探討信息技術在社保檔案管理中的應用

趙偉平

摘 要：雖然現在的信息科學技術已經在大范圍有了很廣泛的應用，但是我國目前的社會保險檔案管理模式依然過于陳舊，當前的模式的成本很高，工作效率卻很低下。目前的社會檔案管理模式對于與日俱增的參保人數已經無法滿足。然而信息技術在社保檔案管理中的應用，既可以實現社保檔案信息的接收與傳遞，又可以通過其一體化的利用，從而達到實現城鄉(xiāng)居民社保檔案信息的網絡化和社保信息社會共享化的目的。由此不難看出加強信息技術在社保檔案管理中應用是具有重要現實意義的。

關鍵字：信息技術；社保檔案管理；應用

1 我國社會保險檔案管理的現狀

1.1 社會保險檔案管理制度的不完善

從各地的社保檔案管理模式來看，大多數社會保險檔案的社保經辦機構都沒有嚴格的按照國家檔案管理的有關規(guī)定來進行管理。因為當前社會保險檔案管理制度不完善，還沒有一個統(tǒng)一的標準，從而使社保文件材料的收集不齊全。目前因為檔案管理的方法還不是很健全，就會經常發(fā)生社保檔案丟失、損壞、涂改的現象。以至于使社會保險檔案管理模式不夠規(guī)范和標準。

1.2 社會保險檔案管理人員專業(yè)性不夠

現在由于某些社會保險部門檔案機構建設的不完整，其中就會出現沒有專職人員來管理檔案的現象，只有一些臨時抽調的兼職檔案人員，不經過專職培訓直接進行上崗，從而嚴重的影響社會保險檔案的質量問題。這是由于當前政府對于社會保險檔案工作重視不夠所造成的。因為社保檔案管理是一項全新的工作，所以大部分的人還認識不到它的重要性，目前由于對社會保險檔案管理的忽視，導致了社保檔案管理工作已經處于一種混亂的狀態(tài)，沒有使社保管理檔案的作用得到充分的發(fā)揮。在當今信息化的形勢下，我國的社保檔案人員沒有精通的檔案專業(yè)知識，也不具備相關的新知識和新技能，不能做好社保檔案信息化和檔案信息資源開發(fā)的工作。所以就要求檔案人員必須要加強學習，對知識結構進行隨時更新，努力的成長為符合檔案信息資源開發(fā)和檔案信息化利用的復合型人才。

2 提高信息技術在社會檔案管理中的應用策略

2.1 完善當前的社保檔案管理制度

目前我國的社保檔案管理模式是通過根據各省市以及各地區(qū)的各自情況進行各自管理的，并沒有加強其統(tǒng)一進行管理。從而影響到社保檔案在對地區(qū)跨越時的交接工作，同時也使人才的合理流動受到限制。所以就要我國社保部門盡快根據當前工作的實際情況，從而制定出適合當前經濟發(fā)展狀況的各個規(guī)章制度。例如：可以建立一種檢索工具，包括對于保管期限、編號以及區(qū)分類別等，同時使“居民身份證編號”和“社會保障號碼”等名稱去作為勞動保障局對于各類信息中全國統(tǒng)一的標識，它可以使個人的社會保障關系變得更加直接。所以這種使用方法也就具備了十分重大的意義。

2.2 加強對信息技術的應用

隨著社會經濟的持續(xù)發(fā)展和保險業(yè)務量的逐漸增加，以至于實行全國統(tǒng)一微機業(yè)務的管理成為了我國社會保障機構未來的發(fā)展走向。然而我國目前大多數的社保機構依然使用著過去純手工操作，老舊的管理模式，在查資料的過程中費時，費力，從而使其效率十分低下。同時對于數據的統(tǒng)計也變得更加的艱難，從而直接的影響了工作的進展，與社會保險制度改革的快節(jié)奏脫節(jié)。然而當前最重要的使命就是要通過對計算機網絡的運用從而去對各項事務管理有所加強，在促使檔案管理更加現代化的同時為用戶提供更好的服務。另外，也可以通過建立“電子檔案數據管理中心”的方法去實現電子文件信息的共享性，由于其覆蓋面廣，內容更加豐富，和利用率較高的優(yōu)點可以加強各項事務的管理，同時更好的為用戶提供服務，用來促使檔案管理的現代化。

