淺議基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作

曾琴仙

檢察檔案是按照最高檢有關(guān)規(guī)定立卷歸檔，集中保管的訴訟文書、偵查資料、視聽資料及其他各種載體材料，是檢察機(jī)關(guān)發(fā)展過程及其依法履行檢察職能的原始記錄，在檢察工作的傳承和發(fā)展方面發(fā)揮著不可或缺的作用。近年來，隨著全面依法治國進(jìn)程的加快，檢務(wù)政務(wù)公開的要求，檢察工作信息化水平不斷提升，加強(qiáng)檢察檔案管理信息化建設(shè)、強(qiáng)化檢察檔案管理的開發(fā)利用是新時(shí)期檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要任務(wù)，也是檢察事業(yè)發(fā)展的迫切需要。

1 基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的特點(diǎn)

1.1 連續(xù)性強(qiáng)，不可遺失

檢察檔案管理工作是一項(xiàng)保存檢察工作活動(dòng)記錄的重要工作。這些檔案是記錄和反映檢察工作活動(dòng)的珍貴資料，特別是自偵、刑檢部門的相關(guān)材料是犯罪嫌疑人罪與非罪、此罪與彼罪的重要證據(jù)，同時(shí)，自偵檔案、刑檢檔案內(nèi)的很多犯罪證據(jù)、證詞、指紋鑒定、醫(yī)學(xué)鑒定有時(shí)候只有一份，很可能是孤本，一旦丟失或損毀，將對(duì)后期此案的重新審查造成難以估量的困難和損失。因此，基層檢察機(jī)關(guān)的檔案管理工作尤其重要。

1.2 專業(yè)性強(qiáng)，使用頻繁

不同于一般的檔案整理工作，檢察機(jī)關(guān)檔案整理專業(yè)性強(qiáng)，上級(jí)院要求高，從檔案分類、保存年限、卷內(nèi)目錄等方面都有詳細(xì)的要求，并隨著國家新法律的出臺(tái)隨時(shí)修訂更改。同時(shí)近年來，刑事案件高發(fā)、國家反腐敗工作呈壓倒性態(tài)勢，因此本單位、司法相關(guān)單位和律師借閱、復(fù)印頻繁，嚴(yán)格按照程序做好相關(guān)的借閱登記、歸還登記工作非常重要。

1.3 保管期限長、數(shù)量繁多

隨著黨的十八大以來，全面依法治國進(jìn)程不斷深入，查辦貪污賄賂案件數(shù)量逐年增加、訴訟檔案數(shù)量不斷增多，并且根據(jù)《高檢院檔案管理辦法》的規(guī)定，訴訟卷宗大多保存期限為長期或永久。另外有些案件辦理時(shí)間長，前后案件或者犯罪嫌疑人呈現(xiàn)相關(guān)性，全部移交給當(dāng)?shù)貦n案局不利于檢察工作的開展，這對(duì)檔案儲(chǔ)存的場所、設(shè)施、防火、防潮、保密等硬件條件和檔案的移交、整理、歸檔、借閱流程提出了很高的要求。

1.4 紙質(zhì)檔案居多，但電子檔案并存

近三年來，隨著全國檢察機(jī)關(guān)統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的不斷完善升級(jí)，各地基層院反貪部門、反瀆部門、偵監(jiān)部門、公訴部門、民行等業(yè)務(wù)部門都不同程度的運(yùn)用統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)辦理案件。同時(shí)案件管理部門將公安部門移送過來的卷宗全部掃描作電子存檔，因此近三年來的電子檔案比較全面，但是之前的檔案基本是直接按照紙質(zhì)卷宗整理歸檔。按照省檢察院的要求，各基層院辦公室將近10年以來的卷宗全部掃描作電子存檔，因此事實(shí)上，形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面。如何探索一套能夠?qū)⒔y(tǒng)一業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門檔案數(shù)據(jù)直接與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的保密通道，是檔案管理和技術(shù)部門必須協(xié)作解決的突出問題。

2 基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題及原因

2.1 重辦案，輕整理

近年來，刑事案件的發(fā)案率猛增，相應(yīng)的公安機(jī)關(guān)每年報(bào)請批準(zhǔn)逮捕和審查起訴的案件數(shù)量也呈爆炸性增長態(tài)勢，隨著新《刑事訴訟法》的出臺(tái)，這一問題進(jìn)一步凸顯，因此每年檔案整理數(shù)量最多的公訴、偵監(jiān)部門疲于消化案件，難以抽出人手整理檔案，導(dǎo)致各部門檔案整理工作嚴(yán)重滯后于案件辦理工作，從而引發(fā)連鎖反應(yīng)，導(dǎo)致司法行政管理局難以收齊各部門檔案，最終影響了集中歸檔進(jìn)程。

