中小企業(yè)人力資源管理外包問題研究

王麗梅　吳嬋

摘 要：隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，中小企業(yè)之間的競爭變得越來越激烈，面對此種情況，中小企業(yè)必須加強(qiáng)人力資源外包管理工作，將原本由企業(yè)內(nèi)部人力資源管理部門的工作承包給專門進(jìn)行人力資源服務(wù)的外包商，以增強(qiáng)企業(yè)人力資源管理效率，降低企業(yè)運(yùn)行成本。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；人力資源管理；外包

一、人力資源管理外包的優(yōu)勢

人力資源管理外包主要指的是中小企業(yè)將由人事部門負(fù)責(zé)的技術(shù)含量低、操作重復(fù)性強(qiáng)且需要耗費(fèi)大量人力、物力、財力的人力資源管理工作交由外部專業(yè)人力資源管理公司處理，自己處理更為核心關(guān)鍵的人力資源工作，從而在降低工作成本的同時提升員工的滿意度，增強(qiáng)自身的競爭實(shí)力。中小企業(yè)實(shí)行人力資源管理外包存在多種優(yōu)勢，首先是可以幫助企業(yè)留住優(yōu)秀員工，優(yōu)秀的人力資源管理企業(yè)擁有多個人力資源管理方面的專家，其具備較強(qiáng)的綜合業(yè)務(wù)能力與技能經(jīng)驗(yàn)，可以為企業(yè)提供更為針對性的服務(wù)。且這些外部工作人員更加了解員工的實(shí)際需求，可以幫助企業(yè)制定更多的獎懲措施，增加員工度，減少員工流失率。其次是可以降低工作成本，提高企業(yè)的運(yùn)行效率。在選拔人才期間，需要經(jīng)歷面試、招聘、培訓(xùn)以及考核等多個階段，企業(yè)需要耗費(fèi)大量的人力、物力以及財力，據(jù)此，企業(yè)可以將這些工作交至專業(yè)的外包人員，確保企業(yè)可以集中管理對生產(chǎn)經(jīng)營影響更大的專業(yè)工作，從而提高工作效率。再次是可以集中資源，聚焦企業(yè)的核心競爭實(shí)力，面對激烈的市場競爭環(huán)境，企業(yè)的資源配置十分有限。中小企業(yè)在發(fā)展期間不可能同等關(guān)注每個工作階段。例如生產(chǎn)性企業(yè)可能更為注重生產(chǎn)技術(shù)的研發(fā)，而人力資源管理則屬于弱項(xiàng)，此時通過外包則可以使企業(yè)集中利用自身資源，從而提升核心競爭實(shí)力。最后是可以降低人員錄用風(fēng)險，受環(huán)境等因素的限制，企業(yè)人力資源管理水平要略遜于專業(yè)公司。通過專業(yè)外包公司的介入，中小企業(yè)不但可以得到更為專業(yè)的管理，且還可以節(jié)省大量的人才聘請成本。

二、人力資源管理外包形式

一是招聘外包，目前我國關(guān)于人力資源方面的法律法規(guī)不斷變化，企業(yè)員工存在較大的流動性，招聘風(fēng)險較大，這也使得企業(yè)開始不斷提高招聘外包程度。招聘外包主要分為兩種形式，一是在人力資源管理相關(guān)法律法規(guī)的限制下，外包機(jī)構(gòu)根據(jù)企業(yè)人力資源現(xiàn)狀提供更為合理的人才資源配置計劃；二是進(jìn)行網(wǎng)上招聘，通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布職位空缺情況。二是培訓(xùn)外包，將企業(yè)、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)以及員工等三者緊密結(jié)合在一起，以共同承擔(dān)招聘的風(fēng)險因素，在增強(qiáng)員工學(xué)習(xí)積極的基礎(chǔ)上，使員工學(xué)習(xí)到更多的人力資源管理技能。目前多數(shù)中小企業(yè)主要利用高等院校培訓(xùn)以及專業(yè)公司培訓(xùn)的方法，也有部分中小企業(yè)開始使用網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)。三是工資發(fā)放外包，主要將企業(yè)工資設(shè)計與發(fā)放工作交至專門的外包公司去做，以有效提高薪資發(fā)放效率。四是福利外包，主要指的是中小企業(yè)將福利設(shè)計與管理工作交至專門的業(yè)主或咨詢公司，在提升雙方工作效率的基礎(chǔ)上降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險。五是人力資源信息系統(tǒng)外包，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人力資源管理工作中開始廣泛使用數(shù)據(jù)庫以及互聯(lián)網(wǎng)等工具。而通過外包人力資源管理系統(tǒng)，中小企業(yè)不需要投入相關(guān)的資本便可以得到專業(yè)的信息系統(tǒng)服務(wù)。

