大數(shù)據(jù)時代檔案工作發(fā)展對策

唐圣琴 陳嵐 姚紅

研究機構(gòu)Gartner將“大數(shù)據(jù)”（Big data）定義為“是指無法在一定時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)”。它是在云計算、物聯(lián)網(wǎng)、社交網(wǎng)絡(luò)等創(chuàng)新技術(shù)融合背景下產(chǎn)生的新名詞，現(xiàn)已在我國商業(yè)、學術(shù)、科技等領(lǐng)域得到進一步拓展。作為高校檔案收集、管理與利用服務(wù)者的檔案館，在大數(shù)據(jù)時代也將面臨巨大挑戰(zhàn)，因此，研究大數(shù)據(jù)時代檔案工作發(fā)展對策、更好地迎接挑戰(zhàn)是時代發(fā)展的必然選擇。

一、大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作面臨的主要挑戰(zhàn)

由于檔案數(shù)據(jù)也具有大數(shù)據(jù)的某些特征，如規(guī)模大（Volume）、類型多（Variety）、安全風險高（safety）等，因此，大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作也將面臨多種挑戰(zhàn)，主要有以下幾種：

1.觀念挑戰(zhàn)

觀念決定意識，意識決定行動，沒有觀念更新就沒有意識和行動。由于大數(shù)據(jù)是近年來出現(xiàn)的新名詞，高校檔案工作者以及相關(guān)部門領(lǐng)導對它的認識（特別是其價值的認識）還不充分，觀念還較落后，意識、行動跟不上時代發(fā)展，面臨著觀念更新的挑戰(zhàn)。

2.人才挑戰(zhàn)

隨著大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等新技術(shù)的出現(xiàn)，高校數(shù)字校園、數(shù)字檔案館建設(shè)隨之興起，檔案的收集、管理、利用等也將現(xiàn)代化，這將對檔案從業(yè)人員素質(zhì)提出更高要求，不僅要求其具有扎實的檔案基礎(chǔ)知識和較高專業(yè)技能，也需具有法律、知識產(chǎn)權(quán)保護、信息處理、數(shù)據(jù)分析以及計算機等學科知識，此外，還需具有研究檔案價值、深層次挖掘并重構(gòu)知識信息的能力和分析檔案用戶需求并提供個性化服務(wù)的能力等。但就目前大多數(shù)高校檔案管理人員來看，檔案等非現(xiàn)代技術(shù)專業(yè)的人才大多缺乏信息處理、數(shù)據(jù)分析、計算機等現(xiàn)代技術(shù)知識，而計算機等現(xiàn)代技術(shù)專業(yè)的人才則較缺乏檔案專業(yè)知識和技能，且普遍缺乏挖掘檔案價值、分析研究重構(gòu)知識信息的能力。再加上高校檔案館屬教輔單位，其地位、待遇等均較低，要想引進并留住人才（特別是現(xiàn)代技術(shù)人才）也存在較大困難，因此，人才是大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作面臨的最大挑戰(zhàn)。

3.檔案管理挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代檔案管理將由以實體檔案為主向以電子檔案為主轉(zhuǎn)變，這將使高校檔案管理面臨以下挑戰(zhàn)：

（1）數(shù)據(jù)存儲。隨著電子政務(wù)、OA系統(tǒng)等的應用，高校教學、科研、管理等各方面數(shù)據(jù)增長迅速，這對數(shù)據(jù)存儲容量、數(shù)據(jù)規(guī)范等方面提出了更高要求，檔案工作將如何適應這一需 求呢？

（2）數(shù)據(jù)安全。大數(shù)據(jù)是信息存儲的一次重大改革，在檔案數(shù)據(jù)數(shù)量、種類迅速增長的同時，數(shù)據(jù)安全也受到較大威脅，主要來自于三個方面：一是系統(tǒng)對接。我國數(shù)據(jù)信息立法滯后與法律的不夠完善，導致各個高校檔案資源建設(shè)缺乏統(tǒng)一標準，不同高校檔案管理系統(tǒng)之間、同一高校內(nèi)檔案管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)（如教學、科研等系統(tǒng)）之間，其對接不僅困難而且還可能存在較大安全隱患。二是數(shù)據(jù)共享。只有在檔案資源高度共享下，大數(shù)據(jù)技術(shù)框架下的云計算平臺才能發(fā)揮作用，真正發(fā)揮檔案信息的利用價值。但隨之而來的就是安全問題，高校檔案館將如何解決在多類型、多結(jié)構(gòu)、高共享狀態(tài)下的數(shù)據(jù)安全問題？三是數(shù)據(jù)價值提高。隨著高校檔案數(shù)據(jù)價值的持續(xù)上升，不法分子也可能將矛頭指向這類數(shù)據(jù)，從而對其帶來安全隱患。另外，工作人員操作失誤、設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)故障、計算機病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等也將增大檔案數(shù)據(jù)的安全風險。因此，如何保證檔案數(shù)據(jù)安全，是大數(shù)據(jù)時代檔案工作必須解決的重大問題。

