中小企業(yè)存貨內(nèi)控存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

丁燕嵐

【摘 要】存貨一般能夠占到制造企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的50%以上。一方面，一定數(shù)量的存貨可以保障企業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)的持續(xù)進(jìn)行；另一方面，過(guò)多的存貨會(huì)加大相關(guān)的各項(xiàng)支出如采購(gòu)成本、倉(cāng)儲(chǔ)成本等。為了提高存貨運(yùn)營(yíng)效率，保證合理計(jì)量存貨價(jià)值，防止存貨各流通環(huán)節(jié)的差錯(cuò)和舞弊，單位應(yīng)重視存貨管理，加強(qiáng)存貨的內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)和執(zhí)行。

【Abstract】The stock can generally account for more than 50% of the mobile assets of the manufacturing enterprises. On the one hand， a certain number of inventory can guarantee the continuous production management activities， on the other hand， too much inventory will increase the related expenses， such as procurement cost， warehousing cost and so on. In order to improve the efficiency of inventory operation， ensure the reasonable measurement of inventory value and prevent errors and frauds in inventory， we should pay more attention to inventory management and strengthen the design and implementation of internal control system of inventory.

【關(guān)鍵詞】存貨管理；內(nèi)控設(shè)計(jì)；運(yùn)營(yíng)效率

【Keywords】inventory management； internal control design； operation efficiency

【中圖分類號(hào)】F273 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2018）01-0025-02

1 引言

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷蓬勃發(fā)展的大背景下，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，為了爭(zhēng)取更多的成長(zhǎng)機(jī)遇并能在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，創(chuàng)立并健全內(nèi)部控制顯得尤為重要。國(guó)家更加充分地認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)內(nèi)部控制對(duì)我國(guó)企業(yè)的重要性，并出臺(tái)了內(nèi)控基本規(guī)范等一系列法規(guī)。在制造業(yè)企業(yè)中，存貨是企業(yè)最為重要的流動(dòng)資產(chǎn)，它占比高、存量大。由于制造業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，中小企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)存貨大量積壓，材料貶值損失嚴(yán)重的現(xiàn)象，因此存貨內(nèi)控的設(shè)計(jì)和實(shí)施更應(yīng)得到公司治理層和管理者的重視。

2 制造企業(yè)存貨內(nèi)控存在的問(wèn)題

2.1 缺乏科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃

采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)前需要得到各個(gè)部門(mén)提出的物資需求計(jì)劃，再進(jìn)行匯總統(tǒng)籌安排采購(gòu)。而在實(shí)際操作中，一方面，各個(gè)部門(mén)提交的物資需求沒(méi)有根據(jù)其實(shí)際情況；另一方面，在存貨采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)員應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要合理采購(gòu)物資但是采購(gòu)員并未做到或者不按采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)采購(gòu)。比如做采購(gòu)計(jì)劃的時(shí)候沒(méi)有綜合考慮產(chǎn)品的更新?lián)Q代，對(duì)于老產(chǎn)品的零部件還做不必要的采購(gòu)造成資金的浪費(fèi)。在供應(yīng)商的選擇上單一，沒(méi)有進(jìn)行多家比較力求價(jià)格最低質(zhì)量最優(yōu)，而是單純憑借個(gè)人偏好或領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)，一定程度上加大了企業(yè)的采購(gòu)成本。

2.2 存貨的保管制度不合理

制造企業(yè)存貨品種繁多，數(shù)量巨大，在保管時(shí)應(yīng)非常注意各種品種、型號(hào)、批次的歸類放置，對(duì)于有腐蝕性的材料應(yīng)當(dāng)單獨(dú)放置，與其他材料隔離。實(shí)際中許多企業(yè)的保管人員把各種材料隨意堆放，這樣非常不利于定期的盤(pán)點(diǎn)活動(dòng)，很可能造成盤(pán)點(diǎn)數(shù)量與實(shí)際數(shù)量不符，進(jìn)而影響采購(gòu)部的采購(gòu)活動(dòng)以及財(cái)務(wù)部的核算等。另外，如果是通過(guò)手工做賬或者用表格來(lái)記錄存貨的收發(fā)情況，經(jīng)常會(huì)造成存貨數(shù)據(jù)更新不及時(shí)，不能夠?qū)崟r(shí)提供，還會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)出錯(cuò)，或者種類互串等問(wèn)題。這樣在一定程度上加大了相關(guān)人員的核算工作量，也不利于各個(gè)部門(mén)及時(shí)地掌握各類材料的庫(kù)存信息，給生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)造成負(fù)面影響。

