工程設(shè)計(jì)文件全過程管理中的問題與解決方案

王小軍

摘 要： 設(shè)計(jì)文件管理在核電項(xiàng)目工程文件管理中發(fā)揮著重要作用，直接影響現(xiàn)場工程建設(shè)。K2/K3項(xiàng)目采用華龍一號技術(shù)，作為海外首堆，設(shè)計(jì)難度大、文件多，文件升版較成熟堆型頻繁。本文結(jié)合K2/K3設(shè)計(jì)文件管理實(shí)踐，分別從設(shè)計(jì)文件的編制、傳遞、接收檢查、分發(fā)控制、文件積累上架、檔案化整理方面，詳細(xì)闡述了設(shè)計(jì)文件全過程管理中的問題與解決方案。

關(guān)鍵詞：核電 設(shè)計(jì)文件 文件編碼 檢查 分發(fā) 積累 檔案化

設(shè)計(jì)文件是文件管理與檔案管理的重要組成部門，在《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28-2002）及《核電文件檔案管理要求》（EJ/T 1225-2008）中設(shè)計(jì)文件均被列入建設(shè)單位與設(shè)計(jì)單位歸檔范圍，且在《核電文件檔案管理要求》中，列明文件收集范圍“反映各階段活動中的文件（包括其各種載體和版本）均應(yīng)收集完整?！边@就要求對于設(shè)計(jì)文件，需收集歷次版本，以保證檔案完整性要求。

K2/K3項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件采用嚴(yán)格的文件控制及上架原則，保證了設(shè)計(jì)文檔的完整性、系統(tǒng)性及有效性。本文將分別從設(shè)計(jì)文檔的編制、傳遞、接收檢查、分發(fā)控制、文件上架、檔案化整理，闡述設(shè)計(jì)文件全過程管理中遇到的問題與解決方案。

1 設(shè)計(jì)文件編制要求

1.1 設(shè)計(jì)文件編碼

1.1.1編碼規(guī)則

K2/K3項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件種類繁雜，作者單位眾多，數(shù)量龐大，如此復(fù)雜的工作必然要求編碼規(guī)則在文件產(chǎn)生之前進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，合理設(shè)置。本項(xiàng)目采用19位碼編碼方式，既保持設(shè)計(jì)文件間內(nèi)在聯(lián)系，即所謂的成套性，又對文件整體控制提供跟蹤的唯一標(biāo)識。

根據(jù)以上特性及要求，K2/K3項(xiàng)目部編制了《工程文件編碼規(guī)則》管理程序，約定了核電站設(shè)計(jì)、施工、竣工文件編制的相應(yīng)的分類和編碼方法。經(jīng)過兩年多的實(shí)際應(yīng)用，及對此程序的不斷升版，不但適用于技術(shù)文件類文件的管理，就是對工程檔案的管理也起著很有益的作用。

因工程設(shè)計(jì)工作開始較早，設(shè)計(jì)難度較大，設(shè)計(jì)分包單位較多，《工程文件編碼規(guī)則》程序發(fā)布相對滯后，導(dǎo)致項(xiàng)目前期，文件編制不是十分規(guī)范，后期在對文件進(jìn)行整理中進(jìn)行了修正，保證文件的完整可追溯，主要采取了以下方面措施：

編碼錯誤文件處理方式：以變更通知單方式作廢錯誤編碼文件，并說明替換文件的編碼。以傳遞單傳遞更正后的文件，并在傳遞單中說明。

同一文件編碼對應(yīng)不同文件（編碼非唯一）：核查文件編碼正確性，將非正確編碼文件以作廢通知單方式聲明作廢，并說明替換文件；以傳遞單方式傳遞新編碼文件。

1.1.2編制者代碼說明

文件編發(fā)者代碼由四位組成。

在本項(xiàng)目中，《文件編發(fā)者代碼》程序單獨(dú)發(fā)布，主要是考慮突出此程序的重要性，引起各方注意，杜絕各單位對通信渠道代碼與編發(fā)者代碼相互混淆使用的情況發(fā)生；另外一點(diǎn)考慮是此程序列明的承包商不斷增加，如需維護(hù)，涉及變動較小，會簽迅速。

