淺析如何保障檔案管理的保密性

徐靚

摘 要：保密工作是檔案管理的重要內(nèi)容，檔案是否安全關(guān)系著企業(yè)信息是否會流露在外，影響了企業(yè)的競爭力，因而應(yīng)當(dāng)尤為重視。本文文章 首先分析了保密性工作之于檔案管理的重要性，其次從員工意識培養(yǎng)、管理制度建設(shè)、安全網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建等諸多方面，對如何提高管理工作的保密性闡述了觀點。

關(guān)鍵詞：檔案管理；保密性；安全網(wǎng)絡(luò)

檔案管理是企業(yè)、機關(guān)單位都關(guān)注的一項工作，管理的質(zhì)量直接影響到企業(yè)、機關(guān)乃至國家的信息是否得到妥善利用，是否會面臨較高的泄露風(fēng)險，尤其在信息化時代中，檔案管理受到網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險的沖擊，檔案的保密性也面臨著較高風(fēng)險。如何確保檔案數(shù)據(jù)的保密，成為各個部門密切關(guān)注的問題。作為管理的重要內(nèi)容，保密工作應(yīng)常抓不懈，每個人員都應(yīng)時刻保持高度警惕。

一、保密工作之于檔案管理的重要性

檔案內(nèi)容記錄了企業(yè)、機關(guān)發(fā)展的點滴，是最可靠、最齊全的信息數(shù)據(jù)。在市場經(jīng)濟(jì)體系中，企業(yè)之間的競爭從本質(zhì)上來說就是信息、人才、資源的競爭，而信息競爭能力取決于該企業(yè)的檔案保存情況。如果企業(yè)擁有完善的檔案保存記錄，擁有豐富的檔案資源，無疑是掌握大量有用的信息，能夠在激烈的競爭市場中拔得頭籌，而那些檔案數(shù)據(jù)單薄的企業(yè)很可能被市場無情淘汰。檔案資料關(guān)系到企業(yè)、國家許多秘密事項，一旦對外泄露可能造成發(fā)展中受到威脅，因而很多企業(yè)、機關(guān)單位十分重視檔案資料的保密工作。近幾年隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，很多的檔案資料也接入到互聯(lián)網(wǎng)中，雖然提高了數(shù)據(jù)資料之間的互通性，但是卻無形中帶來了許多的安全隱患，因而在檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)堅持保密性原則的前提下，根據(jù)單位和國家制定的規(guī)章制度，合法合理地使用檔案，才能保證資料的完整性與安全性。

二、檔案保密工作的具體措施

（一）增強員工培訓(xùn)，提升員工保密意識

員工的保密意識是開展檔案保密管理工作的首要因素。對于檔案的管理者而言，他們的最核心任務(wù)是保證檔案數(shù)據(jù)的完整、安全，這是每個管理者的職責(zé)，因而在培養(yǎng)意識的時候，應(yīng)刻意培養(yǎng)員工的職業(yè)責(zé)任感，幫助員工樹立較強的責(zé)任心和事業(yè)心。檔案管理是單位工作中的重點，因而該崗位員工的素質(zhì)是開展保密工作的基礎(chǔ)。培訓(xùn)是提高員工責(zé)任意識的重要途徑，從培訓(xùn)的內(nèi)容來看，應(yīng)具體包括檔案管理的規(guī)章制度、檔案管理具體流程、注意事項等。從培訓(xùn)頻率來看，可以一個月一次，也可以是開展專項培訓(xùn)。培訓(xùn)目的是讓員工了解自己工作責(zé)任和義務(wù)，掌握國家最新的法律法規(guī)，提高員工職業(yè)感和保密意識。其次應(yīng)牢抓員工選拔關(guān)，適當(dāng)提高檔案管理崗位的進(jìn)入門檻，所選拔的管理者應(yīng)熱愛該職業(yè)，勤于學(xué)習(xí)新知識，遵守法律法規(guī)，具有較高的專業(yè)素養(yǎng)。

（二）明確管理權(quán)限，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全體系

在網(wǎng)絡(luò)時代中涌現(xiàn)了許多電子檔案，雖然方便了相關(guān)部門的檔案管理工作，但是在管理者也存在著許多的安全問題，比如容易遭受黑客攻擊，造成信息數(shù)據(jù)的泄露，針對這一類的風(fēng)險，有必要明確每個管理者的具體權(quán)限，同時構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)安全體系。

