精準(zhǔn)服務(wù)理念下高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與思考

劉永芹

摘 要：目前絕大多數(shù)高校的資產(chǎn)管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)上更符合管理者的使用要求，要實(shí)現(xiàn)面向全校教師的網(wǎng)絡(luò)化，這種設(shè)計(jì)還存在一定的弊端。本文結(jié)合高校資產(chǎn)管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，通過(guò)對(duì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)前臺(tái)、子模塊等重新設(shè)計(jì)，使資產(chǎn)管理系統(tǒng)能夠?yàn)橛脩籼峁┚珳?zhǔn)服務(wù)，從而真正意義上實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化。

關(guān)鍵詞：精準(zhǔn)服務(wù)；資產(chǎn)管理系統(tǒng)；設(shè)計(jì)

一、引言

目前，大部分高校的資產(chǎn)管理都采用了信息化管理，部分高校的資產(chǎn)管理系統(tǒng)從資產(chǎn)的申購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、折舊、報(bào)廢等整個(gè)生命周期均實(shí)現(xiàn)了信息化管理，有效提高了資源配置效率，減少了高校的資源浪費(fèi)。但通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在絕大多數(shù)高校的資產(chǎn)管理系統(tǒng)技術(shù)落后，并且多是從管理者的角度出發(fā)進(jìn)行設(shè)計(jì)，沿用了單機(jī)版的設(shè)計(jì)模式，而資產(chǎn)管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)面向全校教師的網(wǎng)絡(luò)化，單機(jī)版資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)在日常工作應(yīng)用中，時(shí)常發(fā)生問(wèn)題，影響了教師的工作效率。

因此本文在精準(zhǔn)服務(wù)的理念下，對(duì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)的前臺(tái)及子模塊進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，使全校教師無(wú)須培訓(xùn)即能在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中根據(jù)自己的需求完成各項(xiàng)操作，從而有效提高使用者和管理者的工作效率。

二、網(wǎng)絡(luò)化資產(chǎn)管理系統(tǒng)使用中面臨的問(wèn)題

1.獨(dú)立的功能模塊降低工作效率

通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前絕大多數(shù)高校在用的資產(chǎn)管理系統(tǒng)雖然實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但系統(tǒng)的功能模塊包括固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、低值耐用品管理系統(tǒng)、低值易耗品管理系統(tǒng)、資產(chǎn)折舊系統(tǒng)均是獨(dú)立的，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)的使用中需要對(duì)資產(chǎn)的分檔類別具有清楚的了解，這對(duì)于大部分教職工而言需要通過(guò)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)才能完成。但是在高校每年都有教職工引進(jìn)，因此這種學(xué)習(xí)和培訓(xùn)不管對(duì)于管理者還是使用者都大大降低了工作效率，沒(méi)有真正達(dá)到資產(chǎn)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化的效果。

2.資產(chǎn)的分類難以確定

為了方便資產(chǎn)的管理、清查、登記和統(tǒng)計(jì)等工作，國(guó)家制定了固定資產(chǎn)分類與代碼標(biāo)準(zhǔn)，在資產(chǎn)登記入賬時(shí)必須要選擇一個(gè)分類才能完成資產(chǎn)的入賬。但由于該標(biāo)準(zhǔn)是按固定資產(chǎn)的基本屬性進(jìn)行分類，而資產(chǎn)的名稱與分類名稱之間可能存在較大的差異，造成使用者在使用資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行登記入賬時(shí)難以確定資產(chǎn)的分類，并且出現(xiàn)很多儀器設(shè)備名稱在資產(chǎn)的分類代碼表中查找不到的現(xiàn)象，這給使用者造成較大的不便，是資產(chǎn)管理系統(tǒng)使用中使用者面臨的主要問(wèn)題之一。

三、精準(zhǔn)服務(wù)理念下資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

基于精準(zhǔn)服務(wù)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)在總體架構(gòu)和功能上與原資產(chǎn)管理系統(tǒng)一樣，在總體架構(gòu)上包括五個(gè)層次：決策管理、資產(chǎn)部門(mén)管理、財(cái)務(wù)管理、使用管理和歸口管理；在系統(tǒng)功能涵蓋了所有的固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括驗(yàn)收、增加、處置、變動(dòng)、分別、清查、統(tǒng)計(jì)、分析、折舊、賬表、產(chǎn)權(quán)登記、條碼打印、資產(chǎn)卡片打印、上報(bào)數(shù)據(jù)等?；诰珳?zhǔn)服務(wù)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)主要是在其面向用戶的前臺(tái)及子模塊的設(shè)計(jì)上體現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)的理念，使用戶能夠迅速定位所需模塊，完成操作。