2.2 重訴訟，輕文書

由于以辦案工作為主的單位性質(zhì)和由此而長期形成的習(xí)慣，直接產(chǎn)生了重訴訟檔案，輕文書檔案的問題。在保管、移交、清退、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，訴訟卷宗都比文書資料受到了較高的重視，除會(huì)計(jì)檔案外，多年來一些重要的文書檔案、人事檔案、基建檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等歸檔不及時(shí)，查找困難，甚至無法查找，不僅浪費(fèi)時(shí)間和精力，還帶來工作上的被動(dòng)和不便。

2.3 專職少，兼職多

按檔案管理有關(guān)規(guī)定，應(yīng)當(dāng)配備1名專職檔案管理人員，由于單位長期嚴(yán)重缺編和案多人少矛盾突出，檔案管理人員長期由辦公室工作人員兼職擔(dān)任，各部門檔案收集和整理全部由內(nèi)勤兼任，人事檔案由政治部工作人員兼任、基建檔案由基建專班工作人員兼任、會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)人員兼任，這些人員日常工作非常繁忙，精力和時(shí)間都無法得到保證，在整理檔案時(shí)難免掛一漏萬，給檔案管理工作帶來收集難、整理難、借閱難、服務(wù)難的問題，特別是自偵檔案、人事檔案、基建檔案難以及時(shí)歸檔。

2.4 培訓(xùn)少，變動(dòng)頻

檔案專業(yè)畢業(yè)的專職檔案管理人員缺乏，造成檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)匱乏；檢察訴訟檔案是一種專業(yè)性十分強(qiáng)的檔案，既要精通檔案專業(yè)管理，也要對(duì)檢察專業(yè)有深入認(rèn)識(shí)，否則容易造成與業(yè)務(wù)部門之間的溝通困難，隨著檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化管理手段和方法要求的日益提升，對(duì)檔案管理工作人員技術(shù)水平提出了更高要求，同時(shí)檔案管理人員變動(dòng)頻繁，前后交接工作程序不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致檔案查找借閱難以找到當(dāng)時(shí)的工作人員，無人可問；變動(dòng)頻繁還造成檔案管理人員工作積極不強(qiáng)，責(zé)任意識(shí)淡薄的問題。

2.5 制度少，流程松

基層檢察機(jī)關(guān)由于案多人少矛盾突出，對(duì)檔案管理工作重視力度不夠，同時(shí)缺乏檔案管理專業(yè)畢業(yè)的專職檔案管理人員，造成對(duì)上級(jí)檢察機(jī)關(guān)和檔案局的政策、制度落實(shí)不到位，本單位內(nèi)檔案管理制度缺乏，亟待建立一套包含檔案移交、檔案歸檔、檔案保密、檔案管理、檔案借閱、檔案統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容的檔案管理體系。

2.6 重紙質(zhì)，輕電子

近幾年來，人民群眾運(yùn)用法律武器保護(hù)自己的合法權(quán)益的意識(shí)不斷增強(qiáng)，直接導(dǎo)致檢察案件數(shù)量大幅度上升，檔案數(shù)量也隨之急速增長，基層檢察院案多人少矛盾更加突出，有些基層檢察院業(yè)務(wù)部門人員平均年齡偏大，部分干警依然存在重紙質(zhì)檔案、輕電子檔案的思想，即使把案件內(nèi)容及時(shí)準(zhǔn)確的錄入到了電腦中，既不備份也不存檔，一旦電腦出現(xiàn)故障、網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，很容易損毀、丟失，造成不可挽回的損失。

3 基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作問題的解決對(duì)策endprint

3.1 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)

通過黨組會(huì)、院務(wù)會(huì)、全院干警大會(huì)等會(huì)議傳達(dá)學(xué)習(xí)高檢會(huì)【2016】11號(hào)《關(guān)于印發(fā)<人民檢察院訴訟檔案管理辦法>和<人民檢察院訴訟文書材料立卷歸檔細(xì)則>的通知》等文件精神，成立由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭、辦公室負(fù)責(zé)、各部門協(xié)同配合的領(lǐng)導(dǎo)小組，司法行政管理局檔案管理人員和各部局內(nèi)勤建立檔案管理QQ群、檔案管理微信群，保持檔案管理最新文件的及時(shí)學(xué)習(xí)傳達(dá)、檔案收集整理歸檔借閱的信息高效暢通。通過全院干警大會(huì)、各部門支部會(huì)（案件討論會(huì)）在全體檢察官和其他工作人員中進(jìn)行檔案工作重要性、規(guī)范性的反復(fù)教育。抓住案件質(zhì)量評(píng)查、半年工作檢查和年終工作總結(jié)等重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)檔案工作的重要性、規(guī)范性、保密性進(jìn)行重復(fù)強(qiáng)調(diào)，對(duì)未按時(shí)移交、整理、借閱后未及時(shí)歸還的檔案進(jìn)行專門提醒，提高檔案管理效率了。

