馬雙雙+呂文婷

摘要：本文從年度、語種和期刊分布三個角度分析了1937年至2016年有關(guān)國外企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理的相關(guān)文獻(xiàn)，并以橫向時間為發(fā)展軸線將國外企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理研究劃分為起步、發(fā)展和成熟三個階段，并闡述了國外企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理研究的歷史演進(jìn)具有理論研究與實踐研究并重、多元化社會力量逐步參與、企業(yè)檔案價值認(rèn)知不斷拓展的特點，希冀對我國企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理研究提供有益啟示。

關(guān)鍵詞：國外企業(yè)企業(yè)檔案檔案管理

Abstract： From three angles of the year，the lan？ guage and the periodical distribution， the paper ana？ lyzes the documents about enterprise archives and enterprise archives from 1937 to 2016， according to the horizontal axis of time development. The his？ tory of its development is divided into three stages： starting， developing and maturing. And this paper analyzes the main research contents of each stage， obtains that the overseas enterprise archives and the enterprise archives management research evo？ lution process have three characteristics： the theo？ retical research and practical research are equally emphasized； diversified social forces gradually par？ ticipate； cognition the value of enterprise archives is continuously expanding and brings some benefi？ cial enlightenment to the research of our country enterprise archives and enterprise archives manage？ ment.

Key words： Foreign enterprises； Enterprise ar？ chives； Archives management

一、引言

企業(yè)是社會組織的一個重要單元，企業(yè)檔案作為檔案事業(yè)的重要組成部分，對其研究首先是在世界工業(yè)發(fā)達(dá)國家和地區(qū)開展起來的。我國對國外企業(yè)檔案的研究始于上個世紀(jì)八十年代，當(dāng)時在檔案工作國際交流的推動下，檔案工作者在學(xué)術(shù)期刊上發(fā)表了一系列國外企業(yè)檔案工作考察報告、觀感、見聞等，以對美、日兩國的企業(yè)檔案工作介紹居多。這一階段的研究成果雖然學(xué)術(shù)性不強，但具有較強的實踐性和應(yīng)用性，為我國企業(yè)檔案工作提供了有益的經(jīng)驗參考。進(jìn)入21世紀(jì)以來，隨著中國檔案學(xué)國際化視野逐漸拓寬以及信息獲取方式日益便捷，這一階段我國對國外企業(yè)檔案工作的研究向縱深方向發(fā)展，這主要體現(xiàn)在相關(guān)的研究內(nèi)容不再局限于企業(yè)檔案基礎(chǔ)性的管理工作，而是深入到企業(yè)檔案國家戰(zhàn)略[1]、企業(yè)檔案宏觀管理體制[2]、企業(yè)檔案創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益的方式[3]等方面，全方位、立體化地呈現(xiàn)出國外企業(yè)檔案與企業(yè)檔案管理的各個層面。

我國學(xué)者對國外企業(yè)檔案的研究成果主要集中在從微觀層面分析某一個或幾個國家的企業(yè)檔案發(fā)展?fàn)顩r與管理模式，而未將研究視角提高到宏觀層面進(jìn)行分析和總結(jié)。盡管國外企業(yè)檔案管理體制受到國家宏觀管理體制的影響和制約，但是各國對企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理的研究具有共性，因此本文以第一手外文文獻(xiàn)為基礎(chǔ)，以宏觀層面為視角進(jìn)行歷時性分析，以期把握國外企業(yè)檔案管理的總體發(fā)展脈絡(luò)，開拓國內(nèi)企業(yè)檔案管理的新思路，為我國企業(yè)檔案管理的發(fā)展提供借鑒。

