高校學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模式構(gòu)建思考

王艾

不管是高校對(duì)學(xué)生的教學(xué)及生活管理還是未來(lái)用人單位對(duì)求職應(yīng)屆學(xué)生的考核，將高校學(xué)生的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的操作辦法都能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)工作效率的提高與社會(huì)資源的節(jié)約。通過(guò)對(duì)此種管理模式的構(gòu)建思考，高校可以在檔案管理的基礎(chǔ)上有針對(duì)性地克弊趨優(yōu)并培養(yǎng)學(xué)生的綜合素質(zhì)。

引言：高校對(duì)于不從事學(xué)術(shù)研究的絕大部分學(xué)生而言，已經(jīng)是正式踏入社會(huì)之前的最后一個(gè)自我鋪墊的階段。由此觀之，以高校為操作主體的備部門(mén)單位將學(xué)生的詳細(xì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的創(chuàng)新管理是一項(xiàng)具有必要性的大規(guī)模事業(yè)。但現(xiàn)在的檔案數(shù)字化進(jìn)程及其效果并不盡如人意，無(wú)論是檔案采集的完善性還是檔案歸整的合理性都存在較大的不足和漏洞。而這也為進(jìn)一步的探討與思考提供了適當(dāng)?shù)姆较蚝退悸贰?/p>

數(shù)字檔案與概念認(rèn)知

在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)基帶的快速發(fā)展之下，從屬于大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案數(shù)字化是一類(lèi)有別于傳統(tǒng)依靠檔案館進(jìn)行數(shù)據(jù)管理的新型信息形態(tài)。簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái)，檔案數(shù)字化就是將原先儲(chǔ)存在以紙張為代表的各類(lèi)載體上的檔案數(shù)據(jù)通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等手段轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂芯W(wǎng)絡(luò)化特征的數(shù)字存儲(chǔ)形式。檔案數(shù)字化的重點(diǎn)不在于將數(shù)據(jù)載體形式改變，而是通過(guò)技術(shù)延長(zhǎng)檔案的保存期限并提高檔案查詢(xún)的效率。

而學(xué)生將在高校中得到更加專(zhuān)業(yè)和具體的學(xué)業(yè)知識(shí)，也將在不同的接觸圈中獲取部分社會(huì)經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐能力。這些涉及各類(lèi)綜合素質(zhì)的數(shù)據(jù)對(duì)高校學(xué)生而言，即為一份有益于自身未來(lái)發(fā)展和他人客觀評(píng)價(jià)的全面檔案。由此，以高校學(xué)生為對(duì)象的檔案數(shù)字化管理具有其可操作性和重要的發(fā)展意義。

管理基礎(chǔ)和平臺(tái)構(gòu)建

上文所述的計(jì)算機(jī)技術(shù)與存儲(chǔ)技術(shù)是檔案數(shù)字化的手段支持，但實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的技術(shù)要求遠(yuǎn)不止計(jì)算機(jī)技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)兩項(xiàng)。而所需要的復(fù)雜的技術(shù)及高規(guī)格的硬件平臺(tái)對(duì)于高校檔案數(shù)字化模式的推行具有必要性和不可替代性。

（一）基礎(chǔ)應(yīng)用平臺(tái)。具有提供應(yīng)用服務(wù)的功能的基礎(chǔ)應(yīng)用平臺(tái)在高校進(jìn)行檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)中呈現(xiàn)出第一位的構(gòu)建需要?？梢舱?yàn)槠涮峁?yīng)用服務(wù)的基礎(chǔ)系統(tǒng)功能，高校所構(gòu)建的應(yīng)用平臺(tái)成為備類(lèi)數(shù)字技術(shù)使用的集中平臺(tái)。高校需要通過(guò)組織自身軟件學(xué)院和計(jì)算機(jī)科學(xué)系的人才儲(chǔ)備或與其他已具備技術(shù)的單位合作來(lái)完成對(duì)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)應(yīng)用平臺(tái)的建設(shè)。

（二）信息服務(wù)平臺(tái)。信息服務(wù)平臺(tái)的使用意義是在基礎(chǔ)應(yīng)用平臺(tái)的基礎(chǔ)上令高校學(xué)生或其他單位的檔案索引乃至于分析更加便捷。在該平臺(tái)的建設(shè)方面，高校既可以根據(jù)地區(qū)特色和使用習(xí)慣設(shè)計(jì)新的模板，也可以直接借鑒其他高校的知名成功經(jīng)驗(yàn)。例如，高校需要在基礎(chǔ)應(yīng)用平臺(tái)提供的搜索引擎和分流引擎之上確立查詢(xún)模式和瀏覽網(wǎng)站。

（三）系統(tǒng)維護(hù)設(shè)置。作為提供檔案索引的系統(tǒng)每天需要承擔(dān)大量的數(shù)據(jù)流量，而高校系統(tǒng)往往難以承載學(xué)生入學(xué)或畢業(yè)的特殊時(shí)期時(shí)的高峰檢索。為了避免對(duì)學(xué)生或其他單位造成不便，高校構(gòu)建系統(tǒng)維護(hù)設(shè)置亦是檔案數(shù)字化平臺(tái)的重要組成部分。值得一提的是，維護(hù)設(shè)置除了尋常的后臺(tái)接口和備用建模系統(tǒng)之外，還包括一只由高校技術(shù)人才組成的維護(hù)團(tuán)隊(duì)以應(yīng)對(duì)系統(tǒng)異常。

