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      全過程造價咨詢業(yè)務(wù)流程支撐體系構(gòu)建

      2018-05-14 14:58:26袁松陸鑫
      關(guān)鍵詞:業(yè)務(wù)流程工程造價

      袁松 陸鑫

      【摘要】我國工程造價咨詢公司正處于發(fā)展關(guān)鍵時刻,應(yīng)適應(yīng)經(jīng)營環(huán)境的變化,基于公司戰(zhàn)略調(diào)整的考慮,改變傳統(tǒng)工程造價咨詢業(yè)務(wù),轉(zhuǎn)向全過程造價咨詢業(yè)務(wù)。全過程造價咨詢業(yè)務(wù)能夠有效解決諸如信息不對稱、分階段投資失控、交易費(fèi)用過高等存在于建設(shè)項(xiàng)目造價管理中的一些弊端。正處于上升發(fā)展階段的全過程造價咨詢業(yè)務(wù)是我國工程造價咨詢公司業(yè)務(wù)的重要發(fā)展方向之一。

      【關(guān)鍵詞】業(yè)務(wù)流程;全過程造價咨詢;工程造價

      業(yè)務(wù)流程是為了實(shí)現(xiàn)組織某個工作目標(biāo)的一個過程,它在部分或者全部組織機(jī)構(gòu)和人員的參與下,利用組織資源(包括所需的處理設(shè)備、通信設(shè)備、計(jì)算機(jī)硬件、軟件等),按照預(yù)先確定的規(guī)則,在參與者和組織機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行文檔、信息、任務(wù)的傳遞和處理(包括工作決策),從而實(shí)現(xiàn)預(yù)定的業(yè)務(wù)目標(biāo),并期望對業(yè)務(wù)流程再造效果進(jìn)行評價。業(yè)務(wù)流程再造的主要目的是更好的實(shí)現(xiàn)預(yù)定的業(yè)務(wù)目標(biāo),而對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重構(gòu)過程。對于工程造價咨詢公司來說,進(jìn)行全過程造價咨詢業(yè)務(wù)流程再造過程必須構(gòu)建支撐體系,以有效的支持業(yè)務(wù)流程再造過程。業(yè)務(wù)流程決定組織結(jié)構(gòu),組織結(jié)構(gòu)創(chuàng)新的基礎(chǔ)也應(yīng)支持企業(yè)的業(yè)務(wù)流程再造[1]。

      流程再造需要依據(jù)企業(yè)重塑的組織構(gòu)架,保證組織靈活變通。同時,要建立信息管理系統(tǒng),就是數(shù)據(jù)庫,將傳統(tǒng)的官僚組織體系改造為扁平化網(wǎng)絡(luò)型組織體系,打造柔性組織,使分工和等級制變?yōu)楹献骱蛥f(xié)調(diào),改變職能部門各司其職、互不相干的狀態(tài),使企業(yè)最大限度地適應(yīng)當(dāng)前市場業(yè)務(wù)變化,贏得市場先機(jī),提高企業(yè)績效。因此,進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造,對企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、信息系統(tǒng)、評價體系等支撐體系的重新設(shè)計(jì),成為企業(yè)適應(yīng)市場變化、進(jìn)一步發(fā)展壯大的一種必然選擇。

      1、全過程造價咨詢業(yè)務(wù)支撐體系構(gòu)建內(nèi)容

      在全過程造價咨詢業(yè)務(wù)中進(jìn)行支撐體系構(gòu)建工作主要集中于以下幾個方面:

      1.1全過程造價咨詢業(yè)務(wù)的組織界面

      在全過程造價咨詢中涉及多個不同的組織,組織界面比較復(fù)雜。因?yàn)樵谶M(jìn)行全過程造價咨詢中涉及設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位、業(yè)主投資方等不同的利益主體,如何處理項(xiàng)目利益相關(guān)者各自的利益是進(jìn)行全過程造價咨詢的組織界面所需解決的問題。

