建設(shè)工程檔案資料管理的重要性

張婷婷

摘 要：工程資料是反映工程實體最終成果的重要性文件，本文通過對工程檔案資料管理中存在的問題論述，為確保工程資料的時效性、真實性、準(zhǔn)確性、完整性需注意的事項及有效的控制措施，加強建設(shè)、勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工五方單位資料管理工作。

關(guān)鍵詞：專業(yè)技能資料管理電子聲像檔案審計與檔案

1 熟悉相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，掌握專業(yè)知識

1.1 法律法規(guī)

工程資料不符合要求，將導(dǎo)致無法進(jìn)行工程驗收。工程資料的形成與工程質(zhì)量驗收過程有著不可分割的關(guān)系，建筑工程質(zhì)量驗收是依據(jù)《建設(shè)工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》和配套的工程專業(yè)質(zhì)量驗收規(guī)范執(zhí)行的。除了驗收規(guī)范，還需要平時不斷學(xué)習(xí)并熟悉：《建筑法》、《檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》等等。

1.2 建筑材料、施工技術(shù)、項目管理、工程預(yù)算

熟悉地基與基礎(chǔ)、砌體、鋼筋混凝土、鋼結(jié)構(gòu)、防水等工程的分類、施工工藝流程及施工要點，明確哪些施工節(jié)點需要形成資料。了解項目管理的程序、組織機構(gòu)、目標(biāo)控制、現(xiàn)場管理的概念和基本內(nèi)容，結(jié)合本工程的建立整套資料的管理體系。熟悉監(jiān)理資料管理工作流程，熟悉建筑構(gòu)造、建筑設(shè)備及工程預(yù)算的基本知識，值得注意的是工程計價方式不同，經(jīng)濟技術(shù)簽證資料的形成方式也不同。

1.3 計算機、資料軟件、公文寫作

熟練使用計算機、辦公室及資料軟件，適應(yīng)當(dāng)代新形勢下的工程檔案資料管理。掌握公文寫作與文秘工作的基本知識，在工程實踐中，公文寫作中運用最多的是通知、函、回復(fù)和請示，各申報表、變更單的寫作格式也應(yīng)規(guī)范；在資料信息處理中，文件的收發(fā)、傳遞、管理及立卷歸檔工作都相當(dāng)重要。

2 五方責(zé)任主體項目資料管理中的問題及重點

2.1 建設(shè)單位

項目初期，在工程招標(biāo)與勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位簽訂合同時，應(yīng)對工程文件套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求。向參與工程建設(shè)的勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位提供與建設(shè)工程有關(guān)的原始資料。本單位采購的建筑材料、構(gòu)配件和設(shè)備，應(yīng)保證建筑材料、構(gòu)配件和設(shè)備符合設(shè)計文件和合同要求，并保證相關(guān)質(zhì)量證明文件的齊全完整、真實有效。

項目前期的綜合資料辦理種類多、周期長，需要辦理人員需要細(xì)心、不耐其煩，其中要注意施工圖設(shè)計審查報告還應(yīng)具備審查批準(zhǔn)書及設(shè)計單位的回復(fù)。另外，在施工中遇到建筑節(jié)能、設(shè)計方案等變動時，涉及很多資料相應(yīng)更改，應(yīng)做好已作廢資料的處理，千萬不要混淆。

建設(shè)單位是編報工程檔案的責(zé)任單位，大多數(shù)都是自行負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查工程文件的形成、收集和立卷歸檔工作。在施工期間應(yīng)督促勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工各單位按規(guī)范要求做好各自的資料管理工作，定期檢查，建立檔案管理獎懲制度。

項目驗收合格后，相關(guān)資料要移交物業(yè)公司。由于大多物業(yè)公司資料管理意識淡薄，資料管理混亂，建設(shè)方除了要做好資料移交工作外，還應(yīng)在簽訂合同時補充資料管理的相關(guān)要求，為項目后期的運行、維護(hù)提供幫助。

2.2 勘察、設(shè)計單位

勘察、設(shè)計單位主要是按合同和規(guī)范要求提供建設(shè)工程的勘察、設(shè)計文件。在工程實踐中，由于設(shè)計單位的人員不穩(wěn)定，存在設(shè)計變更通知單資料混亂，電子文件也無法收集齊全等現(xiàn)象。對此，應(yīng)及時溝通，加強信息交流。

2.3 監(jiān)理單位

監(jiān)理單位的資料相對簡單，主要包括監(jiān)理規(guī)劃、實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、監(jiān)理通知、監(jiān)理工作日志、監(jiān)理工作總結(jié)、質(zhì)量評估報告等。但是監(jiān)理人員的簽字工作普遍滯后，常常出現(xiàn)簽錯、漏簽的現(xiàn)象，導(dǎo)致部分資料跟不上施工現(xiàn)場的進(jìn)度。

2.4 施工單位

施工日志很重要，天氣、工作內(nèi)容、時間、事件等都有訊可查，容易被大家忽視。

電梯和消防通風(fēng)不僅僅要具備檢驗資料，還應(yīng)有隱蔽資料。欄桿如何固定？塑鋼窗的如何固定？均要做隱蔽資料。

分戶驗收的工作量大、耗時長，如何保質(zhì)保量順利完成分戶驗收資料？成立分戶驗收專項小組，分工協(xié)作，派專員負(fù)責(zé)收集分戶驗收的原始數(shù)據(jù)、表格填寫、各單位簽字及蓋章等工作。

