淺談檔案管理數(shù)字化

魏清

摘要：進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，隨著社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的高速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”的直接推動(dòng)了中國(guó)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等創(chuàng)新技術(shù)的誕生和發(fā)展，人類步入一個(gè)新時(shí)代的紀(jì)元--“大數(shù)據(jù)時(shí)代”。而在“大數(shù)據(jù)時(shí)代”下傳統(tǒng)的檔案管理迫切需要經(jīng)歷涅槃式重構(gòu)，打破成舊、落后、繁重的管理格局，與大數(shù)據(jù)時(shí)代接軌，重構(gòu)檔案管理生態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化已成為大數(shù)據(jù)時(shí)代下的必然選擇。本文主要針對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行相應(yīng)的分析和探討。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化;管理

進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，隨著社會(huì)的進(jìn)步，“科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的高速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”的直接推動(dòng)了中國(guó)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等創(chuàng)新技術(shù)的誕生和發(fā)展，中國(guó)自此也正在悄然進(jìn)入一個(gè)新的時(shí)代革命，使人類步入一個(gè)新時(shí)代的紀(jì)元—大數(shù)據(jù)時(shí)代。然而在大數(shù)據(jù)時(shí)代下傳統(tǒng)的檔案管理迫切需要經(jīng)歷涅槃式重構(gòu)，打破成舊、落后、繁重的管理格局，與大數(shù)據(jù)時(shí)代接軌，重構(gòu)檔案管理生態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化已成為大數(shù)據(jù)時(shí)代下的必然選擇。

一、檔案管理數(shù)字化的意義

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理穩(wěn)定最大化

只要人在社會(huì)生活的過(guò)程中就會(huì)有各種記錄，檔案的組成也是由組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息?？梢哉f(shuō)人從生到死都離不開(kāi)檔案，從大學(xué)畢業(yè)到參加工作，從辦理退休直至最后死亡，每一項(xiàng)都是和檔案息息相關(guān)，每一項(xiàng)都是以檔案記載為唯一標(biāo)準(zhǔn)的，因此檔案管理的重要性就可見(jiàn)一斑了。

傳統(tǒng)的檔案還是以紙質(zhì)版的為主，所有的內(nèi)容都是記錄在紙上的，但是隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案會(huì)出現(xiàn)字體慢慢模糊或消失的窘境。我國(guó)的人口基數(shù)不斷增大，紙質(zhì)版檔案數(shù)量也在不斷的上升，那么相應(yīng)配套的人力、物力、財(cái)力等措施也要增加，尤其是在企業(yè)改制的過(guò)程中，一些單位的檔案管理人員的某些不規(guī)范的操作，致使個(gè)別人員的檔案丟失亦或是由于管理疏忽導(dǎo)致火災(zāi)等安全事故導(dǎo)致檔案損毀的等情況，這也大大增加了檔案管理的難度。

（二）為各部門(mén)實(shí)行網(wǎng)上聯(lián)合辦公提供更加便捷的條件

檔案管理數(shù)字化是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、內(nèi)部網(wǎng)等進(jìn)行高效檢索，提高各檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的互通、互聯(lián)等數(shù)據(jù)共享，為檔案面向全社會(huì)服務(wù)大眾及其自身內(nèi)部管理提供了更為嚴(yán)苛全面的要求。這既符合大數(shù)據(jù)高科技時(shí)代，又符合黨中央一次次提出要簡(jiǎn)化各種行政審批手續(xù)，讓百姓辦事最多跑一趟的要求。

（三）追上現(xiàn)代社會(huì)的多元化、信息化、科技化、國(guó)家化的特征

這就在客觀上要求我們的檔案管理也要有多元化、信息化、科技化、國(guó)家化的特征?，F(xiàn)代社會(huì)不再是閉門(mén)造車的時(shí)代，更多的開(kāi)放性、包容性、創(chuàng)造性，這就要求我們的檔案管理也應(yīng)跟上高鐵速度，加快完善將紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)換過(guò)渡到信息化管理，加快音頻、圖像、視聽(tīng)資料的建檔立卡，加大硬件的資金投入力度，加快專業(yè)化檔案管理人才的培育。

