關于完善出版社內(nèi)部控制體系的思考

傅玲

摘 要：隨著近年各家出版社轉(zhuǎn)企改制，出版社逐漸步入市場經(jīng)濟的時代，完善其內(nèi)部控制體系，加強內(nèi)部管理，規(guī)范工作流程，合理控制費用等問題尤為突出和重要，本文對如何完善出版社內(nèi)部控制體系提出了諸多思考，以實現(xiàn)科學管理、防范風險、企業(yè)社會效益和經(jīng)濟效益雙豐收的目標。

關鍵詞：出版社；內(nèi)部控制；體系

一、出版社內(nèi)部控制的重要性

隨著近些年來全國各家出版單位競相轉(zhuǎn)企改制，逐步邁入市場經(jīng)濟的大潮，如何在競爭無比激烈的市場中站穩(wěn)腳跟，進而獲得轉(zhuǎn)型成功，使得加強出版社內(nèi)部控制，特別是資產(chǎn)、財務的控制，顯得尤為緊迫和重要。

出版社應該增強全員內(nèi)控制度認知，亟待加強內(nèi)部控制體系建設工作，建立、完善內(nèi)部控制組織、制度體系和監(jiān)督評價體系，在原有基礎上結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營管理實際情況對組織架構(gòu)、人力資源、安全生產(chǎn)、質(zhì)量管理、物資采購等方面，構(gòu)建一套嚴密的職能控制體系。使公司各部門、各崗位互相制約、協(xié)調(diào)，保證公司資產(chǎn)、財務信息的準確性、真實性、有效性、及時性；保證對公司員工、工作流程、物流的有效的管控；實現(xiàn)對公司經(jīng)營活動的有效監(jiān)督，為出版社高效、有序的發(fā)展打下堅實基礎。

二、出版單位內(nèi)部控制體系存在的問題

我國出版社原來屬于事業(yè)單位性質(zhì)，普遍缺乏對內(nèi)部控制的重視，經(jīng)營管理方式仍習慣于傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟模式；還有一部分出版單位雖然較重視內(nèi)控制度的建設，但是因為內(nèi)控制度方面存在不合理的設計、執(zhí)行落實不力等情況，都導致出版社無法實現(xiàn)高效發(fā)展。

1.亟待建立風險評估機制

出版單位由于歷史原因，對于來自內(nèi)部和外部的不同風險評估缺乏重視，風險規(guī)避的能力比較弱。有些出版社缺乏健全的內(nèi)部稽核、審計的機構(gòu)、督查范圍窄，實效低；還有些出版社雖然設立了審計機構(gòu)，但是內(nèi)部審查流于形式，在運行中不能有效發(fā)揮監(jiān)督、評價的職能作用，導致問題不能及時被發(fā)現(xiàn)，或發(fā)現(xiàn)不能及時糾正。

2.費用超預算，資金管理混亂

出版社不太重視預算管理，沒有對全年工作進行詳細規(guī)劃。在預算編制工作中，粗糙簡單、流于形式，在執(zhí)行項目控制標準、過程中沒有相應的監(jiān)控手段，特別是有些企業(yè)的項目，執(zhí)行過程中隨意追加預算，審批過程不嚴謹，預算資金用在企業(yè)經(jīng)費的補充上，使費用預算管理喪失了應具備的權(quán)威性，也給企業(yè)資金運用造成了很大的壓力和困難。

3.缺乏市場應變能力

某些出版社沿用計劃經(jīng)濟環(huán)境下出版圖書的觀念，缺乏對市場經(jīng)濟的預見性和適應性，管理未能跟上時代的步伐，工作流程設計不科學、處理問題不及時，長此以往，使得圖書周轉(zhuǎn)滯后，庫存積壓嚴重，應收賬款增加，極其單位的經(jīng)營活動十分不利，造成極大的風險。

三、關于出版社完善內(nèi)部體系的思考

出版社內(nèi)控體系主要包括發(fā)展戰(zhàn)略、公司治理、人力資源、編輯管理、全面預算、投資管理、資金營運、資產(chǎn)管理、財務報告、印務管理、發(fā)行管理、內(nèi)部信息傳遞、信息系統(tǒng)等方面，內(nèi)部控制管理制度的健全對于企業(yè)的決策及執(zhí)行等各方面尤為重要，能降低企業(yè)風險，加快實現(xiàn)經(jīng)營管理目標。

針對出版單位內(nèi)部控制體系存在的普遍問題，本文認為應該依據(jù)企業(yè)經(jīng)營的實際情況，對內(nèi)控制度進行切實可行的完善，進一步明確各崗位、各部門的責、權(quán)、利，增強制度的可操作性，避免內(nèi)控管理失效，便于整體管控運營。

