論“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下影響我國潛在檔案用戶轉(zhuǎn)化的因素

羅吉鵬

潛在檔案用戶是相對(duì)于“現(xiàn)實(shí)檔案用戶”提出來的，指有檔案利用的需求，但是這種需求還沒有表達(dá)出來或者暫時(shí)不具備檔案利用的能力，還沒有與檔案館建立起聯(lián)系的那一類群體。從檔案利用的角度來看，我國的檔案用戶可以分為兩類：一類是已經(jīng)有檔案利用的需求，另一類是還沒有意識(shí)到有檔案利用的需求。相比于鞏固現(xiàn)有的檔案用戶來提高檔案利用率，去挖掘潛在的檔案用戶更具有價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。促進(jìn)我國潛在檔案用戶的轉(zhuǎn)化，讓他們意識(shí)到檔案和檔案工作的價(jià)值，意識(shí)到什么樣的情況下去哪利用什么樣的檔案如何來解決問題，更好地發(fā)揮出檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，強(qiáng)調(diào)跨界融合、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、重塑結(jié)構(gòu)、尊重人性、開放生態(tài)、連接一切，突出每一個(gè)人都是檔案用戶，都有共享檔案資源的權(quán)利，都有利用檔案的意愿，都可以在開放、多元的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下表達(dá)出個(gè)性化的需求。但是，當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”的環(huán)境下仍存在影響我國潛在檔案用戶轉(zhuǎn)化的因素。

一、 社會(huì)環(huán)境因素

1.政治因素

政治因素是影響我國潛在檔案用戶轉(zhuǎn)化的重要因素之一。政策具有導(dǎo)向性，國家在不同歷史時(shí)期的不同政策會(huì)影響用戶的檔案利用需求。開放的政策環(huán)境會(huì)引導(dǎo)用戶表達(dá)出自己已有的利用需求或者是吸引更多的用戶把檔案利用看成是一種休閑娛樂的方式，而封閉的環(huán)境則會(huì)扼殺用戶利用檔案的意識(shí)，潛在用戶始終處于“休眠”的狀態(tài)，不知道如何利用檔案及表達(dá)自己的利用需求。在“互聯(lián)網(wǎng)+”這個(gè)開放的環(huán)境下，要求資源的開放共享，尊重每一位公民表達(dá)自己需求的權(quán)利，但我國目前的體制與政策仍存在一些不合理的地方。在檔案管理體制上，我國奉行集中式的管理體制：高度集中，分散管理。集中式的管理體制是一種用行政命令手段統(tǒng)管一切的管理體制，在認(rèn)識(shí)和執(zhí)行中常常帶有單調(diào)性、封閉性而必然會(huì)在一定程度上束縛人們的思想，并且容易產(chǎn)生條塊分割、集中統(tǒng)一與條條的沖突、檔案局（館）各自為政等問題，忽視了對(duì)檔案用戶的關(guān)注，尤其是潛在的檔案用戶。因此，集中式的管理體制不利于檔案潛在用戶的轉(zhuǎn)化。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代要求開放生態(tài)和尊重人性，特別是對(duì)于與個(gè)人利益息息相關(guān)的檔案，檔案用戶如果沒有最基本的知情權(quán)的話，潛在檔案用戶向現(xiàn)實(shí)檔案用戶的轉(zhuǎn)化仍將是一個(gè)漫長的過程。

