淺析歷史檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題與對(duì)策

摘 要 檔案信息資源建設(shè)是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，是建立數(shù)字化檔案館（室）的支柱，加快檔案信息資源建設(shè)就是利用數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體向數(shù)字化文件存儲(chǔ)、查閱轉(zhuǎn)變。筆者通過(guò)在歷史檔案數(shù)字化工作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、剖析問(wèn)題，采取應(yīng)對(duì)措施積極做好歷史檔案數(shù)字化工作。

關(guān)鍵詞 檔案數(shù)字化 建設(shè) 問(wèn)題與對(duì)策

企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，企業(yè)檔案工作是企業(yè)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作，與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與改革發(fā)展密切相關(guān)，不可或缺的。檔案信息資源建設(shè)是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，是建立數(shù)字化檔案館（室）的支柱，國(guó)家電網(wǎng)公司早在2006年就提出，要加快檔案信息資源建設(shè)，利用數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體向數(shù)字化文件存儲(chǔ)、查閱轉(zhuǎn)變，到“十一五”末，完成重要檔案信息的數(shù)字化工作，提升檔案工作的效率和價(jià)值，更好服務(wù)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代公司建設(shè)。按照國(guó)家電網(wǎng)公司要求，湖北省電力公司將用五年左右時(shí)間，到2015年底，實(shí)現(xiàn)公司系統(tǒng)全部重要檔案數(shù)字化的工作目標(biāo)，檔案數(shù)字化率不低于70%。2011年湖北省電力公司下發(fā)了《關(guān)于開(kāi)展檔案數(shù)字化工作的實(shí)施意見(jiàn)》，統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有序推進(jìn)，安全高效實(shí)施公司檔案數(shù)字化工作，確保“十二五”末完成歷史檔案數(shù)字化加工工作。

國(guó)網(wǎng)黃岡供電公司作為湖北省電力公司第一批開(kāi)展歷史檔案數(shù)字化加工的單位，數(shù)字化項(xiàng)目通過(guò)省電力公司招投標(biāo)，確定福建億榕

信息技術(shù)有限公司為中標(biāo)公司，于2012年10月正式啟動(dòng)了第一期歷史檔案數(shù)字化加工工作，億榕公司嚴(yán)格遵循合同和技術(shù)規(guī)范，用一年半的時(shí)間完成了包括黃岡公司機(jī)關(guān)檔案室在內(nèi)的22家單位歷史檔案330萬(wàn)頁(yè)數(shù)字化加工任務(wù)。2014年8月通過(guò)了省公司數(shù)字化項(xiàng)目的驗(yàn)收，數(shù)字化率達(dá)到70%的目標(biāo)。經(jīng)過(guò)一期檔案數(shù)字化項(xiàng)目的總結(jié)和分析，一期數(shù)字化工作中存在：文件頁(yè)數(shù)漏掃、成品圖像不清晰、傾斜、裝訂案卷不整齊、卷內(nèi)文件順序錯(cuò)亂，掛接檔號(hào)不正確、數(shù)字化加工人員業(yè)務(wù)不熟練等問(wèn)題。這些問(wèn)題和有些關(guān)鍵環(huán)節(jié)必須要引起我們的重視和關(guān)注，為公司開(kāi)展二期數(shù)字化項(xiàng)目積累寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

一、必須做好檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備工作，優(yōu)選公司，根據(jù)工作流程制定詳細(xì)的工作計(jì)劃

（一）在檔案數(shù)字化加工前，要結(jié)合公司的實(shí)際情況，調(diào)查摸底歷史檔案數(shù)字化加工的檔案門(mén)類(lèi)、加工范圍、案卷數(shù)量、文件頁(yè)數(shù)、資金費(fèi)用等，做好統(tǒng)計(jì)工作，申報(bào)招標(biāo)計(jì)劃，通過(guò)招投標(biāo)確定中標(biāo)公司。成立數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確組織分工與責(zé)任，制定實(shí)施方案、工作目標(biāo)、進(jìn)度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收要求，按工作計(jì)劃節(jié)點(diǎn)有序安排各單位的工作任務(wù)。