4.檔案收集、利用服務(wù)的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時代，檔案收集方式、服務(wù)手段以及用戶利用需求等均已發(fā)生了根本性改變。一方面，大數(shù)據(jù)時代的組織模式及生產(chǎn)活動方式的改變將導致檔案產(chǎn)生方式的變化，大數(shù)據(jù)是對活動的“全程記錄”而非“有用才被記錄”；另一方面，大數(shù)據(jù)時代檔案工作的重點將會轉(zhuǎn)向“價值分析”和“服務(wù)革命”。檔案收集齊全、利用高效、服務(wù)精準也將成為大數(shù)據(jù)時代的主要特征，檔案管理人員將如何采集數(shù)據(jù)，整理、歸檔檔案？如何研究、挖掘檔案價值，重構(gòu)知識信息，為用戶提供增值服務(wù)？這些都是檔案工作面臨的新課題。

5.宣傳模式挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代檔案的宣傳模式及手段將更加靈活、高效、多樣，如何隨著新媒體技術(shù)的發(fā)展不斷創(chuàng)新宣傳模式及手段以助推檔案工作的發(fā)展？這是檔案工作始終面臨的問題。

二、貴州大學檔案工作發(fā)展對策

貴州大學歷經(jīng)百年的發(fā)展，也蘊含著深厚的歷史文化底蘊，有著豐富的檔案資源，為了適應大數(shù)據(jù)時代檔案收集、管理、利用、宣傳等方面的需求，檔案管理人員以前瞻的視角和超前的思維，制定并實施了一系列行之有效的發(fā)展對策，迎來了檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

1.深謀遠慮做規(guī)劃

規(guī)劃決定發(fā)展方向。發(fā)展規(guī)劃作為一種戰(zhàn)略性、前瞻性、導向性的政策，具有十分重要的引領(lǐng)作用，在很大程度上決定著一個單位的發(fā)展方向。為此，學校檔案管理人員通過學習，更新了觀念，在科學調(diào)研基礎(chǔ)上，圍繞三個核心（資金、人才、資源），制定出了符合學校檔案館實際、具有一定前瞻性、科學性的5年發(fā)展規(guī)劃，再輔之以切實可行的年度計劃，通過近四年的努力，規(guī)劃目標正在如期實現(xiàn)。

2.搶抓機遇謀發(fā)展

機遇決定發(fā)展速度。為了較好地適應大數(shù)據(jù)時代檔案收集、利用等的需要，貴州大學檔案館搶抓機遇積極推進數(shù)字檔案館建設(shè)。如抓住貴州省《關(guān)于推進全省干部人事檔案信息化建設(shè)工作的意見》以及《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》等發(fā)布的契機，積極申報并實施數(shù)字檔案館建設(shè)。2016年底，全校3890卷人事檔案已全部數(shù)字化；綜合檔案數(shù)字化則采取分期實施戰(zhàn)略，第一期（2018—2020年）獲批專項經(jīng)費近600萬元，用于館藏存量檔案數(shù)字化，現(xiàn)已啟動。第二期（2021—2022年）將完成合并前各院校的部分遺留檔案，可見，建設(shè)好數(shù)字檔案館已指日可待。

3.重視培養(yǎng)儲人才

人才決定發(fā)展能力。如何引進、培養(yǎng)并用好人才是決定單位能否獲得可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。貴州大學是全省唯一一所國家“211工程”“部省合建”高校，其檔案館也應是全省一流、中西部領(lǐng)先的，一流檔案館則需要一流人才。為此，貴州大學檔案館制定了短期和中長期人才培養(yǎng)目標及引進計劃，并采取了一系列切實可行的措施，如通過走出去、請進來、自主培訓、自學等方式提高在職人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)；通過設(shè)立館內(nèi)科研課題、學術(shù)科研獎（獎勵論文發(fā)表、科研課題申報、立項等），指導課題申報、研究等，培養(yǎng)并提高館員撰寫論文、申報科研課題的積極性及其科研能力；與此同時，還有計劃、有重點地引進未來發(fā)展所需人才（三年累計新進碩士研究生6人，專業(yè)涵蓋歷史、計算機等6個專業(yè)），從而使本館人員專業(yè)結(jié)構(gòu)明顯改善，業(yè)務(wù)能力及學術(shù)水平顯著提升，發(fā)展能力進一步增強，為大數(shù)據(jù)時代的檔案編研、服務(wù)等工作的開展以及數(shù)字檔案館建設(shè)奠定了較好的人才基礎(chǔ)。