2.經(jīng)濟(jì)因素

檔案潛在用戶的轉(zhuǎn)化也受制于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展對(duì)檔案工作人、財(cái)、物的發(fā)展有著極大的改善作用?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代我國逐漸實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級(jí)，向創(chuàng)新型國家轉(zhuǎn)型，且GDP總量躍居世界第二。但在繁榮的局面下我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展仍然存在地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡、資源配置不合理的狀況。經(jīng)濟(jì)因素的改善將會(huì)激勵(lì)檔案用戶的利用需求，經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不平衡使我國中西部廣大的檔案用戶的檔案意識(shí)始終處于萌芽的狀態(tài)，潛在向現(xiàn)實(shí)的轉(zhuǎn)化得不到經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的支持。伴隨經(jīng)濟(jì)改革的日益深入，民生檔案日益成為公民關(guān)注的焦點(diǎn)和利用的熱門檔案，如醫(yī)療保險(xiǎn)檔案、住房檔案、扶貧開發(fā)檔案等，但是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不平衡又造成了各地區(qū)在民生檔案保管、整理、提供利用等方面的差異，不利于潛在檔案用戶的轉(zhuǎn)化。在檔案資源的配置上，也存在配置的不合理。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，由市場(chǎng)對(duì)檔案資源進(jìn)行優(yōu)化配置，根據(jù)供求關(guān)系促進(jìn)檔案資源的合理流動(dòng)。這勢(shì)必造成優(yōu)質(zhì)檔案資源流向大城市，對(duì)于中小城市許多潛在的檔案用戶來說，有限的檔案資源也制約了其向現(xiàn)實(shí)用戶的轉(zhuǎn)化。

3. 媒體宣傳因素

檔案用戶檔案意識(shí)的培養(yǎng)很大程度上也取決于社會(huì)主流媒體的宣傳?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，社交媒體迅速發(fā)展，具有方便快捷、內(nèi)容豐富、更新速度快、交互性強(qiáng)、高度共享等特點(diǎn)，打破了時(shí)間空間的局限性，使用戶每天都能接觸到海量的信息。潛在檔案用戶的挖掘光靠檔案部門或者檔案館的宣傳是不夠的，其開通的檔案網(wǎng)站、檔案展覽、數(shù)字檔案館等受眾面狹小，對(duì)潛在檔案用戶檔案需求的喚醒存在局限性。因此應(yīng)發(fā)揮主流媒體的力量來激發(fā)潛在檔案用戶的利用需求。但目前我國的主流媒體在關(guān)注點(diǎn)上更集中于經(jīng)濟(jì)和民生新聞的報(bào)道，對(duì)于人文、歷史類的新聞鮮有涉及。身為輿論導(dǎo)向的主流媒體如果都缺乏檔案意識(shí)，那么受主流媒體影響的潛在檔案用戶則更難轉(zhuǎn)化。缺乏人文情懷的主流媒體若一味遵從著利益的導(dǎo)向，重視物化生活的報(bào)道，那我們的社會(huì)終將進(jìn)入沒有精神生活的“半人社會(huì)”。潛在檔案用戶的轉(zhuǎn)化主流媒體需積極參與，拓寬檔案信息的傳播渠道，增加檔案工作報(bào)道的篇幅，樹立個(gè)性化、去“中性化”、交互性的傳播理念，向潛在用戶傳播檔案利用的價(jià)值，促使更多潛在的檔案用戶在主流媒體的熏陶下進(jìn)行轉(zhuǎn)化。

二、檔案資源因素

1.檔案資源數(shù)量

檔案資源是開展檔案利用工作的基礎(chǔ)，館藏量的豐富程度決定了檔案服務(wù)開展的廣度和深度。"互聯(lián)網(wǎng)+"時(shí)代下，信息的跨界融合，使信息呈現(xiàn)出爆炸式增長的趨勢(shì)，檔案資源也不可避免，出現(xiàn)了新的檔案種類，如健康檔案、金融檔案、物流檔案等。檔案用戶對(duì)于新型檔案的需求也在不斷增加，這就為潛在檔案用戶的轉(zhuǎn)化提供了新的契機(jī)與更大的利用面。但是，“互聯(lián)網(wǎng)+”下，檔案信息資源仍存在數(shù)量龐大、有序化程度低、缺乏組織、動(dòng)態(tài)性強(qiáng)、真實(shí)性和完整性存在質(zhì)疑等問題，檔案部門在檔案的收集、鑒定與開發(fā)利用中如果不能很好的解決上述問題，那么潛在檔案用戶還是不知道如何去利用檔案滿足自己的需求，潛在檔案用戶的迷茫仍將持續(xù)。