1.資產(chǎn)管理系統(tǒng)的前臺(tái)設(shè)計(jì)

資產(chǎn)管理系統(tǒng)精準(zhǔn)服務(wù)是指資產(chǎn)管理系統(tǒng)面向用戶需求而建立的以用戶問(wèn)題為導(dǎo)向的設(shè)計(jì)模式。在資產(chǎn)管理系統(tǒng)的前臺(tái)設(shè)計(jì)中各功能模塊根據(jù)用戶的需求進(jìn)行設(shè)計(jì)，如圖1所示。前臺(tái)設(shè)計(jì)分為兩大模塊，模塊一的設(shè)計(jì)以問(wèn)題為導(dǎo)向，面向所有系統(tǒng)用戶日常工作中的需求，主要包括“資產(chǎn)申購(gòu)”、“資產(chǎn)驗(yàn)收”、“登記入庫(kù)”、“資產(chǎn)變動(dòng)”、“資產(chǎn)處置”、“資產(chǎn)查詢”、“打印驗(yàn)收單”及“退出系統(tǒng)”等。模塊二面向各級(jí)管理員，主要包括“資產(chǎn)審核”、“統(tǒng)計(jì)分析”、“資產(chǎn)折舊”、“資產(chǎn)清查”、“輔助功能”及“系統(tǒng)設(shè)置”，系統(tǒng)管理員可以通過(guò)權(quán)限設(shè)置授予各級(jí)管理員相應(yīng)的權(quán)限。

這種前臺(tái)設(shè)計(jì)使用戶能夠根據(jù)自己的需求迅速找到相應(yīng)的模塊，較傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)中相對(duì)獨(dú)立的“固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)”、“低值耐用品管理系統(tǒng)”等模塊，可以節(jié)省大量查找制度的時(shí)間，無(wú)須培訓(xùn)即可完成相應(yīng)操作。

2.子模塊的設(shè)計(jì)

子模塊的設(shè)計(jì)主要針對(duì)圖1模塊一中用戶常用的三個(gè)模塊“登記入庫(kù)”、“資產(chǎn)查詢”和“打印驗(yàn)收單”進(jìn)行詳細(xì)的設(shè)計(jì)。

（1）“登記入庫(kù)”模塊的設(shè)計(jì)。此模塊的設(shè)計(jì)首先需要用戶確認(rèn)入庫(kù)登記的資產(chǎn)分類，如圖2所示，圖中左側(cè)為說(shuō)明部分，用以指導(dǎo)用戶確認(rèn)分類，然后點(diǎn)擊右側(cè)相應(yīng)的字段，完成相應(yīng)的操作。資產(chǎn)分類的說(shuō)明部分可根據(jù)各高校的固定資產(chǎn)、低值耐用品、低值易耗品的管理辦法進(jìn)行描述。如果有描述以外的情況，還可在“特殊情況說(shuō)明”中進(jìn)行查看。這種設(shè)計(jì)方式使用戶能夠迅速確定資產(chǎn)的分類繼續(xù)完成登記入庫(kù)，省去了查閱學(xué)校相關(guān)管理辦法，并且有利于加深對(duì)學(xué)校資產(chǎn)分類的認(rèn)識(shí)。

（2）“資產(chǎn)查詢”模塊的設(shè)計(jì)。此模塊的設(shè)計(jì)是根據(jù)具有查詢需要的用戶進(jìn)行定向設(shè)計(jì)，進(jìn)入“資產(chǎn)查詢”模塊后（如圖3），用戶再根據(jù)自己需要選擇相應(yīng)的查詢方式和查詢內(nèi)容，用戶也可以點(diǎn)擊“查看名下資產(chǎn)”對(duì)本人名下的固定資產(chǎn)和低值耐用品進(jìn)行查詢，而無(wú)須像目前的資產(chǎn)管理系統(tǒng)要分別點(diǎn)擊固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)和低值耐用品管理系統(tǒng)才能完成對(duì)名下固定資產(chǎn)及低值耐用品的查詢工作。