2.3 控制活動(dòng)執(zhí)行力不夠

中小企業(yè)的存貨的日常管理工作比較混亂。第一，就企業(yè)所設(shè)立的制度本身來(lái)說(shuō)，盡管有很多企業(yè)按照國(guó)家的規(guī)定制定了存貨內(nèi)控制度規(guī)范，但是它的內(nèi)容只是對(duì)國(guó)家政策的內(nèi)控制度的照搬照抄，未想到應(yīng)針對(duì)各個(gè)單位的實(shí)際需求來(lái)設(shè)立。因此很多企業(yè)所設(shè)立的內(nèi)控制度嚴(yán)重偏離單位的實(shí)際，不夠科學(xué)合理，應(yīng)當(dāng)做出適當(dāng)改進(jìn)。第二，內(nèi)控制度的有力執(zhí)行是保證?？刂苹顒?dòng)的執(zhí)行者是員工，可大多數(shù)企業(yè)缺乏對(duì)員工的長(zhǎng)期的系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致制定好的制度未被有效執(zhí)行。

2.4 各部門(mén)信息流通性差

存貨內(nèi)部控制涉及各個(gè)部門(mén)，這就需要部門(mén)之間的互相了解以及信息溝通。但各部門(mén)職責(zé)劃分不是非常清晰，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)采購(gòu)部的員工去管理倉(cāng)庫(kù)，而財(cái)務(wù)部還兼管出具材料入庫(kù)發(fā)票，銷售發(fā)票等。這種一人多職的現(xiàn)象常見(jiàn)于一些本身規(guī)模就小，員工數(shù)量不足的小型私營(yíng)企業(yè)。另外，缺乏一個(gè)信息共享的平臺(tái)讓每個(gè)部門(mén)的數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r(shí)提供給其他部門(mén)，由此可能造成各個(gè)部門(mén)對(duì)存貨情況的理解不夠充分，從而影響到各自業(yè)務(wù)的開(kāi)展，不利于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。

2.5 內(nèi)控控制監(jiān)督職能失效

按照國(guó)家規(guī)定，上市公司應(yīng)當(dāng)設(shè)立內(nèi)審部門(mén)，而那些非上市公司中，出于節(jié)省開(kāi)支或者多一些操控余地的目的，絕大多數(shù)沒(méi)有設(shè)立內(nèi)審機(jī)構(gòu)。即使也有一小部分私營(yíng)企業(yè)設(shè)立了監(jiān)督機(jī)構(gòu)，但大多數(shù)也是為自身利益著想，而不是出于對(duì)內(nèi)控有效性的審查和評(píng)價(jià)。具體表現(xiàn)在內(nèi)審工作的內(nèi)容和監(jiān)督的形式上：內(nèi)容通常是對(duì)會(huì)計(jì)賬目數(shù)據(jù)的核對(duì)，監(jiān)督往往是當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)一些問(wèn)題時(shí)才進(jìn)行監(jiān)察，因此無(wú)法起到預(yù)防監(jiān)督并反饋的真正作用。endprint

3 存貨內(nèi)控問(wèn)題的解決措施

3.1 建立健全存貨采購(gòu)計(jì)劃

采購(gòu)計(jì)劃是采購(gòu)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)，采購(gòu)人員從倉(cāng)庫(kù)獲得庫(kù)存清單，并向負(fù)責(zé)生產(chǎn)計(jì)劃的人員了解生產(chǎn)需求之后，并考慮到一些已購(gòu)項(xiàng)目的在途情況，合理制定具體的采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)量以及規(guī)格。這里需要采購(gòu)部門(mén)與生產(chǎn)部門(mén)，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)等進(jìn)行溝通聯(lián)系。具體而言，每個(gè)部門(mén)應(yīng)該按照自身的物資需求填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，并交由采購(gòu)負(fù)責(zé)人。采購(gòu)部門(mén)在拿到物資需求計(jì)劃后，制定采購(gòu)計(jì)劃，統(tǒng)籌購(gòu)買所需物資。另外，企業(yè)需要對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)算管理，在此基礎(chǔ)上做出相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃，并按規(guī)定的權(quán)限即通過(guò)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，根據(jù)規(guī)定程序執(zhí)行[2]。