2.檔案資源質(zhì)量

如果說檔案資源的數(shù)量是檔案潛在用戶轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)，那么檔案資源的質(zhì)量則決定著檔案潛在用戶轉(zhuǎn)化的程度?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代帶來了檔案資源數(shù)量的飛速增長，同時(shí)也帶來了許多非標(biāo)準(zhǔn)化、非結(jié)構(gòu)化、非常態(tài)化的檔案資源，降低了檔案資源的質(zhì)量，給檔案的編研與開發(fā)利用工作帶來了很大的困難。一方面，面對(duì)大量無序化、不標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息資源，檔案部門的工作人員要花費(fèi)眾多的精力在檔案的整理與鑒定上，忽視了對(duì)檔案的開發(fā)利用。另一方面，非結(jié)構(gòu)化、非常態(tài)化的檔案資源也給檔案的編目工作帶來了困難。檔案工作人員不能夠準(zhǔn)確識(shí)別檔案的內(nèi)容特征和結(jié)構(gòu)特征，不能夠?qū)﹃P(guān)鍵詞進(jìn)行準(zhǔn)確的提取，編目工作的挑戰(zhàn)也會(huì)阻礙潛在檔案用戶的轉(zhuǎn)化?；ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案用戶在需求上也呈現(xiàn)多樣化的特點(diǎn)，他們對(duì)檔案部門提供的服務(wù)也更高的要求，雖然對(duì)于潛在檔案用戶來說這種要求并沒有明確表達(dá)出來。檔案用戶對(duì)于信息的加工程度要求越來越高，原始的檔案信息已經(jīng)不能夠滿足其需求，二次、三次檔案信息的需求更加普遍。面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)檔案資源質(zhì)量良莠不齊和潛在檔案用戶需要加工程度高的檔案信息資源之間的矛盾，也不利于潛在檔案用戶的轉(zhuǎn)化。

3.檔案資源結(jié)構(gòu)

檔案資源結(jié)構(gòu)決定了檔案服務(wù)工作的覆蓋面，決定了不同職業(yè)、年齡、文化程度等的潛在檔案用戶轉(zhuǎn)化的數(shù)量?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案用戶的一大特點(diǎn)就是來源的廣泛性，傳統(tǒng)的檔案用戶包括檔案專業(yè)人士，政府工作人員及大學(xué)老師等，但現(xiàn)在的檔案用戶來源更為廣泛，普通用戶成為利用主體。面對(duì)檔案用戶來源結(jié)構(gòu)的變化，檔案資源結(jié)構(gòu)也應(yīng)適應(yīng)其變化。但從目前來看，我國各地檔案館的館藏中，文書檔案仍占據(jù)相當(dāng)大的比重，因其政治性較強(qiáng)，普通檔案用戶很少有利用的需求。胡燕教授對(duì)檔案潛在用戶的選擇意愿進(jìn)行了調(diào)查，排在前三位的依次是建筑特色、自然景觀、歷史古籍檔案，重大歷史事件檔案，學(xué)籍、戶籍、工齡、工資、職業(yè)資格檔案，而政府的文書檔案則排名靠后。從中可以看出，無論是現(xiàn)實(shí)檔案用戶還是潛在的檔案用戶，都注重休閑檔案的利用，希望通過這類檔案來增加自己的知識(shí)，豐富自己的閱歷，陶冶情操。我國各地檔案館在加大休閑檔案收集力度的同時(shí)，還要加大對(duì)休閑檔案的開發(fā)力度，著力開發(fā)利用量大的檔案，合理配置開發(fā)資源。因此，可以看出檔案資源結(jié)構(gòu)的合理性及開發(fā)程度也會(huì)影響潛在檔案用戶的轉(zhuǎn)化。