二、檔案管理數(shù)字化存在的問(wèn)題

（一）數(shù)字化檔案儲(chǔ)存的安全性問(wèn)題

隨著互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展，各項(xiàng)新技術(shù)在加速經(jīng)濟(jì)社會(huì)各領(lǐng)域深度融合的同時(shí)，也使得網(wǎng)絡(luò)安全面臨更大的挑戰(zhàn)。在剛剛過(guò)去的2017年，一種名為“想哭”的勒索病毒襲擊全球150多個(gè)國(guó)家和地區(qū)，影響領(lǐng)域包括政府部門(mén)、醫(yī)療服務(wù)、公共交通、郵政、通信和汽車制造業(yè)?；ヂ?lián)網(wǎng)安全問(wèn)題再一次的進(jìn)入大眾的視野?；ヂ?lián)網(wǎng)猶如一把雙刃劍，如何能夠利用好并且確保這個(gè)龐大存儲(chǔ)量和海量數(shù)字化信息庫(kù)資源的安全性也是我們迫切要解決的問(wèn)題。

（二）數(shù)字化檔案保存的長(zhǎng)久性問(wèn)題

面對(duì)檔案數(shù)據(jù)的龐大性、復(fù)雜性、多樣性，政府或企業(yè)預(yù)算投入的方面也存在問(wèn)題。雖然說(shuō)很多的企事業(yè)單位已經(jīng)有專門(mén)的檔案管理人員，可從目前來(lái)看配備的大多都不是檔案的專業(yè)性人才，另一方面在資金投入方面也還存在著很大的差距，所以從目前來(lái)看檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)“軟”“硬”條件還都尚不成熟。雖已有個(gè)別地方會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，但另一方面還是會(huì)有依賴于紙質(zhì)檔案建立的基礎(chǔ)之上。另外在如何處理海量數(shù)字檔案資源長(zhǎng)久保存和備份等這些新問(wèn)題上也是我們亟待解決的問(wèn)題。

（三）數(shù)字化檔案管理的保密性問(wèn)題

檔案管理安全性問(wèn)題說(shuō)大不大，說(shuō)小不小，大可到民生關(guān)乎著社會(huì)的和諧穩(wěn)定，小到關(guān)系到百姓生活中息息相關(guān)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，所以檔案的處理涉及到如何運(yùn)用法律法規(guī)約束來(lái)規(guī)范檔案數(shù)字化管理。要依照相關(guān)的檔案管理辦法等文件，制定具體的操作辦法和措施，規(guī)范和指導(dǎo)各級(jí)檔案信息化建設(shè)的運(yùn)行、管理和維護(hù)工作，保障各級(jí)檔案信息化建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化。在人員方面要提高管理人員的保密意識(shí)，規(guī)范保密工作程序，提高工作人員的相關(guān)業(yè)務(wù)能力。

三、完善檔案管理數(shù)字化的措施

（一）應(yīng)建立完善檔案管理的專用電腦或系統(tǒng)的建設(shè)

電腦或系統(tǒng)應(yīng)禁止網(wǎng)絡(luò)聯(lián)網(wǎng)，并且對(duì)專員配備秘鑰，登錄電腦或系統(tǒng)要進(jìn)行身份識(shí)別，確保一人一賬號(hào)配備專人管理。這樣可以防止網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，從而保障數(shù)字化檔案的安全，從源頭上保證檔案信息的安全性?？紤]到網(wǎng)絡(luò)安全面臨的現(xiàn)實(shí)影響和威脅，我們應(yīng)在建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度的基礎(chǔ)上，對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，避免因外界因素導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞或丟失。

（二）對(duì)儲(chǔ)存檔案的電腦進(jìn)行封閉式管理，嚴(yán)禁使用電腦進(jìn)行除查詢、錄入、消除檔案等其他一切活動(dòng)

檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格培訓(xùn)，不定期要開(kāi)展相關(guān)政策法規(guī)的培訓(xùn)班，增強(qiáng)管理人員的保密意識(shí)，增強(qiáng)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、提高管理人員的自身素質(zhì)，建設(shè)一支高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求的檔案數(shù)字化管理人員隊(duì)伍。

（三）將檔案管理人員納入涉密人員范圍之內(nèi)，不定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行《保密法》、《刑法》等相關(guān)法律培訓(xùn)與學(xué)習(xí)

完善對(duì)檔案管理人員的管理制度，提高檔案管理人員入職門(mén)檻，引進(jìn)檔案管理方面專業(yè)性人才。從而從人員配備上保證檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理數(shù)字化越來(lái)越明顯的表現(xiàn)出優(yōu)越性，我們要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的意義，更多的考慮如何加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。誠(chéng)然，在檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程中，我們會(huì)遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，面對(duì)諸多問(wèn)題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢(shì)，解決新問(wèn)題，加快檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭婉強(qiáng)，淺談檔案數(shù)字化建設(shè)的作用和意義[J].工作指導(dǎo);2017年03期.

[2]錢(qián)杰生，談檔案管理數(shù)字化的意義[J].東南大學(xué)學(xué)報(bào)，2016年10期.

[3]李濤，如何做好大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作[J].黑龍江檔案. 2016年06期.