淺談高?；n案管理工作

馮家富

摘 要：高?；n案是學(xué)校進(jìn)行建設(shè)活動(dòng)的重要材料，記錄了學(xué)校工程建設(shè)的全部過程，能夠反映出學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)面貌?；n案比工程建設(shè)的建筑實(shí)體保存時(shí)間更長(zhǎng)，屬于高校進(jìn)行工程維修、管理和擴(kuò)建的重要檔案依據(jù)。本文分析了高校基建檔案對(duì)于高校發(fā)展起到的重要作用，指出了目前高校基建檔案管理工作的現(xiàn)存問題，重點(diǎn)探討了高?；n案管理工作的開展措施。

關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；檔案管理

隨著我國(guó)社會(huì)高等教育的不斷發(fā)展，我國(guó)高校的基本建設(shè)也不斷完善，近些年來我國(guó)的高?；ㄍ顿Y力度越來越大，高校包含的工程建設(shè)項(xiàng)目也越來越多，隨之就產(chǎn)生了大量的建設(shè)工程竣工檔案資料?；n案資料的管理和保存對(duì)于學(xué)校建設(shè)的后期維護(hù)工作非常重要，確保高?；n案管理工作水平，能夠有效推動(dòng)高校的穩(wěn)定運(yùn)行和發(fā)展。

1 高校基建檔案對(duì)于高校發(fā)展的重要意義

（一）高?；n案能夠反復(fù)使用

基建檔案全稱為基本建設(shè)檔案，主要是工程建設(shè)過程中的規(guī)劃、設(shè)計(jì)還有施工維護(hù)環(huán)節(jié)中形成的檔案資料，高校的基建檔案中還包括有舊房改造、功能變化、校區(qū)開發(fā)等檔案。檔案屬于歷史的記錄和還原，高校的基礎(chǔ)建設(shè)如果在后期有擴(kuò)建、維修和改建等施工需求時(shí)，那么擁有完整的基建檔案能夠有效加快工程施工速度，重復(fù)使用的同時(shí)能夠節(jié)省更多的人力物力消耗，從而提升工程建設(shè)效率。高校具備的基建檔案跟其他的工程建設(shè)檔案一樣能夠反復(fù)進(jìn)行使用。

（二）基建檔案室高校建設(shè)管理工作憑證

高校的基本建設(shè)檔案中包含有自建校以來所有工程使用文件和圖紙記錄，其中有很大一部分屬于后期工程維護(hù)保養(yǎng)的重要依據(jù)，例如說基本建設(shè)工程的項(xiàng)目任務(wù)書、批復(fù)文件、可行性文件、工程規(guī)劃、工程征地還有工程計(jì)劃投資等各類文件，其中詳細(xì)的記載了高校工程建設(shè)的歷史情況。

（三）基建檔案在高校建設(shè)中具備增值作用

通過應(yīng)用基建檔案，能夠直接或者是間接地在高校各項(xiàng)生產(chǎn)實(shí)踐和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)當(dāng)中起到增值作用。基建檔案主要能夠?yàn)楹笃诠こ痰臋z修、維修還有使用起到憑證的作用，尤其是工程發(fā)生破壞或者是需要改建和擴(kuò)建時(shí)，需要完整的基本建設(shè)檔案來發(fā)揮出查考和憑證的重要功能。

2 我國(guó)高?；n案管理現(xiàn)存問題

（一）觀念問題有待改善

我國(guó)高校的基建部門以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)于基建檔案的管理工作認(rèn)識(shí)度不足，檔案管理部門的宣傳力度不夠，導(dǎo)致工作中很多工作人員都檔案保管意識(shí)淡薄，在建筑工程建設(shè)竣工之后，建設(shè)資料就被隨意的鎖在了柜子當(dāng)中，隨著工作人員的更換還有保存位置的挪動(dòng)，很有可能發(fā)生資料丟失現(xiàn)象。一部分高?；ú块T對(duì)于檔案管理工作重視不足，認(rèn)為材料就是放在手邊翻閱一下就可以了，檔案管理工作人員往往身兼數(shù)職，需要在平時(shí)負(fù)責(zé)其他工作內(nèi)容，并沒有專門的管理人員進(jìn)行整理，甚至很多工作人員連基建項(xiàng)目資料的具體內(nèi)容和類型有哪些都不知道，更不要說按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案整理了。

