張　倩

（赤峰學院　人事處，內(nèi)蒙古　赤峰　024000）

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新與進步，不同領(lǐng)域的信息化建設(shè)也成為社會發(fā)展的首要目標.高校在校園文化的建設(shè)中也要實現(xiàn)檔案管理的信息化，這不僅有利于信息資源的整合，也方便學校對檔案進行更加高效的管理.

1　高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀

1.1　配套設(shè)施不健全

實現(xiàn)高校檔案信息化需要一系列相對應(yīng)的配套設(shè)施進行輔助建設(shè)，但在現(xiàn)如今的各大高校之中，在硬件配置方面只有為數(shù)不多的幾臺計算機，達不到高校檔案信息化建設(shè)的要求，也并沒有引入更為先進的檔案管理系統(tǒng)，使得檔案的管理工作嚴重滯后，效率低下.在軟件配置方面也沒有能夠進行系統(tǒng)操作、制定信息化管理計劃的專業(yè)人才，工作人員隊伍建設(shè)不到位.

1.2　工作人員不專業(yè)

高校中進行檔案管理的工作人員大多數(shù)都是學校在最初成立時召集的，工作任務(wù)輕松又沒有復(fù)雜性，所以出現(xiàn)了部分工作人員學歷水平低，專業(yè)能力差，甚至存在消極怠工的現(xiàn)象.所以在早期的管理工作人員配置上學校大多都不重視，導致工作人員專業(yè)水平低，能力差，完全不符合信息化檔案管理對于人才的要求，耽誤信息化建設(shè)的進程.

1.3　信息數(shù)據(jù)不安全

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，我們的生活變得更加優(yōu)質(zhì)，也從不同領(lǐng)域拓寬了信息獲取的渠道，實現(xiàn)了信息的資源共享.但在高校檔案的信息化建設(shè)中，由于網(wǎng)絡(luò)信息高度透明，并存在著不同程度的網(wǎng)絡(luò)漏洞，所以說高校檔案的信息數(shù)據(jù)安全存在著巨大的隱患.

1.4　管理理念不創(chuàng)新

在很多人看來高校的檔案管理工作是一個閑職，認為沒有技術(shù)含量，工作輕松容易，易于操作.作為學校，對檔案管理工作熟視無睹，對工作人員沒有進行精細的篩選，使得管理工作嚴重滯后.作為工作人員本身也極其的不重視自己的工作，輕視高校檔案管理信息化建設(shè)，管理觀念守舊，得過且過，對高校檔案管理工作認識不到位[1].

2　檔案信息化建設(shè)的對策分析

2.1　完善配套設(shè)施，進行合理規(guī)劃

高校檔案信息化的建設(shè)需要有基礎(chǔ)設(shè)施的支持，設(shè)施的優(yōu)量配備才能保證在今后的工作中實現(xiàn)信息化管理，使檔案管理更加高效，有現(xiàn)代化技術(shù)來做支撐.作為高校的管理部門，不僅要保障硬件上設(shè)備的齊全，還要加強并壯大對信息化人才的隊伍建設(shè).在硬件設(shè)備上，要結(jié)合學校自身的檔案管理情況選擇最為先進的應(yīng)用系統(tǒng)，要對系統(tǒng)設(shè)備的耐用度、實用性、操作的難易程度、其他功能的開發(fā)等方面有一個具體的了解，然后進行多方的比較，選擇最優(yōu)質(zhì)的一款系統(tǒng)軟件進行購置，做到真正地將設(shè)備投入到日后的管理工作之中，達到物盡其用的目的.除了學校自行購置管理系統(tǒng)之外，如果有條件的話還可以進行系統(tǒng)的自我開發(fā)，根據(jù)學校的具體情況和檔案管理工作得進度量身定制出一套屬于學校自己的管理系統(tǒng)，在使用過程中如果覺得有不完美或有缺陷的地方還可以加以改進和基礎(chǔ)應(yīng)用上的創(chuàng)新，使高校檔案管理信息化建設(shè)變得更加高效、便捷.在軟件方面，人才是最為重要的一方面.在高校檔案信息化建設(shè)過程中，要引進具備高信息化水準的專業(yè)人員，聘請專家進行一流的指導與操作，實現(xiàn)員工與專家的一對一交流與互動，在交流中發(fā)現(xiàn)信息化建設(shè)中存在的問題，多想商討提出解決對策并運用到具體的建設(shè)過程中，以保證檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率.除了配套設(shè)施的完善，還要對整個高校信息化建設(shè)做一個具體的規(guī)劃，對人力、物力、財力等方面進行合理的安排，在建設(shè)過程中按計劃辦事，加強各方面的監(jiān)管力度，緊跟工作進度，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的高效率、高水準、高要求[2].

