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(臨沂職業(yè)學(xué)院)

一、檔案管理信息化的概念與特點(diǎn)

1.相關(guān)概念

信息化檔案管理的概念主要是指，在檔案管理機(jī)構(gòu)的規(guī)劃和組織下，將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，全面落實(shí)到檔案信息收集到提供服務(wù)的整個(gè)過(guò)程中，進(jìn)而提升檔案管理的針對(duì)性、有效性以及科學(xué)性。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的本質(zhì)就是促使以往實(shí)體檔案管理向數(shù)字化以及現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。

2.主要特點(diǎn)

首先，信息化檔案管理所遵循的政策和法規(guī)主要是由行政部門(mén)所制定；其次，信息化檔案管理主要是以電子文件和電子檔案為主要表現(xiàn)形式，其是企業(yè)、政府以及其他社會(huì)主要機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)信息化管理的關(guān)鍵標(biāo)志和重要途徑；最后，信息化檔案管理可以充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢(shì)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及規(guī)范化，對(duì)提升檔案服務(wù)質(zhì)量和管理效率具有積極意義。

二、檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的基本原則是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，各個(gè)檔案管理部門(mén)需要在立足自身實(shí)際需求的基礎(chǔ)上，按照我國(guó)檔案管理的通用規(guī)范和方針政策，完善自身的管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在滿足實(shí)際需求的同時(shí)，提升檔案資源的共享程度，真正做到服務(wù)社會(huì)、造福社會(huì)。

2.基礎(chǔ)設(shè)施

基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的關(guān)鍵途徑和重要前提，同時(shí)也是提升檔案信息化程度的基本保障。在信息時(shí)代下，為了促使檔案信息化平臺(tái)建設(shè)，相關(guān)檔案部門(mén)要按照我國(guó)既定的基礎(chǔ)設(shè)施要求開(kāi)展建設(shè)，進(jìn)而保證檔案資源的高效共享。

3.管理團(tuán)隊(duì)

信息時(shí)代下，人才是開(kāi)展一切生產(chǎn)和科研活動(dòng)的基礎(chǔ)和保障，因此，檔案部門(mén)要注重檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，通過(guò)針對(duì)性的培訓(xùn)和教育，提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德以及計(jì)算機(jī)水平，為檔案信息化奠定人才基礎(chǔ)。

4.信息資源

為了更好的體現(xiàn)檔案資源的社會(huì)價(jià)值和使用效率，我國(guó)要積極開(kāi)展檔案信息資源平臺(tái)建設(shè)，構(gòu)建符合時(shí)代特點(diǎn)以及我國(guó)國(guó)情的公共檔案資源庫(kù)、數(shù)字檔案館以及信息資源庫(kù)，提升檔案資源的共享程度。

三、信息時(shí)代下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的相關(guān)途徑

1.創(chuàng)新思想觀念

思想觀念是人們的行為準(zhǔn)則，當(dāng)前，受到傳統(tǒng)管理思維和觀念的影響，很多機(jī)構(gòu)在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，依然沿用以往的思想模式，導(dǎo)致檔案管理觀念落后、模式陳舊。在信息時(shí)代下，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，首先需要?jiǎng)?chuàng)新思想觀念，摒棄以往的陳舊思維，擴(kuò)寬管理視野和工作思維，將檔案管理與信息技術(shù)充分結(jié)合，真正做到開(kāi)拓進(jìn)取、與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)，創(chuàng)新的精髓在于新意，要勇于挑戰(zhàn)傳統(tǒng)、突破常規(guī)，改變以往的檔案工作狀態(tài)，切實(shí)提升管理效率和質(zhì)量。創(chuàng)新要自足于根本和實(shí)際，不斷探索、積極鉆研、改變以往的思想觀念，結(jié)合組織的實(shí)際需求，制定具有較強(qiáng)操作性和針對(duì)性的檔案管理方案，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新。