二、文獻(xiàn)統(tǒng)計分析

檢索WOS、LISA、JSTOR和PQDT外文文獻(xiàn)來源數(shù)據(jù)庫，以“企業(yè)”和“檔案”的不同翻譯方式進(jìn)行詞組組配，得到以下檢索式：TI=（"enterprise archive*" OR"business archive*" OR "company archive*" OR "es？ tablishment archive*" OR "enterprise record*" OR"business record*" OR "company record*" OR "es？ tablishment record*" OR "enterprise file*" OR "busi？ ness file*" OR "company file*" OR "establishment file*"），共檢索到與主題相關(guān)的外文文獻(xiàn)487篇。經(jīng)人工篩選，剔除重復(fù)文獻(xiàn)和相關(guān)度低的文獻(xiàn)，共得到有效文獻(xiàn)273篇。

（一）年度分布

由檢索結(jié)果可知，國外企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理研究始于20世紀(jì)30年代，由于文獻(xiàn)年份跨度較長，為了清楚地呈現(xiàn)國外企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理研究的文獻(xiàn)年度變化情況，本文以5年為一個時間節(jié)點，將其劃分為15個時間段，從圖1可以看出，國外企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理研究文獻(xiàn)數(shù)量總體呈曲線分布，其中1981-1985年共有52篇，是文獻(xiàn)分布較多的時間段，根據(jù)文獻(xiàn)數(shù)量拋物線分布規(guī)律可將其劃分為1937-1970年、1971-2000年、2001-2016年三個階段。endprint

（二）語種分布

語種分布情況可以在一定程度上反映文獻(xiàn)的國家分布規(guī)律。如表1所示，該主題研究文獻(xiàn)共包含12種語言，說明全球范圍內(nèi)研究企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理的國家和地區(qū)眾多，研究企業(yè)檔案的重要性普遍得到認(rèn)可。其中以英語語種最多，共有241篇，占總文獻(xiàn)有效樣本量的88.3%，由于英語是世界上使用最廣泛的語言，以英語為主要語言的國家和地區(qū)重視企業(yè)檔案研究的狀況也更為普遍。除了英語之外，也出現(xiàn)了外文文獻(xiàn)相對數(shù)量較多一點的德語、荷蘭語、法語等語種，可以看出該主題的研究集中于歐洲發(fā)達(dá)國家，這與它們成熟的企業(yè)檔案管理實踐密切相關(guān)。

（三）期刊分布

國外企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理研究文獻(xiàn)類型主要有期刊論文、學(xué)術(shù)論文和會議論文等。其中，期刊論文數(shù)量252篇，占總有效樣本量的92.3%。本文選擇文獻(xiàn)數(shù)量分布排名前八的期刊進(jìn)行統(tǒng)計。由表2可以看出該主題的期刊分布有兩個顯著的現(xiàn)象：第一，載有該主題文獻(xiàn)的期刊涉及不同的學(xué)科，以檔案學(xué)專業(yè)期刊為主，美國的檔案學(xué)期刊《美國檔案工作者》是載文量最多的期刊，共65篇，占期刊總量的25.8%，次之的是英國的《檔案工作者協(xié)會雜志》，共18篇；第二，《商業(yè)歷史》和《信息管理協(xié)會會報》載文量位列第三和第四，說明國外企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理研究注重與其他學(xué)科的交叉融合，拓寬了其研究范圍和研究視角。

三、研究內(nèi)容的歷史性梳理

國外企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理研究可以追溯到20世紀(jì)30年代，研究成果以橫向時間的發(fā)展軸線為視角，依據(jù)不同時期的發(fā)展特點可將其發(fā)展歷程分為注重企業(yè)檔案微觀管理的起步階段、注重企業(yè)檔案宏觀管理的發(fā)展階段和注重企業(yè)檔案信息化管理的成熟階段。

