房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)

王彩虹

隨著城市化進(jìn)程的逐漸加快，昌吉市在進(jìn)行實(shí)際的房產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，由于存儲(chǔ)數(shù)量的不斷增多，大大增加了管理人員的工作量。因此，推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，不僅能夠優(yōu)化信息管理流程，減少工作失誤，還能提升資源的利用效率，促進(jìn)檔案管理制度化和信息化水平的建設(shè)。

1 當(dāng)前昌吉市房產(chǎn)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 抗風(fēng)險(xiǎn)能力較低

在房產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，房產(chǎn)檔案等資料是重要的信息交易憑證。但是從目前來(lái)看，昌吉市房產(chǎn)檔案資料的抗風(fēng)險(xiǎn)能力還較低，一旦受到外界自然因素或是人為因素的限制，就難以保證資源信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，對(duì)檔案資料的管理帶來(lái)負(fù)擔(dān)。具體的原因主要是由于昌吉市位于新疆地區(qū)，受到經(jīng)濟(jì)條件的限制，雖然房產(chǎn)檔案管理部門做好了基本的部署和管理工作，但是由于檔案室等基礎(chǔ)設(shè)施的不健全，容易遇到一些不可抗力的因素，產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力就會(huì)大大降低，產(chǎn)生各種后續(xù)問(wèn)題。

1.2 檔案資料信息不夠完整

在昌吉市，由于房產(chǎn)檔案管理人員很少參與到實(shí)際的房產(chǎn)管理業(yè)務(wù)中，平時(shí)的工作只是做一些登記業(yè)務(wù)的處理等，并沒(méi)有真正從事到檔案管理的全流程工作中。因此常常會(huì)出現(xiàn)這種情況，明明房產(chǎn)審批手續(xù)已經(jīng)完成了，相關(guān)證件也已經(jīng)簽發(fā)完畢，但是檔案管理人員在歸檔過(guò)程中卻發(fā)現(xiàn)其中缺少必要的資源信息。再加上想要補(bǔ)齊相關(guān)資料具有相當(dāng)大的困難，因此常常造成房產(chǎn)檔案信息的不完整，為實(shí)際的管理工作帶來(lái)阻礙。因此，如果檔案管理人員不能及時(shí)應(yīng)用信息化手段對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化和總結(jié)，就會(huì)使類似問(wèn)題持續(xù)惡化下去，加大與其他城市的發(fā)展差距。

1.3 房產(chǎn)檔案管理的形式單一

想要保證房產(chǎn)檔案信息的完整性，除了要保證文字和圖片信息之外，還應(yīng)該有一些錄音和視頻等資料作為憑證。但是隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，真這些資料已經(jīng)無(wú)法滿足人們的需求，再加上房產(chǎn)檔案信息的特殊性，在保存過(guò)程中需要一種新的載體形式，也就是信息化處理流程，一旦該流程發(fā)生問(wèn)題或出現(xiàn)故障，將大大提升房產(chǎn)檔案管理成本。因此，對(duì)于一些特殊資料的管理，應(yīng)該要聘請(qǐng)專業(yè)的管理人員，制定科學(xué)合理的管理制度，從而滿足昌吉市的社會(huì)發(fā)展需求。

1.4 房產(chǎn)檔案管理缺乏科學(xué)理論的指導(dǎo)

當(dāng)前，昌吉市在辦理房產(chǎn)檔案管理工作中，登記、管理和財(cái)務(wù)等流程都在同一個(gè)辦公區(qū)域完成，往來(lái)的人員眾多，缺乏統(tǒng)一的管理制度和規(guī)劃。再加上辦理現(xiàn)場(chǎng)缺乏專業(yè)的監(jiān)控體系和人員指導(dǎo)等，使得房產(chǎn)檔案在辦理過(guò)程中存在一定的漏洞，如果管理人員疏忽辦理，就會(huì)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，不利于社會(huì)的發(fā)展。