（二）按照合同約定公司提供檔案數(shù)字化加工的場(chǎng)地，防火防盜措施完善，電源管理統(tǒng)一，有足夠的利用空間（掃描工作間、案卷整理間、質(zhì)檢工作間），掃描工作間要同時(shí)滿(mǎn)足紙質(zhì)檔案和科技檔案圖紙掃描及現(xiàn)場(chǎng)工作人員的工作要求。項(xiàng)目組根據(jù)掃描設(shè)備布置數(shù)字化加工的局域網(wǎng)，不與公司的內(nèi)部網(wǎng)和英特網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)相連，做好數(shù)字化工作人員上崗前的培訓(xùn)工作，內(nèi)容包括：辦公場(chǎng)所管理制度、消防逃生設(shè)施、檔案專(zhuān)業(yè)法律法規(guī)、保密要求、加工技能、工作標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)注意事項(xiàng)等。

（三）根據(jù)《關(guān)于開(kāi)展檔案數(shù)字化工作的實(shí)施意見(jiàn)》文件要求和公司的統(tǒng)一部署，各單位在檔案數(shù)字化加工前應(yīng)對(duì)數(shù)字化加工范圍的實(shí)體檔案進(jìn)行全面清理，列出協(xié)同辦公檔案管理系統(tǒng)里沒(méi)有條目的檔案，對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)錄，補(bǔ)錄的檔案條目特別要注意檔案系統(tǒng)生成的檔號(hào)是否與實(shí)體檔案的檔號(hào)一致？如果不一致的話(huà)，要根據(jù)實(shí)體檔案的分類(lèi)方案與檔案號(hào)來(lái)設(shè)置檔案管理系統(tǒng)的分類(lèi)方案，設(shè)置一致后才可以開(kāi)始補(bǔ)錄條目。

（四）公司檔案部門(mén)還必須與數(shù)字化項(xiàng)目組簽訂《檔案數(shù)字化保密協(xié)議》，明確雙方各環(huán)節(jié)的工作、履行保密規(guī)定的責(zé)任，布置視頻監(jiān)控系統(tǒng)，以確保檔案數(shù)字化的檔案實(shí)體安全、數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全。

（五）公司檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范和紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本流程：檔案出庫(kù)（提卷）、編碼整理、批量掃描、圖像處理、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、質(zhì)量檢驗(yàn)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)（備份）、裝訂回庫(kù)等環(huán)節(jié)對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目組提出明確要求，以保證工作質(zhì)量。

二、必須做好檔案數(shù)字化過(guò)程中的清點(diǎn)、登記、移交、回庫(kù)等工作

（一）做好檔案案卷出庫(kù)與交接

檔案數(shù)字化的過(guò)程包括案卷移交、拆卷、登記、掃描、圖像合成等工作，檔案人員和項(xiàng)目組人員必須按操作流程共同完成、互相監(jiān)督。移交登記工作細(xì)致，清晰與否直接關(guān)系到檔案數(shù)字化的質(zhì)量，不能因?yàn)楣ぷ髁看?，單調(diào)而敷衍了事。要細(xì)化每道工序，使每個(gè)工作環(huán)節(jié)滲

透著質(zhì)量監(jiān)管的觀念。移交前，檔案人員應(yīng)對(duì)形成時(shí)間長(zhǎng)，紙張比較脆、薄的重要文件進(jìn)行清理登記，掃描時(shí)對(duì)這類(lèi)文件提出特殊要求，在接收時(shí)，項(xiàng)目組人員不僅要按照案卷目錄交接核對(duì)，還要按照重要文件清單詳細(xì)檢查后才能接收，移交清單一式兩份，移交工作要做到手續(xù)完備、記錄清晰。