（一）20世紀(jì)30年代——20世紀(jì)60年代：起步階段

最早有關(guān)企業(yè)文件管理的論述是1937年10月美國歷史學(xué)家Hower Ralph M.在《商業(yè)歷史協(xié)會會刊》中發(fā)表的《企業(yè)文件的保存》一文，該文主要闡述了四個方面的內(nèi)容：第一，從企業(yè)、歷史學(xué)家、社會公眾三個角度闡釋為何要保存企業(yè)檔案；第二，有關(guān)企業(yè)購買、生產(chǎn)、發(fā)明、人事、銷路和廣告等不同類型的檔案應(yīng)如何進(jìn)行選擇和保存；第三，建議通過集中管理、立項和擇樣等方式來保存企業(yè)檔案；第四，保存企業(yè)項目檔案的執(zhí)行需要立即開始。[4]該文探討了企業(yè)檔案和企業(yè)檔案基礎(chǔ)管理工作的重要性。從這一階段的相關(guān)研究來看，關(guān)注企業(yè)檔案的重要性和必要性，企業(yè)檔案的基礎(chǔ)管理工作，企業(yè)檔案在圖書館的保存等方面的內(nèi)容。

1.企業(yè)檔案的重要性和必要性。Chaloner從經(jīng)濟學(xué)的角度討論企業(yè)檔案保存的標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)為企業(yè)檔案作為經(jīng)濟史的源頭，對企業(yè)檔案的選擇性保存具有特殊的借鑒意義。[5]Davidson認(rèn)為企業(yè)檔案包含的歷史信息對公司、歷史學(xué)家和公眾具有重要的教育價值，進(jìn)一步探討了管理企業(yè)檔案的必要性。[6]

2.企業(yè)檔案基礎(chǔ)管理工作。Oliver Holmes認(rèn)為不同的企業(yè)政策有很大差異，迫切需要對當(dāng)今大公司的檔案政策和實踐做調(diào)查研究，并且建議在公認(rèn)的工業(yè)區(qū)通過行業(yè)或管理貿(mào)易協(xié)會建立合作托管中心。[7] King認(rèn)為活躍企業(yè)的文件是很難獲得的，因為企業(yè)通常寧愿保留或銷毀文件，而不愿將信息泄露給競爭對手。最常見的企業(yè)檔案是那些已經(jīng)倒閉的企業(yè)，因此收集企業(yè)檔案時應(yīng)具備耐心、勤奮和堅持不懈的品質(zhì)，以獲取不同類型的企業(yè)歷史文件。[8]

3.企業(yè)檔案在圖書館中的保存。Chaloner認(rèn)為1920年之前，英國在過去250年的經(jīng)濟生活中產(chǎn)生了大量來自政府部門的檔案、議會調(diào)查委員會的報告和皇家委員會的藍(lán)皮書，它們作為具有經(jīng)濟歷史淵源的商業(yè)記錄應(yīng)在圖書館中選擇性保存。[9]Lovett認(rèn)為1955-1956年美國檔案工作者協(xié)會企業(yè)檔案委員會主席和其他成員大都是圖書管理員，隨著對企業(yè)歷史意義認(rèn)識的提高以及企業(yè)本身對企業(yè)檔案的關(guān)注，該委員會應(yīng)開始收集保存在圖書館的企業(yè)檔案信息。[10]

（二）20世紀(jì)70年代——20世紀(jì)90年代：發(fā)展階段

進(jìn)入20世紀(jì)70年代以后，國外企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理研究得到持續(xù)發(fā)展，到80年代中后期，受世界經(jīng)濟局勢的影響，英國、德國、意大利、西班牙等大批西方國家開始實行大規(guī)模的國有企業(yè)私有化，國有企業(yè)成分日益復(fù)雜。相應(yīng)地，學(xué)界對于企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作的研究也進(jìn)入一個新的階段，研究范圍較廣、研究主題眾多。這一時期的研究內(nèi)容集中于不同國家企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理研究現(xiàn)狀，企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理研究具體案例分析，企業(yè)檔案與企業(yè)文化、企業(yè)記憶的關(guān)系等方面。