2.2　培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)，提高工作水準

高校檔案的管理工作雖然在外行看來是一項不具備技術(shù)性的工作，但真正意義上的檔案管理是亟須具有高素養(yǎng)專業(yè)水平的工作人員來進行開展，只有這樣這樣才能實現(xiàn)管理工作的高水準、嚴要求.在檔案信息化建設(shè)中，要想做到高效管理就必須要加強對工作人員業(yè)務(wù)水平的提高.要定期組織檔案管理人員外出培訓，學習專業(yè)的檔案管理知識和管理系統(tǒng)操作技能；實現(xiàn)各大高校之間檔案管理工作人員之間的聯(lián)動性，加強與同行業(yè)人員的溝通與交流，優(yōu)勢互補，互相汲取經(jīng)驗，并將其應(yīng)用到日后的檔案管理工作中.除此之外，還可以通過社會招聘的方法招募到專業(yè)的管理人才，擴充檔案管理隊伍，體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)性，提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平.除了原有的工作人員，高校應(yīng)該積極引入本校的管理專業(yè)人才，因為高校本就是各色優(yōu)秀的學生組建起來的，對于學校和學生自身的情況都是了如指掌，對于本校的檔案信息化建設(shè)更是有自己獨到的見解，這樣一來不僅提升了工作人員的專業(yè)性，也在一定程度上促進了就業(yè)，解決了學生就業(yè)難的問題.向社會進行人才招聘也是提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)、擴充建設(shè)隊伍的最有效辦法.通過面向社會聚集人才，可以了解到不同的人群對于高校檔案信息化建設(shè)的理念，優(yōu)中擇優(yōu)，在招聘中選擇到最為專業(yè)的管理人才，為高校檔案的信息化建設(shè)助力.

2.3　加強網(wǎng)絡(luò)維護，確保信息安全

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展讓生活變得更加美好，信息化管理系統(tǒng)的引進不僅給檔案管理注入了新的活力，也在一定程度上解決了高校檔案信息數(shù)據(jù)處理上的難題，減輕了管理負擔和管理壓力.因此，更為先進、更為成熟的管理系統(tǒng)是實現(xiàn)高效檔案管理的關(guān)鍵所在.但隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新，也逐漸暴露了它的弊端，檔案信息存在安全隱患.因此，為了有效避免這種現(xiàn)象的發(fā)生，作為學校要不定時地對檔案管理系統(tǒng)進行系統(tǒng)更新和檢查，對于不適用的系統(tǒng)進行及時的更換.專家的聘用是確保信息數(shù)據(jù)安全的一種有效途徑，專家對于網(wǎng)絡(luò)安全管理有自己獨到的見解和立竿見影的管理方法，在系統(tǒng)維護方面更具專業(yè)性，對網(wǎng)絡(luò)漏洞能夠做到隨時發(fā)現(xiàn)、及時處理，以此來確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全，加強密保措施的建設(shè).作為檔案工作人員，在熟練操作系統(tǒng)的基礎(chǔ)上還要對系統(tǒng)進行日常的維護，避免不必要的麻煩.除了在工作中的維護，檔案管理工作人員因其特殊性要時刻注重檔案信息數(shù)據(jù)的保密工作，工作需要外不向任何人透露學校的檔案信息，提高自身職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守，以確保高校檔案信息數(shù)據(jù)的安全.

