淺析高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理體系建設(shè)

阿曼古麗·依斯拉吉

【摘要】隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展以及綜合國力的提升，我國對高等教育的投入不斷加大。許多高校的規(guī)模越來越大，一所綜合性的大學(xué)可以根據(jù)專業(yè)的不同分為許多學(xué)院，即二級學(xué)院。在二級學(xué)院的管理工作中，教學(xué)檔案的管理尤為重要。如何加強二級學(xué)院教學(xué)檔案管理體系的建設(shè)，使其能夠在日益激烈的高校競爭中保持優(yōu)勢，本文將圍繞二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作進行研究，探討建設(shè)完善的教學(xué)檔案管理體系的方法。

【關(guān)鍵詞】高等教育；二級學(xué)院；管理體系；檔案管理

高校二級學(xué)院教學(xué)檔案是指在教學(xué)過程中形成的一些具有重要價值的資料，它記載了二級學(xué)院的發(fā)展歷史，承載著校風(fēng)學(xué)風(fēng)以及重大研究成果，記錄著許多寶貴的教學(xué)管理經(jīng)驗，通常以文字圖表或電子版的資料進行保存。完善的教學(xué)檔案管理體系對于學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量提升是一個重要保障。

一、高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的分類

（一）黨政方面的檔案

黨政檔案是對黨委在平常舉辦的各種活動的記錄，及相關(guān)的材料，主要包括學(xué)院內(nèi)各個崗位的職責(zé)，相關(guān)的管理制度，黨委制定的一些文件以及重要指導(dǎo)思想、黨委的會議記錄、黨委的獎勵與懲罰記錄等。通過這些相關(guān)檔案的記錄，明確學(xué)院的發(fā)展方向，規(guī)范學(xué)院管理體系。

（二）教學(xué)過程中的檔案

這類檔案中主要包含教學(xué)過程中的相關(guān)資料及文件。比如各年級各學(xué)科的成績統(tǒng)計、試卷、師資隊伍建設(shè)狀況、學(xué)生實習(xí)資料及實習(xí)手冊、教學(xué)研究資料等。

（三）科學(xué)研究方面的檔案

高校及高校的二級學(xué)院是科學(xué)研究的基地，通過對課題進行研究，提出許多創(chuàng)新性的觀點，這些觀點發(fā)表為論文，促進了學(xué)術(shù)進步。此類檔案有：各類論文的目錄以及內(nèi)容，獲得獎勵證書的資料，學(xué)術(shù)交流過程中的記錄資料等。

（四）學(xué)生的檔案

學(xué)生是學(xué)院的主體，在教學(xué)工作中占據(jù)著重要位置，因此他們的教學(xué)檔案同樣占有很大的比重。比如各年級學(xué)生名單，各個班級情況，班級班風(fēng)班紀(jì)建設(shè)，學(xué)生參加有意義的活動的留影，學(xué)生參加活動材料，學(xué)生發(fā)表的學(xué)術(shù)論文等方面的資料。

二、建設(shè)二級學(xué)院教學(xué)檔案管理體系的舉措

（一）加強對教學(xué)檔案的宣傳

在教學(xué)檔案的管理過程中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案缺失的情況，究其原因，一方面是由于管理的不到位，另一方面是因為全體師生的檔案意識不強。教學(xué)檔案管理體系的建設(shè)要從根本抓起，不可治標(biāo)不治本。思想方面的問題正是這一情況的根源。因此，應(yīng)加強宣傳，使全體師生對教學(xué)檔案有一個深入的了解，使其認(rèn)識到教學(xué)檔案的重要性，從而為教學(xué)檔案管理體系的建設(shè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（二）制定完善的管理制度

二級學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分注重教學(xué)檔案管理的制度建設(shè)，保證檔案管理工作在一定的規(guī)范內(nèi)進行。比如不僅要重視電子版錄入工作，還要注重紙質(zhì)版電子檔案的收集與保存，完善電子版與紙質(zhì)版資料的雙重錄入工作。制定責(zé)任制，將不同類型的教學(xué)檔案分屬相應(yīng)的學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，下面再設(shè)立相應(yīng)的專業(yè)管理人員，細(xì)化分工，各檔案管理人員負(fù)責(zé)好各自的板塊，最后總結(jié)匯成一個整體。

（三）定期對管理人員進行培訓(xùn)

提高檔案管理人員的水平對整個教學(xué)檔案工作的建設(shè)具有重要的意義。如今的檔案管理工作人員水平參差不齊，導(dǎo)致整體的管理水平底下，針對這種情況，可以開展相應(yīng)的檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)水平，從而完善整個教學(xué)檔案的管理體系。

三、結(jié)語

完善的檔案管理體系建設(shè)是促進高校二級學(xué)院蓬勃發(fā)展的動力，可以使教學(xué)工作更加規(guī)范化、教學(xué)研究更加便利化、學(xué)生信息管理更加簡便化。因此，通過加強宣傳，使全體師生對檔案管理有更深刻的認(rèn)識；通過完善管理制度，使教學(xué)檔案管理體系有條不紊地運行；加強人才建設(shè)，使管理人員的專業(yè)水平提升，進而提升整體的教學(xué)檔案管理工作。期望二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理體系建設(shè)可以得到飛速發(fā)展，為其教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)評估提供更多的服務(wù)。

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（作者單位：塔里木大學(xué)）