設(shè)計(jì)文件版次控制

設(shè)計(jì)文件版次表示方法是用英文縮寫 Rev.加上拉丁字母（從拉丁字母 A 開始）。文件初次發(fā)布版次標(biāo)注為“A”；首次修訂后發(fā)布，文件版次標(biāo)注為“B”；二次修訂后發(fā)布，文件版次標(biāo)注為“C”；依次類推（I和O不使用）。

版次與狀態(tài)聯(lián)合使用，PRE與CFC文件版次不同狀態(tài)順序升版，跟蹤查看同一文件的歷史變動情況更加清晰，文件完整性檢查也省去了PRE與CFC分別確定最終版的繁瑣。

為保證設(shè)計(jì)文件的有效、受控，滿足《文件控制與記錄》（IAEA-50-SG-Q3）相關(guān)要求，在本項(xiàng)目中對于版次進(jìn)行了嚴(yán)格約定，并在本項(xiàng)目《文件質(zhì)量、遞交要求及信息文檔部與分包單位文件接口管理程序》中加以明確：

文件有任何修改（如增加、修改、刪除等）時，均應(yīng)進(jìn)行升版。

新版文件出版，舊版文件自動失效。

設(shè)計(jì)文件狀態(tài)約定

按照文件不同的應(yīng)用目的，文件狀態(tài)劃分為：

PRE （Preliminary）：表示文件編制單位已完成了編、審、批簽署流程，但文件需經(jīng)外部單位（如業(yè)主或總包方）審查批準(zhǔn)，方可用于執(zhí)行。

CFC（Certified for construction or for use）：表示文件編制單位已完成了編、審、批簽署流程，不需外部單位審查批準(zhǔn)或者是已經(jīng)外部單位審查批準(zhǔn)，可用于執(zhí)行。

CAE（certified as executed（as-built））：反映完工竣工狀態(tài)的文件。

在本項(xiàng)目中去掉了原DES狀態(tài)（用于描述性文件），因?yàn)槠渑c文件的狀態(tài)無關(guān)，是表明文件的用途，表示該文件起說明、解釋作用，是一份陳述性文件。將DES概念引入后，只會增加文件控制難度，而且多個設(shè)計(jì)方對此狀態(tài)認(rèn)識也存在偏差，經(jīng)常設(shè)計(jì)文件升版后，原“DES”變?yōu)榱恕癈FC”，導(dǎo)致文件追溯存在問題，所以本項(xiàng)目在后續(xù)設(shè)計(jì)中，去除了DES狀態(tài)，以免引起不必要的麻煩。

2 設(shè)計(jì)文件傳遞

2.1文件打包要求

華龍一號設(shè)計(jì)文件較多，文件面交時間較長，對文件清點(diǎn)、時效傳遞產(chǎn)生不小困難。為解決文件交接無序的問題，提高文件交接效率，縮短文件傳遞時間，將精力集中在文件文檔質(zhì)量檢查上，本項(xiàng)目吸收物流公司物項(xiàng)運(yùn)輸交接方式，詳細(xì)要求如下：

設(shè)計(jì)文件的傳遞須按圖冊或傳遞單文件順序進(jìn)行標(biāo)識，并且注明箱號，以便雙方快速交接。文件傳遞單、電子版文件置于每批文件第1個箱中，箱號可按“傳遞單流水號+箱號”的方式注明。如單一傳遞單傳遞文件超過5箱，必須制作裝箱清單。

2.2傳遞清單及傳遞單編制要求

為規(guī)范設(shè)計(jì)院及分包院文件提交，除需雙方簽收的文件傳遞單外，要求提供EXCEL版文件清單（含圖冊號、內(nèi)部編碼、編碼、名稱、版次、狀態(tài)、頁數(shù)、電子份數(shù)、紙制份數(shù)、傳遞單號、語言），由設(shè)計(jì)方提交此清單，對于設(shè)計(jì)院而言，并未增加工作量，僅是對文件傳遞單信息的可編輯版?zhèn)鬟f，但卻能極大縮短總包方數(shù)據(jù)整理時間，不僅大大提高文件分發(fā)效率，由于數(shù)出一家，避免中間錄入人為錯誤的引入，提高了文檔正確性。

