張真真

前言

南水北調(diào)中線工程檔案資料是隨著工程建設(shè)的立項(xiàng)申報(bào)、測(cè)量、勘探、初步設(shè)計(jì)、土地征用、移民拆遷、招標(biāo)投標(biāo)、工程建設(shè)、質(zhì)量保證、資金使用、設(shè)計(jì)變更、竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行、運(yùn)行管理等不同階段所產(chǎn)生的，檔案資料管理工作與工程建設(shè)實(shí)施同步管理，具體內(nèi)容包括：簽訂合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)對(duì)工程檔案資料收集、整理、移交提出明確要求和違約責(zé)任；檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，應(yīng)同時(shí)檢查工程檔案資料的收集、整理情況；在進(jìn)行工程驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同時(shí)檢查工程檔案資料的收集、整理情況；在進(jìn)行工程驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同時(shí)審查、驗(yàn)收工程檔案資料的歸檔情況。工程檔案資料管理是南水北調(diào)中線一期工程建設(shè)管理的重要組成部分。

1 南水北調(diào)中心工程監(jiān)理檔案資料的主要內(nèi)容

根據(jù)南水北調(diào)監(jiān)理資料的主要包括開工前檔案資料、開工檔案資料、施工過程中檔案資料：

1.1 開工前檔案資料主要內(nèi)容

開工前檔案資料主要內(nèi)容有：監(jiān)理合同、協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議及監(jiān)理大綱；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則及批復(fù)文件；監(jiān)理單位資質(zhì)、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員資料材料（包括變更后的資質(zhì)資料）。

1.2 開工監(jiān)理檔案資料

開工監(jiān)理檔案資料主要內(nèi)容：進(jìn)場(chǎng)通知合同項(xiàng)目；分部工程開工申請(qǐng)及開（含停、復(fù)、返）工令；施工組織設(shè)計(jì)及批復(fù)文件重要的專項(xiàng)施工方案及批復(fù)文件；設(shè)計(jì)交底情況、技術(shù)要求及圖紙會(huì)審、圖紙核查資料。施工進(jìn)度計(jì)劃申報(bào)、批復(fù)、施工設(shè)備報(bào)驗(yàn)、認(rèn)證及工程及實(shí)施分析、統(tǒng)計(jì)資料。

1.3 施工過程中的主要檔案資料

施工過程中的主要檔案資料內(nèi)容：施工進(jìn)場(chǎng)設(shè)備報(bào)驗(yàn)及認(rèn)證資料；資金流計(jì)劃申報(bào)、批復(fù)及實(shí)施分析、統(tǒng)計(jì)資料；施工人員安排（項(xiàng)目經(jīng)理、總工程師、質(zhì)檢、安全、測(cè)量人員等）及認(rèn)證，監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)機(jī)構(gòu)人員安排（總監(jiān)理工程師、副總監(jiān)理工程師、監(jiān)理工程師等）報(bào)審及批復(fù)資料；分包單位資質(zhì)審查及批復(fù)文件；施工設(shè)備報(bào)驗(yàn)、認(rèn)證及工程施工材料檢查、復(fù)查、試驗(yàn)記錄、報(bào)告等；控制網(wǎng)、地貌復(fù)測(cè)、導(dǎo)線控制及測(cè)量放樣資料；監(jiān)理工程師通知、工程現(xiàn)場(chǎng)書面指標(biāo)、監(jiān)理工作聯(lián)系單；質(zhì)量、進(jìn)度、投資、安全、環(huán)境保護(hù)、水土保持等來往文函；監(jiān)理日志、日記、巡視記錄記錄；監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要；監(jiān)理月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)及其他報(bào)告等。設(shè)計(jì)變更、工程變更的變更價(jià)格審查、批復(fù)資料；質(zhì)量檢驗(yàn)、抽檢資料等。

1.4 工程完工后主要的檔案資料

工程完工后主要的檔案資料內(nèi)容：?jiǎn)挝?、合同完成及其他?yàn)收監(jiān)理工作報(bào)告；索賠、反索賠審核報(bào)告；工程完工結(jié)算申報(bào)及審核報(bào)告；工程檔案資料監(jiān)理專項(xiàng)審核報(bào)告；竣工驗(yàn)收監(jiān)理報(bào)告及資料；財(cái)務(wù)決算資料；建設(shè)監(jiān)理大事記；照片及聲像資料；其他有關(guān)資料。