      1.2全過程造價咨詢業(yè)務(wù)的技術(shù)界面

      技術(shù)界面發(fā)生可以發(fā)生在項(xiàng)目組織內(nèi)部,各個工種之間互相配合(如施工階段的土木工程師進(jìn)行的現(xiàn)場設(shè)計(jì)必須要與結(jié)構(gòu)工程師設(shè)計(jì)的上部結(jié)構(gòu)協(xié)調(diào)),同時也可能發(fā)生在項(xiàng)目的階段之間(如造價咨詢公司駐場代表與設(shè)計(jì)部門的設(shè)計(jì)以及施工單位之間的協(xié)調(diào)等)。

      1.3全過程造價咨詢業(yè)務(wù)人員構(gòu)成

      進(jìn)行全過程造價咨詢業(yè)務(wù)的人員已從概預(yù)算人員向造價工程師過渡,提高人才素質(zhì)以適應(yīng)各個工作崗位的要求,實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)、崗位職能、人員素質(zhì)的一一對應(yīng)原則。

      1.4全過程造價咨詢業(yè)務(wù)的管理制度及評價體系

      流程型團(tuán)隊(duì)發(fā)揮作用,不但需要人員構(gòu)成、組織結(jié)構(gòu),還需要制定相關(guān)管理制度[2]以及評價體系,以有效的解決相關(guān)協(xié)作問題。

      從工程造價咨詢公司內(nèi)部來說,進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目的全過程造價咨詢必須建立相應(yīng)的流程型組織結(jié)構(gòu),合理地安排造價人員的參與,建立相關(guān)管理體制,并對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行相關(guān)評價,以適應(yīng)進(jìn)行全過程造價咨詢業(yè)務(wù)的要求。

      2、全過程造價咨詢業(yè)務(wù)的信息管理

      進(jìn)行全過程造價咨詢的信息管理的目的是要保證信息來源及時更新、有效的利用、收集分發(fā)、存儲以及數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建,保證建設(shè)項(xiàng)目內(nèi)外部的信息暢通。為做好造價咨詢每個階段的工作,以達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)和效果,就必須在建設(shè)項(xiàng)目中所涉及的不同單位與單位之間、單位內(nèi)部以及項(xiàng)目與外界之間建立信息溝通渠道,快速、準(zhǔn)確地傳遞信息,以利于項(xiàng)目內(nèi)部各個單位之間達(dá)成協(xié)調(diào)一致;同時通過大量的信息溝通,制定政策并控制評價結(jié)果。

      工程造價信息管理是進(jìn)行全過程造價咨詢的基礎(chǔ),可以有效提高工程造價管理水平,有利于盡早發(fā)揮投資效益和社會效益,減少工程造價咨詢中的盲目性,加強(qiáng)原則性、系統(tǒng)性、預(yù)見性和創(chuàng)造性。因此,基于業(yè)務(wù)流程再造項(xiàng)目管理理論,從工程造價咨詢公司自身出發(fā),以項(xiàng)目管理的角度來進(jìn)行全過程造價咨詢工作,并對相關(guān)支撐體系進(jìn)行構(gòu)建:組織結(jié)構(gòu)、人員構(gòu)成、信息系統(tǒng)、業(yè)務(wù)評價體系。

      3、全過程造價咨詢業(yè)務(wù)流程型組織構(gòu)建

      當(dāng)企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍逐漸擴(kuò)大時,企業(yè)的管理幅度和管理難度變得更大,這就要求發(fā)展面向流程的組織結(jié)構(gòu)[3][4][5]。

      3.1業(yè)務(wù)流程再造促進(jìn)組織結(jié)構(gòu)的變革

      權(quán)力分配是組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的核心,其交點(diǎn)主要集中在集權(quán)和分權(quán)的層面上,現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的趨勢就是分權(quán),形成扁平的組織結(jié)構(gòu)。對工程造價咨詢公司來說,僅建立扁平型的組織結(jié)構(gòu),還不足以解決提高全過程造價咨詢業(yè)務(wù)的項(xiàng)目管理水平和效率,更需要建立一種以項(xiàng)目流程為中心的、扁平的組織結(jié)構(gòu)——流程型的組織結(jié)構(gòu)。該結(jié)構(gòu)具有以下特征:

      3.1.1業(yè)務(wù)流程決定組織結(jié)構(gòu)

