淺談?wù)掌瑱n案的作用及整理方法

彭婷婷

摘 要：照片作為一種人類信息文化的記錄載體材料，其使用頻率僅次于紙張。在國家檔案卷宗中照片檔案是其最重要的組成部分，其對歷史信息保存具有非常直觀的作用，并具有不可替代性。照片較其他的記錄載體有較為明顯的優(yōu)勢，其具有記錄真實(shí)、迅速、操作簡單、方便交流、不受語種和文字障礙的諸多特點(diǎn)。在對照片檔案進(jìn)行歸類整理時，要根據(jù)其作用和特點(diǎn)進(jìn)行分類，要注意實(shí)體分類和信息分類的結(jié)合，采用多樣的整體和保存方法。本文根據(jù)對照片檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分析和探究，對其運(yùn)用及整理提供了一定的幫助。

1 照片的功能

1.1 記錄真實(shí)

文字和照片作為兩大傳播媒介，在人們傳播事物占據(jù)了極大的作用。文字是一種較為抽象的傳播媒介，作者可以利用文字對事物進(jìn)行描述，將作者本身的思想傳播給閱讀者[1]。而照片作為一種對直覺形象的記實(shí)產(chǎn)品，它保留了事物本身的狀態(tài)，讀者可以通過照片中事物的狀態(tài)自己進(jìn)行主觀猜想，形成對事物的認(rèn)知。

1.2 記錄迅速

照片作為一種科技創(chuàng)新的產(chǎn)物，其技術(shù)隨著社會發(fā)展不斷完善和創(chuàng)新。照片的攝制速度可以精確到秒，因此照片往往可以記錄到人們?nèi)庋蹮o法看到事物和現(xiàn)象。照片這種可以快速記錄的方式是其它傳播媒介無法達(dá)到的，具有唯一性。

1.3 超越人的能力界線

在自然界中有許多事物和現(xiàn)象是人力無法發(fā)現(xiàn)和觀察的，但都可以通過攝影的方法記錄下來。照片還可以形成特殊的光波影像，對人類的健康和生活產(chǎn)生幫助。同時，還可以獲取一定的科學(xué)信息，對社會的發(fā)展提供幫助。

1.4 操作簡便

照片的拍攝往往非常簡單，不用經(jīng)過嚴(yán)格的訓(xùn)練和完善的學(xué)習(xí)，既可以人工操作也可以自動拍攝。

1.5 方便交流

照片往往較小，便于攜帶或者進(jìn)行郵寄，而且隨著社會的不斷發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)逐漸成為主流，照片還可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，加快了傳播速度，對信息之間的交流產(chǎn)生了巨大的作用。

1.6 信息容量大

照片可以將一個寬闊宏大的場面微縮在一個尺寸較小的片面里，這是文字無法企及的，照片對事物的表達(dá)能力具有極強(qiáng)的闡述，一張照片可以運(yùn)用在多個方面，提供大量的信息。

1.7 不存在交流障礙

全世界因?yàn)閲业牟煌?，文化的不同其文字和語言也各不相同，文字作為一種傳播媒介往往容易受到語言和文字的影響，對信息的傳遞產(chǎn)生阻礙，而照片作為一種以圖像進(jìn)行傳播的方式，其不存在語言和文字障礙。因此照片具有文字無法達(dá)到的作用。

2 照片檔案的優(yōu)劣點(diǎn)

2.1 保存價值高

照片因?yàn)榫哂锌梢员４嬉恍┤祟悷o法觀察到的現(xiàn)象和事物，同時還可以記錄一些歷史重大事件，能為后來的歷史考證和科學(xué)研究提供巨大幫助[2]。相比其他的研究和參考資料照片往往具有較為準(zhǔn)確和節(jié)約時間的功效，因此照片具有較高的保存價值。

2.2 節(jié)省存放空間

照片由于體積較小，相比其它的傳播媒介所占有的儲存空間就顯得較稀少，對與庫房建造所產(chǎn)生的費(fèi)用就有明顯的減少。

2.3 連續(xù)性不足

照片為一種瞬間保存能力較強(qiáng)的產(chǎn)物，往往對事物的記錄只能保持在一定的時間里，對與事物的變化記錄往往是不連續(xù)的，如果把照片與文字的記錄效果進(jìn)行比對，就會發(fā)現(xiàn)其間斷性更為顯著[3]。因此照片雖然在記錄事物的某一方面有著巨大的作用，但對于記錄事物的整體變化和發(fā)展存在較為嚴(yán)重的問題，影響事物記錄的完整性。

2.4 具有局限性

照片對記錄內(nèi)容的唯一表現(xiàn)形式就是圖像，給人們的觀察內(nèi)容往往是事物的表面現(xiàn)象，盡管這種記錄方式可以使人們清晰的觀察事物本身，形成自己的思維觀念，但對于事物的前因后果和事物的內(nèi)涵，事物本身想要傳達(dá)的信息無法形成良好的觀念，因此其作用有較大的局限性。

