供應鏈系統(tǒng)中采購業(yè)務的操作流程

原虹

在本文中，假定案例公司采購業(yè)務具備最基本的四個流程，即采購申請、采購訂貨、倉庫收貨和財務記賬。該項操作通過【系統(tǒng)設置】-【系統(tǒng)設置】-【采購管理】-【業(yè)務流程設計】的操作，對“采購訂單”、“外購入庫單”以及“購貨發(fā)票”進行相應設置，即案例中要求的四個流程中只有第一個流程“采購申請”中錄入的采購申請單需要操作人員手工錄入申請單中涉及的物料信息，而后續(xù)的三個流程“采購訂單”、“外購入庫單”以及“購貨發(fā)票”只需通過選擇流程中設置好的源單類型及選單號來關聯(lián)生成數據即可。

其次，開始正式進入供應鏈系統(tǒng)中采購管理子系統(tǒng)的日常業(yè)務處理，按照前面設定好的流程來處理企業(yè)的采購業(yè)務。

第一，在采購申請環(huán)節(jié)中，需要采購人員或者申請采購的部門職員執(zhí)行【供應鏈】-【采購管理】-【采購申請】-【采購申請單-新增】命令，在彈出的【采購申請單-新增】窗口按照案例數據正確輸入，再由采購部主管或相關申請采購的部門主管對上述采購申請單進行審核。

第二，在采購訂貨環(huán)節(jié)中，由采購人員進行操作，具體執(zhí)行步驟為【供應鏈】-【采購管理】-【采購訂單】-【采購訂單-新增】，但是與第一步不同的是在彈出的【采購訂單-新增】對話框中不需要再錄入物料數據，而是通過在源單類型中選擇【采購申請單】，在【選單號】中雙擊或按F7鍵進行選單來關聯(lián)生成相關的物料信息，采購訂單信息生成完畢后再由采購部主管通過【供應鏈】-【采購管理】-【采購訂單】-【采購訂單-維護】命令來完成對采購訂單的審核。

第三，在倉庫收貨環(huán)節(jié)中，由倉管部人員進行操作，具體執(zhí)行步驟為【供應鏈】-【采購管理】-【外購入庫】-【外購入庫單-新增】，在彈出的【外購入庫單-新增】對話框中同樣不需要再錄入物料數據，而是通過在源單類型中選擇【采購訂單】，在【選單號】中雙擊或按F7鍵進行選單來關聯(lián)生成相關的物料信息，外購入庫單信息生成完畢后再由倉管部主管對其審核。

最后，在財務記賬環(huán)節(jié)中，是“財務業(yè)務一體化”的重要環(huán)節(jié)，是將前述的采購部、車間、倉管部等業(yè)務部門的業(yè)務信息與財務部門的財務信息緊密聯(lián)系起來的一環(huán)。這個環(huán)節(jié)包含了兩大操作，第一項工作同前述的第二步，第三步相同，財務部門相關人員需要錄入并審核采購發(fā)票，這項工作需要財務部人員通過【供應鏈】-【采購管理】-【采購發(fā)票】-【采購發(fā)票-新增】命令來執(zhí)行，在彈出的【采購發(fā)票-新增】對話框中，通過在源單類型中選擇【外購入庫單】，在【選單號】中雙擊或按F7鍵進行選單來關聯(lián)生成相關的物料信息。同時，如果在采購過程中，若銷售方開還開出了運費發(fā)票，需要財務部人員通過【供應鏈】-【采購管理】-【費用發(fā)票】-【費用發(fā)票-新增】命令來處理對應的運費發(fā)票，之后再由財務部主管完成采購增值稅發(fā)票以及費用發(fā)票的審核。

財務記賬環(huán)節(jié)還有第二項工作就是將采購發(fā)票、費用發(fā)票和外購入庫單進行鉤稽，這個工作由財務部主管來完成，具體操作步驟為【供應鏈】-【采購管理】-【采購發(fā)票】-【采購發(fā)票-維護】，在彈出的【采購發(fā)票序時薄】窗口中，選中需要進行鉤稽的發(fā)票，然后點擊窗口上方的【鉤稽】，通過【Shift】鍵或【Ctrl】鍵將需要鉤稽的采購發(fā)票記錄和對應的外購入庫單記錄選中，若該發(fā)票涉及的業(yè)務還存在費用發(fā)票的話，那么對應的費用發(fā)票也需要選中。

最后，需要提一下額外的一個流程，就是關于采購退貨方面的問題，企業(yè)在采購過程中有時候會由于質量等問題，需要將前述流程中采購回來的原材料退回給供貨商的，這個過程會影響兩個方面，第一由于退貨的原因會導致原材料入庫數量的減少，第二原本增值稅發(fā)票的信息也需要進行調整，所以針對有退貨情況發(fā)生的公司，需要對入庫數量和發(fā)票信息進行修改，即根據具體退貨信息錄入紅字外購入庫單和紅字采購發(fā)票的操作來起到沖減相應的庫存數量和增值稅金額的目的，其操作也很簡單，與前述【外購入庫單】和【采購發(fā)票】的新增方法類似，唯一的不同是在【外購入庫單-新增】和【采購發(fā)票-新增】的對話框中，需要首先點擊窗口上方的【紅字】選項，然后再進行數據的輸入，同時對于紅字發(fā)票的處理也需要將其與對應的紅字外購入庫單（即采購退貨單）進行鉤稽。

以上就是一個企業(yè)供應鏈系統(tǒng)中采購管理子系統(tǒng)的基本業(yè)務操作流程。（作者單位為廣州工商學院）