      流程型組織結(jié)構(gòu)是業(yè)務(wù)流程再造后建立起來的,每一個流程型組織結(jié)構(gòu)必須適應(yīng)流程再造的情況,適應(yīng)流程再造程序,并且為它配備相應(yīng)的“流程主管”,相對于造價咨詢項(xiàng)目組來說就是在項(xiàng)目部門內(nèi)部設(shè)立若干名“流程主管”。每一名“流程主管”在部門內(nèi)部確定明晰的績效目標(biāo),這個績效目標(biāo)推動著組織任務(wù)的實(shí)施。

      3.1.2建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主需求驅(qū)動

      業(yè)務(wù)流程決定著組織結(jié)構(gòu),而項(xiàng)目業(yè)主需求又決定著業(yè)務(wù)流程再造的實(shí)施,所以歸根結(jié)底,組織結(jié)構(gòu)也是由建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主需求驅(qū)動的。了解建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主的期望并將它“消化”,是流程型組織結(jié)構(gòu)的首要任務(wù)。

      3.1.3建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主需求驅(qū)動

      業(yè)務(wù)流程決定著組織結(jié)構(gòu),而項(xiàng)目業(yè)主需求又決定著業(yè)務(wù)流程再造的實(shí)施,所以歸根結(jié)底,組織結(jié)構(gòu)也是由建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主需求驅(qū)動的。了解建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主的期望并將它“消化”,是流程型組織結(jié)構(gòu)的首要任務(wù)。

      3.1.4形成業(yè)務(wù)流程工作團(tuán)隊(duì)

      在流程型的組織結(jié)構(gòu)中,員工必須能夠圍繞業(yè)務(wù)流程而形成工作團(tuán)隊(duì)。工作團(tuán)隊(duì)管理包括從戰(zhàn)略設(shè)定到具體工作的執(zhí)行等每一件事,它是一種典型對目標(biāo)成果負(fù)責(zé)的組織形式。同時,針對不同的項(xiàng)目設(shè)定不同的組織團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)、人員構(gòu)成,但是工作團(tuán)隊(duì)存在的目的仍然是解決業(yè)務(wù)流程再造的需要。

      3.1.5增加工作價值

      業(yè)務(wù)流程再造的過程就是增加工作價值的過程,流程型組織結(jié)構(gòu)通過削減不必要的工作任務(wù)、減少管理層次使組織結(jié)構(gòu)得以簡化,通過組織結(jié)構(gòu)人員之間的及時溝通,能夠使得工作團(tuán)隊(duì)適應(yīng)所有工作程序,達(dá)到工作目的。

      3.1.6薪酬與績效掛鉤

      業(yè)務(wù)流程組織評估系統(tǒng)主要是通過測定工作團(tuán)隊(duì)在顧客滿意度和其他目標(biāo)方面的績效來運(yùn)行的,然后對員工的工作成績做出確切評價,進(jìn)而確定員工的薪酬。

      3.1.7提高員工職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能

      流程型組織結(jié)構(gòu)是一種全新的結(jié)構(gòu)形式,需要員工在思維、技能和管理角色等方面進(jìn)行根本性的改變,這需要相當(dāng)多的時間和資源。而且如果工作團(tuán)隊(duì)不能完全掌握相關(guān)技能,決策速度就會變慢。所以要想項(xiàng)目成功地運(yùn)轉(zhuǎn),需要對工作團(tuán)隊(duì)的成員進(jìn)行培訓(xùn),提高成員的業(yè)務(wù)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

      因此,流程型組織結(jié)構(gòu)必須認(rèn)識到全過程造價咨詢業(yè)務(wù)的市場狀況和建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主的需求,而建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主的需求和市場條件變化都比較迅速,傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)不能夠適應(yīng)這種變化,只有流程型組織結(jié)構(gòu)不僅能適用于這種高度不明確的環(huán)境,聚焦于業(yè)主的導(dǎo)向目標(biāo),還能在管理好項(xiàng)目的同時,協(xié)調(diào)好流程。

      3.2流程型組織結(jié)構(gòu)變革步驟

      3.2.1營造組織結(jié)構(gòu)變革的環(huán)境

      在業(yè)務(wù)流程再造之前應(yīng)該營造有力促進(jìn)變革的氛圍,促使公司員工適應(yīng)這種工作氛圍,改變原有的態(tài)度和觀念,并消除那些支持這些態(tài)度或行為的因素。Sathe[6]指出,組織在營造變革的環(huán)境時可遵循以下步驟:

      ①明確組織結(jié)構(gòu)變革對業(yè)務(wù)流程再造的影響程度;②獲得公司內(nèi)部決策層和全體員工的支持;③制定組織機(jī)構(gòu)變革計(jì)劃,并開展必要的人員培訓(xùn);④建立流程型組織團(tuán)隊(duì),并指定“流程主管”;⑤在公司樹立溝通遠(yuǎn)景和目標(biāo),進(jìn)一步明確組織流程再造的必要性和改進(jìn)計(jì)劃。

      在營造環(huán)境的過程中,與員工及時有效的溝通是極為必要的,它可以使員工消除變革的恐懼心理,減少變革的阻力。另外,在對組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行流程再造的過程中,必須獲得公司高層的支持,上下都支持的情況下,更有利于組織結(jié)構(gòu)的流程再造。

      3.2.2從公司戰(zhàn)略出發(fā)制定組織再造流程體系

      在建立流程型組織結(jié)構(gòu)的過程中,可以根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)所確定的主營業(yè)務(wù)確定組織的核心流程,并根據(jù)主營業(yè)務(wù)所具有的特點(diǎn)(如任務(wù)的規(guī)范化程度、可行性程度等),來決定業(yè)務(wù)流程導(dǎo)向性程度的大小,并相應(yīng)制定業(yè)務(wù)流程團(tuán)隊(duì)機(jī)制,然后通過資源分配的程度決定所應(yīng)采取的流程團(tuán)隊(duì)的具體類型。對于工程造價咨詢公司來說,全過程造價咨詢業(yè)務(wù)作為公司業(yè)務(wù)流程再造的核心,關(guān)系到組織戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

      3.2.3根據(jù)業(yè)務(wù)流程設(shè)置組織結(jié)構(gòu)

      以流程為中心的組織結(jié)構(gòu)模式應(yīng)該是以基本流程為中心,并圍繞基本流程來設(shè)置部門。在構(gòu)思如何圍繞業(yè)務(wù)流程體系來構(gòu)建具體的部門時,需要考慮流程中各種活動的有機(jī)聯(lián)系程度和可分解程度。

      3.2.4建立人才信息庫和信息技術(shù)平臺來支撐核心業(yè)務(wù)部門[8]

      基于流程的組織結(jié)構(gòu)中核心業(yè)務(wù)的運(yùn)行,都有賴于高效的人才信息庫和信息技術(shù)平臺。在工程造價咨詢公司中,從事全過程造價咨詢業(yè)務(wù)需要建立人才信息庫以及專業(yè)信息——造價信息平臺,以支持全過程造價咨詢業(yè)務(wù)。

      4、全過程造價咨詢業(yè)務(wù)流程型團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建

      流程型團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建應(yīng)從三個方面入手:組織結(jié)構(gòu)、人員配置、管理制度的構(gòu)建。通過流程型組織結(jié)構(gòu)中崗位職能與專業(yè)人員技能一一對應(yīng)關(guān)系,建立流程型團(tuán)隊(duì)的總體框架,并通過管理制度的構(gòu)建,確??傮w框架的執(zhí)行。工程造價咨詢公司的流程型團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建圖如下圖所示:

      5、流程型項(xiàng)目管理制度構(gòu)建

      流程型項(xiàng)目管理制度的建立對流程型團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)能否有效實(shí)現(xiàn)起著至關(guān)重要的作用。在流程型項(xiàng)目管理過程中若沒有各種制度的約束,各種專業(yè)人員就會缺乏約束和自我管理,所以,進(jìn)行流程型項(xiàng)目管理制度的建設(shè)必不可少。建立起管理制度后,不僅可以約束和規(guī)范員工的行為,還可以將項(xiàng)目管理中不可避免的人與人的對立轉(zhuǎn)化為人與制度的對立,有利于逐漸形成有自己特色的流程型項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)。

      5.1制度建設(shè)的原則

      (1)滿足流程型團(tuán)隊(duì)管理的需求[7]