2 監(jiān)理檔案資料的管理

從開工到竣工驗(yàn)收檔案資料的涉及到工程的各個(gè)方面，檔案資料的完整與全面影響到工程的驗(yàn)收以及后期運(yùn)行維護(hù)管理，因此從一開始就應(yīng)當(dāng)做好監(jiān)理檔案資料的管理工作。個(gè)人認(rèn)為從以下幾個(gè)方面做好監(jiān)理檔案資料的管理：

2.1 建立完善的檔案資料管理制度

監(jiān)理機(jī)構(gòu)下設(shè)檔案資料管理組，派出專人負(fù)責(zé)檔案資料材料的管理，制定完善的檔案資料歸納收發(fā)制度，并應(yīng)由總監(jiān)理工程師或副總監(jiān)監(jiān)理工程署主管檔案資料業(yè)務(wù)。形成專人負(fù)責(zé)、主管領(lǐng)導(dǎo)審核的檔案資料管理體系。

2.2 建立完善的收發(fā)文制度

監(jiān)理與施工方、業(yè)主方的文件的傳遞，應(yīng)有文字及電子版的記錄，同時(shí)應(yīng)在電腦上和紙質(zhì)建立收、發(fā)文記錄本。記錄本的內(nèi)容應(yīng)包括文件的基本信息（收發(fā)文單獨(dú)分開）：序號(hào)、收文編號(hào)、文件名稱、收文時(shí)間、來文單位、收文人簽字以及相應(yīng)的備注；收文到達(dá)后及時(shí)打印傳閱單，由總監(jiān)理工程師對(duì)文件進(jìn)行審閱并批示，檔案資料管理人員根據(jù)審批意見交由現(xiàn)場(chǎng)相應(yīng)的監(jiān)理工程師的查閱。

2.3 根據(jù)工程的規(guī)模及特點(diǎn)進(jìn)行管理

雖然建全的檔案資料管理體系和歸檔分類，對(duì)檔案資料管理起了良好的作用。但是檔案資料管理還應(yīng)根據(jù)工程的規(guī)模及特點(diǎn)組織檔案資料管理模式，對(duì)于農(nóng)田水利、小型水利工程中監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)檔案資料管理可簡(jiǎn)單化，直接由總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)；對(duì)工程規(guī)模較大、建筑物較多、標(biāo)段劃分較多的工程中，監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)檔案資料管理應(yīng)根據(jù)監(jiān)理機(jī)構(gòu)的管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行多級(jí)的管理。

3 以南水北調(diào)工程實(shí)例介紹監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)檔案資料管理

以南水北調(diào)中線一期工程總干渠陶岔渠首至沙河南段工程魯山南1、2段為例，魯山南1段全長(zhǎng)13.451公里，穿越大型河流1條、小河共6條，沿渠道共布置有29座交叉建筑物，包括渠渠交叉建筑物10座、左岸排水建筑物6座、河渠交叉建筑物1座、跨渠公路橋7座及生產(chǎn)橋5座。魯山南2段渠段起點(diǎn)樁號(hào)為229+262，終點(diǎn)樁號(hào)為239+042。全長(zhǎng)9.78km。沿線共布置交叉建筑物共計(jì)23座，包括大型河渠交叉建筑物2座；渠渠交叉建筑物6座；公路交叉建筑物5座；左岸排水建筑物3座；控制建筑物3座，另外規(guī)劃建設(shè)生產(chǎn)橋4座。