三、檔案部門因素

1.檔案工作人員

檔案工作人員的思想觀念和素質(zhì)能力也關(guān)系到潛在檔案用戶的轉(zhuǎn)化。在思想觀念上，我國的檔案工作人員受“重藏輕用”觀念的影響，在檔案服務(wù)過程中往往處于被動(dòng)地位，只有檔案用戶產(chǎn)生了檔案需求并主動(dòng)上門查詢才會(huì)提供檔案服務(wù)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的環(huán)境下，開放的生態(tài)，創(chuàng)新的模式，要求檔案工作人員必須樹立主動(dòng)服務(wù)的觀念，開發(fā)檔案資源，積極為檔案用戶服務(wù)。目前，大量潛在的檔案用戶受各種因素的限制并不能有效的表達(dá)出自己檔案利用的需求，如果檔案工作人員仍堅(jiān)持被動(dòng)服務(wù)的理念，不去引導(dǎo)檔案用戶把需求表達(dá)出來，那么潛在檔案用戶仍不會(huì)與檔案利用碰撞出“火花”。檔案工作人員首先要提升業(yè)務(wù)素質(zhì)?；ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境下，館藏日益豐富、檔案產(chǎn)品越來越多，面對(duì)潛在檔案用戶存在的多元化的檔案需求，檔案工作人員需提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，了解館藏內(nèi)容及結(jié)構(gòu)，對(duì)用戶提出的專業(yè)問題給出專業(yè)的回答。然后，要提高計(jì)算機(jī)素質(zhì)?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，大部分檔案館都引進(jìn)了檔案信息管理系統(tǒng)，開設(shè)了檔案網(wǎng)站，進(jìn)行了數(shù)字檔案館建設(shè)，都促使檔案工作人員要加快自身信息化的建設(shè)，以更好的為潛在檔案用戶服務(wù)。

2.檔案宣傳

檔案部門自身對(duì)檔案利用的宣傳工作也是影響潛在檔案用戶轉(zhuǎn)化的因素。檔案及檔案工作始終給人一種神秘的感覺，雖然近年來我國提出了“檔案強(qiáng)國”的戰(zhàn)略，要加強(qiáng)普通用戶的檔案意識(shí)，提高檔案利用率，但是檔案給人的固化思維依然存在，在潛在檔案用戶群體中顯得尤為明顯，說明我國檔案部門的宣傳工作仍存在許多不足?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代信息飛速發(fā)展，信息傳播的手段也日趨豐富，以微博、微信、客戶端為代表的新媒體成為了宣傳推廣工作的主要陣地。但是宣傳工作仍存在以下問題：首先，宣傳力度不夠，覆蓋面過窄?，F(xiàn)有的檔案宣傳工作大多針對(duì)的仍是現(xiàn)實(shí)檔案用戶，宣傳的效應(yīng)很難波及到潛在的檔案用戶。其次，宣傳內(nèi)容單一。與多樣化的潛在用戶需求相比，現(xiàn)在的檔案宣傳工作主要涉及政府機(jī)關(guān)的現(xiàn)行文件和歷史文件，以及少量的歷史檔案，在用戶興趣度高的家譜檔案、地方特色檔案、地理檔案等方面宣傳過少。最后，在宣傳手段上，結(jié)合新媒體宣傳固然是“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的特色，但是不可否認(rèn)的是，我國潛在檔案用戶在數(shù)字信息利用能力上還存在欠缺，與快速發(fā)展的檔案信息技術(shù)水平存在差距，因此檔案部門也要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案宣傳工作，深入基層開展檔案及檔案工作的宣傳，線上與線下相配合，拉進(jìn)與潛在檔案用戶的距離。

四、潛在檔案用戶因素

1.檔案用戶的職業(yè)和工作性質(zhì)