（二）檔案管理制度不夠嚴(yán)格

目前我國(guó)很多高校都沒有制定出關(guān)于基建檔案的管理制度，還有一部分高校的檔案管理制度基本上都沒有詳細(xì)的要求，都只有大致的框架，并且年底的工作計(jì)劃和崗位責(zé)任考核中都沒有把檔案管理工作加入到其中。各個(gè)高校的檔案范圍都包含有基建檔案，但是很少有高校會(huì)按照檔案管理制度來規(guī)定基建檔案的歸檔范圍，檔案歸檔是有一定的時(shí)間限制的，需要在竣工之后三個(gè)月之內(nèi)進(jìn)行歸檔，但是如果在工程竣工檔案歸檔過程中出現(xiàn)有人員或者是經(jīng)費(fèi)問題時(shí)，基建檔案的移交過程變得復(fù)雜，這是否非常容易發(fā)生檔案丟失散落現(xiàn)象。

（三）歸檔基建檔案質(zhì)量有待提升

通過調(diào)查顯示，現(xiàn)具有的已經(jīng)歸檔的基建檔案普遍質(zhì)量不高，例如說圖紙清潔程度不足，歸檔檔案不夠整齊等，還有很多圖紙甚至不是原件而是復(fù)印件，復(fù)印的字跡非常潦草幾乎不能識(shí)別。檔案信息化工作也普遍不夠完善，一部分學(xué)校只針對(duì)了目錄進(jìn)行整理，通過使用檔案管理系統(tǒng)只能夠搜索到目錄，但是卻沒有相應(yīng)的文字內(nèi)容和稿件圖片，一部分高校具備的檔案管理系統(tǒng)是單機(jī)類型，需要查錄文檔時(shí)需要到檔案管理部門進(jìn)行查詢。

3 高校基建檔案管理工作開展策略

（一）加強(qiáng)檔案部門的工作意識(shí)

檔案管理工作的主要目的是把檔案能夠重新利用起來，但是在工作中不難看出，基建檔案的利用幾率并不是很大，其中很大一部分原因是檔案管理的基礎(chǔ)工作比較薄弱，工作人員往往都是被動(dòng)的而進(jìn)行檔案管理，制約了檔案利用工作的有效開展。高校目前已經(jīng)針對(duì)各種檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，檔案管理制度也在不斷地完善，檔案管理部門中的檔案數(shù)量也在直線上升，檔案部門也會(huì)針對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行突擊整理，這些工作表面上看提升了檔案管理工作質(zhì)量，但是實(shí)際上檔案質(zhì)量并沒有得到提升，對(duì)于基建檔案資料的利用價(jià)值認(rèn)識(shí)還是不夠完善和全面。

（二）制定出完善的高?；n案管理制度

高校的基建檔案歸檔范圍基本上都是按照《城建檔案管理規(guī)定》進(jìn)行的，從某種角度上來說，這樣更加規(guī)范也更加齊全，但是在檔案實(shí)際應(yīng)用過程中，其實(shí)并不是所有的資料都是可以利用的，因此高校的基建檔案管理需要尋找自己的歸檔范圍，既能夠減少檔案管理工作難度，同時(shí)又能夠保障檔案的利用效率能夠有效提升。

（三）成立特殊時(shí)期的高?；n案管理方法

除了高校的日?；n案管理制度之外，還需要設(shè)定出特殊時(shí)期的基建檔案管理工作制度，例如說學(xué)校發(fā)生合并的特殊時(shí)期。在學(xué)校進(jìn)行合并期間，一定要重視基建檔案管理工作，我國(guó)對(duì)于合并過程中的檔案管理工作有明確的要求，需要“堅(jiān)持集中統(tǒng)管原則，確保檔案的安全保密?！备咝Ｔ诟R近學(xué)校進(jìn)行合并時(shí)，首先需要把基建檔案的實(shí)體相對(duì)的集中起來進(jìn)行人財(cái)物融合。如果是距離較遠(yuǎn)的學(xué)校發(fā)生合并，則需要把思路進(jìn)行集中融合，在管理體制上首先一定要進(jìn)行統(tǒng)一管理，按照有利于提供利用和指導(dǎo)收集原則進(jìn)行區(qū)別對(duì)待。

4 結(jié)束語

高校的基建檔案管理工作是高?；ú块T還有檔案管理部門的重要工作內(nèi)容之一，高校的建設(shè)管理離不開基建檔案，基建檔案既能夠真是的反映出學(xué)校建設(shè)過程，同時(shí)也能夠成為高校建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)。特別是在高校發(fā)生合并情況下，一定要加強(qiáng)基建檔案的保存和管理?；n案屬于高校發(fā)展的寶貴財(cái)富，因此在檔案管理工作中一定要確保基建檔案的完整性和準(zhǔn)確性，提升工作人員工作素質(zhì)，促進(jìn)高?；n案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

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