對電子文件和電子檔案管理問題的思考

王淑芬

當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子技術(shù)和電子產(chǎn)品的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件將轉(zhuǎn)化為電子檔案，最終也是檔案管理的范疇。隨著這些新材料、新技術(shù)的應(yīng)用于檔案，如何加強(qiáng)電子文件和電子檔案的存儲和管理顯示出重要性和緊迫性。

一、電子檔案的概念

電子檔案這一概念出現(xiàn)近10年，國家檔案局于1996年成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”，1998年，王剛同志在全國檔案局長會議上指出：要在1997年研究制定《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》。關(guān)于電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對規(guī)定為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息”。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一個介質(zhì)上。我國對電子文件的定義是指人們在社會活動中形成的、用數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

二、電子文件的概念

電子文件從組成上說是電子文件內(nèi)容、電子文件內(nèi)容所在載體和對電子文件內(nèi)容繼續(xù)進(jìn)行顯示、修改、刪除的計(jì)算機(jī)軟件、硬件平臺技術(shù)條件的組合。依據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)電子文件從組成上說是電子文件內(nèi)容、電子文件內(nèi)容所在載體和對電子文件內(nèi)容繼合本單位的實(shí)際情況，筆者從檔案管理的基本規(guī)律和計(jì)算機(jī)技術(shù)的特點(diǎn)出發(fā)，摸索制訂了一個包括電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用，統(tǒng)計(jì)、保護(hù)等內(nèi)容的管理辦法，并在實(shí)踐中逐漸補(bǔ)充完善。以集中統(tǒng)一為原則明確歸檔電子文件的管理機(jī)制。以完整齊全為宗旨全面劃定歸檔電子文件的范圍，以電子文件的署錄和組盤為主要內(nèi)容進(jìn)行歸檔電子文件的整理，以脫機(jī)載體為重點(diǎn)加強(qiáng)歸檔電子文件的保護(hù)以確保真實(shí)、有效為目的把好歸檔電子文件的質(zhì)量檢驗(yàn)關(guān)。

三、電子文件、電子檔案管理應(yīng)注意的問題

1、電子文件的存儲載體問題。電子文件的存儲載體有多種，如磁帶、磁盤、光熱等。光盤與磁帶、磁盤相比，其特點(diǎn)是：記錄密度高、存儲容量大；非接觸式記錄和信息讀出方式；數(shù)據(jù)傳輸率高；存取速度怏；易保存。因有保護(hù)層，信息讀出為無接觸式的，不存在讀取磨損，所以盤片不易損壞。如上所述，現(xiàn)在使用光盤作為電子文件歸檔的載體比較合適。軟磁盤不能作為歸檔電子文件長期保存的載體。

2、紙質(zhì)檔案與電子檔案長期并存且保持一致的問題。可概括為兩點(diǎn)：紙質(zhì)檔案便于長期永久保存，而利用起來較不方便；電子檔案便于利用，但難以永久保存。所以，不如將兩種載體檔案長期并存。一般做法是”雙套制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件保存。兩種載體的檔案在并存時要特別注意兩種檔案的一致性，在電子檔案著錄、編號、簽署、更改、更新時要注意保證電子檔案與紙質(zhì)檔案對應(yīng)相符。

3、電子文件的安全問題。一是電子文件歸檔時，把屬于一般牲的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺都能使用的文本文件的格式。消除由于技術(shù)演變所帶來的影響。特殊格式電子文件。應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的瀏覽軟件。二是使用”只寫一次式光盤加背書”方式制作歸檔原件，確認(rèn)其內(nèi)容信息的原始牲，歸檔人員要負(fù)責(zé)歸檔前電子文件內(nèi)容的原始性，歸檔后由檔案館負(fù)責(zé)，為了分清責(zé)任，最理想的辦法是兩方在不可更改的載體上簽字，而這種光盤的同一處刻錄軌跡只能寫人近眾；這就是 “只寫一次式光盤加背書”，也可用只讀光盤、電子簽名、數(shù)字水印、隱形條碼、數(shù)字時間印章法等來確認(rèn)電子文件內(nèi)容信息的原始性。三是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，可采用一種既能確認(rèn)發(fā)件人身份，又能保密保安全的 “公用密鑰數(shù)字簽名技術(shù)，”也可采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、大眾身份論證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等措施來保證網(wǎng)絡(luò)安全。四是利用中的安全措施：設(shè)置分級查詢權(quán)限密碼并定期或不定期地更改，屬于保密范圍的信息內(nèi)容必須繼續(xù)進(jìn)行加密處理，對于信息內(nèi)容的復(fù)制拷貝更要嚴(yán)格控制。

4、電子文件的鑒定問題。一是入口關(guān)，即在檔案部門接受電子文件是要檢驗(yàn)每個文件能否被正常讀出、打開或運(yùn)行；有無感染計(jì)算機(jī)病毒；內(nèi)容是否完整，是否與歸檔移交清單或文件機(jī)讀目錄一致等。二是定期檢查關(guān)，即對歸檔后的電子文件建立定期檢查的制度，數(shù)據(jù)類電子文件檢驗(yàn)?zāi)芊癖徽Ｗx出，程序類電子文件檢驗(yàn)?zāi)芊癖徽＿\(yùn)行。對子磁性載體一般應(yīng)每兩年氣光盤每四年要進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不能少于10%；對于磁性載體每四年拷貝一次，并建立封電子文件的檢查、維護(hù)、拷貝等操作過程進(jìn)行登記制度。避免發(fā)生人為的誤操作或重復(fù)勞動。轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。三是利用關(guān)，即在平時提供利用時，一旦發(fā)現(xiàn)有文件損壞或感染計(jì)算機(jī)病毒，立即要對該錢體內(nèi)存儲的所有文件進(jìn)行檢驗(yàn)，及時采取措施修復(fù)損壞的文件，并對殺毒軟件進(jìn)行更新。