如何做好醫(yī)院科研檔案管理工作

劉世杰

摘 要：科研檔案管理工作水平的高低直接關(guān)系到醫(yī)院科研工作的發(fā)展，因此，做好醫(yī)院科研檔案管理工作十分必要。本文分析了醫(yī)院科研檔案的特征及其檔案管理工作的發(fā)展?fàn)顩r，提出了醫(yī)院科研檔案管理的有效方法，以期能為醫(yī)院科研檔案管理工作的開展提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；科研檔案；管理

0 引言

隨著我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展以及社會經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，我國醫(yī)療事業(yè)得到了迅猛的發(fā)展，醫(yī)院科研項(xiàng)目也在不斷增加。在醫(yī)院科研項(xiàng)目建設(shè)過程中，科研檔案是重要的文字資料和記錄，對促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展以及今后科研項(xiàng)目的開展具有十分重要的作用。因此，必須要做好醫(yī)院科研檔案管理工作，確?？蒲袡n案的完整和可靠。

1 醫(yī)院科研檔案的特征

1.1 具有很強(qiáng)的專業(yè)性與協(xié)作性

醫(yī)院科研項(xiàng)目的范圍非常廣泛，是一個(gè)多學(xué)科、多方面的綜合性科研體系。雖然在許多方面與普通科學(xué)研究有相似之處，但仍有其獨(dú)特的醫(yī)學(xué)性質(zhì)，是其他研究項(xiàng)目無法替代的。一個(gè)醫(yī)院的科研項(xiàng)目，從開始到結(jié)束，都需要注入各種力量和資源，需要大量的專業(yè)知識來構(gòu)建，還需要多種科研成果共同努力才能實(shí)現(xiàn)。

1.2 涵蓋的內(nèi)容充實(shí)豐富，形成和保存的時(shí)間長

從一開始科研項(xiàng)目的成立到科學(xué)研究的實(shí)施、結(jié)果報(bào)告的分析鑒定和總結(jié)等過程都有一定的連續(xù)性，這意味著一個(gè)科研檔案的形成需要時(shí)間培養(yǎng)，一般需要研究3 ～ 5年，有些時(shí)間會更長?？蒲袡n案內(nèi)容的多樣性是一個(gè)很好的例子，涵蓋的知識和設(shè)備也比較廣泛，從而更加突出了科研檔案的保存和時(shí)間長、內(nèi)容豐富。在我國，根據(jù)醫(yī)院科研項(xiàng)目確定的科研檔案管理周期、價(jià)值水平和經(jīng)濟(jì)效益，保存最短的時(shí)間通常為30年，是最長的永久保存時(shí)間。

1.3 保存形式多樣

與其他科研檔案相比，醫(yī)院科研檔案保存形式多樣性強(qiáng)，不局限于某種形式的保存。既有醫(yī)院出具的相關(guān)文件，也有病人的病歷，檢查結(jié)果的中記錄、報(bào)告等，還有與實(shí)驗(yàn)價(jià)值相關(guān)的切片、X光片等，其蘊(yùn)含的內(nèi)容十分豐富多樣。而且它的保存形式也大多是紙質(zhì)版和各類音像版的文件檔案。

2 科研檔案的重要性

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院的重要組成部分，其記錄和存儲對醫(yī)院管理和科研具有重要意義。以下是對科研檔案重要性的詳細(xì)分析?？蒲袡n案的存在是醫(yī)院科研工作的理論基礎(chǔ)?？蒲袡n案的形成是通過艱苦的工作和無數(shù)的實(shí)驗(yàn)，研究科學(xué)知識和科學(xué)技術(shù)在各個(gè)方面運(yùn)用的項(xiàng)目，是整個(gè)科研活動(dòng)記錄的真實(shí)、實(shí)用的材料。我們在一個(gè)科學(xué)合理的科研檔案保管過程中，可以了解科技的發(fā)展方向以及過去在國內(nèi)和國外的研究情況，其理論內(nèi)容作為科技創(chuàng)新和發(fā)展的基礎(chǔ)，從而為醫(yī)院科研機(jī)構(gòu)做出貢獻(xiàn)，以促進(jìn)他們的自身的發(fā)展和成長?？蒲袡n案在提高科研質(zhì)量中起著重要作用。它能提高科學(xué)研究的質(zhì)量。無論什么樣的科研成果，都積累了一些技術(shù)和成果，要把產(chǎn)品研究轉(zhuǎn)化為實(shí)用價(jià)值，就必須有足夠的科研檔案作為研究基礎(chǔ)。醫(yī)院和研究的一體化形式的是醫(yī)院發(fā)展的主要方式，所以醫(yī)院的工作人員不僅要了解醫(yī)學(xué)研究的發(fā)展趨勢，關(guān)注醫(yī)學(xué)動(dòng)態(tài)，而且具有創(chuàng)新意識和創(chuàng)新思維，通過現(xiàn)有的研究文獻(xiàn)研究新技術(shù)，或?qū)ΜF(xiàn)有技術(shù)進(jìn)行更新和加強(qiáng)改進(jìn)，促進(jìn)醫(yī)院科研質(zhì)量的提高。

3 醫(yī)院檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r

3.1 科研檔案的管理缺乏科學(xué)性與完整性

醫(yī)院科研檔案有其獨(dú)特的特點(diǎn)，如檔案內(nèi)容豐富、形式多樣、科學(xué)知識面廣等，也存在了自身的不足。在備案過程中，往往由于檔案的專業(yè)性和大量的其他原因，導(dǎo)致檔案處理不嚴(yán)謹(jǐn)，存在檔案不完整、內(nèi)容不具體的現(xiàn)象。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。在檔案分類中，由于內(nèi)容的復(fù)雜性和分類的多樣性，很容易使檔案分類不準(zhǔn)確、混亂。