（二）確定加工順序、批量掃描和分辨率

項(xiàng)目組要根據(jù)檔案部門(mén)的要求，按照由近及遠(yuǎn)的順序，分期分批對(duì)重要紙質(zhì)檔案確定檔案掃描順序，將利用率高的檔案優(yōu)先掃描，然后按檔案的保管期限依次加工。批量掃描要選擇與檔案類(lèi)型相適應(yīng)的掃描儀完成檔案原件的批量掃描，紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率；紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀進(jìn)行掃描，大幅面檔案可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理或使用其它方式處理。同時(shí)，掃描檔案分辨率還要根據(jù)不同的文件結(jié)合實(shí)際情況來(lái)確定，分辨率高低關(guān)系到數(shù)字化后對(duì)文件進(jìn)行編輯、數(shù)字轉(zhuǎn)換的質(zhì)量。文書(shū)檔案和科技檔案（不包括超大頁(yè)面）宜采用黑白二值圖像，分辨率為每英寸300象素。超大頁(yè)面宜采用黑白二值圖像，分辨率為每英寸300象素，特殊情況下也可進(jìn)行彩色掃描，但要控制文件大小在5M以?xún)?nèi)。

（三）項(xiàng)目組人員應(yīng)對(duì)案卷進(jìn)行徹底清查

雖然檔案人員對(duì)案卷和卷內(nèi)文件在交接時(shí)進(jìn)行了清點(diǎn)，但在掃描前項(xiàng)目組人員還應(yīng)作進(jìn)一步的核對(duì)，特別要注意卷皮上標(biāo)注的卷內(nèi)文件的頁(yè)數(shù)與實(shí)際是否相符？卷皮上的檔案號(hào)與檔案管理系統(tǒng)檔號(hào)是否一致？因在日常工作中可能出現(xiàn)對(duì)某卷檔案進(jìn)行補(bǔ)充后，卷內(nèi)頁(yè)數(shù)變化而封面頁(yè)數(shù)忘記更改的現(xiàn)象，如果出現(xiàn)這種問(wèn)題應(yīng)及時(shí)修改頁(yè)碼補(bǔ)充登記記錄，避免發(fā)生漏掃頁(yè)數(shù)，在以后數(shù)據(jù)掛接時(shí)還應(yīng)根據(jù)記錄修改條目信息，做到紙質(zhì)檔案和電子文件的頁(yè)數(shù)一致?？萍紮n案的成冊(cè)文件，在數(shù)字化加工時(shí)要對(duì)其進(jìn)行拆冊(cè)，逐頁(yè)掃描，這種情況檔案人員要向項(xiàng)目組工作人員提出按原件實(shí)際情況進(jìn)行標(biāo)注，掃描完了后要不破壞檔案原貌進(jìn)行膠裝還原。

三、必須做好檔案數(shù)字化后期的成品圖像質(zhì)檢，保證實(shí)體檔案還原質(zhì)量

（一）對(duì)數(shù)字化合成的圖像逐頁(yè)核對(duì)，確保圖像質(zhì)量符合網(wǎng)上利用的需要

1、檢查掃描文件的清晰度。由于掃描文件在計(jì)算機(jī)上檢索時(shí)整版圖像已被縮略，需要進(jìn)一步查閱具體數(shù)據(jù)時(shí)就需要放大，如果分辨率低，圖像放大畫(huà)面就不清晰，成像線條就模糊，所以圖像的清晰度是關(guān)鍵。在一定分辨率范圍內(nèi)，分辨率與清晰度成正比例，分辨率越高掃描圖像質(zhì)量也就越高，如果遇到按已確定分辨率掃描的圖像仍不夠清晰時(shí)，必須提高分辨率并重新掃描加工，以保證網(wǎng)上閱讀清晰度。

2、檢查掃描圖像是否有歪斜現(xiàn)象，是否進(jìn)行過(guò)糾錯(cuò)處理。在掃描過(guò)程中，由于有些檔案原件本身就是復(fù)印件或者紙張陳舊、色澤明暗不均等原因，在掃描的圖像上出現(xiàn)重度陰影，掃描后就需要由數(shù)字化服務(wù)人員對(duì)其進(jìn)行潔凈處理，圖像歪斜的進(jìn)行糾偏，重度陰影的需要將陰影部分充分利用軟件加以處理。

（二）檢查案卷原件與加工后的圖像內(nèi)容是否一致

1、數(shù)字化服務(wù)人員在合成圖像時(shí)主要依據(jù)接收文件時(shí)所做的標(biāo)注進(jìn)行，如初步標(biāo)注時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，合成圖像也易出現(xiàn)問(wèn)題，所以檔案人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。