檔案利用可以分為學(xué)術(shù)利用、普遍利用、實(shí)際利用和休閑利用。目前來看，我國的檔案利用率仍處于較低水平，利用主要集中在學(xué)術(shù)利用和實(shí)際利用，除了檔案利用與檔案用戶的既得利益有關(guān)外，檔案用戶的職業(yè)和工作性質(zhì)對(duì)檔案利用也起到了關(guān)鍵作用。檔案用戶的職業(yè)和工作性質(zhì)決定了其在什么時(shí)候遇到什么樣的問題去哪通過什么方式去查找哪些能夠滿足自己需求的檔案，如學(xué)術(shù)利用中，學(xué)術(shù)研究者往往需要大量的查閱檔案才能佐證自己的思想觀點(diǎn)。因此，用戶的職業(yè)和工作性質(zhì)往往決定了檔案用戶的規(guī)模和潛在檔案用戶轉(zhuǎn)化的程度。但在目前的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案用戶的職業(yè)和工作性質(zhì)也影響了潛在檔案用戶的轉(zhuǎn)化。

2.檔案用戶的意識(shí)

檔案意識(shí)是指檔案用戶對(duì)檔案和檔案工作的主觀反映，是對(duì)檔案的價(jià)值、作用以及滿足需求能力的認(rèn)識(shí)。檔案意識(shí)的高低直接決定了檔案利用率的高低以及潛在檔案用戶轉(zhuǎn)化的速率。宣傳和教育在檔案意識(shí)的提升中起到了關(guān)鍵作用。檔案意識(shí)的培養(yǎng)是一個(gè)有目的性的漸近的過程，但在目前信息爆炸的環(huán)境下，潛在檔案用戶很少主動(dòng)去了解有關(guān)檔案的信息，造成了檔案部門的宣傳工作很難精準(zhǔn)的到達(dá)潛在檔案用戶，造成了潛在檔案用戶的檔案意識(shí)仍處于萌芽階段。提升潛在檔案用戶的檔案意識(shí)，不僅要改善其對(duì)檔案工作的看法，更重要的是要讓檔案工作影響其生活?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，我們看到了互聯(lián)網(wǎng)在金融、醫(yī)療、物流、購物等方面給我們帶來的方便與快捷，但是在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”上，并沒有取得理想的效果，互聯(lián)網(wǎng)雖然提升了檔案用戶服務(wù)的便捷性，但沒有和檔案用戶產(chǎn)生粘性，更沒有對(duì)潛在檔案用戶的生活產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的影響?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代，潛在檔案用戶的檔案意識(shí)與檔案部門的服務(wù)是相輔相成的。檔案意識(shí)的提高會(huì)帶動(dòng)檔案利用率的提高，促使檔案部門提供優(yōu)良的用戶體驗(yàn)。同時(shí)，檔案部門服務(wù)的提高也會(huì)使更多用戶得到個(gè)性化的服務(wù)，挖掘出大量潛在檔案用戶。

3.潛在檔案用戶的利用能力

潛在檔案用戶的利用能力是指其為了滿足自己的利用需求，將分析、獲取的信息利用于實(shí)踐的能力。利用能力受多方面的影響，包括知識(shí)水平、認(rèn)知能力、分析判斷能力等。潛在檔案用戶只有具備了良好的利用能力，才能準(zhǔn)確的表達(dá)出自己的利用需求?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，對(duì)潛在檔案用戶的利用能力提出了更高的要求。良好的知識(shí)儲(chǔ)備和合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)是利用的基礎(chǔ)，隨著檔案信息系統(tǒng)的普遍建立，多數(shù)檔案部門開設(shè)了檔案網(wǎng)站及建立了數(shù)字檔案館，這就要求潛在檔案用戶具備基本的計(jì)算機(jī)操作能力和信息檢索能力，能夠利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案利用的預(yù)約工作。如果潛在檔案用戶不緊跟互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的潮流，那么他們就不具備基本的檔案利用能力，檔案部門所開展的信息化工作也就只是徒勞。

（作者單位：安徽大學(xué)管理學(xué)院）