4.更新收集擴館藏

檔案資源是基礎(chǔ)。在檔案收集上，貴州大學檔案館除了做好每年的集中收集外，還采取了一些新的收集方法，如主動收集：到學校即將置換出去的各校區(qū)、搬遷實驗室、老教授家中等篩選、收集檔案資料；自行采集：啟動學校記憶工程建設(shè)項目，分別組建照片拍攝組、影像攝影組、口述檔案采集組等，通過音視頻等形式搶救全校所有校區(qū)的重要記憶資源；異地收集：到中國第一、第二歷史檔案館將貴州大學早期的重要檔案資料收集進館。此外還有專題收集、重點收集等，進一步拓寬了館藏檔案類型，提高了館藏量，為適應大數(shù)據(jù)時代的檔案用戶需求提供了資源保障。

5.規(guī)范管理保安全

檔案安全是底線。貴州大學檔案館十分重視安全工作，已建立起了較為完善的管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、安全保密制度及應急預案等，并加大其執(zhí)行力度；數(shù)據(jù)檔案已成功實施了實時在線備份、離線備份、異質(zhì)備份、異地備份等多重備份。從制度、存儲等方面確保大數(shù)據(jù)時代學校檔案的真實、完整、安全，已基本達到了檔案收集齊全、管理規(guī)范、利用方便、數(shù)據(jù)存取安全，檔案工作正向整理規(guī)范化、加工標準化、利用網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)高效化方向發(fā)展。

6.搭建平臺促利用

檔案利用是目的。讓用戶快捷、精準地獲取所需檔案資料是服務(wù)的最終目的，為此，貴州大學檔案館在抓好檔案資源建設(shè)的同時，注意將網(wǎng)上資源與館藏實體資源進行有機整合，努力搭建一個集采集、管理、利用為一體的檔案資源平臺，提供校園網(wǎng)內(nèi)在線利用，實現(xiàn)學校記憶資源的共建共享，為全社會資源共享奠定基礎(chǔ)。同時還重視檔案資源的深層次利用，深入挖掘本校記憶資源開展編研工作，已編輯出版教壇先導、貴大史話、年鑒等多種圖書，公開發(fā)表了研究論文多篇。

7.創(chuàng)新宣傳贏聲譽

宣傳工作是助推器。它能外樹形象、內(nèi)增動力，不但能提高檔案管理人員的自信心和工作積極性，還能提高師生員工、校友的歸檔意識以及本單位的影響力，促進高校檔案資源建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展。為此，貴州大學檔案館不斷創(chuàng)新宣傳模式，主要采取以下幾種：一是多樣化宣傳方式提高宣傳效果。如采取“傳統(tǒng)+現(xiàn)場+現(xiàn)代”宣傳模式進行廣泛宣傳。傳統(tǒng)模式如報紙、會議、專題講座、宣傳單、宣傳手冊等，現(xiàn)場模式如檔案日活動，參觀校史館、愛國主義教育基地等，現(xiàn)代模式如宣傳片、電視、微信、網(wǎng)站、QQ等。特別是每年精心策劃、周密布置的國際檔案日活動在貴州省電視臺、學校電視臺及校報、《中國檔案報》等媒體上的報道，取得了較好的宣傳效果。二是通過多種傳播方式提高吸睛率。如介入學校重大活動，跟蹤并編發(fā)學校發(fā)展中所取得的成果，編制杰出校友（如朱敏才、冷少農(nóng)等）專題資料，編寫工作動態(tài)（60余條/年）、工作簡報（3期/年）、微信（30余條/年）等，通過學校公文系統(tǒng)、檔案館或?qū)W校主頁、QQ群、微信群等進行及時傳播，等等，較好地適應了大數(shù)據(jù)時代宣傳工作的需求，使檔案館在全校乃至全省檔案界的知名度大幅度提升，影響力進一步提高。

三、貴州大學檔案工作主要成效

貴州大學檔案館在大數(shù)據(jù)時代的檔案工作發(fā)展對策經(jīng)過4年實踐，已取得了顯著成效，主要體現(xiàn)在：

1.館藏檔案數(shù)量迅速遞增

學校絕大多數(shù)單位已由“要我交檔”變成了“我要交檔”，積極錄入檔案數(shù)據(jù)并歸檔紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案歸檔量從2013年的2586卷提高到2017年的4689卷，年均增加5973卷（表1），單位歸檔率從56%提升到97%；綜合檔案管理系統(tǒng)新增目錄數(shù)據(jù)從1.8萬余條提高到3.7萬余條，總量達17萬余條，全文數(shù)據(jù)100余萬頁；2016年還新增3890卷人事檔案數(shù)據(jù)。截止到2017年底，兩系統(tǒng)數(shù)據(jù)總量已超過3.2TB。

