實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理分析

王作艷

摘 要：檔案管理在社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展過程中所發(fā)揮的作用愈加凸顯，這與當(dāng)前信息化時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步有著極為密切的關(guān)聯(lián)，因此要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，將各項(xiàng)管理工作的機(jī)制建設(shè)得更為完善和健全，并逐步提升檔案管理的工作效率和質(zhì)量，這樣才能逐步實(shí)現(xiàn)管理模式和制度建設(shè)的科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；科學(xué)化

檔案管理工作的重要性不言而喻，各單位和企業(yè)的管理層也更加注重對(duì)檔案的管理工作，但是現(xiàn)階段的檔案管理之中還存在一些缺陷和問題，這主要表現(xiàn)在管理制度上的缺陷和不足，進(jìn)而導(dǎo)致很多檔案信息的搜集整理出現(xiàn)偏差和遺漏，這不利于科學(xué)化的管理模式的形成和迅速發(fā)展，因此要采取科學(xué)的舉措來提升管理水平，彌補(bǔ)管理漏洞。

1 檔案管理工作現(xiàn)況

信息和數(shù)據(jù)對(duì)于企業(yè)或者單位的生存發(fā)展的作用越來越大，檔案本身就是企業(yè)寶貴的信息資源，其使用價(jià)值被不斷放大，在實(shí)際工作中的使用頻率也越加的頻繁，但是對(duì)于檔案的管理工作來說，還存在很多漏洞，管理人員沒有積極的履行自身的職責(zé)，沒有對(duì)檔案的管理樹立相應(yīng)的安全防護(hù)意識(shí)，管理體系還不健全，很多措施得不到及時(shí)有效的落實(shí)和執(zhí)行，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，電子檔案以及檔案信息處理系統(tǒng)的應(yīng)用極大的促進(jìn)了管理效率的提升，并且檔案管理的工作質(zhì)量也有了一定程度的增強(qiáng)，但是在系統(tǒng)的運(yùn)維和安全性方面存在的風(fēng)險(xiǎn)問題還沒有得到徹底的解決，還需要進(jìn)一步完善當(dāng)前的管理制度，合理利用技術(shù)方法和手段不斷提升管理的質(zhì)量水平。

2 如何實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理

2.1 完善檔案管理制度

對(duì)于檔案的價(jià)值和重要性人們已經(jīng)有了一個(gè)較為清晰和全面的認(rèn)識(shí)，但是目前的首要任務(wù)和關(guān)鍵要點(diǎn)就在如何去完善當(dāng)前的管理制度，來提高管理水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理模式。因此一方面要建立相應(yīng)的法律規(guī)范，使檔案管理的工作有法可依，做事有依據(jù)和參考，另一方面要扭轉(zhuǎn)各企業(yè)和單位目前管理人員的工作觀念和態(tài)度，培養(yǎng)其認(rèn)真履行工作職責(zé)的正確意識(shí)和良好的工作習(xí)慣，健全績效考核和監(jiān)督問責(zé)的相關(guān)機(jī)制。

2.2 規(guī)范管理流程

檔案的管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作占據(jù)主要地位和部分的工作事項(xiàng)，通過對(duì)信息的搜集和整理，進(jìn)而分析其信息的真假，評(píng)估對(duì)于企業(yè)發(fā)展的時(shí)效性和實(shí)用價(jià)值等多項(xiàng)工作為基礎(chǔ)，建立起相應(yīng)的檔案來記錄和管理相應(yīng)的信息資源，這期間涉及到的諸多工作環(huán)節(jié)和程序都需要制定規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理工作的流程，并做好期間的交接和辦理手續(xù)等關(guān)鍵工作事項(xiàng)。

2.3 創(chuàng)新檔案管理理念

檔案管理涉及到方方面面的工作，隨著時(shí)代的發(fā)展管理工作會(huì)發(fā)生很大的變化，因此管理人員也要與時(shí)俱進(jìn)，適時(shí)轉(zhuǎn)變自身對(duì)于檔案管理這項(xiàng)工作的看法和觀念，培養(yǎng)和樹立創(chuàng)新觀念。

3 提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑

3.1 樹立先進(jìn)的檔案管理理念，建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制

具體的做法有：首先，我們應(yīng)該借鑒當(dāng)前所使用的一些最先進(jìn)的管理理念，然后結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求來制定比較先進(jìn)的管理制度，對(duì)檔案管理工作中的諸多環(huán)節(jié)進(jìn)行明確、細(xì)分，推行責(zé)任制的管理模式。其次，與計(jì)算機(jī)工程人員以及多媒體工程人士進(jìn)行溝通與交流，將檔案管理與信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行有效的結(jié)合。最后，借鑒國外的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，為國內(nèi)檔案管理事業(yè)注入新的思想和動(dòng)力。