2.3 提高專職隊伍的整體素質

只有社保管理工作的專職人員具備了較高的素質和更加高端的現代化技能，才可以滿足利用者對大量檔案信息的要求。但是當前社會保險檔案管理人員的素質普遍的低下，很難去適應當前的社會保險檔案管理者所需要的事實。所以就需要社保相關部門引進檔案專業(yè)人才的同時對現有的工作人員進行更加專業(yè)化的培訓，去提高社保工作人員相關的管理知識和技能。使社會保險辦事機構隊伍的整體素質和水平得到提高，從而更進一步的去實現社會保險的標準化和規(guī)范化。在加強社保管理部門的專職隊伍整體素質的同時實現社保文檔資源共享的目的，從而去使社保中心和企業(yè)之間各個系統(tǒng)數據接口更加的規(guī)范。節(jié)約了大量人力物力的同時，也方便了企業(yè)和社保中心進行信息的查閱和核對。

2.4 使社保檔案的一體化

其實，所謂的社保檔案一體化就是指將文件管理工作和檔案管理工作進行結合起來，同時以系統(tǒng)理論作為基礎，把歸檔檔案和文件數據這兩個互相作用又相互獨立的元素更加完美的融合起來使各個環(huán)節(jié)都可以更加協(xié)調的運行，達到對檔案管理規(guī)范一體化的目的。再使用檔案一體化的過程中，可以保證社保業(yè)務與檔案工作的無縫銜接。為對于這個過程有效管理實現的同時將文件數據管理工作與檔案管理工作更好的整合成為一個系統(tǒng)，有利于文件數據和檔案的形成規(guī)律。通過對計算機管理方法和系統(tǒng)理論的運用，可以把檔案管理和文件管理進行數據化和網絡化，有利于形成一個完整的信息體系?？梢詫崿F對于檔案和文件的統(tǒng)一管理和控制，并將檔案管理和數據的整體效益更好的發(fā)揮出來，可以提高其工作效率的同時實現信息的共享。

2.5 保證社保檔案信息化管理過程有法可依

隨著我國信息化技術的不斷提高，在社會保險檔案的管理過程中運用的也更加的廣泛，但是我國在對信息技術在社保檔案中的應用還是存在著很多的問題，雖然國家檔案部門已經提出了要以檔案信息化建設為目標，但是對構成相關體系和標準還是有一定距離的，在我國各個地點和各個部門大多數還是各自為政，很多的部門對于檔案信息化的認識仍然存在著一定的誤區(qū)。另外，信息化技術的應用過程也是非常艱難的，需要國家投入巨大的人力、財力、和物力。所以我們必須從投入和產出的角度的進行考慮。同時避免各個等級社保檔案部門在建設檔案信息化的過程中出現一些過于盲目的事情，對于檔案信息化的建設還是需要盡快出臺一些相關的標準和法規(guī)政策。既可以方便社會大眾對于檔案信息利用，還可以讓檔案的信息化具有“規(guī)范統(tǒng)一、統(tǒng)籌規(guī)劃”的特點。

3 結束語

總而言之，社會檔案作為記載勞動者和企業(yè)參保繳費情況的原始依據，是勞動者享受社保待遇的法律憑證，運用信息化技術和更加科學的方法對其整理歸檔還有保存是有重大意義的。隨著社會保障工作的持續(xù)發(fā)展，更加規(guī)范化的管理模式已經逐步的代替了老舊的管理模式，在社保檔案工作與時俱進的過程中，社保檔案管理的工作也會充滿活力的。

參考文獻

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