一種基于JAVA的資源共享管理系統(tǒng)

朱皖蘇 錢誠 劉彩霞 齊紅濤

摘 要：目前公司知識資料種類繁雜，形式多樣，具體資料類型包括可研報告、QC資料、規(guī)章規(guī)范、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、青創(chuàng)賽活動材料、會議材料、項(xiàng)目資料、臺賬資料、個人收集材料等等，以word、PPT、PDF、圖片等多種表現(xiàn)形式。資料基本上是各部門分別管理，雜亂無序，且基本上是采取個人存儲保管，難以集中和共享，相互之間通過郵件、QQ、微信等方式傳遞，實(shí)際應(yīng)用中存在查找不方便，難以共享，容易丟失等現(xiàn)象，給日常工作帶來了極大的不便。

關(guān)鍵詞：資源共享；創(chuàng)新課題；移動應(yīng)用

中圖分類號：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）24-0018-02

1 引言

目前公司資料種類繁雜，形式多樣，具體資料類型包括可研報告、QC資料、規(guī)章規(guī)范、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、青創(chuàng)賽活動材料、會議材料、項(xiàng)目資料、臺賬資料、個人收集材料等等，以word、PPT、PDF、圖片等多種表現(xiàn)形式。資料基本上是各部門分別管理，雜亂無序，且基本上是采取個人存儲保管，難以集中和共享，相互之間通過郵件、QQ、微信等方式傳遞，實(shí)際應(yīng)用中存在查找不方便，難以共享，容易丟失等現(xiàn)象，給日常工作帶來了極大的不便。

因此，迫切希望通過開發(fā)一款工具能讓人員在系統(tǒng)中分享知識資源和想法，為公司創(chuàng)新項(xiàng)目，提供資料來源。

具體需求如下：

1.1 創(chuàng)建資源共享平臺

資料共享，公司員工能夠在平臺中分享成功的典型經(jīng)驗(yàn)、知識、文檔等。

資料審核，管理員對上傳的資料具有審核權(quán)限，只有通過審核的材料，才能在平臺上共享，嚴(yán)格控制資料的質(zhì)量。

1.2 資料關(guān)聯(lián)和版本控制

對同一類別或同一主題的資料進(jìn)行自動關(guān)聯(lián)，對同一名稱資料不同版本進(jìn)行跟蹤登記，在資料檢索結(jié)果時一并提示相關(guān)聯(lián)資料或同一資料的不同版本信息。

1.3 資料備份與下載控制

對系統(tǒng)上傳的所有資料進(jìn)行可靠備份，確保資料及其信息不會出現(xiàn)物理丟失。對通過系統(tǒng)檢索下載的資料進(jìn)行日志記錄和查閱。

1.4 資料應(yīng)用

提供對所有資料信息的檢索應(yīng)用，可根據(jù)資料名稱關(guān)鍵字進(jìn)行模糊查詢快速檢索，可根據(jù)資料分類進(jìn)行分類檢索，可根據(jù)檢索結(jié)果和瀏覽權(quán)限對資料進(jìn)行瀏覽和下載。

1.5 針對關(guān)鍵問題進(jìn)行專題管理

搜索過濾高質(zhì)量的問題的想法，形成專題，邀請專家進(jìn)行評審和提相關(guān)意見，并對進(jìn)行修改完善。

1.6 及時跟進(jìn)創(chuàng)新進(jìn)度

公司團(tuán)委及時跟蹤攻關(guān)興趣小組的進(jìn)展情況，給予幫助和指導(dǎo)，并將有價值的項(xiàng)目推薦給相應(yīng)部門科技團(tuán)隊(duì)。

1.7 注冊信息管理

平臺提供自由注冊功能，注冊時需要填寫手機(jī)號，姓名，身份證等相關(guān)信息。

2 工具原理及功能

資源共享管理系統(tǒng)分為移動端和后臺管理端。移動端主要實(shí)現(xiàn)資源共享管理、資料檢索、專題發(fā)布管理、系統(tǒng)管理等功能。

系統(tǒng)管理端主要維護(hù)基礎(chǔ)配置信息。

為滿足系統(tǒng)應(yīng)用需求，將APP功能設(shè)計為知識資源共享管理、資料檢索、專題發(fā)布管理、系統(tǒng)管理四個模塊。如圖1所示。

