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      提高檔案管理科學化水平的路徑思考

      2018-02-09 21:25:52羅曉欣
      卷宗 2018年3期
      關鍵詞:科學化水平檔案管理

      羅曉欣

      摘 要:檔案信息對各單位來說是非常寶貴的財富,社會的進步對檔案管理工作提出更高的要求,需要進一步提高檔案管理的科學化水平,才能將檔案信息的價值開發(fā)出來,為單位創(chuàng)造更多的財富。所以,在檔案管理工作中,要通過不同的方法,促使其管理效率的提高。本文對提高檔案管理科學化水平的意義進行分析,并就提高檔案管理科學化水平的路徑進行探討。

      關鍵詞:檔案管理;科學化水平;路徑

      檔案管理是單位管理工作的重要組成部分,但傳統(tǒng)的管理方法由于受到各類因素的影響,已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需要。在科學技術不斷發(fā)展的條件下,單位需要轉變檔案管理理念及方法,積極的運用現(xiàn)代化的技術手段,提高檔案管理的科學化水平。

      1 提高檔案管理科學化水平的意義

      (一)符合檔案管理發(fā)展趨勢

      社會形式的變化使得檔案管理的類型不斷增加,原本單一的檔案管理方式逐步朝著多元化的方向發(fā)展,而檔案管理的難度也隨之而增加。面對日益復雜的檔案管理工作,管理人員的工作壓力和工作量都會增加。如果繼續(xù)采用人工方式對檔案進行管理,就無法對一些比較復雜的檔案資料作出合理的分類,且有些檔案本身比較模糊,要對其進行明確的劃分也比較困難。傳統(tǒng)管理方式中雖然對計算機有所利用,但僅僅是對檔案資料進行入庫登記和出庫登記,這樣的管理方式在新時代顯得十分落后。比如,在計算機中建立檔案管理的Excel表格,當有新的檔案進入管理室時,管理人員會將檔案名稱輸入到表格的入庫欄;當有檔案被借出、調用時,則將其名稱輸入到出庫欄。這樣只能查詢到檔案的簡單信息,無法對檔案資料實施全面的管理。所以,必須要采取科學合理的方式,提高檔案管理的科學化水平,以更好的與檔案管理發(fā)展趨勢相匹配。

      (二)滿足信息化發(fā)展要求

      各行各業(yè)對信息技術的應用已經(jīng)十分普遍,在檔案管理工作中,也需要朝著信息化的方向發(fā)展,才能使檔案管理的科學化水平得到提升。信息化技術的發(fā)展,使人們的生活、學習、工作方式都發(fā)生很明顯的變化。在這樣的環(huán)境下,檔案管理必須滿足現(xiàn)代人們獲取信息的習慣,才能走得更加長遠。比如,利用信息技術,對檔案管理的模式進行創(chuàng)新、改變傳統(tǒng)的檔案載體、對檔案的收集和分析等工作進行改革,對檔案管理工作進行優(yōu)化。在檔案管理工作中引入信息化技術,可將單位內部的各檔案信息記錄在網(wǎng)絡平臺中。根據(jù)網(wǎng)絡平臺事先設置的條件,對檔案進行自動排序,實現(xiàn)檔案資料的智能搜索,使檔案管理工作的載體從紙質化轉變?yōu)閿?shù)字化。這樣既能創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益,還能提高檔案管理的環(huán)保性。通過一系列的改革和創(chuàng)新,才能逐漸的提高我國檔案管理工作的科學化水平。

      (三)促使檔案管理穩(wěn)定發(fā)展

      社會的發(fā)展推動著檔案管理工作的發(fā)展,盡管目前的檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生很大的改變,但在實際工作的開展中,仍然還有許多問題存在,導致檔案管理工作的發(fā)展受到阻礙。比如,在對檔案進行計劃管理、經(jīng)營和銷售時,由于檔案種類的增加,這些工作的難度也會增加。于是,檔案的分類、管理、傳輸?shù)裙ぷ魍瑯訒艿接绊憽R纳七@樣的情況,就需要對檔案進行科學化管理,提高其科學化水平,以加快檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化建設速度,并促進其更好更快的發(fā)展。