（四）雙向接口與安全保障。顧名思義，雙向接口的一端位于校方的主系統(tǒng)上，是高校對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行輸入和管理的具有全面性的通道。另一端對(duì)校區(qū)學(xué)生或設(shè)施開(kāi)放，以學(xué)生的身份證明或校內(nèi)網(wǎng)路站點(diǎn)為依據(jù)提供具有個(gè)體化特征的學(xué)生檔案。以南京大學(xué)的學(xué)生檔案系統(tǒng)為例，除了賬號(hào)密碼作為身份認(rèn)證，特定時(shí)期還需要校園網(wǎng)的寬帶或無(wú)線(xiàn)網(wǎng)提供站點(diǎn)依據(jù)。而在承擔(dān)大部分安全責(zé)任的高校方面，需要在安全保密技術(shù)上投入人力物力以及杜絕出售學(xué)生檔案的惡劣行為。

檔案操作與步驟思考

高校完成的以技術(shù)為支撐的基礎(chǔ)平臺(tái)將直接提供給學(xué)生一個(gè)檔案數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)框架。但對(duì)于數(shù)字化管理模式的構(gòu)建需求而言，高校還需要進(jìn)行執(zhí)行一系列檔案操作的步驟以完善框架內(nèi)容。之所以高校學(xué)生的數(shù)字化檔案在使用過(guò)程中呈現(xiàn)出各類(lèi)問(wèn)題，正是因?yàn)楦咝Ｔ跈n案操作的程序中未能徹底執(zhí)行或拖延執(zhí)行。下文將從兩個(gè)角度對(duì)高校檔案數(shù)字化的操作提出切合現(xiàn)實(shí)要求和技術(shù)限制的方法論建議并進(jìn)行相關(guān)思考與探究。

（一）檔案數(shù)字化采集。高?？蛇M(jìn)行操作的學(xué)生檔案源于學(xué)生入校所攜帶的檔案袋以及中學(xué)校方的檔案轉(zhuǎn)接。事實(shí)上，這部分記載學(xué)生重要成長(zhǎng)內(nèi)容的檔案因?yàn)槠渖蓵r(shí)間不在大學(xué)時(shí)期而常常受到高校的忽視。于是，高校學(xué)生的檔案在機(jī)械地完成數(shù)據(jù)任務(wù)指標(biāo)下從一開(kāi)始便難以保證其完善性。為了克服此種行為所導(dǎo)致的檔案起源的模糊性，高校需要有針對(duì)性地制定一套完備的規(guī)章制度以規(guī)范檔案轉(zhuǎn)接事宜。

高校學(xué)生檔案數(shù)字化的主體部分在于高校時(shí)期的文化學(xué)習(xí)與其他方面表現(xiàn)，例如體育成績(jī)、社團(tuán)表現(xiàn)、社會(huì)實(shí)踐等等。對(duì)這類(lèi)檔案的數(shù)字化采集則需要高校嚴(yán)格執(zhí)行提卷、校對(duì)、輸入、歸檔四項(xiàng)步驟，以各部門(mén)協(xié)同合作的形式保證學(xué)生檔案輸入的正確性和完備性。

（二）檔案數(shù)字化管理。高校需要在學(xué)生的檔案進(jìn)行數(shù)字化采集之后再次通過(guò)一系列管理流程完成對(duì)檔案工作的模式創(chuàng)新。檔案的數(shù)字化管理不等同于包括了理論認(rèn)知、基臺(tái)構(gòu)建和檔案操作的整體管理模式，而是指代以檢查、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)為代表的日常工作程序。

學(xué)生檔案通過(guò)數(shù)字化管理不僅可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案材料的全面使用，更使數(shù)字檔案具備紙質(zhì)檔案缺乏的內(nèi)容呈現(xiàn)性和直接分析性。由此，高校學(xué)生無(wú)論是網(wǎng)上查閱還是遠(yuǎn)程瀏覽者阿以從校方的檔案系統(tǒng)上直接得到表格或圖像形式的個(gè)人檔案。而管理學(xué)生的高校和聘用學(xué)生的各類(lèi)單位將從整理后的檔案中找出可取之處并快速做出分析。換言之，學(xué)生檔案經(jīng)由數(shù)字化管理之后能夠從純文本內(nèi)容轉(zhuǎn)換為具有研究和利用價(jià)值的各類(lèi)文檔形式。

面對(duì)高校學(xué)生日常檔案內(nèi)容繁雜及保存不便的現(xiàn)狀，檔案的數(shù)字化管理模式在具備著紙質(zhì)檔案難以比擬的優(yōu)點(diǎn)之外亦是社會(huì)發(fā)展下的時(shí)代要求。基于此，文章對(duì)數(shù)字檔案和管理平臺(tái)基礎(chǔ)和平臺(tái)進(jìn)行了介紹，同時(shí)闡述了檔案操作的步驟，在高校檔案數(shù)字化設(shè)計(jì)中不僅要加強(qiáng)數(shù)字采集，同時(shí)也應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化管理，將學(xué)生檔案由數(shù)字化管理之后從純文本內(nèi)容轉(zhuǎn)換為具有研究和利用價(jià)值的各種形式，希望通過(guò)本文的研究，幫助高校對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理。