三、對中國中小企業(yè)人力資源管理的難點(diǎn)分析

（一）阻礙中小企業(yè)發(fā)展的外部因素

1.制度不順暢，社會服務(wù)體系滯后

目前，我國企業(yè)仍按原來的所有權(quán)、部門和地區(qū)劃分為不同的部門。結(jié)果，管理混亂，口徑不同，使中小企業(yè)無所作為。這種多重復(fù)“管理”的情況也引起了“三亂”現(xiàn)象非常突出，客觀上加重了企業(yè)的負(fù)擔(dān)。中小企業(yè)薄弱，社會應(yīng)提供各種服務(wù)。目前，發(fā)達(dá)國家的社會中介組織在產(chǎn)品開發(fā)、市場定位、咨詢、技術(shù)服務(wù)等方面為中小企業(yè)服務(wù)。目前，對中小企業(yè)的服務(wù)體系在中國很不健全。

2.缺乏必要的政策支持和規(guī)范的市場

對中國的經(jīng)濟(jì)政策的一個重要特征是基于經(jīng)濟(jì)類型和行業(yè)，而不是根據(jù)企業(yè)不同規(guī)模不同行業(yè)的特點(diǎn)。因此，政府政策明顯偏向大企業(yè)，對中小企業(yè)沒有系統(tǒng)的支持。因此，中小企業(yè)融資尤其困難。

3.產(chǎn)權(quán)不明晰，發(fā)展缺乏動力

由于體制不順暢，以及行業(yè)政策的制約等原因，個私企業(yè)戴"紅帽子"（集體、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)）、穿"洋外衣"（三資）應(yīng)運(yùn)而生。由于產(chǎn)權(quán)不明晰，一些中小企業(yè)不愿意發(fā)展壯大，企業(yè)的發(fā)展缺乏應(yīng)有的動力，企業(yè)的發(fā)展受到了人的制約。

（二）中小企業(yè)自身的障礙

1.運(yùn)行機(jī)制和組織體系不適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要

特別是許多民營企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)不健全，管理混亂。在中小企業(yè)改革過程中，由于改革不規(guī)范，不完全，許多企業(yè)并沒有真正按照現(xiàn)代企業(yè)制度改革的要求進(jìn)行經(jīng)營。

2.經(jīng)營者素質(zhì)不高，管理水平低，是制約中小企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵問題

在中國中小企業(yè)管理人才稀缺，大型企業(yè)每萬名員工擁有大專以上學(xué)歷人員10.46人，2.96人的為小型企業(yè)。中小企業(yè)專業(yè)人才極其匱乏。當(dāng)前中小企業(yè)在選擇和就業(yè)機(jī)制方面存在的諸多弊端，如缺乏有效的民主制度等原因，在中小企業(yè)中普遍存在。有相當(dāng)多的中小企業(yè)管理混亂，沒有管理制度，沒有勞動和物質(zhì)消耗，沒有會計成本等，“四不”狀態(tài)。

3.設(shè)備落后，技術(shù)水平低

我國工業(yè)設(shè)備落后，中小企業(yè)比較落后。中國的中小企業(yè)資本有機(jī)構(gòu)成低，設(shè)備老化，生產(chǎn)技術(shù)水平低，勞動生產(chǎn)率低，產(chǎn)品質(zhì)量和技術(shù)含量低，資源浪費(fèi)嚴(yán)重和嚴(yán)重的工業(yè)污染。管理中存在著大量的家族管理，缺乏對生產(chǎn)和產(chǎn)品的必要科學(xué)決策，增加了生產(chǎn)經(jīng)營風(fēng)險，導(dǎo)致企業(yè)效率低下。總之，中小企業(yè)的管理還處于初級階段。