3.2 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

其主要的做法是：一方面定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容圍繞著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用技術(shù)以及信息技術(shù)、和現(xiàn)代化管理理念來開展，確保培訓(xùn)能夠有針對(duì)性、目的性地提高檔案管理工作人員的現(xiàn)代化檔案管理工作能力和技術(shù)水平。另一方面，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)和塑造，提高檔案管理工作人員的責(zé)任心和學(xué)習(xí)創(chuàng)新的能力。

3.3 制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，確保檔案管理的高效性

標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程對(duì)于規(guī)范檔案管理工作中的每一個(gè)細(xì)節(jié)，從整體上很好的控制檔案管理工作的科學(xué)化有著重要的作用。具體的做法主要有：首先，我們應(yīng)當(dāng)改善檔案管理的條件。建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室、配備專業(yè)素質(zhì)較高的工作人員、制定比較完善的管理制度等等。其次，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的監(jiān)管力度，及時(shí)的進(jìn)行檔案移交、審批。最后，對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)分化的管理，對(duì)重要檔案進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督監(jiān)管，提高檔案的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

3.4 建立電子檔案工作室，提高檔案網(wǎng)絡(luò)管理的水平

具體的做法主要是：（1）將電子檔案管理從檔案管理工作中獨(dú)立出來，對(duì)電子檔案進(jìn)行專門化的管理；（2）給電子檔案工作室配備現(xiàn)代化的辦公工具，并安排系統(tǒng)維護(hù)人員以確保電子檔案管理工作的順利進(jìn)行；（3）提高電子檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)操作水平。提高檔案網(wǎng)絡(luò)管理的水平主要從強(qiáng)化檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的現(xiàn)代化水平以及確保網(wǎng)絡(luò)安全、不斷進(jìn)行系統(tǒng)更新兩個(gè)方面進(jìn)行著手。

4 關(guān)于檔案未來發(fā)展方向的探討

4.1 利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)技術(shù)以及數(shù)字信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的保存、管理、利用的一體化

電子檔案隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展以及數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)逐漸的走向成熟，由于檔案內(nèi)容里面的公式圖表以及分析圖等等需要專門的軟件進(jìn)行處理，這些問題現(xiàn)代化的軟件工程早已能夠妥善的進(jìn)行解決，我們需要做的就是將這種軟件廣泛的在檔案的建立者以及檔案的管理部門之間能夠廣泛的應(yīng)用，使得檔案管理能夠擁有一個(gè)專門的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案材料的保存、管理、利用一體化，將為檔案的發(fā)展提供一個(gè)巨大的飛升空間。

4.2 專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)，打造出地質(zhì)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化

隨著越來越多的人認(rèn)識(shí)到管理對(duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展、對(duì)于事情的成敗有著至關(guān)重要的作用，越來越多的人開始著手管理學(xué)的學(xué)習(xí)，這也造就了大批優(yōu)秀的管理人才活躍在當(dāng)今的社會(huì)中。這就為檔案管理建立專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)提供了極大地可能性。

4.3 提高人們對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，依然是檔案管理工作努力的重要方向

雖然經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展給檔案的現(xiàn)代化管理提供了發(fā)展的機(jī)遇，但是我們建立檔案最終的目的依然是讓它以知識(shí)的形式傳播下去、擴(kuò)散開來，為人類的持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力和基礎(chǔ)。因此加大人們對(duì)于檔案利用的關(guān)注度，向人們傳播檔案利用的重要性和巨大的價(jià)值，也是未來我們要繼續(xù)堅(jiān)持發(fā)展的重要方向。

5 結(jié)束語

總之，要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要提高檔案管理科學(xué)化水平的有效性以及檔案管理了科學(xué)化水平提高的重要途徑、檔案管理未來發(fā)展的重要方向來綜合性的論述檔案管理科學(xué)化水平的提高。

參考文獻(xiàn)

[1]鄭海波.信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理[J].城建檔案.2011.1

[2]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].科技新導(dǎo)報(bào)，2011（60）

[3]梁孟華.基于全面質(zhì)量管理的檔案信息集成服務(wù)[J].檔案學(xué)通endprint