關于水務檔案管理中存在的問題分析與對策探討

許文馨

摘 要：本文對水務檔案管理進行簡單闡述，從工作現(xiàn)狀角度說明水務檔案管理中存在的問題，分析產生的原因并以此為基礎，討論水務檔案管理工作的改進對策和發(fā)展策略，希望能夠為我國水務檔案管理工作的進步提供幫助。

關鍵詞：水務檔案問題對策

引言：水務檔案是我國水利工作的記錄，也是我國水利事業(yè)發(fā)展的資料性基礎。水務檔案包括水文環(huán)境的考察內容、水利工程的建設內容以及與之相關的工作內容，檔案的管理主要是對檔案資料的保存以及再利用，即根據檔案資料進一步開展相關的水利工作。在我國社會建設不斷發(fā)展的今天，尋求水務檔案的創(chuàng)新性應用、提升檔案管理工作的服務性，是水務檔案管理的要點，值得我們進行深入的思考和探索。

1. 水務檔案管理中存在的問題

1.1 水務檔案管理效果不佳

水務檔案管理的主要目的是為了給水利工作提供相應的資料，分析以往水利工作以及水務系統(tǒng)工作過程和結果，發(fā)現(xiàn)問題并提供解決措施。很多情況下，水務檔案管理工作要求速度也要求質量，及時提供相應的文件資料，或者對已有的文件資料進行全面分析，都是管理工作中的重要事項。但是我國水務檔案總體的管理工作情況是，僅在檔案存儲和保管方面做到全面、不出疏漏，在檔案利用方面的作為十分有限。水務系統(tǒng)檔案建設偏重于內部業(yè)務，例如防洪排澇、供排水、工程建設和資源管理等，卻沒有同步建設綜合性的檔案管理系統(tǒng)，存在著不同部門的管理各自為戰(zhàn)的局面；水務部門涉及多個專業(yè)和技術領域，在檔案的形成格式、儲存方式和調取過程方面基本上是按照各自的需求進行建設，檔案資源共享性差，資料分析不夠全面；由于資料獲取渠道不同，有些數據信息難免存在自相矛盾的問題。這些都意味著水務檔案管理效果并不盡如人意，亟待改革。

1.2 水務檔案管理發(fā)展慢

在網絡時代，資料和檔案管理的信息化是發(fā)展之必然，水務檔案管理也必須走信息化道路，這是檢驗管理工作發(fā)展狀態(tài)的標準。但是，從目前水務檔案管理工作現(xiàn)狀來看，信息化發(fā)展是相對較慢的。首先，水務檔案工作者的信息技術能力存在明顯的不足，有很多工作者年齡較大，對信息化工作方式接受度比較差，而熟悉信息化操作的工作者，對檔案工作的勝任力又存在著不足，這使得信息化建設動力不夠；其次，檔案管理信息化需要相應的硬件和軟件的支持，也需 數據庫建設。由于不同行業(yè)檔案管理專業(yè)性差異很大，當前也沒有通用的檔案管理系統(tǒng)軟件，而水務系統(tǒng)自身的軟件開發(fā)能力較弱。數據庫系統(tǒng)是檔案信息化建設的核心與基礎，也是水務檔案信息由文件向信息化過渡的關鍵環(huán)節(jié)，而這正是當前水務檔案信息化建設的薄弱之處。

1.3 水務檔案工作服務性不足

水務檔案管理工作包括了對檔案資料的再利用，在水務檔案資源中，除了涉及國家安全與個人隱私方面的內容以外，大部分都是能公開和可以實現(xiàn)共享的，這意味著檔案工作者要對這些資源進行主動開發(fā)和服務化應用。但是，目前我國很多水務系統(tǒng)的檔案管理工作者缺乏這種服務意識，有些有共享服務的意識，但是主動性并不強。這不利于信息化管理要達成的跨區(qū)域的水務檔案綜合利用，也不利于我國全面的水務管理工作的開展。

2. 水務檔案管理問題存在的原因

2.1 水務檔案管理制度刻板

傳統(tǒng)的水務檔案管理制度是在水務檔案資料收集基礎上建立起來的，即對水務檔案資料的保管和應用的制度，包括不同水務檔案資料的保存方法，訪問權限、檔案的使用頻率等。著這種管理制度能夠滿足水務工作發(fā)展的需求，但是，制約了水務檔案資料應用的發(fā)展。例如，水務檔案管理制度中沒有涉及到不同地區(qū)的檔案之間的調動工作，綜合的檔案利用規(guī)劃、不同區(qū)域同級檔案的訪問權限擴大等。