      2 提高檔案管理科學化水平的路徑

      (一)建立系統(tǒng)化的檔案管理機制

      在對檔案實施管理的過程中,需要以科學、系統(tǒng)的管理機制做指導,這就要求相關單位要逐步的完善檔案管理的運行機制,并加強對相關規(guī)章制度的建設,將檔案管理工作落實到每一個細節(jié)問題上,以提高檔案管理的科學化水平。并且,通過系統(tǒng)性的管理機制,還能將管理人員的工作積極性充分的調動起來,及時的發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理工作中存在的問題,從而提高其管理效率。同時,完善檔案管理監(jiān)督機制,對影響檔案管理工作的各因素進行全面的分析,并針對性的對這些因素進行防控,保證檔案管理工作的順利開展。比如,針對檔案管理工作的特點和具體內容,建立完整的獎懲制度。如果管理人員在工作中能夠保證檔案信息的完整性,且能夠對檔案進行有序的管理,要適當?shù)慕o予其一定的獎勵。如果管理人員在工作期間出現(xiàn)檔案信息被破壞、檔案遺失等情況,應對其施以相應的懲罰,并對其進行培訓,培訓合格后才能繼續(xù)上崗工作。通過獎懲制度的實施,能將檔案管理人員的工作熱情調動起來,促使檔案管理工作的規(guī)范化,從而提高檔案管理的科學化水平。

      (二)建立信息化管理平臺

      在新形式下,檔案管理工作應跟上信息技術的發(fā)展步伐,促使檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展。在以往的檔案管理工作中,檔案信息的載體是紙張,其在保存中很容易因為受潮、火災、管理不善等,造成檔案信息的破壞、遺失,使檔案資料信息質量得不到保障。建立信息化管理平臺,將紙質檔案信息轉化為數(shù)字化信息,能提高檔案管理的安全性,還能提高檔案信息管理的有效性。比如,用云計算技術、信息化技術等,建立檔案管理信息數(shù)據(jù)庫,并針對計算機用戶,創(chuàng)建相應的登錄平臺。當用戶在登錄平臺上注冊并登錄后,就能夠訪問數(shù)據(jù)庫,查詢自己需要的檔案信息。而檔案管理人員則可將新進檔案錄入到數(shù)據(jù)庫中,并隨時更新已有檔案中的信息,以確保檔案信息的完整性。當用戶需要借閱檔案時,也可通過系統(tǒng)提出申請,管理人員在系統(tǒng)中對用戶的申請進行審批,為用戶提供相應檔案的訪問權限。通過信息化管理平臺對檔案進行管理,不僅能減少管理人員的工作量,還能通過備份的方式,確保檔案信息的完整性和安全性。

      (三)提高管理人員業(yè)務能力

      在信息時代對檔案進行管理,不僅要依靠先進的硬件設施和軟件設施,還要注重提升管理人員的業(yè)務能力,使其能夠更好的對檔案進行管理。定期對檔案管理人員進行培訓,使其掌握能夠靈活的運用現(xiàn)代化的設備和技術管理檔案,還要掌握一定的信息技術,促使檔案管理工作效率的提升。在培訓過程中,還要為管理人員灌輸最新的檔案管理理念和方法,使其能夠改變以往的管理方式,提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。比如,在對工程類檔案進行管理時,管理人員要具備一定的工程基礎知識,還要能夠利用計算機將這類檔案檢索出來。當有用戶需要查閱工程類檔案時,管理人員才能在最短的時間內滿足用戶的要求。此外,檔案管理人員要了解檔案管理工作可能存在的突發(fā)事件,并掌握處理突發(fā)事件的方法,保證檔案管理工作能順利的開展。

      (四)提高檔案信息利用效率

      檔案中的信息異常豐富,對檔案進行管理的目的就是要將檔案中的信息利用起來,為單位創(chuàng)造更多的價值。檔案記載著單位的發(fā)展歷史,以及其在發(fā)展過程中所發(fā)生的一些重大事件,還可能涉及到企業(yè)發(fā)展制度及規(guī)模等的變化。如果不對這些資料加以利用,就會造成資源的浪費,檔案管理工作也會失去其應有的價值和意義。所以,在對檔案實施管理的過程中,要將檔案信息的價值開發(fā)出來,提高檔案信息的利用效率。比如,在制定單位下一年度的發(fā)展戰(zhàn)略和方案時,將以往幾年的財務報表、發(fā)展策略、市場分析等資料調用出來進行全面的分析,根據(jù)單位近幾年的實際發(fā)展情況,對下一年度的發(fā)展制定科學合理的方案,為單位創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益,促進單位更好的發(fā)展。

      3 結束語

      綜上所述,在檔案管理工作中,提高其科學化水平,能符合檔案管理發(fā)展趨勢、滿足信息化發(fā)展要求,并促使檔案管理穩(wěn)定發(fā)展。所以,需要建立系統(tǒng)化的檔案管理機制和信息化管理平臺,提高管理人員業(yè)務能力和檔案信息利用效率,以提高檔案管理的科學化水平,推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

      參考文獻

      [1]周雪眉.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2016(07):43-44.endprint

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