2.1 知識共享管理

按照知識知識資料分類可上傳各類知識知識資料，在上傳知識知識資料時需一并錄入知識知識資料相關(guān)，不同分類知識知識資料其維護(hù)信息不同，上傳知識知識資料時自動記錄上傳時間和上傳人，不同分類知識知識資料其維護(hù)信息如下：

（1）規(guī)章規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)：知識知識資料名稱、發(fā)布單位、發(fā)布日期。（2）文件：文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文日期、文號。（3）內(nèi)部工作報告及材料：知識知識資料名稱、知識知識資料類別、編寫年月、編寫部門、編寫人、專題。（4）個人收集知識知識資料：知識知識資料名稱、知識知識資料類別、收集人、收集日期。

2.2 專題發(fā)布管理

2.2.1 問題管理

員工可以進(jìn)行提問和回答問題，員工可以邀人回答自己提的問題，可以對自己提的問題進(jìn)行補(bǔ)充和修改。同時，如果發(fā)現(xiàn)不合適或自己感興趣問題，員工也可以評論。

2.2.2 重點(diǎn)課題管理

通過嚴(yán)格的專題評審流程，實(shí)現(xiàn)將普通專題轉(zhuǎn)換成重點(diǎn)課題，同時轉(zhuǎn)換成重點(diǎn)課題的專題，自動設(shè)置負(fù)責(zé)人和小組成員，并通知相關(guān)人員準(zhǔn)備材料，包括可研報告、技術(shù)報告等文檔，最終為科技項(xiàng)目提供專題來源。如圖2所示。

3 資料檢索

資料檢索模塊主要提供對各類資料的快速檢索和分類檢索，以及對檢索結(jié)果的瀏覽及下載。

3.1 快速檢索

快速檢索提供通過關(guān)鍵字進(jìn)行模糊與精確搜索，關(guān)鍵詞可包括分類、資料名稱、發(fā)布單位、發(fā)布年月、主題詞等，對于出現(xiàn)關(guān)鍵字的的檢索內(nèi)容用列表按照發(fā)布時間順序列出，用戶可以雙擊瀏覽資料內(nèi)容。

3.2 分類檢索

提供對資料按照規(guī)章規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)、文件、內(nèi)部工作報告、個人收集資料等分類導(dǎo)航檢索。對某些分類提供按特定的類別進(jìn)行查詢，系統(tǒng)建立多維度導(dǎo)航樹，比如按照發(fā)布部門、資料類別、專題、時間等。

3.3 臺賬資料檢索

用列表列出各市縣設(shè)備臺賬的統(tǒng)計資料、明細(xì)資料，選擇某項(xiàng)可瀏覽具體內(nèi)容。

3.4 資料瀏覽下載

在通過某種方式對資料庫進(jìn)行檢索后，選擇某項(xiàng)檢索結(jié)果，可瀏覽資料內(nèi)容，也可將資料下載到本地。資料瀏覽時將檢查用戶是否具備瀏覽權(quán)限，如當(dāng)前用戶未獲授權(quán)，則不能對資料內(nèi)容進(jìn)行瀏覽和下載。

4 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理主要提供對使用系統(tǒng)的部門員工及其操作權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。

4.1 部門及人員維護(hù)

提供對市縣公司部門樹的維護(hù)，以及在基于部門樹維護(hù)使用本系統(tǒng)的管理人員信息。

4.2 系統(tǒng)權(quán)限管理

提供對不同角色分配系統(tǒng)操作權(quán)限功能。

5 結(jié)語

建立一個集中部署、分級管理的知識資料一體化管理平臺，實(shí)現(xiàn)對公司所使用的規(guī)章規(guī)范、可研報告、QC資料、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、各類文件、各類內(nèi)部報告、會議材料、項(xiàng)目資料、臺賬資料等資料進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，覆蓋公司各部門，提供快速檢索、分類檢索等靈活多樣的查找方式，快速方便找到所需的資料，實(shí)現(xiàn)公司知識資料一體化應(yīng)用，能有效地推進(jìn)知識資料管理體系建設(shè)。同時通過系統(tǒng)的使用，公司員工能夠在平臺中同時可以自由提出自己的問題和想法，與所有有興趣的人一起攻克課題，最終為科技項(xiàng)目提供專題來源。

參考文獻(xiàn)

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