2.2 水務檔案管理方法老舊

很多地區(qū)的水務系統(tǒng)都已經實現(xiàn)了辦公自動化，但這并不意味著檔案管理方法的革新。真正的信息化管理是對信息技術和網絡的全面應用，不僅限于對資料的數據化和相應的檢索。但是，我國大多數地區(qū)的水務系統(tǒng)工作部門沒有做到檔案管理方法的全面革新，只能做到部分信息化，這不利于檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

2.3 水務檔案工作者能力不足

水務檔案管理工作中的服務性，應通過檔案管理者在工作中的創(chuàng)新來實現(xiàn)，但是，大多數水務系統(tǒng)檔案管理工作者的年齡都比較大，對檔案管理工作的熱情并不是很高，工作者的個人能力存在著問題，除了信息技術的應用方面有短板之外，工作態(tài)度以及對檔案資料的應用能力也有不足。這是導致水務檔案工作服務問題的主要原因。

3. 水務檔案管理問題的解決對策

3.1 改革檔案管理制度

要提升水務檔案管理的效力，需要對檔案管理制度進行一系列的改革，在于全面規(guī)劃水務檔案管理工作的目標，并且明確能夠保證目標達成的管理行為的有效路線。首先，建立全面的檔案管理準則，明確水務檔案管理工作與水利工作之間的必然關系，明確不同地區(qū)水務檔案的聯(lián)系性，尊重這樣的工作事實，并以此為基礎開展檔案管理工作，具體細則按照不同系統(tǒng)檔案管理特征進行。例如，東莞地區(qū)的水務檔案管理工作，應與整個廣東省的水利工作以及相應的建設項目相關；其次，確立檔案管理工作的評價標準以及具體管理策略，即按照檔案部門的具體工作內容和結果評價工作者的狀態(tài)，建立科學合理的考評制度，根據考評結果予以適當的獎懲，作為激勵檔案管理部門工作者的方式，確保水利檔案管理工作發(fā)展擁有充足的動力。

3.2 全面建設信息化管理方法

改革水務檔案管理方法對整個水務系統(tǒng)來說都是非常必要的，也是促進水務檔案工作發(fā)展的唯一策略。檔案管理方法的信息化發(fā)展，是解決管理問題的唯一途徑。全面的信息化管理即使用信息技術作為管理工具和管理方法，全面改善水務檔案管理工作的過程。對于東莞水務檔案管理來說，首先要做到的是增設信息化管理設備，包括硬件設備和軟件設備；其次是要建立水務檔案數據庫，通過數據共享實現(xiàn)檔案管理的全面發(fā)展。通過信息化管理，水務檔案資料的存儲方式發(fā)生改變，能夠實現(xiàn)多區(qū)域的、大范圍的資料共享，從根本上改變水務檔案管理工作的區(qū)域性特征，進而解決綜合利用困難的問題。另外，信息化管理還能夠改變水務檔案管理工作的實際效果，提高檔案管理工作的效率，是管理工作者的服務能力提高，進而突出水務檔案的實用性，這對水務檔案的應用和發(fā)展來說都是非常必要的。

3.3 開展職業(yè)能力培養(yǎng)工作

要使水務檔案管理的服務性提升，提高工作者的能力相當必要，水務系統(tǒng)應該開展職業(yè)能力培養(yǎng)，以便保證管理工作的服務化發(fā)展具有充足的能動性。職業(yè)能力培養(yǎng)工作從以下兩方面進行。第一，開展系統(tǒng)內部的培訓活動，以東莞水務系統(tǒng)為例，擁有較強檔案管理能力的老一輩工作者，可以開設檔案管理培訓班，培訓青年工作者；青年工作者可以對老同志進行一對一的信息技術能力培訓；第二，引進高級人才，直接進行水務檔案創(chuàng)新應用，從廣東省著名大學的檔案專業(yè)、水利專業(yè)招聘高級人才，為東莞水務檔案管理工作注入活力。

4. 結語

綜上所述，水務檔案管理的問題是由管理制度、管理方法以及檔案管理工作者的工作行為等因素共同造成的，要全面促進水務檔案管理的發(fā)展，也需要從這幾個角度尋求解決措施，健全管理制度，采用信息化管理方法并重視工作者職業(yè)能力的提升，是解決水務檔案管理問題，促進檔案管理作用發(fā)揮的根本策略。

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