1.提高全體員工對內(nèi)控的認知，加強公司內(nèi)控制度建設

公司內(nèi)部控制環(huán)境主要是由企業(yè)的經(jīng)營者認識決定的，企業(yè)經(jīng)營者的管理理念和水平亟待提高，關鍵要讓內(nèi)部控制制度的重要性和必要性深入他們的認知，才能發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部控制制度的作用。企業(yè)內(nèi)部控制管理涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理全過程，是由企業(yè)全體員工來共同維護的。加強職工的道德修養(yǎng)和培訓教育是內(nèi)控制度實施的保證。其中注重財務管理工作人員專業(yè)知識的學習，提高財會人員的素質(zhì)，在內(nèi)部控制制度體系中尤為重要，對內(nèi)控制度的具體落實起關鍵作用?？山⒙氊熥肪繖C制，對財務管理出現(xiàn)的問題支出實時監(jiān)控，追究有關人員的相應責任；可運用培訓、考核的方式，對財務管理工作人員知識掌握情況與專業(yè)素養(yǎng)進行培養(yǎng)，對考核結(jié)果不合格的人員進行調(diào)崗或辭退，打造專業(yè)性更強的財務隊伍。其次，對企業(yè)其他崗位人員的內(nèi)控教育亟待加強。內(nèi)部控制要更有實效，必須企業(yè)全體員工的觀念正確，因此需定期對職工進行內(nèi)控知識的培訓，不斷提高員工對內(nèi)部控制制度的認知，促使企業(yè)有效落實內(nèi)部控制。

2.制定、健全內(nèi)部審計以及風險評估機制

監(jiān)督對企業(yè)內(nèi)部控制各方面進行監(jiān)督，及時反饋解決內(nèi)部控制過程中發(fā)現(xiàn)的漏洞和隱患，促進內(nèi)部控制目標的實現(xiàn)，嚴密保障出版社內(nèi)控制度，是內(nèi)部審計的主要任務。因此出版社應依據(jù)本單位的經(jīng)營規(guī)模和具體情況，制定、健全企業(yè)內(nèi)部審計制度以及風險評估機制，在有條件的情況下設內(nèi)部審計部門，指派專職的審計人員，對內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，管理中的薄弱環(huán)節(jié)，進行檢查監(jiān)督，從制度和機制上幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)、解決問題，同時充分與外部稅務、審計部門進行溝通，結(jié)合內(nèi)部與外部監(jiān)督，進一步完善出版社內(nèi)部控制制度的目標。此外，出版社還可定期委托外部會計師事務所對企業(yè)展開內(nèi)部控制評價測試，加強、規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理。

3.加強內(nèi)部控制，強化資金、資產(chǎn)管理

（1）預算管理是出版社類單位財務管理工作不能缺少的關鍵部分。出版社要制定預算管理制度，嚴格落實預算編制管理機制，提高對財務預算管理的重視程度，保障預算編制的合理性，準確把握資金流向，要把績效、津貼和各項補貼等費用支出全部納入預算管理；建立專項資金預算管理制度，對各項專項資金運用單獨建賬，嚴格把關，防止資金流通漏洞；辦理采購與付款、銷售與收款、成本費用、工程項目、人力資源、資產(chǎn)購置與維護等各項業(yè)務和事項，均需符合預算要求。如有超預算事項發(fā)生，及時向上級預算管理委員會提請調(diào)整預算。嚴格控制執(zhí)行未經(jīng)批準的預算外支出，確保預算工作全面切實的執(zhí)行，從源頭上防范違規(guī)違紀行為的發(fā)生。

（2）所有資產(chǎn)（含廢舊庫存圖書）的采購、維修、處置、報廢、捐贈等行為，均嚴格按照企業(yè)《資產(chǎn)管理辦法》以及《“三重一大”決策制度實施細則》，組織召開企業(yè)領導班子會集體討論決策，并嚴格按照事前審批報備、入庫驗收檢查、審核入賬登記、定期組織盤點、報批處置報廢等工作流程執(zhí)行。

（3）逐步構(gòu)建資產(chǎn)集中采購機制，加強對資產(chǎn)的統(tǒng)一管理。增強資金管理，強化財產(chǎn)管理機制。嚴格規(guī)范出版社的物資采購、領用、銷售及固定資產(chǎn)的購置及日常管理上的操作流程。

資產(chǎn)的購置往往需要占用大量的資金，投資回收期限也比較長，給企業(yè)的生產(chǎn)運營所帶來的影響也是比較深遠的。因此，應當逐步構(gòu)建出一整套科學完備的資產(chǎn)集中采購機制。出版社需建立一套科學的資產(chǎn)集中采購機制，合理編制采購計劃，并保證其在資產(chǎn)購置活動中嚴格執(zhí)行，從而達到降低企業(yè)的采購成本，使企業(yè)資源的優(yōu)化配置得以有效實現(xiàn)。

