馮玉娟

摘要：檔案信息化推動(dòng)了檔案工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化。同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，如何做好信息化時(shí)代的檔案管理工作是我們各級(jí)檔案管理人員亟待探討和解決的課題。本文作者結(jié)合本人的工作，就這一課題，進(jìn)行粗淺探討。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng)；檔案；信息化；管理

21世紀(jì)我國(guó)進(jìn)入信息化時(shí)代，信息化已成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志，為各行各業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展注入活力。檔案管理引入信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，已成為檔案行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。近年來(lái)，我國(guó)各市區(qū)、縣基層檔案部門(mén)對(duì)信息化建設(shè)都做了一些探索和嘗試，取得了一定的成績(jī)，特別是我國(guó)中東部較富裕的市區(qū)、縣，基本實(shí)現(xiàn)了檔案信息化，其他地區(qū)的基層檔案部門(mén)也逐步走向信息化。這一發(fā)展不僅促使檔案管理實(shí)現(xiàn)由檔案實(shí)體保管向以多種形式數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變的飛躍，推動(dòng)檔案工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化。同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，如何做好信息化時(shí)代的檔案管理工作是我們各級(jí)檔案管理人員亟待探討和解決的課題。本文擬就這一課題，結(jié)合本人的工作進(jìn)行粗淺探討，與同行們商榷。

一、檔案信息化基本概念和要素

檔案信息化是指在國(guó)家總體規(guī)劃和系統(tǒng)組織之下，采用現(xiàn)代信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化，檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)、向以檔案數(shù)字信息管理利用為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變，最大限度地滿足社會(huì)檔案需求的建設(shè)過(guò)程。

其要素是：檔案信息網(wǎng)絡(luò)，檔案信息資源，檔案信息專業(yè)人才，信息技術(shù)和設(shè)備，檔案信息化法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。

檔案信息化管理就是要圍繞檔案信息化的五大要素開(kāi)展工作，確保檔案信息化重點(diǎn)要素的落實(shí)，推動(dòng)檔案信息化實(shí)現(xiàn)與發(fā)展。

二、加強(qiáng)檔案信息化管理的對(duì)策

1、加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理。網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字檔案信息傳輸交流的平臺(tái)，是檔案信息化的基本設(shè)施。推進(jìn)檔案信息化首先要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)檔案信息管理首先要做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)的管理。當(dāng)前不同地區(qū)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)包括：專門(mén)構(gòu)建的檔案局域網(wǎng)和區(qū)域網(wǎng)等檔案信息專用網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)等共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。在此基礎(chǔ)上還有逐步建立立足服務(wù)社會(huì)和民生的保險(xiǎn)、人事管理、歷史資料查詢等專業(yè)網(wǎng)絡(luò)等，為檔案信息化創(chuàng)造了不同的傳輸交流的平臺(tái)。加強(qiáng)對(duì)于各種網(wǎng)絡(luò)的管理，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù) 安全運(yùn)行包括三個(gè)方面的內(nèi)容：一是完善制度，落實(shí)責(zé)任。對(duì)于不同網(wǎng)絡(luò)要設(shè)立專門(mén)網(wǎng)管人員，制定相應(yīng)的管理制度和責(zé)任制，確保對(duì)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行實(shí)現(xiàn)有效管理。二是注重技術(shù)管理，定期調(diào)整維護(hù)，及時(shí)升級(jí)換代，確保設(shè)備處于良好運(yùn)行狀態(tài)。三是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，重點(diǎn)防止數(shù)字化檔案?jìng)鬏敯踩珕?wèn)題，對(duì)于設(shè)計(jì)國(guó)家機(jī)密和部門(mén)商機(jī)的信息，要采取加密技術(shù)，實(shí)行檔案的非公開(kāi)性或分等級(jí)公開(kāi)制度；設(shè)置網(wǎng)絡(luò)微機(jī)防火墻等。四是認(rèn)真貫徹國(guó)家檔案信息化法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案信息運(yùn)行統(tǒng)一管理性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，避免所使用的硬、軟件系統(tǒng)不同及檔案所建的數(shù)據(jù)庫(kù)種類繁多而造成的電子文件格式不一問(wèn)題，影響信息暢通交流共享。