2、在檢查掃描文件時(shí)應(yīng)注意是否有漏頁(yè)現(xiàn)象。有些圖像由于紙張薄、脆等原因需要單獨(dú)處理，在檔案合成時(shí)容易出現(xiàn)復(fù)位錯(cuò)誤或漏頁(yè)的現(xiàn)象。

3、數(shù)字化服務(wù)人員由于業(yè)務(wù)水平有限，在將掃描圖像進(jìn)行劃分時(shí)，會(huì)發(fā)生圖像與文件錯(cuò)位，不同文件上午連接成同一圖像等多種錯(cuò)誤，次現(xiàn)象在英文合同等外文檔案中出現(xiàn)頻率較高，檢查時(shí)也不易發(fā)現(xiàn)，只是在日后的檔案利用調(diào)卷時(shí)才能逐漸突顯，所以檢查要以重要檔案為主，雖不能覆蓋全面但也突出重點(diǎn)。

（三）對(duì)檔案的裝訂要保證質(zhì)量和保持原貌

在裝訂復(fù)原檔案前檔案人員要向項(xiàng)目組工作人員提出工作要求，掃描后的案卷要按原樣進(jìn)行恢復(fù)裝訂，保證重新裝訂后的案卷沒(méi)有明顯被拆痕跡。在裝訂過(guò)程中還應(yīng)堅(jiān)持質(zhì)量檢查，對(duì)裝訂要求不符的，應(yīng)令其重新裝訂，既要保證裝訂后的質(zhì)量又要保持原貌。對(duì)于易損破舊檔案要進(jìn)行襯衣裱糊或補(bǔ)邊處理；對(duì)于破損的資料需要按規(guī)定進(jìn)行修補(bǔ)，小于A4頁(yè)面的材料一律按A4紙尺寸進(jìn)行裱糊；如果按“三孔一線”裝訂方法裝訂，孔洞間距為8cm或按原孔返回，但裝定時(shí)必須采用統(tǒng)一裝訂線裝訂成冊(cè)，定結(jié)打在背面。裝訂完成后做到外觀整齊、美觀，確保整理裝訂過(guò)程中不出現(xiàn)材料錯(cuò)裝、漏裝、倒裝、斜裝、反裝和順序顛倒等現(xiàn)象，裝訂完成的案卷須經(jīng)驗(yàn)收合格后方能入庫(kù)。

（四）將掃描圖像與文件目錄進(jìn)行掛接

掛接成功后，檔案人員要用多種檢索方式反復(fù)實(shí)驗(yàn)、測(cè)試、采取主題詞、關(guān)鍵字檢索方法，多條件、多途徑調(diào)卷。查看圖像進(jìn)行抽檢，確保數(shù)字化圖像與檔案目錄的對(duì)應(yīng)，保證網(wǎng)上調(diào)卷、閱卷的準(zhǔn)確率。

實(shí)踐證明，檔案數(shù)字化加工過(guò)程既是檔案工作數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)過(guò)程，也是檔案部門(mén)與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新的過(guò)程。在數(shù)字化建設(shè)工作中我們制定完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和工作流程，建立健全責(zé)任制，在尊重檔案形成特點(diǎn)和工作規(guī)律的基礎(chǔ)和確保檔案安全的前提下，將傳統(tǒng)檔案工作管理模式向檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了檔案工作的發(fā)展。一期數(shù)字化中存在的問(wèn)題在二期數(shù)字化中沒(méi)有發(fā)生，提高了工作效率和工作質(zhì)量，通過(guò)三年的努力，公司完成了兩期的歷史檔案數(shù)字化工作，數(shù)字化率達(dá)到99%，完成了既定目標(biāo)和任務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2] 國(guó)家檔案局局長(zhǎng)、中央檔案館館長(zhǎng)楊冬權(quán)在全國(guó)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會(huì)上的講話(huà)

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[4] 湖北省電力公司關(guān)于開(kāi)展檔案數(shù)字化工作的實(shí)施意見(jiàn)

作者簡(jiǎn)介

張麗娟，國(guó)網(wǎng)黃岡供電公司辦公室，本科