四、中小企業(yè)人力資源外包存在的問題

（一）缺乏法律及相關(guān)監(jiān)督機(jī)制

我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵因素便是法律與監(jiān)督機(jī)制，但在實(shí)行人力資源管理外包政策后，國家相關(guān)法律并未得到有效完善。一方面是當(dāng)前現(xiàn)行法律并沒有明確人力資源外包管理雙方的責(zé)任與義務(wù)；另一方面是人力資源管理外包工作并未設(shè)置第三方監(jiān)管機(jī)構(gòu)，且政府部門也沒有設(shè)置專門的監(jiān)督機(jī)關(guān)，而是由市場自行建立機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督管理。

（二）員工沒有充分認(rèn)識自理資源外包作用

近年來，隨著人力資源管理外包范圍的逐步擴(kuò)大，很多中小企業(yè)發(fā)展期間更傾向采用外包政策，以期降低成本，提升自身的競爭實(shí)力。但實(shí)際應(yīng)用過程中，多數(shù)中小企業(yè)并未充分認(rèn)識到人力資源外包的不足之處，比如企業(yè)實(shí)行外包政策時，相關(guān)人力資源管理方面的員工便會認(rèn)為自身利益受到了侵害，認(rèn)為企業(yè)實(shí)行外包政策一定會精簡人員，從而對外包存在抵觸心理。同時，部分企業(yè)的管理人員也不十分贊同人力資源外包工作，認(rèn)為外包會影響原本的管理框架。

（三）企業(yè)人力資源外包存在較大風(fēng)險

中小企業(yè)在實(shí)行人力資源外包工作時存在一定的風(fēng)險性，首先是存在信息不對稱風(fēng)險，中小企業(yè)在實(shí)行外包工作時需要與承辦單位進(jìn)行信息交接，但由于企業(yè)之間的交易信息并不對稱，因此處理相關(guān)信息時存在一定的交易風(fēng)險問題。其次是企業(yè)文化存在溝通風(fēng)險，長期經(jīng)營過程中，中小企業(yè)會逐步形成一種企業(yè)文化。但在實(shí)行人力資源外包政策后，由于不同企業(yè)之間的文化也各不相同，這便導(dǎo)致中小企業(yè)在與外包企業(yè)交流期間存在風(fēng)險。最后是外包成本風(fēng)險，中小企業(yè)在進(jìn)行人力資源外包后，其需要向相關(guān)承包單位支付一定費(fèi)用。但目前我國法律方面依然存在缺陷，企業(yè)人力資源外包工作也沒有明確相關(guān)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，以致人力資源外包過程中存在著較多風(fēng)險。

五、中小企業(yè)人力資源外包策略

（一）外包決策與籌劃策略

首先應(yīng)確定人力資源外包的預(yù)選項(xiàng)目，在進(jìn)行外包管理前，中小企業(yè)應(yīng)客觀分析自身的人力資源管理現(xiàn)狀，了解外包需求，進(jìn)而針對性的選擇相關(guān)外包項(xiàng)目。在分析自身發(fā)展戰(zhàn)略、內(nèi)外部生存環(huán)境等因素后，在對比當(dāng)前人力資源管理職能履行情況，中小企業(yè)便會找到自身人力資源管理工作存在的履行缺口，從而確定外包需求。其次是制定外包計劃并成立專門的項(xiàng)目管理小組，在確定外包需求后，中小企業(yè)應(yīng)制定詳細(xì)的外包計劃，并成立專門的項(xiàng)目小組，確保其負(fù)責(zé)整個外包過程。在制定外包計劃時應(yīng)包括外包目標(biāo)、外包模式以及外包工作內(nèi)容等，且還應(yīng)明確外包工作的具體進(jìn)度、財務(wù)預(yù)算等。整個外包計劃制定過程中最為關(guān)鍵的便是成立外包項(xiàng)目小組，其主要負(fù)責(zé)外包決策開始至結(jié)束過程中的一切搜集、接洽、談判以及監(jiān)控等工作。項(xiàng)目小組的負(fù)責(zé)人最好為中小企業(yè)的高層管理人員，且成員為企業(yè)原來的人力資源工作人員。這些人員比較熟悉企業(yè)的內(nèi)部管理現(xiàn)狀，且將其安排至外包項(xiàng)目中，會使其感受到自身的存在感與責(zé)任感，從而避免出現(xiàn)外包抵觸情緒。最后是選擇恰當(dāng)?shù)娜肆Y源外包模式，不同于大型企業(yè)，中小企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展現(xiàn)狀選擇最為適合的外包模式，且當(dāng)前外包主要分為完全外包、部分外包以及完全內(nèi)制。對于事務(wù)性職能工作，中小企業(yè)可以選擇完全外包模式，將全部的事務(wù)性工作都交給外包服務(wù)商，且事務(wù)性工作不會對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略產(chǎn)生太大影響，采取完全外包模式可以有效降低業(yè)務(wù)工作量，提高內(nèi)部管理效率。對于專業(yè)性職能工作，中小企業(yè)可以根據(jù)工作特點(diǎn)進(jìn)行選擇，若外包項(xiàng)目核心度較強(qiáng)，企業(yè)應(yīng)采用部分外包加輔導(dǎo)的模式，中小企業(yè)負(fù)責(zé)職能核心部分，服務(wù)商承擔(dān)其他的工作，并給予專業(yè)輔導(dǎo)。若外包項(xiàng)目核心度較低時，則可以采取部分外包加學(xué)習(xí)的模式，將全部職能工作均交至服務(wù)商，且企業(yè)從中學(xué)習(xí)更多的管理經(jīng)驗(yàn)。

