趙佳玉

民辦高校行政秘書在整個民辦高校發(fā)展，建設中承擔著日常普通事物的管理和執(zhí)行，不僅需要熟悉各項高效管理工作的流程，還要做好貫徹各項指令，溝通上下級關系，協(xié)調(diào)民辦高校資源分配等繁瑣行政事務。特別是21世紀以來，全球網(wǎng)絡信息化、信息化在各行各業(yè)中的普遍運用，為民辦高校行政秘書工作也帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，為民辦高校行政秘書隊伍建設提出了新的方向。

1 民辦高校行政秘書崗位定位

民辦高校行政秘書是民辦高校行政管理事務的主要承擔者和執(zhí)行者，不僅要做好民辦高校的日常管理事務，還要配合學校主要領導做好領導與教師之間的溝通協(xié)助工作。所以民辦高校行政秘書既是領導身邊的重要參謀人員，又是上傳下達的橋梁窗口。

民辦高校行政秘書主要工作組成部分有：（1）文案工作。各項工作的計劃總結(jié)、通知報告、會議記錄、草擬文件、簽發(fā)文件、整理檔案等;（2）協(xié)調(diào)工作。充分發(fā)揮綜合、協(xié)調(diào)、服務作用，完成學校職能部門安排的各項工作。（3）后勤服務保障工作。負責辦公室的環(huán)境衛(wèi)生打掃，采購各種辦公設備、用品、電腦耗材等。同時還做好行政印章使用管理工作，做到使用有登記，不隨意外借、濫用印章等行為發(fā)生。

2 網(wǎng)絡化、信息化帶來的巨大挑戰(zhàn)

相對上個世界來說傳統(tǒng)的秘書工作主要是圍繞整理紙張文字信息為主要內(nèi)容，主要方式離不開文字書寫、印藍紙的使用。但是伴隨著網(wǎng)絡化、信息化時代的來臨，各行業(yè)也包括各民辦高校正在被辦公自動化、數(shù)字化的信息收集、文件下發(fā)、結(jié)果反饋的過程被互聯(lián)網(wǎng)絡轉(zhuǎn)為替代，作為民辦高校主管領導的重要助手，行政秘書所面對的信息處理工作內(nèi)容相比上個世紀更為豐富，行政秘書的地位日益突出，文秘人員原有的工作模式、工作環(huán)境和使用操作工具、教育、管理、決策等活動都面臨全新的挑戰(zhàn)。

2.1信息工作復雜化

傳統(tǒng)的行政秘書文案信息工作主要分為：草擬文件、整理書籍、報刊、做好會議記錄、制作工作簡報等書面形式的資料。隨著計算機網(wǎng)絡化、電子技術的普及，如各種電子圖書、電子期刊、光盤文獻、磁盤和光盤數(shù)據(jù)庫、多媒體資料，也成為現(xiàn)代行政秘書搜工作中收集信息的重要渠道。同時，網(wǎng)絡的出現(xiàn)使得信息源由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文字向虛擬電子型過渡，現(xiàn)代信息技術無論從技術手段還是從，承載媒體技術或者從信息的收集、檢索、傳遞，規(guī)模都有了前所未有的提升。

2.2媒介技術的多樣化，缺乏有效的兼容機制

在現(xiàn)在的秘書工作中關于文件、通知的傳達可以大致分為：電話、網(wǎng)絡QQ、電子郵箱、微信、電子辦公平臺、傳真等技術手段。但是不同的領導、不同的單位，不同的受眾有著不同的終端使用手段，例如：一份紙質(zhì)的傳真文件就很難把它再變成一份Word文件進行修改或者再次傳遞。同樣，受到電子技術、網(wǎng)絡媒介的使用知識的局限性，有的領導、受眾也很難接受所謂的“無紙化”辦公。當然，也有各方面的資料，信息存在不兼容等技術手段限制使得傳達效果不一，不利于提高行政秘書的工作效率。