為了保證檔案的安全性，同時又方便需求者的查詢，應(yīng)明確責(zé)任人和管理者的具體權(quán)限。首先在訪問環(huán)節(jié)上，電子系統(tǒng)應(yīng)記錄詳細(xì)的訪客名單、信息資料、請求內(nèi)容、具體操作等；其次對于不同的檔案，應(yīng)確定不同的訪問權(quán)限。對涉及到單位發(fā)展內(nèi)部信息的檔案資料，只能由單位工作人員查看；根據(jù)單位工作人員的級別、職責(zé)范圍，設(shè)置不同級別的檔案。

電子檔案所處環(huán)境是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，因而其安全性也會遭受許多的威脅，建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全體系尤為必要。防護(hù)網(wǎng)可以從物理隔離與網(wǎng)絡(luò)隔離兩個角度出發(fā)。網(wǎng)絡(luò)隔離可以通過建立防火墻以及調(diào)整內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間服務(wù)器的方式，有針對性地限制某些檔案資料的互通。防火墻主要是防止外來入侵者對網(wǎng)絡(luò)的干預(yù)，盜竊檔案資料，主要是安裝殺毒軟件。調(diào)整服務(wù)器是阻隔了內(nèi)外網(wǎng)之間的信息互通，避免信息的外漏。具體運作是內(nèi)網(wǎng)電腦的工作任務(wù)固定，禁止接入到外網(wǎng)中。定期對內(nèi)外網(wǎng)電腦進(jìn)行維護(hù)，及時查找安全隱患。

（三）加強制度建設(shè)，建立責(zé)任追究機制

安全保密工作僅僅靠員工意識提升是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要建立嚴(yán)密的保密制度，才能約束員工們的行為，為管理者的工作指明方向。單位建立保密制度要從自身需求實際出發(fā)，結(jié)合保密的需求建立相應(yīng)的制度。比如針對接收檔案，可以制定具體的接收標(biāo)準(zhǔn)；針對查閱檔案資料，可以設(shè)定查閱的制度等等。制度內(nèi)容應(yīng)完善，具有實際操作性。在制度建立之后，應(yīng)楊哥的貫徹落實。檔案管理的負(fù)責(zé)人應(yīng)定期根據(jù)制度規(guī)定，檢查每個部門的檔案管理情況，及時發(fā)現(xiàn)管理中的安全漏洞，并提出整改。在檔案管理過程中應(yīng)加大監(jiān)督力度，嚴(yán)格檔案的查閱手續(xù)，禁止外來人員或者非該崗位職工復(fù)制或者拍攝檔案內(nèi)容。在借閱檔案的時候，管理者應(yīng)明確借閱人的借閱目的和動機，主要靠以下三個步驟：一是靠嘴。通過嘴上詢問了解利用者的查閱意圖，掌握他們的動機；二是靠眼，主要是觀察每個利用者的舉動，一旦發(fā)現(xiàn)可疑人員應(yīng)立即詢問；三是靠手。當(dāng)利用者查閱了檔案資料之后，管理者應(yīng)及時整理檔案，查看是否有遺漏或者缺失。

除了制定檔案管理的具體制度，還應(yīng)當(dāng)建立責(zé)任追究機制，明確管理者的具體職責(zé)，同時也督促管理者和責(zé)任人提高安全警惕。以往許多單位都沒有責(zé)任追究機制，這造成了很多人在工作中粗心大意，甚至出現(xiàn)了許多瀆職案件，給單位造成了巨大損失，因而現(xiàn)在針對這些行為應(yīng)追究責(zé)任到個人，并且做出相應(yīng)的處罰，其行為主要包括以下幾種：一是當(dāng)管理者因疏忽大意或者玩忽職守造成檔案資料泄露；二是違法制度規(guī)定私自向他人提供檔案資料或者銷毀檔案資料；三是偽造、涂改檔案內(nèi)容；四是違反制度規(guī)定將檔案據(jù)為己有。

三、結(jié)束語

綜上檔案資料是企業(yè)、機關(guān)單位眾多資料中的核心，鑒證著單位的發(fā)展歷程，關(guān)系著單位未來的發(fā)展走向。檔案的保密性和安全性是檔案管理的目標(biāo)，也是每個檔案管理者的職責(zé)所在。在單位管理中，應(yīng)從制度建設(shè)、監(jiān)管體系、意識培養(yǎng)、網(wǎng)絡(luò)安全體系建設(shè)等多角度完善工作，為檔案資料建立嚴(yán)密的安全網(wǎng)絡(luò)，以防資料的外泄和損毀。

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