在“資產(chǎn)查詢”模塊的下一級(jí)子模塊中，同樣提供給用戶不同的查詢方式和查詢內(nèi)容。如“固定資產(chǎn)查詢”的子模塊，可以提供給用戶不同的查詢方式（按使用單位查詢、按使用人查詢、按存放地點(diǎn)查詢、按資產(chǎn)類別查詢）和查詢內(nèi)容（變動(dòng)信息查詢、處置信息查詢、附件信息查詢、驗(yàn)收單信息查詢），也可以直接查詢所屬單位的全部資產(chǎn)信息；如“按使用單位查詢”的子模塊中，可以選擇“固定資產(chǎn)查詢”和“低值耐用品查詢”或按其他查詢內(nèi)容進(jìn)行查詢，也可以直接查詢所屬單位的全部資產(chǎn)信息。

（3）“打印驗(yàn)收單”模塊的設(shè)計(jì)。用戶完成固定資產(chǎn)、低值耐用品及低值易耗品的登記入庫(kù)后，在頁(yè)面中可以點(diǎn)擊“打印驗(yàn)收單”，跳轉(zhuǎn)到打印頁(yè)面；也可以在圖1中直接點(diǎn)擊進(jìn)行打印。

點(diǎn)擊“打印驗(yàn)收單”后進(jìn)入頁(yè)面后，在該頁(yè)面中首先顯示以本人為使用人或經(jīng)辦人的所有固定資產(chǎn)、低值耐用品及低值易耗品驗(yàn)收單，包括已提交、未提交、審核已通過(guò)、審核未通過(guò)的驗(yàn)收單。對(duì)于狀態(tài)為未提交和審核未通過(guò)的驗(yàn)收單，用戶可以點(diǎn)擊“修改”跳轉(zhuǎn)到相關(guān)頁(yè)面進(jìn)行修改；對(duì)于審核已通過(guò)的驗(yàn)收單可以進(jìn)行打印。在此，可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限的方式僅允許用戶對(duì)審核通過(guò)的驗(yàn)收單進(jìn)行打印。

這種設(shè)計(jì)方式解決了目前主流資產(chǎn)管理系統(tǒng)由于固定資產(chǎn)系統(tǒng)、低值耐用品管理系統(tǒng)及低值易耗品管理系統(tǒng)之間的系統(tǒng)隔離，造成的打印操作煩瑣，可以提升用戶的體驗(yàn)感受，大大提高工作效率。

3.分類代碼的設(shè)計(jì)

目前資產(chǎn)管理系統(tǒng)中固定資產(chǎn)的分類執(zhí)行的是《固定資產(chǎn)分類與代碼》（GB/T14885-2010），規(guī)定了固定資產(chǎn)的分類、代碼及計(jì)算單位。從目前資產(chǎn)管理系統(tǒng)用戶使用情況來(lái)看，最大的問(wèn)題是由于資產(chǎn)名稱不盡相同，用戶對(duì)于資產(chǎn)的分類很難確定。

針對(duì)這一問(wèn)題，資產(chǎn)管理系統(tǒng)中分類代碼的設(shè)計(jì)應(yīng)為用戶提供便利，比如可以在資產(chǎn)登記入庫(kù)頁(yè)面輸入資產(chǎn)名稱后，在分類代碼處檢索出相關(guān)的分類代碼，以及從系統(tǒng)的資產(chǎn)名稱庫(kù)中檢索出的相同或相近資產(chǎn)名稱所屬的分類代碼，并推送給用戶供其選擇，這大大節(jié)省了用戶尋找資產(chǎn)分類的時(shí)間。同樣，在低值耐用品和低值易耗品管理系統(tǒng)中也可以進(jìn)行同樣的設(shè)計(jì)，解決了用戶在選擇分類代碼時(shí)的茫然與困惑。

基于精準(zhǔn)服務(wù)理念的資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方式打破了目前高校在用的主流資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模式，這不僅徹底改變了用戶使用中的被動(dòng)局面，而且有力地促進(jìn)了高校整體管理水平的提高，這種新型的資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方式能夠大大提高管理者和用戶的工作效率，提升廣大用戶的認(rèn)可度和滿意度。

（責(zé)任編輯：蘭卡）