1.不同國家企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀。美國、英國、加拿大、澳大利亞、新西蘭、以色列、印度、捷克斯洛伐克等國家均有學(xué)者發(fā)文探討本國的企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀。其中，英國和美國的相關(guān)文獻(xiàn)立足不同視角更具有代表性。Smith和David總結(jié)了美國企業(yè)檔案的發(fā)展史，并以表格形式按照時間順序列出了美國在1943-1979年建立的企業(yè)檔案館。[11]Charman和Derek認(rèn)為英國的一些大公司（Pilkington，BP，BSC）聘請了專業(yè)人員來管理他們的檔案，檔案保管員越來越多地參與指導(dǎo)保留和保管新產(chǎn)生的文件。[12]

2.企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理具體案例分析。Green以匯豐集團近期的經(jīng)驗為例，探討了影響現(xiàn)代跨國企業(yè)檔案發(fā)展的因素，以及跨國企業(yè)檔案集權(quán)的優(yōu)缺點、檔案保存地點的重要性、跨國企業(yè)收購政策的激勵因素、跨國企業(yè)檔案與其他保管人之間關(guān)系等問題。[13]Sylge和Garland對英國倫敦吉尼斯檔案與記錄中心的公司檔案管理員和文件經(jīng)理Sue Garland進(jìn)行采訪，對吉尼斯公司所存檔案的起源、角色、檔案內(nèi)容、用戶查詢需求以及獲取檔案信息的方式進(jìn)行了討論。[14]endprint

3.企業(yè)檔案與企業(yè)文化、企業(yè)記憶的關(guān)系。利用企業(yè)檔案進(jìn)行歷史學(xué)的相關(guān)研究成為熱點，并上升到企業(yè)文化建設(shè)的角度，如諸多學(xué)者關(guān)注馬尼托巴省檔案館的哈得遜灣公司檔案對研究加拿大歷史的作用，其中Simmons在他的學(xué)位論文中調(diào)查了哈得遜灣公司的檔案管理歷史，在20世紀(jì)早期，該公司就意識到它的歷史受到越來越多的學(xué)者的訪問和關(guān)注，其歷史和文化也可以成為寶貴的營銷資產(chǎn)，因此該公司試圖采取各種措施追求企業(yè)營銷和文化目標(biāo)。[15]也有學(xué)者從歷史學(xué)的角度關(guān)注企業(yè)記憶的構(gòu)建，以更好地發(fā)揮企業(yè)檔案的歷史價值。Saretzky和Gary認(rèn)為美國企業(yè)逐漸認(rèn)識到企業(yè)檔案對企業(yè)歷史的重要性，通過口述歷史項目構(gòu)建企業(yè)記憶的興趣日漸增長。[16]

（三）21世紀(jì)至今：逐步成熟階段

進(jìn)入21世紀(jì)以來，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步以及企業(yè)檔案類型和數(shù)量的增多，國外對企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理的研究逐步深入，研究內(nèi)容也相應(yīng)的出現(xiàn)了變化。這一階段的研究主要集中在新世紀(jì)企業(yè)檔案管理的挑戰(zhàn)和機遇，信息化背景下企業(yè)檔案風(fēng)險管理，企業(yè)檔案系統(tǒng)和軟件開發(fā)中的技術(shù)應(yīng)用等方面。

1.新世紀(jì)企業(yè)檔案管理的挑戰(zhàn)和機遇。Cobbin認(rèn)為將先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于會計和企業(yè)檔案，為會計和歷史學(xué)家創(chuàng)造了新的機遇。他結(jié)合澳大利亞注冊會計師協(xié)會和會計領(lǐng)域?qū)W者Raymond Chambers在悉尼大學(xué)任期內(nèi)積累下來的這兩類重要的數(shù)字化檔案，探討了企業(yè)檔案面對數(shù)字化的機遇、挑戰(zhàn)和注意事項。[17]Gray認(rèn)為應(yīng)通過更有活力的方式來適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)業(yè)務(wù)和檔案工作的需求，提出支持這種轉(zhuǎn)型的模式取決于兩個先決條件：一是，相關(guān)業(yè)務(wù)必須克服傳統(tǒng)的檔案定義；二是，企業(yè)檔案不能被視為被動的負(fù)擔(dān)，而應(yīng)視為財務(wù)和制度方面的資產(chǎn)。同時總結(jié)強調(diào)，紙質(zhì)檔案在互聯(lián)網(wǎng)世界和“無紙化檔案館”方面仍將發(fā)揮重要作用。電子檔案容易丟失的特性使得檔案學(xué)科更加重要。[18]