3.2 缺乏健全的管理體制

在醫(yī)院科研檔案管理過程中，由于管理體制不完善，檔案的完整性得不到保障。造成這種現(xiàn)象的主要原因是科研部門沒有正確對待檔案，認(rèn)識到檔案存在的重要性。它沒有列入科學(xué)研究的正式管理計(jì)劃中。檔案管理過程中，制度不完善，監(jiān)督檢查工作不到位，就容易使得工作人員產(chǎn)生檔案管理不重要的錯(cuò)誤思想，員工的責(zé)任感不高，沒有盡職調(diào)查，最終導(dǎo)致記錄不完整，出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象。

3.3 科研人員缺乏對檔案的正確認(rèn)知

在醫(yī)院科研檔案的管理中，科研人員們沒有意識到檔案的重要性和保管的重要意義，過度重視科學(xué)研究，而忽視了科學(xué)研究的過程中，數(shù)據(jù)的采集和記錄，將容易導(dǎo)致檔案是不完美的，缺失的。

4 醫(yī)院科研檔案的管理方法

4.1 樹立良好的檔案意識，強(qiáng)化管理人員的身心素質(zhì)

提高相關(guān)科研工作系統(tǒng)的質(zhì)量，明確責(zé)任，可以進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，提高管理人員的責(zé)任意識和專業(yè)水平、他們的身體和心理素質(zhì)，并通過員工學(xué)習(xí)更多與檔案相關(guān)的專業(yè)知識培訓(xùn)，了解具體的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)自己的能力。還可以以講座的形式加強(qiáng)科研人員和管理人員的檔案意識，聘請專業(yè)人員進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的解釋，幫助醫(yī)院的研究人員，提高科研水平，促進(jìn)自身的主動(dòng)性，從而可以在檔案的收集中更加主動(dòng)地參與到其中。作為一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理人員，也需要具有前瞻意識，當(dāng)項(xiàng)目確定后，要及時(shí)安排各部門和人員的工作職責(zé)，做好調(diào)研與收集相結(jié)合，提高科研檔案管理的整體性。

4.2 完善檔案管理體制，做到管理規(guī)范化

根據(jù)中國檔案法和有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，檔案館在管理時(shí)應(yīng)完成檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔、查詢和保存環(huán)節(jié)，明確歸檔范圍。建立健全科研檔案管理制度，建立完善的檔案收集與傳輸網(wǎng)絡(luò)體系，使科研人員和有關(guān)部門及時(shí)組織檔案，使檔案分類準(zhǔn)確。為了保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性不受影響，在項(xiàng)目檔案的建立時(shí)，加強(qiáng)科學(xué)研究者對重要檔案的重視，做好數(shù)據(jù)收集工作，在科學(xué)研究過程中對檔案材料形成整體的集合。

4.3 引用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)提高管理水準(zhǔn)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，對檔案管理的要求也越來越高。因此，這就要求檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新知識，了解新的技術(shù)，提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力，必須結(jié)合醫(yī)療科技、先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來提高醫(yī)院檔案管理水平。檔案管理者應(yīng)積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)的應(yīng)用技能，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，加強(qiáng)相關(guān)軟件或技術(shù)的開發(fā)和利用。

4.4 了解檔案的歸檔內(nèi)容、要求及注意要點(diǎn)，提高歸檔的規(guī)范性和完整性

通常，科研檔案的內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：一是項(xiàng)目建立初始數(shù)據(jù)和材料；二是用于科研過程中的材料和資源；三是科學(xué)研究的完成時(shí)收尾工作的匯總數(shù)據(jù)；四是在該項(xiàng)目結(jié)束后進(jìn)行審查時(shí)提供的材料，五是科學(xué)研究成果的評價(jià)材料等?？蒲袡n案的歸檔要求：首先，科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)明確界定檔案管理的相關(guān)責(zé)任制度。每一個(gè)研究項(xiàng)目完成后，檔案資料的收集和整理工作要正常進(jìn)行，檔案歸檔完畢后，應(yīng)當(dāng)按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審查和歸檔。研究人員應(yīng)對科研過程中收集、篩選、歸整、數(shù)據(jù)完整性和連續(xù)性負(fù)責(zé)任，并進(jìn)行相關(guān)評估。第二，科研過程中使用的科研資料或者文件，應(yīng)當(dāng)存放在檔案保管庫，以備丟失或者損壞。在較長時(shí)間的科學(xué)研究中，檔案歸檔時(shí)必須是原始的數(shù)據(jù)，但可以根據(jù)不同的要求進(jìn)行復(fù)制。再次，提交相關(guān)材料時(shí)審查其手續(xù)是否齊全，是否統(tǒng)一格式，文件內(nèi)容是否完整，圖表字跡是否清晰、易于理解等，也應(yīng)注意檔案的清潔度和整齊，禁止使用摩擦較大的筆記錄。

5 結(jié)語

綜上所述，做好醫(yī)院科研檔案管理工作對促進(jìn)醫(yī)院科研事業(yè)的發(fā)展以及醫(yī)療技術(shù)的不斷進(jìn)步具有十分重要的意義。因此，醫(yī)院要加強(qiáng)對科研檔案管理人員責(zé)任意識和專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，完善相關(guān)管理體系制度，并合理引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理水平，從而確?？蒲袡n案的完整有效，充分發(fā)揮其作用，促進(jìn)醫(yī)院科研事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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