3 民辦高校行政秘書隊伍網(wǎng)絡化素質(zhì)的提升空間

計算機網(wǎng)絡信息化技術發(fā)展速度極快，行政秘書隊伍建設只有不斷通過學習新的信息網(wǎng)絡技術知識，不斷提高計算機操作水平和數(shù)據(jù)處理能力，才能跟上發(fā)展的速度，工作效率、應用能力才能得到顯著的提高。

3.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，營造學習氛圍

民辦高校的行政秘書隊伍建設必須用發(fā)展變化的眼光來看待這一工作崗位的性質(zhì)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，主動掌握運用計算機網(wǎng)絡技術手段，要對網(wǎng)絡環(huán)境下自己在組織中的角色以及自己在組織中所發(fā)揮的作用進行重新認識。積極營造出學習計算機網(wǎng)絡技術的學習氛圍，培養(yǎng)整個隊伍教師員工對信息數(shù)據(jù)、技術敏銳的感受力、持久的學習能力和對信息價值的洞察力、判斷力。有效的學習氛圍是提升民辦高校行政秘書最快的融入網(wǎng)絡化背景渠道的有效方法之一。同樣也是提升工作效率的重要保證之一。

3.2營造良好的網(wǎng)絡環(huán)境，提高運用信息工具的技能

應努力改善民辦高校行政秘書的網(wǎng)絡硬件條件，通過信息技能的教育和訓練，使其能夠不斷獲取新知識、新信息，結(jié)合行政手段和刺激機制，鼓勵秘書自身信息化素質(zhì)的提升。民辦高校行政秘書一方面要全面掌握網(wǎng)絡技術。另一方面要熟練運用基本的軟件，如熟練操作Office辦公自動化軟件，包括文字處理工具、多媒體工具、網(wǎng)頁制作工具等;習慣運用 E-mail 的傳送管理，遠程信息查詢，上傳與下載等。只有熟練掌握這些技能，才可能迅速抓住所需要的信息，更好地做好本職工作。

3.3強化民辦高校行政秘書隊伍準確處理信息的能力

科學化決策要求信息質(zhì)量更優(yōu)化，民辦高校行政秘書要具有能夠根據(jù)工作任務發(fā)現(xiàn)和捕捉信息，搜集、整理信息的能力。從大量零散的看上去帶有偶然性、苗頭性、動態(tài)性的信息中，捕捉到必然性、傾向性、規(guī)律性的東西。努力培養(yǎng)民辦高校行政秘書的篩選、鑒別、綜合利用和輸出信息的能力，使得能夠從豐富的信息中選擇和鑒別自己所需要的信息，將有效傳遞有用信息給他人。

3.4建立適應網(wǎng)絡環(huán)境下民辦高校行政管理的規(guī)章制度

有必要在保留傳統(tǒng)媒介的基礎上，建立有關制度以要求、指導民辦高校行政秘書更多地使用基于網(wǎng)絡技術的各種媒介開展管理工作。例如辦公信息網(wǎng)絡、電子政務（OA）系統(tǒng)、教學管理系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)、校園卡管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)使用的規(guī)章制度，使得網(wǎng)絡環(huán)境下的民辦高校行政管理實現(xiàn)規(guī)范化、標準化以及程序化。

4 結(jié)論

隨著信息化和網(wǎng)絡化的發(fā)展，高校行政秘書的工作面臨著挑戰(zhàn)，同時也迎來了提高工作效率和素質(zhì)提升的新機遇。高校行政秘書應正視網(wǎng)絡環(huán)境下的新問題，增加知識面、創(chuàng)新思想觀念，熟練掌握運用網(wǎng)絡技術。保持對新事物特殊的感受力和濃厚的興趣，以追求卓越的良好精神狀態(tài)，爭取成為高效率復合型的行政秘書人才。

（作者單位：長春大學旅游學院）