2.信息化背景下企業(yè)檔案風(fēng)險管理。在英國檔案管理協(xié)會2003年年會，有學(xué)者提出用工具來衡量一個企業(yè)每個部分的風(fēng)險和風(fēng)險的臨界點，以降低災(zāi)難發(fā)生時產(chǎn)生破壞的嚴(yán)重性，文件管理人員的技能和經(jīng)驗是至關(guān)重要的，如果運用得當(dāng)，將為更廣泛的檔案管理方案帶來好處。[19]Seol Moon-Won和Lee Haein進(jìn)一步探討了企業(yè)檔案信息管理的電子證據(jù)風(fēng)險和防范的措施。[20]

四、國外企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理研究的歷史演變特征

（一）理論研究與實踐研究并重

從上述分析來看，國外企業(yè)檔案管理研究具有理論研究與實踐研究并重的特點。在實踐層面，20世紀(jì)初，隨著資本主義壟斷經(jīng)濟的發(fā)展，歐洲出現(xiàn)了資本主義壟斷企業(yè)建立的新型檔案館——經(jīng)濟檔案館。德國克虜伯公司于1905年成立的檔案館是世界上第一個企業(yè)檔案館，此后，瑞士和荷蘭等一些歐洲國家還相繼建立了區(qū)域性經(jīng)濟檔案館；20世紀(jì)中葉以后，大部分的其他歐洲國家、加拿大、澳大利亞等也紛紛開展企業(yè)檔案管理工作。在理論研究層面，可以了解到，國外企業(yè)檔案的研究始于20世紀(jì)30年代，研究內(nèi)容點多面廣，擅長用案例和數(shù)據(jù)總結(jié)經(jīng)驗，注重從實踐視角深化對企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理理論的探討，從對企業(yè)檔案重要性的意識覺醒到強調(diào)企業(yè)檔案宏觀管理再到企業(yè)檔案信息化建設(shè)歷史演變的三個階段來看，具有實踐和理論研究并重的特點。

（二）多元化社會力量參與

國外企業(yè)檔案的管理除了各級檔案行政管理部門之外，還注重高校、各類企業(yè)檔案協(xié)會（委員會）以及以營利為目的的服務(wù)組織等多元化社會力量的參與。首先，國外非常重視發(fā)揮高校在企業(yè)檔案資源保護中的作用。早在1916年，美國哈佛大學(xué)商學(xué)院首創(chuàng)系統(tǒng)保存企業(yè)文件的[aa1]先例，收錄了自十九世紀(jì)中期以來有關(guān)企業(yè)檔案的成果和案例，此舉得到華盛頓大學(xué)、加州大學(xué)、科內(nèi)爾大學(xué)的競相效仿。其次，1925年哈佛成立的商業(yè)歷史協(xié)會、1934年英國成立的商業(yè)檔案委員會、1938年成立的商業(yè)檔案委員會等不同協(xié)會（委員會）相繼成立，作為企業(yè)檔案學(xué)會（委員會）在一定程度上承擔(dān)著企業(yè)檔案管理工作的職能，并增加了企業(yè)檔案工作者的身份認(rèn)同感。最后，以1951年成立的美國鐵山公司為代表的檔案業(yè)務(wù)外包營利服務(wù)組織成為輔助企業(yè)檔案管理工作的有效手段和有益補充。多元化社會力量的逐步參與，為國外企業(yè)檔案管理不斷注入新的活力，也引發(fā)了企業(yè)檔案管理模式的積極探索。