3.2 完善制度，加強(qiáng)管理

沒有規(guī)矩不成方圓，基層院想要做好檔案管理工作，沒有一套完整的檔案管理制度，難以保證檔案管理工作的連續(xù)性、高效性。基層檢察機(jī)關(guān)要積極推進(jìn)《檔案法》、《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行和落實(shí)，并結(jié)合各基層檢察機(jī)關(guān)實(shí)際建立《檔案歸檔制度》、《檔案工作人員職責(zé)》、《檔案保密制度》、《檔案移交制度》、《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案人員更換（傳幫帶）制度》、《檔案考核制度》等檔案制度，明確規(guī)定檔案收集、整理、移送、歸檔、保管、借閱等各項(xiàng)管理規(guī)范和流程規(guī)范，將檔案工作諸環(huán)節(jié)通過科學(xué)的規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范。

3.3 定崗專職，加強(qiáng)培訓(xùn)

基層檢察機(jī)關(guān)案多人少矛盾突出，但仍可以將現(xiàn)有檔案管理人員相對(duì)固定，保持檔案管理工作的穩(wěn)定性、連續(xù)性、專業(yè)性，結(jié)合檢察機(jī)關(guān)最低服務(wù)5年的工作年限，可適當(dāng)考慮將檔案管理工作人員工作固定2至3年；在檔案人員需要變動(dòng)的情況下，應(yīng)提前半年到1年做好傳幫帶工作，確保檔案移交手續(xù)齊全、檔案實(shí)物與檔案資料無縫對(duì)接、檔案管理相關(guān)文件規(guī)定傳達(dá)到位、檔案管理水平達(dá)到專業(yè)化水平?；鶎訖z察院在人員編制相對(duì)較緊，短期內(nèi)難以全部招錄檔案管理專業(yè)畢業(yè)的專職檔案管理人員的情況下，要組織檔案管理人員積極參加當(dāng)?shù)貦n案管理部門組織的檔案管理培訓(xùn)，參加考試并取得專業(yè)職業(yè)資格證書，提高檔案管理專業(yè)化水平和規(guī)范化程度。

3.4 強(qiáng)化硬件，電紙并存

基層檢察機(jī)關(guān)經(jīng)費(fèi)相對(duì)緊張，檔案管理硬件設(shè)施相對(duì)落后，隨著檢察檔案管理信息化要求的不斷提升，強(qiáng)化硬件成為亟待解決的問題?；鶎訖z察院可以將檔案管理硬件設(shè)施購買列入年度預(yù)算，根據(jù)實(shí)際情況購買電腦、全（半）自動(dòng)掃描儀、除濕儀、打印機(jī)、監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)備等硬件設(shè)施，對(duì)于損壞、老化的檔案密集柜、保密柜、榮譽(yù)展示柜進(jìn)行定期更換和維修，保持檔案硬件設(shè)施與時(shí)俱進(jìn)。積極探索將統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案管理軟件，提高檔案管理效率。

3.5 嚴(yán)格程序，方便辦案

在建立一套完整的檔案管理制度基礎(chǔ)上，更重要的是日常管理過程中的落實(shí)，特別是在檔案移交、借閱過程中，尤其要增強(qiáng)痕跡意識(shí)，在檔案借閱過程中，特別要將借閱人姓名、時(shí)間、借閱檔案犯罪嫌疑人名稱、罪名、歸檔時(shí)間、歸還時(shí)間要逐一填寫清楚，不可為節(jié)約時(shí)間而少填或漏填，避免出現(xiàn)日后查找困難的情況。

隨著司法體制改革的深入推進(jìn)，監(jiān)察委改革的穩(wěn)步實(shí)施，基層檢察機(jī)關(guān)職能將發(fā)生新的變化、基層院檔案管理工作將面臨新的問題，筆者相信，只要不忘初心、牢記使命，堅(jiān)持提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，就一定能凝聚各部門力量，共同做好檔案管理工作。endprint