2.5 零散性較強(qiáng)性

照片與文字相比往往難以反映事物的聯(lián)系和順序，每一個單獨(dú)的照片都可以形成一個獨(dú)立的單元、時間、地址。內(nèi)容的不同往往很難理清其中的頭緒，讓人摸不著頭腦，對照片資料的整理和利用產(chǎn)生了極大的困難。

3 照片檔案的整理方法

照片檔案作為國家較為重視的部分，對國家機(jī)關(guān)、社會組織和個人活動都具有較高的保存價值。作為國家檔案中的重要構(gòu)成部分，具有非常重要的歷史作用，各檔案管理機(jī)構(gòu)要認(rèn)真的收集照片、精心整理，為檔案收集工作的整理提供巨大幫助。

3.1 分類

分類是一種揭示檔案內(nèi)容的手段又是組織檔案的前提，如果不進(jìn)行科學(xué)的分類管理就會造成檔案混亂，分類要根據(jù)載體的材料性質(zhì)和大小進(jìn)行整理，把相同的或相似的內(nèi)容集中排放統(tǒng)計[4]。分類首先需要將進(jìn)行整理的檔案材料和其他檔案材料進(jìn)行區(qū)分，這種分類被稱為檔案類集成或集體分類。

照片信息分類就是對照片中記錄的事物進(jìn)行揭示和掌握。它是建立起檢索工具來進(jìn)行查詢，對準(zhǔn)確、快速的查詢有較為重要的作用。因此，分類是為照片進(jìn)行文字說明，包括照片的題目、作者、拍攝地點(diǎn)、時間等，都可以用當(dāng)作信息搜索的依據(jù)。文字檔案內(nèi)容是對照片進(jìn)行解釋說明，可以利用另一種語言進(jìn)行揭示。文字檔案材料的檢索可以在整理檔案時編寫，照片說明需在制作照片時間同步進(jìn)行。

3.2 編制檔案號

檔案材料根據(jù)不同的類別進(jìn)行整理排序，因此就具有了先后的順序，而檔案號就是對檔案材料的先后進(jìn)行標(biāo)記，以來區(qū)分。

照片檔案的管理和文字檔案整理有較為明顯的差別，分類細(xì)、層次多使其最為顯著的特點(diǎn)。因此照片的編制需要有好幾部分代碼來組成，照片有多少載體，就有相應(yīng)的表明載體的類別號。因此，照片檔案號往往有載體代碼一規(guī)格代碼一順序號碼來組成。

3.3 實(shí)體分類和信息分類的結(jié)合

照片實(shí)體分類和信息分類之間是彼此相互聯(lián)系、相互作用的，其相互之間的聯(lián)系主要是根據(jù)檔案號，因?yàn)槊糠掌季哂歇?dú)立的編號，對于確定檔案所在的位置和信息具有較為顯著的作用。照片載體相比于文字材料檔案編號需要同時對多個目標(biāo)進(jìn)行標(biāo)記才能保證各載體進(jìn)行銜接。

照片作為一種信息保存的單位，在進(jìn)行標(biāo)注時，注意將膠片載體記錄在前，拷貝等載體檔案號記錄在后已達(dá)到相互之間的聯(lián)系。在照片的信息檢索中，對與信息記錄較為我完整的載體檔案號，既可以通過排架分類合理，又能憑借著錄，保證每件照片材料的準(zhǔn)確利用。

4 結(jié)論

隨著社會的發(fā)展和改革，完善照片檔案整理工作成為勢在必行的重要工作，對照片檔案進(jìn)行良好的分類是功在當(dāng)代，利在千秋的大事。國家對檔案人員和檔案工作都極其重視，作為社會主義的公民，從我做起，從每個人做起，對照片檔案整理工作給予極大的支持和推動，在照片檔案整理時要注重其安全性，對照片的保護(hù)要賦予其極高的規(guī)格，保護(hù)照片的完整性，使照片檔案能更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。本文對照片檔案的功能作用特點(diǎn)進(jìn)行了一定的探索和分析，對照片檔案管理工作提供了一定的幫助，對照片檔案的完善起到了巨大的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]王光宇.基于遺傳算法和最大互信息醫(yī)學(xué)圖像配準(zhǔn)算法的研究[J].長春理工大學(xué)，2017.

[2]楊莉.照片檔案的意義和作用[J].科技創(chuàng)新 導(dǎo)報，2012（16）.

[3]趙玉梅試論漁業(yè)科技照片檔案在漁業(yè)科研活動中的作用[J].黑龍江水產(chǎn)，2009（3）.

[4]陳林.檔案管理技能訓(xùn)練[M].機(jī)械工業(yè)出版社，2012，1.