3.1設(shè)計(jì)文件檢查及簽收

錯誤文件的分發(fā)，容易造成現(xiàn)場施工困惑，在《K2/K3項(xiàng)目部文件收發(fā)程序》中有明確要求。

3.1.1文件的質(zhì)量特性

文件的版本是否最新、狀態(tài)是否正確；

文件的格式是否符合相關(guān)程序規(guī)定；

文件編碼（通信渠道號、19位編碼）是否符合文件編碼規(guī)定；

文件附錄是否與正文對應(yīng)；

特殊載體文件如光盤是否附上相關(guān)的文字說明及其背景資料（所運(yùn)行環(huán)境和應(yīng)用軟件等信息），光盤文件須在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檢查，是否可讀，其包裝、標(biāo)識和質(zhì)量是否符合有關(guān)程序的要求；

文件內(nèi)容與數(shù)量是否與文件傳遞單（或文件清單）中描述相符；

文件的編制、審核、批準(zhǔn)簽字是否齊全；

文件是否有編碼；

文件頁碼是否連續(xù)、正確，附錄是否完整。

3.1.2文件的質(zhì)量要求

文件是否具有良好的清晰度、可讀性和可復(fù)制性；

文件使用的紙張、規(guī)格和裝訂是否符合要求；

文件幅面整潔，邊框整齊，文字清晰易識別。

文檔檢查，是設(shè)計(jì)文件傳遞最重要的組成部門，此環(huán)節(jié)的疏漏將直接導(dǎo)致現(xiàn)場承包商對設(shè)計(jì)文件的使用，也可能導(dǎo)致對后續(xù)變更關(guān)閉產(chǎn)生困惑。故此過程要求對設(shè)計(jì)文件進(jìn)行整體把控，嚴(yán)格檢查設(shè)計(jì)文件編碼及狀態(tài)正確、版次連續(xù)、文件清晰，有力支持現(xiàn)場施工活動。

3.1.3設(shè)計(jì)文件簽收

K2/K3項(xiàng)目為海外項(xiàng)目，國內(nèi)與國外兩地辦公，國內(nèi)與設(shè)計(jì)方接口，國外接收國內(nèi)傳遞的電子與紙質(zhì)文件，由于國外紙質(zhì)文件傳遞周期較長（一般為二十天），如采用電子與紙質(zhì)文件同時傳遞，將導(dǎo)致大量延遲，影響現(xiàn)場施工。為解決此問題，提高文件傳遞效率，本項(xiàng)目實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件分開傳遞方式。在工作量上，文檔工作雖有所增加，但對于海外項(xiàng)目，此方法可極大縮短現(xiàn)場使用正式文件的時間，由接收到分發(fā)，縮短到3天內(nèi)完成。

文件簽收進(jìn)行了相應(yīng)變動：先在傳遞單中簽收電子版文件，紙質(zhì)文件接收后，在同一單中簽收紙質(zhì)文件。同一傳遞單針對不同傳遞載體文件簽收兩遍，便于文件跟蹤。

4.設(shè)計(jì)文件分發(fā)

針對設(shè)計(jì)文件升版頻繁現(xiàn)象，分發(fā)指令重復(fù)下達(dá)，存在新舊版本指令不一致的風(fēng)險(xiǎn)，另外，這種分發(fā)方式與IED清單管理完全脫節(jié)，針對以上這些問題，K2/K3項(xiàng)目采用依據(jù)IED清單進(jìn)行文件分發(fā)矩陣定義的方式進(jìn)行設(shè)計(jì)文件分發(fā)：

設(shè)計(jì)管理部發(fā)布IED清單及初步分發(fā)意見，使用部門或?qū)诠芾聿块T依據(jù)此清單以圖冊或圖紙為單位確認(rèn)，作為紙質(zhì)文件分發(fā)依據(jù)，由信息文檔部收到實(shí)體文件后按矩陣分發(fā)；