2.5 常見的主要問題

在工程建設(shè)過程中工程項目管理機構(gòu)、負(fù)責(zé)人及其變化情況應(yīng)納入檔案管理。這點容易被忽視，應(yīng)該在項目中做好記錄。

各項資料要完善閉合。如砼的澆灌時間，施工日記，監(jiān)理日記，旁站記錄、砼試塊取樣時間均要實事求是的閉合。

資料員更換頻繁，人員交接工作不到位導(dǎo)致資料遺失、返工，相關(guān)負(fù)責(zé)人員對資料不熟悉甚至不會，水電安裝與土建資料完全脫節(jié)，造成資料整理成冊工作困難。如何穩(wěn)定專業(yè)人才，解決專業(yè)人才少？提高要求和薪資，加強管理和培訓(xùn)，增加晉升渠道等等。

3 建設(shè)電子文件與電子檔案管理

建設(shè)電子文件數(shù)量越來越大，工程電子文件應(yīng)與相應(yīng)的工程紙質(zhì)或其他載體形式的文件同時歸檔。目前許多項目的電子文件歸檔確實沒紙質(zhì)版本做得規(guī)范，一些電子文件都存在缺失，這需要平時的積累和良好的收集習(xí)慣。需要長期保存的電子文件，載體不宜用移動硬盤、優(yōu)盤，應(yīng)采用光盤、磁帶、硬磁盤?，F(xiàn)在以感光材料、磁介質(zhì)、光盤為記錄介質(zhì)的電子工程檔案也將逐步規(guī)范采用。

檔案歸檔應(yīng)一式三份，一份封存保管，一份異地保存（包括電子文檔），一份提供利用，面對突發(fā)性災(zāi)害，檔案有必要異地備份。

4 建設(shè)聲像檔案管理

模塊建立：媒體入庫、分類管理、信息檢索、匯總查詢、攝影者管理、用戶管理、幫助；

查詢方式：專題專項查詢、時間分類查詢、工程名稱查詢；

收集對策：統(tǒng)一整理格式標(biāo)準(zhǔn)、盡量避免檔案素材“空檔”；

目錄編制：統(tǒng)一命名標(biāo)準(zhǔn)、注意上傳歸類疏忽；

安全保管：做好基礎(chǔ)備份、定期不定期檢查修正、做好軟硬件的適時更新、做好系統(tǒng)使用的權(quán)限管理；

5 建設(shè)工程投資審計與檔案管理工作

建設(shè)工程投資審計主要針對政府投資的項目，貫穿于整個建設(shè)工程：項目規(guī)劃、勘察設(shè)計、招投標(biāo)、合同簽訂、質(zhì)量安全進(jìn)度管理等。

在立項審批階段，項目的可行性研究報告容易被忽視，可行性研究報告未被論證，會出現(xiàn)較多的問題，不過大多適用于政府工程。項目勘察設(shè)計對工程造價的影響比重很大，對此環(huán)節(jié)開展跟蹤審計可以控制設(shè)計質(zhì)量，從而達(dá)到控制建設(shè)成本、遏制設(shè)計浪費的目的。其實勘察設(shè)計現(xiàn)在還處于不成熟、技術(shù)處理薄弱的狀況，我們可以收集相關(guān)單位及人員執(zhí)業(yè)資格記錄，整理數(shù)據(jù)，避免出現(xiàn)相同的錯誤。在招投標(biāo)階段，招標(biāo)階段的施工圖紙的設(shè)計深度往往達(dá)不到要求，導(dǎo)致設(shè)計變更、簽證、核定單數(shù)量大。對于投標(biāo)文件，除了中標(biāo)單位的相關(guān)資料，未中標(biāo)并排名靠前的單位資料也應(yīng)該保存，可作為后期的備選，特別是技術(shù)標(biāo)，里面的技術(shù)方案都有很好的參考價值，商務(wù)標(biāo)也能在特殊時段做好的對比。在合同簽訂階段，合同如果不夠規(guī)范和嚴(yán)密，可能給單位帶來直接或間接地經(jīng)濟損失，給竣工結(jié)算埋下隱患。

項目質(zhì)量、安全、進(jìn)度管理跟蹤審計的資料，大部分由施工單位提供，在工程檔案收集整理和管理中應(yīng)堅持以下原則：1）工程資料必須真實反映工程實施過程的真實情況；2）建設(shè)單位作為工程建設(shè)項目的所有者和組織者，在工程資料收集整理方面，負(fù)有組織和統(tǒng)籌的責(zé)任，應(yīng)當(dāng)對工程建設(shè)過程中的資料檔案質(zhì)量把好關(guān)；3）所有生成資料和管理資料的人員，一定要認(rèn)真履行職責(zé)，在關(guān)鍵問題上要堅持原則，抵制弄虛作假的行為。

6 結(jié)論

面臨建設(shè)工程各個領(lǐng)域的檔案管理工作，我們應(yīng)當(dāng)增強和時代合拍的檔案意識，確保工程檔案資料的時效性、真實性、準(zhǔn)確性和完整性。

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