      管理制度的建立是為流程型項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)服務(wù)的,根據(jù)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)建立管理制度。

      (2)依托流程型組織結(jié)構(gòu)

      流程型項(xiàng)目管理制度應(yīng)以組織結(jié)構(gòu)為依托,針對項(xiàng)目管理人員的工作特點(diǎn),進(jìn)行分門別類的管理。

      (3)制度的剛性與柔性并存

      管理制度既能體現(xiàn)對人的高度的約束和規(guī)范,又能體現(xiàn)對人的信任和尊重,流程型團(tuán)隊(duì)的成員樂于接受,有利于工作的開展。

      (4)目標(biāo)切實(shí)可行

      管理制度的目的是保證造價咨詢目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),所以設(shè)定的目標(biāo)應(yīng)該是切實(shí)可行的,管理制度的存在可使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的行為和工作效率產(chǎn)生飛躍。

      (5)以適當(dāng)?shù)膹椥詾槌叨?/p>

      在制度管理設(shè)計(jì)時體現(xiàn)為適當(dāng)?shù)撵`活性,可以提高項(xiàng)目管理的效率和解決問題的能力。

      5.2制度建設(shè)的內(nèi)容

      5.2.1流程式的項(xiàng)目管理制度設(shè)計(jì)

      要想使流程中的工作人員能夠真正圍繞流程工作,必須建立流程型管理制度。即由各個流程根據(jù)其既定的目標(biāo)來制定各項(xiàng)管理制度,用以約束流程中工作人員的行為,使他們圍繞流程的目標(biāo)形成向心力,以保證流程運(yùn)作的高質(zhì)、高效,并進(jìn)一步提高項(xiàng)目管理水平。

      5.2.2流程式的員工考核制度設(shè)計(jì)

      如果各流程只是對員工制定管理制度,而不與員工的績效掛鉤,那么,這個制度將難以實(shí)現(xiàn)。所以,在制定制度的同時,流程還要負(fù)責(zé)對員工的工作績效進(jìn)行考核,將流程的整體效益和員工個人效益聯(lián)系起來,這樣才能使員工自覺自愿地接受制度的管理。

      5.2.3流程式的造價咨詢管理制度設(shè)計(jì)

      造價咨詢管理制度的建立,服務(wù)于全過程造價咨詢業(yè)務(wù)過程的業(yè)務(wù)流程。該制度的建立,將業(yè)務(wù)準(zhǔn)備、實(shí)施到結(jié)束全過程咨詢業(yè)務(wù)連接起來,有效貫穿于全過程。使得各個階段都有相關(guān)的制度進(jìn)行制約,提高全過程造價咨詢業(yè)務(wù)的管理績效。

      結(jié)語:

      全過程造價咨詢的業(yè)務(wù)流程的變革,在于整個系統(tǒng)每個職能結(jié)構(gòu),無論是以項(xiàng)目為單位,還是組織部門的分支,都具有相適應(yīng)的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)和能力。從宏觀上看,整個流程在人員、項(xiàng)目信息、成果管理的連貫性,都有力地保證了全過程造價咨詢業(yè)務(wù)工作的有效開展。目前,工程造價咨詢公司正處于發(fā)展關(guān)鍵時刻,應(yīng)適應(yīng)經(jīng)營環(huán)境的變化,從公司戰(zhàn)略調(diào)整層次的考慮,改變傳統(tǒng)工程造價咨詢業(yè)務(wù),轉(zhuǎn)向全過程造價咨詢業(yè)務(wù)。

      參考文獻(xiàn):

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      [4]艾成林.企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造的風(fēng)險評價與風(fēng)險防范[D].武漢理工大學(xué),2005:55.

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      [7]黃秀俠.業(yè)務(wù)流程再造的企業(yè)內(nèi)部影響因素研究[D].重慶:重慶大學(xué),2006.5.

      [8]周仁強(qiáng).工程造價指數(shù)的信息采集和編制研究[D].重慶:重慶大學(xué),2005.11.

      作者簡介:

      袁松,性別:男,名族:漢,籍貫:湖南省岳陽縣,單位:湖南大為工程咨詢有限公司,職稱:高工,學(xué)歷:研究生。

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