現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設探析

謝佳辰

摘要：在企業(yè)的發(fā)展過程當中，科學有效地做好檔案管理工作是提升企業(yè)綜合管理水平的題中應有之意，本文主要探討現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設。

關鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；檔案管理；信息化

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)日常管理體系的重要組成部分，通過對企業(yè)生產和運營過程當中所形成的相關價值文件以及資料，進行科學的保存與管理，有助于提升企業(yè)獲得持續(xù)的發(fā)展能力，因此本文探討現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設具有重要的現(xiàn)實借鑒意義。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化概述

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化主要是指在企業(yè)日常的檔案管理過程當中，借助信息化的媒體來實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的這種智能化數(shù)字化，通過企業(yè)檔案管理信息化來實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的科學管理，為企業(yè)競爭力水平的提升提供必要的依據(jù)。

二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化存在的不足

當前，在我國一些企業(yè)進行檔案管理信息化建設過程當中，由于諸多方面的原因存在著以下幾個方面的不足。

（一）觀念薄弱、關注缺乏

在企業(yè)檔案管理工作過程中，由于一些企業(yè)負責人并沒有從思想層面認識到企業(yè)檔案管理信息化建設的意義與價值，對企業(yè)檔案管理信息化建設缺乏必要的重視。尤其是在一些中小企業(yè)中，不僅缺乏必要的檔案管理部門，在相關的檔案管理制度方面也存在著一定的不足。這在一定層面上影響了企業(yè)檔案管理信息化水平的提升。

（二）企業(yè)檔案管理信息化建設發(fā)展不平衡

目前，在企業(yè)檔案管理信息化建設發(fā)展過程當中，由于企業(yè)發(fā)展水平的差異在檔案管理信息化硬件管理、軟件管理等層面存在著一定的差異，這種信息化建設發(fā)展的不平衡，在一定層面上影響了企業(yè)檔案管理信息化的踐行效果。有的企業(yè)在進行檔案管理信息化建設的過程當中，僅僅關注相應的硬件建設，對必要的檔案管理軟件缺乏必要的與時俱進意識，這在一定層面上影響了企業(yè)檔案管理信息化建設的進度與效果。

（三）缺乏宏觀指導統(tǒng)籌規(guī)劃盲目建設現(xiàn)象嚴重

企業(yè)檔案管理信息化建設應該是一個系統(tǒng)科學的過程，需要建立的宏觀指導統(tǒng)籌規(guī)劃的基礎上?？墒悄壳埃恍┢髽I(yè)過于追求所謂的信息化建設目標，沒有對企業(yè)當前檔案管理中的具體問題進行具體分析，存在著盲目建設的現(xiàn)象，不僅影響了檔案管理信息化建設水平的提高，在一定層面上也影響了企業(yè)信息化管理資源的統(tǒng)籌與整合。還有的企業(yè)沒有從長遠的角度來對檔案管理工作進行系統(tǒng)的規(guī)劃，在檔案管理的具體實施過程當中存在著中心工作不突出，管理效率較低的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象都從側面顯示出企業(yè)在檔案管理的信息化建設方面還有著很長的一段路要走。

（四）基礎條件薄弱技術資金不足人才建設不到位

在企業(yè)進行檔案管理工作信息化建設的過程當中，需要借助相關的專業(yè)人員以及必要的資金技術來實現(xiàn)綜合發(fā)展，目前我國一些企業(yè)由于基礎條件比較薄弱，在相關的人力資源儲備、資金投入方面存在著一定的短板，這在現(xiàn)實上影響了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化的建設水平。目前，從整體上來看，我國在檔案管理人才的培養(yǎng)質量與數(shù)量層面還存在著一定的不足，在一定層面上也制約了企業(yè)檔案管理信息化建設的發(fā)展。

總之，由于諸多方面的原因，我國一些企業(yè)在進行檔案管理信息化建設的過程當中存在的觀念方面、規(guī)劃方面、人才建設方面的不足，這些不足也將是今后我國現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設改進的主要方向。

三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設對策

在上文中主要對當前我國一些企業(yè)在檔案管理信息化建設中存在的問題進行了分析，在借鑒相關理論及實踐成果的基礎上，本文嘗試以問題為導向從以下幾個方面來探討今后現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設的優(yōu)化策略。