由于工程內(nèi)容復(fù)雜，線長(zhǎng)、點(diǎn)多，土方、混凝土工程量巨大，工程地點(diǎn)不集中，給資料檔案資料管理工作帶來了很大的管理困難，因此監(jiān)理部采用矩陣式組織結(jié)構(gòu)管理，根據(jù)工程建筑部布置情況下設(shè)6個(gè)監(jiān)理站，按照矩陣式組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理。檔案資料分為監(jiān)理部檔案資料管理和監(jiān)理站的檔案資料管理，監(jiān)理站由監(jiān)理站負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本站點(diǎn)內(nèi)的監(jiān)理資料，因此監(jiān)理站的檔案資料管理可減輕監(jiān)理部檔案資料管理的工作量，同時(shí)也方便各監(jiān)理站負(fù)責(zé)人審閱本組的檔案資料。根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況監(jiān)理站存檔及管理的資料主要保管本站及與本標(biāo)段工程相關(guān)的工程資料，主要提供資料為：設(shè)計(jì)資料和招、投標(biāo)文件、施工圖紙及變更資料；監(jiān)理日記、旁站資料；工程材料、設(shè)備的進(jìn)場(chǎng)資料；監(jiān)理測(cè)量核算資料；施工方現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)資料；單元工程質(zhì)量評(píng)定資料；工程計(jì)量單；施工方保證體系資料；工程監(jiān)理細(xì)則規(guī)范及工程主要控制性指標(biāo)。

以上資料可只由監(jiān)理站進(jìn)行分類歸檔，監(jiān)理部不再存檔。未提及的資料，監(jiān)理站也可正常存檔。監(jiān)理部設(shè)置的檔案資料管理專職人員，監(jiān)理站按工程需要設(shè)專（兼）職的檔案資料管理人員。組與部之間，同樣履行收發(fā)文手續(xù)，執(zhí)行備忘文件的收發(fā)程序。同時(shí)，在監(jiān)理站形成的監(jiān)理文件，必須報(bào)監(jiān)理部存檔，以便總監(jiān)了解各標(biāo)段的工程進(jìn)展與監(jiān)理過程情況。

在工程實(shí)踐中，監(jiān)理部依照“按日整理、按周歸檔”的管理模式進(jìn)行歸檔，即每天由檔案資料管理人員將收到的各類資料由總監(jiān)審閱，每天下午對(duì)當(dāng)天審閱完成的材料進(jìn)行整理，分類與歸檔相同，以資料夾方式存放。對(duì)重要的資料，進(jìn)行紙質(zhì)文件電子版掃描并按照序號(hào)加文件名的方式進(jìn)行電子歸檔。然后根據(jù)批示的情況，發(fā)送電子檔至各個(gè)相關(guān)的監(jiān)理站負(fù)責(zé)人郵箱，并進(jìn)行通知，對(duì)于重要的文件，進(jìn)行紙質(zhì)文件復(fù)印并在第二天送至各個(gè)監(jiān)理站。

每周周日，對(duì)上周的處理完畢的材料進(jìn)行歸檔處理，存入專用的檔案資料柜中。經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的整理時(shí)間，此種方法方便總監(jiān)、監(jiān)理站負(fù)責(zé)人對(duì)整個(gè)施工進(jìn)展情況的了解，并對(duì)現(xiàn)場(chǎng)作出正確的指示。同時(shí)也避免了經(jīng)常抽取檔案資料中資料而產(chǎn)生的材料丟失現(xiàn)象。

但是分級(jí)檔案資料管理存在的一些問題，比如隨著工程的進(jìn)展參與工程檔案資料管理的人員增加，各個(gè)工程類別資料不斷產(chǎn)生，不同人員對(duì)檔案資料管理理解程度不一致，監(jiān)理部與監(jiān)理站轉(zhuǎn)接材料不及時(shí)或者沒有及時(shí)存檔。因此在管理工作中，應(yīng)每月或者根據(jù)工程進(jìn)度有新類型工程內(nèi)容時(shí)，進(jìn)行定期的檔案資料管理工作的培訓(xùn)，定期將檔案資料管理中出現(xiàn)的問題反饋給各個(gè)相關(guān)責(zé)任人。加強(qiáng)檔案資料管理人員管理，增強(qiáng)檔案資料管理人員的責(zé)任心，從而保證檔案資料管理的完整性和規(guī)范性。

4 結(jié)束語

水利工程檔案資料是整個(gè)建設(shè)過程的記錄和衡量工程質(zhì)量的重要依據(jù)，也是工程后期運(yùn)行維護(hù)的基礎(chǔ)，因此作為工程監(jiān)理方應(yīng)建立規(guī)范的檔案資料管理制度，利用科學(xué)的管理方法，做好監(jiān)理檔案資料管理，為工程建設(shè)驗(yàn)收運(yùn)行打下良好的基礎(chǔ)。