（三）企業(yè)檔案價值認(rèn)知拓展

國外企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理研究始終關(guān)注企業(yè)檔案價值的探討，從企業(yè)檔案的雙重價值擴展到經(jīng)濟價值和文化價值。20世紀(jì)80年代以前，國外學(xué)者對企業(yè)檔案價值的研究主要體現(xiàn)在雙重價值論，即注重企業(yè)檔案對企業(yè)自身的價值和對社會、公眾的價值。20世紀(jì)80年代以后，有學(xué)者提出要把企業(yè)檔案納入企業(yè)資產(chǎn)，作為企業(yè)資產(chǎn)不可分割的一部分。不同種類的企業(yè)檔案在廣告、運營、物業(yè)管理、公共關(guān)系和教育等方面發(fā)揮著市場潛力，充分利用企業(yè)檔案，可減少企業(yè)支出，間接創(chuàng)造企業(yè)經(jīng)濟效應(yīng)，實現(xiàn)其經(jīng)濟價值。其后對經(jīng)濟價值的研究逐步深入。與此同時，有學(xué)者進(jìn)一步指出企業(yè)檔案和企業(yè)歷史的深層次關(guān)系，企業(yè)檔案在構(gòu)建企業(yè)記憶、呈現(xiàn)企業(yè)發(fā)展歷程方面具有不可替代的作用，又開始強調(diào)企業(yè)檔案的文化價值研究。國外對企業(yè)檔案價值認(rèn)知的不斷拓展，有利于企業(yè)檔案研究內(nèi)容體系的完善，并發(fā)揮著指導(dǎo)企業(yè)檔案工作實踐的作用。

五、啟示

與國內(nèi)相比，國外企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理研究早了50余年，其研究內(nèi)容和范圍不斷深化和拓展，呈現(xiàn)了較為清晰的發(fā)展脈絡(luò)，其實踐經(jīng)驗和理論研究成果對我國具有一定啟發(fā)和借鑒意義。

1.實踐探索和學(xué)術(shù)研究應(yīng)同時并舉。企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理研究的實踐性較強，是在科技檔案研究不斷深入的基礎(chǔ)上形成的領(lǐng)域。我國檔案學(xué)者對國內(nèi)企業(yè)檔案管理的研究在管理體制、機構(gòu)設(shè)置、管理過程、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)等方面已有所建樹，但總體來看，相關(guān)理論研究要滯后于實踐探索。理論研究具有前瞻性和引領(lǐng)實踐發(fā)展的作用，應(yīng)加強企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理的理論研究，不斷促進(jìn)企業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理實踐的發(fā)展。二者應(yīng)齊頭并進(jìn)，相輔相成。endprint

2.探索多元化社會參與模式。目前，我國企業(yè)檔案管理主體是企業(yè)檔案館（室）、地方各級各類綜合檔案館和工商檔案管理中心。應(yīng)妥善消除行政因素的影響，鼓勵社會力量參與企業(yè)檔案管理。國內(nèi)企業(yè)應(yīng)立足現(xiàn)有的檔案管理模式，積極借鑒國外企業(yè)檔案管理多元主體參與模式，激發(fā)企業(yè)檔案管理的活力。

3.拓展企業(yè)檔案價值的研究邊界。國外企業(yè)檔案資產(chǎn)理論和企業(yè)記憶理論研究較早，而我國相應(yīng)的研究始于21世紀(jì)初期。應(yīng)積極拓展企業(yè)檔案價值認(rèn)知的廣度和深度，并構(gòu)建相關(guān)的理論研究體系。國內(nèi)企業(yè)可吸收借鑒國外的研究成果：一是確認(rèn)企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的合法地位，構(gòu)建中國特色的企業(yè)檔案資產(chǎn)理論；二是借助企業(yè)檔案構(gòu)建企業(yè)記憶及其理論體系，傳播企業(yè)文化。

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