試析企業(yè)檔案管理工作的重要作用

羅容

摘要：本文對檔案管理的重要性進(jìn)行了闡述，明確了企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的必要性，闡述了加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量的對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要性

在市場經(jīng)濟(jì)競爭日益激烈，社會不斷進(jìn)步和發(fā)展的過程中，企業(yè)對信息質(zhì)量和數(shù)量的要求越來越高，如何提升檔案管理工作質(zhì)量成為我們必須思考的問題。企業(yè)實際檔案管理中存在這樣或者那樣的弊端和問題，給企業(yè)持久發(fā)展、戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)帶來了不良影響。所以，企業(yè)必須將檔案管理工作放在重要日程上，完善檔案管理相關(guān)設(shè)施投入，提升檔案管理人員整體素養(yǎng)，使得檔案管理成為推動企業(yè)發(fā)展的重要推動力。

一、檔案管理工作的重要性

一方面，檔案管理工作的實效和效率往往是企業(yè)管理水平和管理能力的直接反應(yīng)。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中必然會產(chǎn)生一些歷史資料，比如企業(yè)的業(yè)績、企業(yè)的成果和會計資料、人事資料等等，這些資料必然會在檔案之中得到體現(xiàn)。為了能夠及時有效地查閱上述歷史資料，企業(yè)首先要做好的是檔案管理工作，讓員工更加深入地了了解企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和發(fā)展沿革，為企業(yè)深入發(fā)展構(gòu)造更加和諧的環(huán)境。在新經(jīng)濟(jì)背景下，創(chuàng)新檔案管理理念、豐富檔案管理方式，確保檔案本身的真實性和有效性是檔案管理工作的重點。由此可見，檔案管理對企業(yè)健康、持久發(fā)展大有裨益。

另一方面，檔案資料形成于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程，是對企業(yè)發(fā)展歷史和發(fā)展沿革的客觀真實反應(yīng)，能夠在管理人員決策的時候提供重要的輔助支持。企業(yè)管理人員可以在研究檔案資料、總結(jié)過去工作經(jīng)驗的過程中，發(fā)現(xiàn)工作中存在的缺陷和不足，并在借鑒成功經(jīng)驗的基礎(chǔ)上制定符合企業(yè)現(xiàn)階段現(xiàn)狀的發(fā)展規(guī)劃。做好檔案管理工作便于各個部門有序地開展相關(guān)業(yè)務(wù)和工作。此外，檔案管理工作本身也是企業(yè)文化豐富的過程。任何一個企業(yè)的發(fā)展都離不開文化的支撐的維系，而檔案管理工作本身就會記錄下企業(yè)文化形成的整個過程，為企業(yè)發(fā)展帶來活力和生命力。鑒于此，做好檔案管理工作對企業(yè)具有很強(qiáng)的戰(zhàn)略意義，企業(yè)要重視檔案管理工作的開展，進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理工作的效用。

二、做好檔案管理工作的措施

（一）提升對檔案管理工作重視力度。

很多企業(yè)管理者對檔案管理工作存在偏差性認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理只是資料的收集和整理工作。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者需要加強(qiáng)對檔案管理工作的重要性認(rèn)識，并積極做好宣傳和引領(lǐng)工作，實現(xiàn)檔案管理理念的創(chuàng)新，在不斷分析和研究的過程中發(fā)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)存劣勢并修改。

（二）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。

檔案管理人員自身的綜合素養(yǎng)直接決定了檔案管理工作水平。首先，企業(yè)要注重高素質(zhì)、高水平檔案管理人員的啟用和培養(yǎng)，讓他們更精準(zhǔn)、更高效地掌握檔案管理相關(guān)知識。其次，要注重對檔案管理人員的培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過程中要為檔案管理人員提供良好的學(xué)習(xí)環(huán)境和學(xué)習(xí)機(jī)會，使其綜合素養(yǎng)得到有效提升。在培訓(xùn)的過程中可以為檔案管理人員提供知識競賽和參加知識活動的機(jī)會，激發(fā)他們的競爭意識、合作精神和學(xué)習(xí)熱情，為檔案管理工作順利開展奠定良好基礎(chǔ)。