2 促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的方法

2.1 實(shí)現(xiàn)信息化精細(xì)歸檔

促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理的信息化流程是辦理現(xiàn)代房產(chǎn)工作的主要手段。因此在實(shí)際的管理過(guò)程中，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到工作細(xì)分，尤其是歸檔工作的重要性。管理人員首先要對(duì)事先已經(jīng)擬定好的資料進(jìn)行搜集和分析，對(duì)當(dāng)前已有資料進(jìn)行審核和分析，在技術(shù)人員的鑒定之下，保證這些信息資料的完整性。同時(shí)，管理者還應(yīng)該及時(shí)調(diào)取審查室的檔案資料，確保存儲(chǔ)檔案信息的完整性和簡(jiǎn)潔性，處理好其中不必要的內(nèi)容，使內(nèi)容清晰，定期做好排序和整理工作。最后，管理者還應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化和信息化的檔案錄制工作，錄制過(guò)程中需要有專業(yè)人員的監(jiān)督，對(duì)信息進(jìn)行細(xì)致的檢查，防止錄入錯(cuò)誤造成重要經(jīng)濟(jì)損失。

在完善上述工作的同時(shí)，也應(yīng)該保證檔案管理的事前控制工作，第一，強(qiáng)化對(duì)房產(chǎn)檔案資料的審核管理，相關(guān)人員在登記的過(guò)程中要保證各類信息都是合法有效的，并根據(jù)提供的文件資源類型進(jìn)行整理和分類，并按照相關(guān)流程填寫報(bào)表；第二，房產(chǎn)資料的形成要具備合法性，申辦人在辦理業(yè)務(wù)之前，需要根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定填寫并補(bǔ)齊資料，本人親自到場(chǎng)簽字或蓋章；第三，對(duì)產(chǎn)權(quán)資料的移交進(jìn)行管理，也就是在資料交接的過(guò)程中，管理者需要進(jìn)行再一次審查，發(fā)現(xiàn)資料不足或失真，應(yīng)該查明原因并補(bǔ)齊資料。

2.2 促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理的制度化

促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理的制度化是提升管理質(zhì)量的關(guān)鍵性因素。因此，管理者應(yīng)該結(jié)合昌吉市房產(chǎn)管理部門的特點(diǎn)，以及當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)開(kāi)發(fā)的實(shí)際特征，建立完善的管理體制和制度，其中包括對(duì)相關(guān)資料的登記、審查、歸檔以及認(rèn)定等工作等流程，在全面提升房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，還應(yīng)該建立信息化管理制度，在辦公室安裝監(jiān)控系統(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)有違法亂紀(jì)的行為，移交到相關(guān)部門嚴(yán)懲，從而整治昌吉市房產(chǎn)檔案管理市場(chǎng)，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展和人們生活水平的提升。

2.3 建立長(zhǎng)期化的管理人才培養(yǎng)模式

從當(dāng)前發(fā)達(dá)城市的房產(chǎn)檔案管理模式來(lái)看，只有促進(jìn)高科技人力資源的建設(shè)，才能促進(jìn)房產(chǎn)檔案的信息化管理質(zhì)量，加強(qiáng)昌吉市總體房產(chǎn)檔案管理的水平。因此在實(shí)際的人才培養(yǎng)過(guò)程中，應(yīng)該促進(jìn)長(zhǎng)期培養(yǎng)計(jì)劃的制定，加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案管理人員的信息技術(shù)培養(yǎng)力度，促使其保持良好工作心態(tài)和工作效率的同時(shí)，為其制定長(zhǎng)期的工作和管理目標(biāo)，為檔案管理人員提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使其能夠?qū)W到發(fā)達(dá)城市先進(jìn)的房產(chǎn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并應(yīng)用到日常的工作當(dāng)中，平時(shí)不斷更新自身素質(zhì)，養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，從而促進(jìn)昌吉市房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)水平，為當(dāng)?shù)厝藗兊纳钐峁┗颈Ｕ稀?/p>

3 總結(jié)

綜上所述可知，昌吉市在房產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，存在一定的制度和管理方法等問(wèn)題，為城市的建設(shè)發(fā)展帶來(lái)阻礙。因此在實(shí)際的管理過(guò)程中，應(yīng)該全面提升管理人員的信息化技術(shù)能力，建立信息化的房產(chǎn)檔案管理制度，從資源分類入手，強(qiáng)化對(duì)歸檔工作的細(xì)分設(shè)定，從而促進(jìn)昌吉市房產(chǎn)檔案的信息化管理水平。

（作者單位：新疆昌吉市房地產(chǎn)管理局）