（二）外包服務(wù)商選擇策略

一是應(yīng)初步確定外包服務(wù)商范圍，明確選擇類型。中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)外包項(xiàng)目的特點(diǎn)選擇外包商，對于事務(wù)性工作應(yīng)選擇普通中介機(jī)構(gòu)及專業(yè)的人力資源機(jī)構(gòu)；對于專業(yè)性工作應(yīng)選擇專門的人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)或高等院校人力資源專家。在明確選擇類型后，企業(yè)應(yīng)通過各種方法搜集此類外包商信息，并在網(wǎng)上搜索相關(guān)網(wǎng)站，了解外包商的情況，并在對比分析過程中完成初步篩選，排除不符合條件的外包商，明確符合實(shí)際情況的外包商預(yù)選名單。二是綜合評估并甄選外包商，明確外包商名單后，中小企業(yè)還應(yīng)做好綜合評估工作，了解外包商質(zhì)量緯度、成本緯度、素質(zhì)緯度、技術(shù)緯度等信息。之后根據(jù)指標(biāo)評估結(jié)果，利用評分法或排序法確定最終的外包商。評分法主要根據(jù)指標(biāo)緯度進(jìn)行具體評分，計算出每一維度指標(biāo)的總分，最終相加結(jié)果便是外包商的總評估分值，在比較找出得分最高的外包商。排序法也是先對評估項(xiàng)目進(jìn)行打分，根據(jù)總分對外包商進(jìn)行綜合排序，排名第一的則為首選，次之為備選。在選擇外包商時，企業(yè)還可以根據(jù)具體分工尋找多家合適的外包商進(jìn)行合作，從而進(jìn)行專項(xiàng)化管理。

（三）外包商合同商談與簽訂策略

企業(yè)與外包商之間屬于委托代理關(guān)系，因此需要借助具備法律效力的合同約束自身行為。對此，中小企業(yè)在明確外包商后，雙方便開始洽談合同的具體內(nèi)容，并最終簽訂正式的外包合同。為了制定周密嚴(yán)謹(jǐn)?shù)耐獍贤?，其必須包括外包具體服務(wù)業(yè)務(wù)、雙方在外包關(guān)系中的責(zé)任與義務(wù)、外包服務(wù)價格、外包服務(wù)期限、外包進(jìn)度制定以及風(fēng)險補(bǔ)償責(zé)任等內(nèi)容。同時，中小企業(yè)還應(yīng)在合同中明確自身的關(guān)鍵優(yōu)勢，有效保護(hù)自身知識產(chǎn)權(quán)?？紤]到外包合作中商業(yè)機(jī)密問題，中小企業(yè)還可以在外包合同中增加保密條款，以有效約束外包商行為，避免發(fā)生機(jī)密侵害問題，降低商業(yè)機(jī)密外泄的可能性。在合同商談與簽訂環(huán)節(jié)中，中小企業(yè)還應(yīng)注意細(xì)化外包成分，詳細(xì)列出每個外包環(huán)節(jié)，并給出具體的預(yù)算成本。同時，在合同談判時應(yīng)選擇專業(yè)人員，其不但應(yīng)具備良好的溝通能力，更需要具備豐富且專業(yè)的法律知識，且對企業(yè)具有足夠的忠誠度，以將雙方之間的責(zé)任與義務(wù)有效落實(shí)至合同中。除此之外，還應(yīng)有效防范合同風(fēng)險，中小企業(yè)應(yīng)聘請具備外包經(jīng)驗(yàn)與法律知識的專業(yè)人員參與合同商談過程，也可以聘請專業(yè)的第三方審計公司，在避免糾紛問題的基礎(chǔ)上將法律風(fēng)險降至最低。