2、加強(qiáng)檔案信息資源管理。檔案信息資源是指存儲(chǔ)于各種介質(zhì)、處于不同階段的各類在線和脫機(jī)的數(shù)字檔案信息，包括數(shù)字檔案、電子檔案以及原有的影像、磁帶、光盤(pán)等檔案資料。是檔案信息化的核心要素，是取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的主要手段。檔案信息資源管理主要包括以下內(nèi)容：一是信息資源的收集和制作。制定并貫徹文檔一體化的管理制度，確保各項(xiàng)檔案資料的全部收集無(wú)遺漏，各部門(mén)要嚴(yán)格執(zhí)行文檔一體化管理制度，所有文稿、影像、電子資料都必須向檔案部門(mén)備份，保持與檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)通暢，及時(shí)準(zhǔn)確全面的保障檔案資源的收集。檔案部門(mén)按照各部門(mén)提供的信息資料及時(shí)整理制作，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、語(yǔ)音輸入等技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化處理，變?yōu)楹细竦臋n案信息資源。二是做好信息資源的存儲(chǔ)保管工作。保證檔案資源保質(zhì)保量的長(zhǎng)期存儲(chǔ)，在傳統(tǒng)的檔案室防火、防盜、防水、防霉、防蟲(chóng)、防蛀的基礎(chǔ)上，采取現(xiàn)代化技術(shù)，增加防光電，防磁、防輻射等措施，避免設(shè)備故障或破壞，程序缺陷、電子計(jì)算機(jī)病毒、竊聽(tīng)與篡改、黑客攻擊、技術(shù)淘汰等技術(shù)問(wèn)題的發(fā)生。

3、加強(qiáng)檔案信息化管理人員和技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新，是現(xiàn)代電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用。做好檔案信息化管理工作需要具有現(xiàn)代化知識(shí)的人才。而我國(guó)多數(shù)地區(qū)檔案管理人員不完全符合這一要求，因此加強(qiáng)檔案信息化管理首先培養(yǎng)政治思想過(guò)硬、紀(jì)律觀念強(qiáng)、技術(shù)業(yè)務(wù)水平高、工作能力強(qiáng)的復(fù)合型人才，建立一支適應(yīng)新時(shí)期要求的檔案信息化管理的隊(duì)伍。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，一是要加強(qiáng)檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。提高檔案人員檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)、實(shí)際操作技能和國(guó)家檔案政策水平。采取在崗培訓(xùn)，脫產(chǎn)進(jìn)修、人才引進(jìn)等多種方式，提高我國(guó)檔案管理隊(duì)伍整體專業(yè)水平。二是加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn)。使檔案管理人員盡快掌握建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運(yùn)用及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用等方面的知識(shí)和實(shí)操技能。

4、加強(qiáng)設(shè)備、技術(shù)投入與管理。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，

需要依靠現(xiàn)代化電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，需要各種先進(jìn)電子軟件技術(shù)的支持。硬件設(shè)備主要包括：計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、語(yǔ)音輸入器、多媒體傳輸設(shè)備等，以此完成數(shù)字模擬整合、數(shù)字編碼、存儲(chǔ)、傳播等工作。同時(shí)還需要不斷購(gòu)買新的系統(tǒng)軟件，進(jìn)行更新?lián)Q代。這就要求檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要不斷增加投入，購(gòu)置配備先進(jìn)設(shè)備，升級(jí)換代軟件技術(shù)，改善現(xiàn)有工作條件，以符合檔案信息化管理要求。同時(shí)，要發(fā)揮技術(shù)人員的作用，對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理，精心維護(hù)，建立設(shè)備定期維護(hù)保養(yǎng)制度并認(rèn)真落實(shí)，確?，F(xiàn)有設(shè)備發(fā)揮最佳功能，推動(dòng)檔案信息化管理的的實(shí)現(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案信息化是國(guó)家信息化戰(zhàn)略的一個(gè)重要組成部分，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新與改革，是現(xiàn)代化電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用，必將對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)新的飛躍。我們國(guó)家基層檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)和探索，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，為我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭歡 如何加強(qiáng)檔案信息化管理

[2]《城建檔案》2017年 第6期 廣東南粵物流實(shí)業(yè)有限公司