3.2 改進(jìn)存貨收發(fā)及內(nèi)部稽核制度

為了保證存貨在企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)時(shí)安全完整，企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置合理科學(xué)的存貨收發(fā)審批制度。在領(lǐng)用材料時(shí)，申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)持有相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人的核準(zhǔn)憑證向倉(cāng)庫(kù)部門(mén)認(rèn)領(lǐng)一定數(shù)量規(guī)格的材料，倉(cāng)管人員應(yīng)對(duì)領(lǐng)料單進(jìn)行審查，拒絕沒(méi)有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)蓋章的領(lǐng)料請(qǐng)求。在發(fā)放存貨后，倉(cāng)庫(kù)人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好各個(gè)物資庫(kù)存存量的增減記錄，登記有關(guān)賬目，做好備查工作。內(nèi)部稽核人員應(yīng)當(dāng)對(duì)領(lǐng)料單進(jìn)行審核，對(duì)倉(cāng)庫(kù)的出入庫(kù)憑證進(jìn)行審核，檢查倉(cāng)庫(kù)結(jié)存數(shù)量，以保證存貨安全完整，賬簿記錄準(zhǔn)確。

3.3 建立完善的存貨盤(pán)點(diǎn)制度

為了保證盤(pán)點(diǎn)工作合理有效，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)完善的存貨盤(pán)點(diǎn)制度。存貨在保管過(guò)程中可能出現(xiàn)缺失和報(bào)廢，因此需要倉(cāng)庫(kù)人員定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)提供在庫(kù)材料是否完好以及具體數(shù)量和分布的信息。倉(cāng)管員應(yīng)在盤(pán)點(diǎn)前制定存貨的盤(pán)點(diǎn)表并交由相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，然后進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)工作。對(duì)于盤(pán)點(diǎn)數(shù)額與賬面數(shù)額出現(xiàn)的差異應(yīng)當(dāng)做出分析和處理意見(jiàn)。最終生成的存貨盤(pán)點(diǎn)表應(yīng)當(dāng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人或者部門(mén)簽字或蓋章確認(rèn)。

3.4 加強(qiáng)部門(mén)之間的溝通

存貨的內(nèi)控涉及多個(gè)部門(mén)，每個(gè)部門(mén)都有各自的職責(zé)界限，都不應(yīng)越權(quán)干涉或者參與處理其他部門(mén)的業(yè)務(wù)實(shí)施進(jìn)程，但部門(mén)之間的聯(lián)系也是普遍存在的。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)部門(mén)的物資需求計(jì)劃以及倉(cāng)庫(kù)部門(mén)庫(kù)存清單制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)入庫(kù)后，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)需要追蹤記錄存貨的實(shí)物流轉(zhuǎn)并定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)存貨進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)做好賬實(shí)核對(duì)工作。產(chǎn)品銷售后倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)做好出庫(kù)記錄并制作出庫(kù)單，財(cái)務(wù)部門(mén)需要根據(jù)各類票據(jù)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。從存貨的購(gòu)入到加工再到銷售，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要各個(gè)部門(mén)之間的配合和相互監(jiān)督，加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的溝通聯(lián)系有利于保證資產(chǎn)完整安全，提高存貨管理的效率[3]。

3.5 提升對(duì)內(nèi)部審計(jì)的關(guān)注

內(nèi)審部門(mén)的職責(zé)在于通過(guò)審查和評(píng)價(jià)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及內(nèi)部控制的適當(dāng)性、合法性和有效性來(lái)促進(jìn)企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，其最終目的是幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)增加價(jià)值和改善經(jīng)營(yíng)管理。當(dāng)前內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置對(duì)非上市公司尤其是小型私營(yíng)企業(yè)尚不具有強(qiáng)制性，因此，內(nèi)部審計(jì)在中小民營(yíng)企業(yè)中的開(kāi)展和實(shí)施進(jìn)展得非常緩慢，內(nèi)審的缺失或失效給企業(yè)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)是十分大的，因此中小企業(yè)也應(yīng)當(dāng)重視內(nèi)部審計(jì)，充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的職能，推動(dòng)提升企業(yè)內(nèi)控的有效性，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。

4 結(jié)論

我國(guó)中小制造企業(yè)普遍存在存貨內(nèi)部控制問(wèn)題，這些問(wèn)題可以通過(guò)合理設(shè)置相關(guān)內(nèi)部制度來(lái)防范和解決。建立健全企業(yè)存貨內(nèi)控制度越來(lái)越成為公司提高存貨管理效率的保證。合理的存貨內(nèi)部控制制度使管理人員能把握住業(yè)務(wù)進(jìn)行中存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)并反饋給相關(guān)部門(mén)加以防范。我國(guó)各方面的制度規(guī)范仍處于不斷完善之中，內(nèi)部控制制度存在更為靈活多變的前景和更為廣闊的改善空間，而具體到存貨領(lǐng)域的內(nèi)部控制的研究更是一個(gè)需要不斷摸索，不斷改進(jìn)的過(guò)程。

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