日常管理中，出版社從源頭上防范出現(xiàn)固定資產(chǎn)流失，要加強固定資產(chǎn)管理方面的內(nèi)部監(jiān)督控制機制，首先要讓企業(yè)全員參與固定資產(chǎn)管理，樹立全員內(nèi)控管理意識。所有接觸、使用固定資產(chǎn)的職工都需進到固定資產(chǎn)使用管理中來。對于部門所有固定資產(chǎn)的變動，應及時做好固定資產(chǎn)表中登記和跟蹤。

固定資產(chǎn)在各部門之間的調(diào)用，要做好移交變動手續(xù)。在進行維修固定資產(chǎn)時，需填寫維修單，相應人員在維修單上需填寫時間、編號、規(guī)格型號以及此次檢修的內(nèi)容，財務部門依據(jù)維修憑證，執(zhí)行維修報銷工作，同時固定資產(chǎn)管理部門要及時登記固定資產(chǎn)的維修記錄。領用資產(chǎn)時，相關人員需填寫資產(chǎn)領用表，財務部門審核表格后，實時更新資產(chǎn)的總賬和明細賬，達到資產(chǎn)賬實相符。

財務部與資產(chǎn)管理部門至少每半年對固定資產(chǎn)做一次全面的盤點，根據(jù)盤點結(jié)果編制“固定資產(chǎn)盤點明細表”，核對賬務、實物和固定資產(chǎn)明細表，保證三方面數(shù)據(jù)一致。出版社可通過定期盤點清查，加強固定資產(chǎn)管理，同時達到控制固定資產(chǎn)管理風險的目的。對于賬實不符的，歷史遺留問題的，厘清責任，解決問題，做好清查工作，集中進行賬務處理，真正做到賬實相符，財務數(shù)據(jù)真實可靠，固定資產(chǎn)管理有序合規(guī)。及時處理不使用的、閑置的固定資產(chǎn)，提高固定資產(chǎn)的使用效率。

4.優(yōu)化存貨資金的結(jié)構(gòu)，加強應收賬款管理

（1）對存貨的管理，為了降低物流成本，加強物流管理，計算機網(wǎng)絡、大數(shù)據(jù)云計算信息管理系統(tǒng)正在快速進入各個出版社，這些科學先進的現(xiàn)代科技無疑很大程度地增強了企業(yè)競爭力。

出版社在內(nèi)部控制上要出臺針對性的政策，降低圖書出版行業(yè)物流成本。面對出版物供給大于需求，積壓大量庫存無法銷售時，圖書將會出現(xiàn)很大的退貨量，各節(jié)點的統(tǒng)一、協(xié)調(diào)機制在內(nèi)部控制制度中建立、健全后，可及時給出版社和大型批銷中心提供真實的庫存和銷售信息，降低庫存風險。

（2）在加緊委托代銷商品的催收力度的同時，適度從緊控制賒銷比例，要關注可能出現(xiàn)欠款風險的銷售區(qū)域。那些長期積壓的圖書，應適當考慮可以采取報損或低價銷售的策略，合理“去庫存”。

（3）強化應收賬款管理制度，嚴控賬齡，定期調(diào)評往來客戶的信用，完善應收賬款管理辦法。建立客戶信用管理制度?？蛻粜庞霉芾硎侵笇π庞媒灰字械娘L險進行識別、分析和評估，并通過制定信用管理政策，指導和協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門的活動，以保障應收賬款安全和及時回收，有效控制風險，用最經(jīng)濟合理的方法綜合處理風險，使風險降低到最小的管理活動。發(fā)行部根據(jù)業(yè)務需要，對客戶信用資料不斷加以調(diào)整，消除舊資料，及時補充新資料，及時對客戶的變化情況進行跟蹤記錄。在往來客戶聯(lián)系表中，對缺少的往來客戶信息進行補充，更新客戶經(jīng)營地址，常用聯(lián)系人員。增加定期登記客戶在途金額，常規(guī)賬期管理，按企業(yè)的統(tǒng)一要求對客戶進行A/B/C三級管理，對重點客戶、賒銷客戶的資料進行重點管理，對一次性交易且以現(xiàn)金銷售結(jié)算的客戶可了解客戶信用情況，不建立客戶信用檔案。

四、結(jié)語

內(nèi)部控制是出版社經(jīng)營活動的重要管理工具，故建立一套完善的內(nèi)部控制體系，加強內(nèi)部管理、內(nèi)部監(jiān)督，控制風險，為出版社創(chuàng)造良好的可持續(xù)性的發(fā)展環(huán)境，是極其關鍵和必要的。

參考文獻

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（責任編輯：王文龍）