2.檔案利用率明顯提高

貴州大學檔案館在實現(xiàn)綜合檔案增量電子化的同時，2016年又完成了人事檔案全文數(shù)字化，再加上熱情周到的服務(wù)，從而使查檔效率大幅度提升，館藏檔案利用率明顯提高，已從2013年的3.68%提高到2017年的14.24%，利用量則從2708卷提高到11975卷，年均利用量已達8500余卷1400余人次（見表1）。

3.學術(shù)科研水平顯著提升

建館初期（2004—2013年）與近4年（2014—2017年）相比（見表2），論文、科研產(chǎn)出量年均人均增長了10倍以上，公開發(fā)表論文由年均人均0.09篇增加到0.83篇，廳局級科研項目由年均人均0.009項增加到0.08項；獲獎?wù)撐膶崿F(xiàn)了零的突破，有7篇論文分獲全國檔案學會“優(yōu)秀論文”獎，貴州省檔案學會論文2、3等獎及優(yōu)秀獎。由此可見，全館的學術(shù)科研水平均上了一個新臺階。

4.工作效率顯著提升

近年來，在人員極其緊張的情況下，仍高效、圓滿地完成了多項重大任務(wù)，如貴州省高校檔案工作行政執(zhí)法檢查、第一次文物普查，干部人事檔案數(shù)字化以及處級干部檔案專項審核等，還成功舉辦了首屆貴州省高等教育學會檔案工作研究會會議等。為此，全館先后7次獲貴州省“第一屆文物普查先進單位”等廳局級以上集體榮譽，9人次分別獲貴州大學“五一巾幗標兵”等校級個人榮譽，2014—2017年連續(xù)4年在學校年度目標考核中獲“優(yōu)秀”。這些成績的取得，極大地提升了全館人員的自信心和自豪感，工作積極性空前高漲，工作質(zhì)量、效率顯著提升。

5.地位及影響力大幅度提升

4年的扎實工作，不僅提高了全校師生員工的檔案意識和歸檔積極性，而且也提高了檔案館的影響力，現(xiàn)已成為學校外賓來訪的主要參觀地、學生接受愛校教育的重要基地；分管校領(lǐng)導多次召開專題辦公會，研究解決學校檔案館問題；學校在經(jīng)費十分困難情況下仍加大對學校檔案館的投入，除了每年40余萬元的日常運行費，近4年的專項經(jīng)費已達1300余萬元；接待兄弟院校檔案同仁來館調(diào)研已由2013年的3人次提高到2017年的64人次，等等。為此，貴州大學檔案工作一年一個新臺階，獲得了跨越式發(fā)展，檔案館在全校以及貴州省乃至西南地區(qū)高校檔案同行中的知名度也大幅度提升，這充分體現(xiàn)了“有為才有位”。

雖然貴州大學在大數(shù)據(jù)時代的檔案工作發(fā)展對策通過實踐證明是可行的、有效的，不僅極大豐富了館藏檔案資源，提高了管理水平和服務(wù)質(zhì)量，而且還為本館贏得了較好的聲譽，檔案工作正在由邊緣走向中央。但仍需不斷創(chuàng)新，并盡快建成數(shù)字檔案館乃至智慧檔案館，使檔案工作緊跟時代步伐，適應社會發(fā)展需要。

參考文獻：

[1]王建亞.大數(shù)據(jù)背景下檔案工作的機遇、趨勢與挑戰(zhàn)[J].北京檔案，2014（5）.

[2]劉玉蘭，韓海濤，滕水蓮.大數(shù)據(jù)時代檔案工作面臨的機遇與挑戰(zhàn)[J].蘭臺世界，2015（11）.

[3]王 爽.淺析大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源收集管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（2）.

[4]于衛(wèi)松.大數(shù)據(jù)時代背景下醫(yī)院檔案管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2017（2）.

[5]郭秋成.大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的優(yōu)化路徑[J].赤子，2017（2）.

[6]王煥杰.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].中國高新區(qū)，2017（22）.

[7]王建軍.大數(shù)據(jù)時代背景下談檔案管理工作的難點與解決途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（19）.

[8]王 玲，張妍妍.大數(shù)據(jù)時代檔案工作面臨的大機遇與大挑戰(zhàn)[J].蘭臺世界，2014（17）.

[9]乜 茹，柳 梅.解讀大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（9）.