2.4　加大資金投入，確保順利開展

高校的校園建設(shè)需要充足的資金來支持，檔案信息化建設(shè)是中心環(huán)節(jié)，對于資金的需求更是迫切，電腦的更換、系統(tǒng)的維護、工作人員的培訓等都是一筆巨大的費用，因此，許多學校紛紛放棄了對檔案的信息化建設(shè)，使得跟不上時代的步伐，嚴重了影響了高校檔案信息化建設(shè)的進程.作為學校的領(lǐng)導，首先要對校園建設(shè)做出一個具體的規(guī)劃，對建設(shè)資金的用途進行合理安排，為檔案信息化建設(shè)留足充裕的資金，確保物質(zhì)條件的滿足.除了學校的自有資金，還可以和優(yōu)秀的企業(yè)進行合作.利用學校優(yōu)秀的人才為企業(yè)進行積極的宣傳并將其引入到企業(yè)中去工作、實習，找出企業(yè)中存在的問題并進行改進，為企業(yè)發(fā)展提供新思路，這樣一來，不僅解決了學生的就業(yè)問題，另一方面也實現(xiàn)了和企業(yè)的合作，為檔案信息化建設(shè)提供了充裕的資金，達到了校企共贏的目的.高校檔案信息化建設(shè)不僅要在精神上將其提升到一個高度，還要在物質(zhì)上盡可能地滿足，實現(xiàn)物質(zhì)與精神的共融，使高校檔案信息化建設(shè)更進一步，迎合時代的新需求.

2.5　轉(zhuǎn)變思維方式，更新管理理念

作為學校，首先要具備極高的前瞻意識，高校檔案管理工作是一個長期的校園建設(shè)內(nèi)容，因此，要將高校檔案的信息化建設(shè)上升到一個高度，在觀念上引起對檔案管理工作的高度重視，在校園建設(shè)中根據(jù)自身情況對檔案信息化建設(shè)提出切合實際的意見和建議，做出切實可行的合理規(guī)劃，確保高校檔案管理工作順利進行；除了建設(shè)方面，還要對工作人員制定相關(guān)的規(guī)章制度，設(shè)置獎懲機制，加強對工作人員的監(jiān)管力度，規(guī)范管理行為，一方面起到約束作用，另一方面也實現(xiàn)了有據(jù)可依.作為高校檔案管理工作人員，要想實現(xiàn)信息化建設(shè)首先就要改變自己傳統(tǒng)的管理觀念，時刻樹立起危機意識，在閑余時間學習專業(yè)的檔案管理知識，借鑒其他高校工作人員的管理經(jīng)驗，利用網(wǎng)絡(luò)等媒介了解最新的檔案管理信息，在學習中改變自己的管理方式，更新管理理念，提高對自我工作的認知，形成良好的職業(yè)道德，在工作中提高自己的專業(yè)素養(yǎng)和檔案管理水平，在管理過程中總結(jié)經(jīng)驗，及時反思，做好自己的本職工作，形成責任意識，逐步適應(yīng)信息化建設(shè)之下的檔案管理工作[3].

2.6　統(tǒng)一管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享

在信息大爆炸的時代，人與人之間的關(guān)系都是靠信息鏈接起來的，實現(xiàn)資源的共享是社會發(fā)展與進步的必然要求.高校作為培養(yǎng)高素質(zhì)人才的基地，在檔案信息化建設(shè)中也不能只是在校內(nèi)進行規(guī)劃與建設(shè)，還要實現(xiàn)與各個高校的聯(lián)動性，加強各大高校在信息上的交流與合作，數(shù)字化檔案信息庫的建設(shè)就在很大程度上解決了這個問題.各個高?？梢愿鶕?jù)學校自身的情況開發(fā)出最能代表本校特色的檔案管理信息化平臺，方便其他高校瀏覽與借鑒.然后將各個高校的檔案信息化平臺中的數(shù)據(jù)集中到一個統(tǒng)一的、全國性的管理信息庫中，加強校際的聯(lián)動性，促進交流與合作，實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享[4].

3　結(jié)束語

由此看來，高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為一個大的趨向，是每一個高校現(xiàn)代化建設(shè)進程中的重要工作，也是實現(xiàn)檔案管理工作高效及時的一個重要手段.檔案信息化使得管理工作更加輕松，更加快捷，解決了數(shù)據(jù)信息的處理麻煩，為高校檔案信息化建設(shè)提供了一種新思路，使得校園信息化建設(shè)更加現(xiàn)代化.雖然在具體建設(shè)中還存在著許多難以避免的問題，但經(jīng)過不斷地優(yōu)化和整合，高校的檔案信息化建設(shè)將會變得更加健全、更加完善.

參考文獻：

〔1〕譚春霞.高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策研究[J].科技資訊,2015,13(11).

〔2〕楊芳.高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策研究[J].山西科技,2015,30(05).

〔3〕羅珊.高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及策略研究[J].蘭臺世界,2016(21).

〔4〕賈曉宇.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].赤峰學院學報(自然科學版),2015,31(01).