淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展

李丹

摘 要：在事業(yè)單位檔案管理工作中，現(xiàn)代化及電子化檔案管理，占有著十分重要的地位，如果事業(yè)單位檔案管理還按照傳統(tǒng)的管理模式，勢必會(huì)造成事業(yè)單位的辦事效率的拖延和滯后，進(jìn)行現(xiàn)代化及電子化改革，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，其管理是否具備現(xiàn)代化及電子化標(biāo)準(zhǔn)，其設(shè)備是否完備，這是真實(shí)客觀地反映事業(yè)單位政治面貌和整體形象的重要標(biāo)志。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化及電子化

隨著經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展和現(xiàn)代化的推進(jìn)， 全國范圍內(nèi)都在人事管理、機(jī)構(gòu)精簡、行政體制等方面逐步進(jìn)行完善著， 與此同時(shí)， 這個(gè)背景也推動(dòng)事業(yè)單位在檔案管理舊模式的改革方面，提出了全新的挑戰(zhàn)和新課題。特別是近年來， 隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)普及于各行各業(yè)， 各種格式的文件都是直接由電腦或者移動(dòng)終端來輸入和傳輸?shù)模?無紙化辦公正在成為一種現(xiàn)實(shí)景象，新手段和新途徑所產(chǎn)生的圖形文件、圖像文件以及電子文件等， 都客觀上要求和促使傳統(tǒng)的檔案管理人員必須要進(jìn)一步了解和掌握現(xiàn)代化及電子化手段， 理清思路，順應(yīng)形勢， 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化及電子化方式， 這是每個(gè)檔案管理相關(guān)人員都要面對(duì)的十分重要的問題。

1 基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的內(nèi)涵和要求

1.1 實(shí)現(xiàn)檔案的無紙化保存

檔案管理方面的存儲(chǔ)是關(guān)鍵，相對(duì)來看，現(xiàn)代化檔案管理實(shí)現(xiàn)了以電子存儲(chǔ)為主的發(fā)展模式，在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展階段，無紙化辦公已經(jīng)開始實(shí)施，它有利于存儲(chǔ)與查找，工作效率得到了很大提高。

1.2 強(qiáng)化檔案管理的電子化

與科技發(fā)展同步，檔案在壓縮管理技術(shù)上得到了很大提高，實(shí)現(xiàn)了低成本管理，保存過程更是便利，且能實(shí)現(xiàn)長期保存，利于日后各個(gè)相關(guān)部門以及人員的使用。

1.3 最大限度的利用檔案

從基層事業(yè)單位看，檔案的使用頻率十分大，社會(huì)發(fā)展階段各個(gè)方面都會(huì)利用到檔案，所以，檔案記錄過程中跟要以社會(huì)的發(fā)展為基礎(chǔ)，通過創(chuàng)新，不斷發(fā)掘檔案利用與存儲(chǔ)的價(jià)值。

2 檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化及電子化發(fā)展的重要性

2.1 契合時(shí)代發(fā)展趨勢，保證檔案管理工作效率

檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化及電子化的方式，可以極大地縮短檢索時(shí)間，大幅度提高準(zhǔn)確率，還可以保證信息更方便的儲(chǔ)存和傳遞，與此同時(shí)，提升了計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行更科學(xué)和嚴(yán)密地管理，使檔案管理隨著現(xiàn)代化及電子化的參與，而變得更具深度和廣度，讓事業(yè)單位的檔案管理更能夠符合科技和信息日新月異的發(fā)展要求。

2.2 規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理方式的弊病

伴隨著現(xiàn)代化進(jìn)程越來越快，越來越多的新生事物使檔案管理的內(nèi)容和形式也更具備著復(fù)雜化和多樣化的特征， 檔案內(nèi)容相應(yīng)地?cái)U(kuò)大更廣闊的范疇。但是， 還有為數(shù)眾多的單位所對(duì)應(yīng)的檔案管理方面，卻滯后不前，沒有與時(shí)俱進(jìn)， 跟隨現(xiàn)代化的步伐，相反的，仍然缺少十分重要的硬件設(shè)施， 軟件配備更是嚴(yán)重不足， 即使有了部分設(shè)備，但缺乏精通此領(lǐng)域的專業(yè)人才， 沒有辦法用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時(shí)有效地對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的現(xiàn)代化及電子化管理， 一味沿襲傳統(tǒng)管理方式的問題仍然特別嚴(yán)重。

2.3 積極推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)工作

傳統(tǒng)的檔案管理方式都特別費(fèi)時(shí)費(fèi)力，各項(xiàng)流程都比較麻煩，檔案管理的現(xiàn)代化和電子化極大的降低了工作強(qiáng)度和投入的時(shí)間和精力，從根本上提高了工作效率，對(duì)檔案所進(jìn)行收集、匯總、分類等工作都是更精準(zhǔn)和便捷，盡最大可能避免了人為的低級(jí)錯(cuò)誤。同時(shí)也極大提高了服務(wù)用戶的質(zhì)量。之前的檔案都是紙質(zhì)文件，占用巨大的空間，現(xiàn)代化及電子化的電子文檔完全避免了這樣的問題，從技術(shù)上規(guī)避了類似的一系列問題。