（一）樹立企業(yè)檔案信息化觀念

企業(yè)檔案管理工作不僅有助于保存企業(yè)重要的文件資料，對于提升企業(yè)知識資源的統(tǒng)籌與規(guī)劃，提升企業(yè)的核心競爭力也有著極為重要的現(xiàn)實意義。因此，在今后企業(yè)日常的運營和管理過程當中，企業(yè)負責人應該在思想層面高度重視企業(yè)檔案管理信息化建設，樹立企業(yè)檔案信息化觀念，不斷地加大對企業(yè)檔案信息化建設所需要的投入力度，為企業(yè)檔案信息化建設營造良好的氛圍。例如，煙臺南山集團將企業(yè)的檔案信息化管理納入企業(yè)重要的發(fā)展戰(zhàn)略。通過不斷的完善檔案信息化管理的組織建設、支持體系，該企業(yè)檔案管理工作取得了豐碩的成果，在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定以及綜合營運水平的提升等方面做出了不少的貢獻。

（二）加強對企業(yè)檔案信息化的規(guī)劃和指導

為了更好地促進企業(yè)檔案信息化建設的水平，在今后的企業(yè)檔案管理優(yōu)化和升級過程當中，應該在國家相關部門頒布的企業(yè)檔案管理條例的指導下，不斷的在企業(yè)檔案信息化的規(guī)劃和指導方面進行系統(tǒng)的優(yōu)化。一方面，結合企業(yè)自身的檔案管理實際制定相應的檔案管理政策和體系，為企業(yè)檔案管理信息化建設指明方向。在進行具體的規(guī)劃與指導的過程當中，應該充分發(fā)揮信息化的技術手段，促進企業(yè)檔案信息管理的科學化水平。另外，還應該從宏觀的頂層設計以及微觀的應用細節(jié)等方面來進行實施，從而為今后企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展提供方向層面的指導。

（三）建立健全企業(yè)檔案信息化法律規(guī)章與標準

企業(yè)檔案信息化管理是一個科學系統(tǒng)的過程，需要建立在相關的規(guī)章與標準基礎上，一方面，企業(yè)應該從信息化時代的要求出發(fā)，不斷地按照現(xiàn)代檔案管理信息化的相關標準，提高企業(yè)檔案管理的安全性完整性效果性，另一方面，企業(yè)應該完善相關的檔案管理監(jiān)管制度，明確崗位負責制度，對于檔案管理中存在的問題第一時間進行解決，降低其在問題中造成的不良影響。例如，中石油集團在企業(yè)檔案信息化規(guī)章與標準的制定方面取得了不錯的成績。該公司嚴格落實國家制定的相關檔案保密制度，在此基礎上，結合公司自身的檔案管理需要，對檔案的登記制度、查閱制度等方面都進行了更加明確的制定，除此之外，還對電子檔案的相關系統(tǒng)進行升級與完善，最大限度的提升檔案管理的安全性，該公司在檔案信息化規(guī)章與標準層面的有益經(jīng)驗值得推廣與借鑒。

四、重視企業(yè)檔案信息化人才建設

目前，在我國企業(yè)檔案管理信息化建設過程當中，影響其建設效果與水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企業(yè)應該從檔案信息化建設的長遠發(fā)展角度出發(fā)，不斷地加大對企業(yè)檔案管理信息化建設人才的引進力度，一方面，通過提供優(yōu)良的條件來吸引檔案管理信息化專業(yè)人才的加入。企業(yè)可以積極的與高校進行戰(zhàn)略合作，根據(jù)企業(yè)檔案管理信息化建設的需要實施“訂單式”人才培養(yǎng)策略，為企業(yè)今后檔案管理信息化水平的提升提供必要的人力資源支持。另一方面，通過搭建良好的信息化人才管理平臺，引導廣大企業(yè)檔案信息化人才，發(fā)揮出自己的聰明才智，為企業(yè)檔案管理信息化水平的提高貢獻出更大的力量。

總之，在今后的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設過程當中，應該不斷地從觀念層面、科學規(guī)劃方面、法律規(guī)章與標準制定方面以及人才建設方面進行系統(tǒng)的改進與提升，只有這樣，今后的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建設才會不斷的朝向科學化方向發(fā)展。

五、結語

現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展給企業(yè)檔案管理工作帶來了巨大的發(fā)展契機，如何利用信息化的手段來提高企業(yè)對檔案資料的收集、整理和開發(fā)是當前我國諸多企業(yè)檔案管理工作改進的主要方向。在企業(yè)檔案管理信息化建設的過程當中，需要企業(yè)充分認識到檔案管理信息化建設的意義，不斷的在制度層面、人員崗位設置等方面進行必要的優(yōu)化與完善，從而促進企業(yè)檔案管理工作信息化建設水平的提高。

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（作者單位：長春黃金設計院有限公司）endprint