（三）構(gòu)建完善的檔案管理制度。

在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理理念創(chuàng)新是時刻存在的，因為不斷完善的檔案管理制度才能更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展模式，提高企業(yè)管理工作效率。所以，企業(yè)要時刻對檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位進(jìn)行重新梳理，時刻進(jìn)行檔案管理方式和檔案管理體制創(chuàng)新，為企業(yè)發(fā)展提供更強(qiáng)大的推動力。企業(yè)檔案管理人員要加強(qiáng)對自身的約束和束縛，將制度的約束力充分展現(xiàn)出來，引導(dǎo)檔案管理工作走上規(guī)范化和科學(xué)化的道路。在檔案管理制度中還要引入科學(xué)的獎懲制度，對在檔案管理工作中表現(xiàn)負(fù)責(zé)的人予以積極獎勵，對在檔案管理工作中態(tài)度散漫，造成檔案丟失和損毀的工作人員要給予嚴(yán)懲。

（四）要配備健全的檔案管理軟硬件設(shè)施。

當(dāng)前，大多數(shù)企業(yè)對檔案管理工作都抱有可有可無的工作態(tài)度，檔案管理所需軟硬件設(shè)施也相對匱乏，導(dǎo)致檔案管理工作順利開展受到影響和波及。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大在檔案管理設(shè)施上的投入，為檔案管理工作的可持續(xù)開展提供足夠的資金支持和技術(shù)支持，讓檔案管理工作得以高效運(yùn)行。

（五）提升檔案管理信息化水平。

檔案管理工作的開展需要依托信息技術(shù)，電子檔案管理模式的建立需要在檔案管理工作規(guī)程中納入信息技術(shù)要素，將人為發(fā)生錯誤的可能性降到最低，進(jìn)而提升檔案管理工作整體效率。所以，企業(yè)要充分地借鑒信息技術(shù)的力量，緊跟檔案管理時代潮流，用電子檔案漸漸取代紙質(zhì)檔案，實現(xiàn)蛋糕管理模式的整體變革。具體來講，企業(yè)要提升檔案管理工作的軟件水平和硬件水平，加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化水平提升，使其具備一定的計算機(jī)技術(shù)能力；企業(yè)還要后置高速掃描儀、電腦刻錄機(jī)、大容量計算機(jī)硬盤等多種硬件設(shè)備，減少檔案存儲過程中紙質(zhì)使用量，提升檔案查詢、存儲和記錄效率。

（六）完善檔案管理安全措施。

在檔案歸檔、登記的時候就要采取分門別類的方式予以造冊，并使之得以清晰地得到歸置，檔案管理人員要做好檔案檢索目錄，便于今后在檔案利用和使用的過程中查閱；此外，對于機(jī)密性文件和秘密性文件要做好文件保密措施，堅持按照專項要求進(jìn)行年度整理或者銷毀。企業(yè)還要保證檔案安全，做好檔案保護(hù)硬件設(shè)施投入，做好檔案防水、防塵、防潮、防火和防盜工作，保證檔案管理的安全與可靠。

（七）注重檔案系統(tǒng)工程建設(shè)，進(jìn)行檔案信息共享。

在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)將檔案系統(tǒng)工程建設(shè)放在首位。企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營中會產(chǎn)生很多文字檔案，這些文字檔案需要檔案管理人員將之有效刻錄和保存，這就需要檔案管理人員運(yùn)用好高速掃描儀和磁盤設(shè)備。企業(yè)還要建立檔案信息查詢系統(tǒng)，讓檔案信息使用者可以通過觸屏類的的方式獲得所需文檔信息，實現(xiàn)檔案資源共享。

三、結(jié)語

在各行各業(yè)不斷深入發(fā)展的過程中，傳統(tǒng)檔案管理模式和檔案管理方法已經(jīng)不再適應(yīng)企業(yè)發(fā)展現(xiàn)實需求，作為企業(yè)管理之中的重要組成部分，檔案管理顯示出愈加重要的作用。所以，企業(yè)要將檔案管理工作放在重要位置上，意識到其在企業(yè)核心競爭力形成中的重要性，通過創(chuàng)新檔案管理理念和檔案管理方式來建立完善的檔案管理制度，通過現(xiàn)代信息技術(shù)來提升檔案管理工作效率，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供堅實保障。

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