2.4 促使檔案更形象直觀，使相關(guān)信息更易于查詢和使用

現(xiàn)代化及電子化檔案管理，可以充分利用多媒體技術(shù)，將眾多的靜態(tài)文字資料轉(zhuǎn)化成更方便人記憶和感知的圖片圖形、聲頻聲音，鮮活的影像和活動(dòng)的圖片等，將之前的傳統(tǒng)的文字資料進(jìn)行集成化的統(tǒng)一管理，進(jìn)行更科學(xué)合理的安排，然后可以對(duì)原文件直接進(jìn)行檢索，以及與計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，這樣一來，應(yīng)用上就十分方便，有價(jià)值的紙質(zhì)檔案變?yōu)橄鄳?yīng)的電子文檔，在光盤上保存即可，極大的方便計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行分類查詢。

3 現(xiàn)代化及電子化發(fā)展應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理的方式

3.1 對(duì)檔案檢索及目錄的管理

檔案的目錄是檔案管理中特別關(guān)鍵的部分， 隨著計(jì)算機(jī)的推廣和普及， 檔案的目錄也隨之開始從手寫轉(zhuǎn)為微機(jī)打印。通過檔案管理的特定軟件， 就可以把所有檔案目錄和有關(guān)資料根據(jù)具體的分類標(biāo)準(zhǔn)， 把它錄入計(jì)算機(jī)里面， 程序就會(huì)自動(dòng)把它進(jìn)行匯總與歸納。如果在調(diào)用某些檔案的時(shí)候， 只要輸入相關(guān)的信息， 所匹配的管理軟件就能夠呈現(xiàn)出那些檔案的精準(zhǔn)存放位置，也包括文件摘要方面的具體內(nèi)容。如果要盡最大可能縮減檢索時(shí)間， 就會(huì)極大提升它的準(zhǔn)確率，也能確保信息的全面。

3.2 進(jìn)行庫房管理的現(xiàn)代化及電子化

伴隨計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的持續(xù)更新進(jìn)化， 事業(yè)單位相關(guān)的工作人員就能夠建立健全相對(duì)應(yīng)的一套管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)也相應(yīng)地符合現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房。

3.3 積極配合和輔助檔案業(yè)務(wù)工作。

檔案業(yè)務(wù)工作種類繁多，包括很多細(xì)節(jié)的內(nèi)容，例如對(duì)檔案的收集、保管、整理、鑒定、利用、銷毀等相關(guān)程序和行為。在檔案業(yè)務(wù)的一系列流程里， 其工作事務(wù)十分繁重， 也會(huì)產(chǎn)生眾多檔案信息， 這個(gè)時(shí)候就可以用計(jì)算機(jī)來操作。

3.4 要通過多媒體技術(shù)， 把紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文檔

3.4.1 要積極建立與之相適應(yīng)的強(qiáng)大數(shù)據(jù)庫， 把數(shù)據(jù)庫本身的系統(tǒng)和結(jié)構(gòu)都趨向于更規(guī)范，更符合標(biāo)準(zhǔn)化； 將多媒體作為工具，把靜態(tài)圖片、圖形、聲音、活動(dòng)影像等等都整合起來，進(jìn)行統(tǒng)一化的集成管理， 再根據(jù)光盤的諸多特點(diǎn)，比如讀寫速度快、容量大還有能夠?qū)υ募M(jìn)行直接檢索等等，還可以與計(jì)算機(jī)直接聯(lián)網(wǎng)來應(yīng)用，并且十分方便， 將紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮游臋n， 將其在光盤上保存即可。

3.4.2 經(jīng)過授權(quán)之后， 就能夠讓編研者能直截了當(dāng)?shù)貜淖约核鶎?duì)應(yīng)的客戶終端， 把數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索，然后直接查詢，并且下載， 這一系列步驟可以給事業(yè)單位的相關(guān)檔案管理者帶來很大方便。

3.4.3 要建立檔案管理相對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用十分普及，檔案管理也必須要突破傳統(tǒng)， 與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行現(xiàn)代化管理， 這樣才能夠滿足現(xiàn)代化的應(yīng)用需求。事業(yè)單位也必須要根據(jù)自身的需要和實(shí)際要求， 要建立相應(yīng)區(qū)域的局域網(wǎng)， 還有與之相關(guān)的檔案管理相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)， 這樣不僅僅利于對(duì)相關(guān)資源的充分有效的共享， 還能夠讓檔案室和相關(guān)科室溝通更順暢，為雙方搭建信息交流的橋梁， 要積極讓檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化及電子化。

4 結(jié)語

要深刻明白一點(diǎn)，檔案是事業(yè)單位特有的獨(dú)一無二的信息，其重要地位一定要特別重視。其行為和管理也要與之其地位相匹配。許多事業(yè)部門的檔案是獨(dú)有的原始記錄， 有些甚至包含著獨(dú)有的專利知識(shí)和技術(shù)，這些檔案有些能夠?yàn)樯鐣?huì)創(chuàng)造更大的財(cái)富，從某種程度上來講，還能促進(jìn)社會(huì)主義社會(huì)的和諧發(fā)展，所以運(yùn)用現(xiàn)代化及電子化管理檔案工作，意義十分重大。

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