2.創(chuàng)新服務(wù)手段

檔案工作本身就具有較強(qiáng)的服務(wù)性，其可以為使用者提供資源搜索和查詢等功能，因此，在信息時(shí)代下，檔案部門(mén)要積極創(chuàng)新服務(wù)手段，挖掘檔案管理潛存的服務(wù)價(jià)值，遵循以人為本的理念開(kāi)展創(chuàng)新。首先，要重視電子文件資源的收集和上傳。電子文件與紙質(zhì)文件存在本質(zhì)的區(qū)別，重視其收集和上傳可以有效提升管理質(zhì)量，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠完成電子文件的自動(dòng)收集與上傳，實(shí)現(xiàn)電子資源的自動(dòng)歸檔。其次，在線服務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必經(jīng)之路和重要體現(xiàn)。以往的檔案服務(wù)需要使用者到檔案部門(mén)親自查詢，而這種服務(wù)不僅耗時(shí)耗力，使用者也無(wú)法及時(shí)獲得想要的信息，導(dǎo)致檔案服務(wù)效率低下。通過(guò)在線服務(wù)可以促使使用者利用互聯(lián)網(wǎng)完成檔案資源查詢，使用者不需要親自進(jìn)行登門(mén)查詢，只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就能夠完成信息獲取，有效提升了檔案工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，檔案部門(mén)還要積極建立數(shù)字檔案庫(kù)，將各類(lèi)文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的整理和歸納，進(jìn)而為使用者提供便利條件。

3.創(chuàng)新服務(wù)領(lǐng)域

在信息時(shí)代下，我國(guó)社會(huì)環(huán)境出現(xiàn)了明顯的變化，使用者的觀念意識(shí)也隨之改變，人們希望可以通過(guò)有效的途徑而快速的獲取信息資源，進(jìn)而完成知識(shí)的更新與信息的收集。因此，檔案管理也要結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)以及使用者的需求，在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新服務(wù)領(lǐng)域，進(jìn)而滿足社會(huì)和使用者的需求。檔案管理需要進(jìn)一步拓展其服務(wù)范圍，提升檔案信息的針對(duì)性，進(jìn)而為使用者提供更加豐富、完善以及周到的信息服務(wù)，進(jìn)而體驗(yàn)信息的價(jià)值與功能。檔案人員還要積極了解行業(yè)最新動(dòng)態(tài)以及前沿知識(shí)，整理、篩選以及收集具有價(jià)值的檔案資源，在經(jīng)過(guò)加工和處理后，促使信息更加具有價(jià)值性和實(shí)效性，可以促使使用者在獲得信息、吸取知識(shí)的同時(shí)，完成資源的開(kāi)發(fā)和共享。為了拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，檔案部門(mén)還要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)平臺(tái)，為使用者提供交流的空間，并且根據(jù)使用者的需求開(kāi)展平臺(tái)建設(shè)，促使檔案管理更加現(xiàn)代化，在實(shí)現(xiàn)與人們交流互動(dòng)的同時(shí)，賦予檔案管理以趣味性和動(dòng)態(tài)性。

4.創(chuàng)新管理工作

檔案是我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展中所形成的重要資源，具有較強(qiáng)的參考價(jià)值和利用價(jià)值。因此，檔案部門(mén)要在實(shí)際工作中積極創(chuàng)新管理模式，轉(zhuǎn)變陳舊的管理理念，造福公眾、造福社會(huì)。首先，檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。創(chuàng)新檔案管理的基礎(chǔ)是與時(shí)俱進(jìn)，在信息時(shí)代下，檔案管理要完成知識(shí)文檔管理到電子文檔管理的轉(zhuǎn)變，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和管理系統(tǒng)，加速檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)，真正做到順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、滿足社會(huì)需求。其次，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。在檔案管理中引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，可以改變其管理模式、提升服務(wù)質(zhì)量，建立數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)多個(gè)渠道的信息收集與共享，進(jìn)而提升檔案資源共享的實(shí)效性。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案作為一種關(guān)鍵的信息資源，其對(duì)促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的持續(xù)發(fā)展具有積極意義，而在信息時(shí)代下，傳統(tǒng)的管理理念、管理手段和管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)代和使用者的需求，因此，檔案部門(mén)要在工作中積極創(chuàng)新，引入先進(jìn)的信息技術(shù)，為檔案管理活動(dòng)的有序開(kāi)展提供技術(shù)支撐。同時(shí)，在檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的過(guò)程中，還要保證檔案資料的完整性與共享性，不斷擴(kuò)展服務(wù)領(lǐng)域、提升服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。