如文件無分發(fā)指令或超出IED范圍，由設(shè)計(jì)管理部給定文件分發(fā)范圍，信息文檔部根據(jù)分發(fā)范圍進(jìn)行文件分發(fā)。

此分發(fā)方式的采用，杜絕了升版文件的重復(fù)分發(fā)，提高了分發(fā)效率，將原設(shè)計(jì)管理部文件分發(fā)定義的一至兩天時間節(jié)省出來，設(shè)計(jì)文件可更快速地傳遞至圖紙需求單位手中。

5.設(shè)計(jì)文件上架

項(xiàng)目建設(shè)過程中，K2/K3項(xiàng)目堅(jiān)持文檔有別，各有側(cè)重的原則。設(shè)計(jì)文件形成與歸檔之間尚有一段時間，這段時間需要對設(shè)計(jì)文件進(jìn)行有效的積累和暫時保管，以實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)文件的適度集中，防止散失。為節(jié)省現(xiàn)場文件庫房資金投入，同時滿足快速提供查閱、利用需求，本項(xiàng)目根據(jù)現(xiàn)場實(shí)際情況，在文件發(fā)揮現(xiàn)行效用階段，一般采用按設(shè)計(jì)文件來文時間進(jìn)行依次上架，采用流水排架法，只在有升版文件時，新版文件與原舊版文件放置于同一檔案盒中，并加蓋“已升版”印章，以防舊版誤用。此方法在工程建設(shè)期其優(yōu)點(diǎn)主要表現(xiàn)為：

提高文件庫房利用率。對于密集架無需大量預(yù)留文件空間，比較充分地利用柜架設(shè)施，對文件進(jìn)行精準(zhǔn)定位，滿足文件頻繁使用及利用要求。

避免“倒架”。因工程建設(shè)期，文件處于頻繁使用階段，各階段、各廠房/系統(tǒng)、圖冊不斷變化，設(shè)計(jì)變動較大，無法預(yù)知圖紙量，倒架作業(yè)不可避免，浪費(fèi)大量人力。采用大流水排架，不必到一定時間進(jìn)行“倒架”。

滿足文件使用、利用要求。采用先在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中建立邏輯卷，按件積累，歸檔前再行組織物理卷。對上架設(shè)計(jì)文件進(jìn)行精確文件定位，為將來文件檔案化提供基本信息，并為文件借閱提供快速定位依據(jù)。

6.設(shè)計(jì)文件檔案化整理

當(dāng)文件處于凝固狀態(tài)，卷內(nèi)文件內(nèi)容不會再發(fā)生變化、使用頻度大為降低，且一般不再復(fù)制分發(fā)時，便是文件檔案化的時機(jī)。在項(xiàng)目建設(shè)完成后，項(xiàng)目文檔需向公司文檔整體移交，因公司采用分類排架法，故，本項(xiàng)目在文件整理之初便對文件歸檔進(jìn)行了規(guī)劃，即依據(jù)設(shè)計(jì)文件清單，提取編碼中主活動、分項(xiàng)活動進(jìn)行排序（施工圖按廠房排序、安裝圖按系統(tǒng)排序、設(shè)備類按設(shè)備類型排序），根據(jù)前期精準(zhǔn)定位信息，找出相應(yīng)的文件盒進(jìn)行組合，同步完成卷內(nèi)目錄/案卷目錄的制作，為分類排架法提供數(shù)據(jù)依據(jù)，減少分類排架法對于文件柜架的浪費(fèi)。本項(xiàng)目針對項(xiàng)目建設(shè)不同階段，采用不同排架方式，充分發(fā)揮各排架方法的優(yōu)點(diǎn)，節(jié)省費(fèi)用，人力投入。

參考文獻(xiàn)

[1]王傳宇 張斌 《科技檔案管理學(xué)》 中國人民大學(xué)出版社 2015年9月

[2]姚乃興 《工程文件和檔案管理》原子能出版社