（四）外包服務(wù)策略

首先應(yīng)積極配合并輔助外包商，使其充分了解企業(yè)的經(jīng)營情況、市場情況以及內(nèi)部管理情況等。且還應(yīng)幫助外包商明確當(dāng)前企業(yè)人力資源管理重點(diǎn)，在相互溝通的基礎(chǔ)上形成團(tuán)隊合作精神，實(shí)現(xiàn)兩者發(fā)展目標(biāo)的融合與統(tǒng)一。其次是提供完整真實(shí)的信息支持，處于保密與信任的考慮，中小企業(yè)往往不會對外包商提供全面真實(shí)的信息，但信譽(yù)良好且實(shí)力較強(qiáng)的外包機(jī)構(gòu)會自覺做好信息的保密工作，且合同中的保密條款也會保護(hù)商業(yè)機(jī)密。對此，中小企業(yè)應(yīng)對外包商持有信任與肯定的態(tài)度，為其提供完整真實(shí)的信息，確保人力資源工作的外包效果。當(dāng)外包商在獲取信息期間遇到阻礙時，外包項(xiàng)目管理小組應(yīng)與其進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，幫助其獲取完整信息。最后是有效協(xié)調(diào)外包過程中的各種關(guān)系，比如人力資源管理部門與外包商之間的關(guān)系、外包商與其他部門之間的關(guān)系以及外包商與員工之間的關(guān)系等。整個人力資源管理外包期間，中小企業(yè)應(yīng)鼓勵員工積極支持并參與外包項(xiàng)目，在消除員工抵觸心理的基礎(chǔ)上為其提供良好的學(xué)習(xí)平臺。

（五）外包績效評價與退出策略

當(dāng)外包商完成整個外包工作后，中小企業(yè)還應(yīng)綜合評價外包工作績效，并根據(jù)評價結(jié)果處理與外包商關(guān)系，終止合同。一是應(yīng)客觀評價外包商的工作績效，在外包服務(wù)期間，中小企業(yè)應(yīng)定期或不定期檢查、評估外包商的階段性成果。在結(jié)束外包工作后，企業(yè)也應(yīng)評價整體的外包質(zhì)量，并與預(yù)期效果進(jìn)行比較。整個評價過程中，企業(yè)可以采取定量與定性相結(jié)合的評價方法，客觀科學(xué)評價考核指標(biāo)。比如對于有效方案制定數(shù)量、成本節(jié)約程度、員工滿意率等指標(biāo)可以采用定量評價方法，而對于外包商服務(wù)態(tài)度、負(fù)責(zé)精神等指標(biāo)則需要使用定性評價方法。同時，評價時還應(yīng)注重實(shí)現(xiàn)長期評價，以提高評價工作的有效性。二是應(yīng)做好退出外包工作，在評價外包商的工作績效后，若達(dá)到了預(yù)期效果，且為企業(yè)帶來了經(jīng)濟(jì)收益，則企業(yè)可以與外包商建立長期的合作計劃，確保外包商在此后的人力資源管理工作中給予更多的專業(yè)指導(dǎo)。但如果中小企業(yè)并不滿意外包商的工作效果時，若企業(yè)不存在其他外包需求，則需要與外包商終止合作關(guān)系。且確保在退出合同后，中小企業(yè)應(yīng)處理好與外包商的關(guān)系，確保其有效保證商業(yè)機(jī)密的安全性。比如，中小企業(yè)可以通過重新簽訂保密協(xié)議以及延長保密合同期限的方法保護(hù)商業(yè)機(jī)密，保證信息的安全性。

六、結(jié)束語

人力資源外包可以確保中小企業(yè)在發(fā)展期間充分利用外部資源，在降低企業(yè)運(yùn)營成本的基礎(chǔ)上提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益，從而為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)價值。同時，中小企業(yè)的人力資源外包還可以提升其市場競爭實(shí)力，有效完善自身的管理風(fēng)險，從而大幅度提升了中小企業(yè)的發(fā)展空間，使其可以創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)價值。

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