。
(四)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出與資金支付匹配
通過對財(cái)務(wù)系統(tǒng)設(shè)置,基本可以滿足每一筆預(yù)算經(jīng)費(fèi)對應(yīng)的資金來源、資金的文號、資金的賬戶等信息,在財(cái)務(wù)人員最終審批報(bào)銷老師單據(jù)生成記賬憑證時(shí),在記賬憑證上就可以顯示該筆支出對應(yīng)的資金來源、資金賬戶,資金科人員按照憑證據(jù)實(shí)支付,如此操作流程既能保證資金按照來源渠道專款專用,同時(shí)在各個(gè)部門報(bào)送相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí),也可以保證數(shù)據(jù)一致統(tǒng)一,不同出處的報(bào)表數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系穩(wěn)合。
三、結(jié)束語
筆者所在學(xué)校的財(cái)務(wù)信息化因?yàn)楦鞣N因素在一些環(huán)節(jié)依然沒有實(shí)施的,譬如校內(nèi)預(yù)算的信息化、支付端口的銀行對接等問題,這些都是我校財(cái)務(wù)今后要努力的方向,爭取早日實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化的全面覆蓋。財(cái)務(wù)信息化對于解決高校內(nèi)控問題是一個(gè)長足的進(jìn)步,筆者堅(jiān)信對于一些財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)系統(tǒng)控制遠(yuǎn)比人員控制要優(yōu)化的多,當(dāng)然制度健全是設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)控制的首要保障。
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