如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

趙佳

摘 要：在事業(yè)單位所要做的眾多工作之中，人力資源檔案管理工作十分重要，此項(xiàng)工作的順利開展是事業(yè)單位各項(xiàng)生產(chǎn)穩(wěn)步進(jìn)行的保證。因此，事業(yè)單位要想更好地發(fā)展，就必須提高人力資源檔案管理水平，但是，隨著事業(yè)單位人力資源管理制度的改革，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)無(wú)法滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求，因此，檔案管理工作需要?jiǎng)?chuàng)新。本文就提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的必要性，事業(yè)單位人力資源檔案管理存在的問(wèn)題及提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的主要對(duì)策進(jìn)行簡(jiǎn)要論述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人力資源；檔案管理；水平

我國(guó)的人事檔案管理工作隨著改革開放的深入推進(jìn)而發(fā)生了巨大變化。近年來(lái)，受社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的影響，以“雙向選擇”為特征的人才流動(dòng)越來(lái)越活躍，人員流動(dòng)也非常頻繁，而人才流動(dòng)的結(jié)果也使多年來(lái)不同所有制身份對(duì)人才合理流動(dòng)的禁錮被打破，進(jìn)而逐漸暴露出原有人事檔案管理體制存在的問(wèn)題。人事檔案怎樣和時(shí)代發(fā)展保持同步，同時(shí)將服務(wù)社會(huì)的職能充分發(fā)揮出來(lái)，是擺在我們面前的一個(gè)首要任務(wù)。

1 提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的必要性

1.1 有利于促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展

事業(yè)單位人力資源檔案管理，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著較大的影響，其可以幫助管理者充分掌握公司職員的基本情況，可以為管理者制定發(fā)展策略以及規(guī)劃提供必要參考。只有最大限度的利用人力資源，才能提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，才能做到才盡其用。充分利用人力資源檔案，可以了解員工的特長(zhǎng)，可以將其安排到適合的崗位中，充分發(fā)揮員工的聰明才干。在對(duì)人力資源檔案進(jìn)行查閱時(shí)，還可以了解人員的素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力，人力資源檔案還對(duì)員工的品行有著記錄與反映，在利用檔案資料時(shí)，需要做好分析工作。事業(yè)單位還需要制定內(nèi)部考核制度，人力資源檔案是對(duì)員工進(jìn)行任免、調(diào)配的重要依據(jù)，人力資源檔案中記錄著員工受到的獎(jiǎng)罰情況。人力資源配置可以使人與物充分的結(jié)合在一起，可以提高人力資源的利用率。人力資源管理具有動(dòng)態(tài)性，事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)人員流動(dòng)或者崗位變化情況，為了更好的激發(fā)員工工作的熱情與動(dòng)力，還需要實(shí)現(xiàn)人力資源檔案的共享，這樣可以促進(jìn)人員的合理浮動(dòng)，可以保證人力資源配置的最佳性。人力資源檔案管理還可以促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，為管理者制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展 戰(zhàn)略有著促進(jìn)作用。

1.2有利于挖掘員工內(nèi)在的潛力

人力資源檔案中對(duì)所有的員工工作情況、工齡、獎(jiǎng)懲都是真實(shí)的記錄，伴隨著員工的一生。因此，事業(yè)單位的管理者進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)的安排時(shí)，最大化地利用人力資源的檔案，通過(guò)人事檔案對(duì)單位員工的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行掌握及判斷，合理調(diào)動(dòng)，使員工在新的崗位上發(fā)揮其內(nèi)在潛能。

2 事業(yè)單位人力資源檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 人力資源檔案內(nèi)容缺乏真實(shí)性

在有的事業(yè)單位中，由于人力資源檔案管理存在漏洞，所以，人力資源檔案信息存在失真現(xiàn)象，由于管理不嚴(yán)，所以，很多員工都會(huì)出現(xiàn)檔案造假問(wèn)題，很多員工都會(huì)偽造學(xué)歷，這些信息很難直觀辨認(rèn)出真假，人力資源檔案管理人員往往沒(méi)有渠道來(lái)進(jìn)行有效的鑒定工作，只能被動(dòng)接收信息，而不真實(shí)的信息導(dǎo)致人力資源部門無(wú)法正確評(píng)估職工。

2.2人力資源檔案管理技術(shù)有待更新

人力資源檔案管理技術(shù)需要更新，傳統(tǒng)的檔案是以紙質(zhì)的形式存在，所以，檔案管理工作也就是對(duì)大量的紙張進(jìn)行保存以及保證其完整性。但是，當(dāng)出現(xiàn)員工工作調(diào)動(dòng)到另一座城市的情況，人力部門如需調(diào)取或查閱檔案，就要到另一座城市查閱調(diào)取，這對(duì)人力部門工作開展帶來(lái)不便。

2.3檔案管理人員數(shù)量不足

事業(yè)單位在進(jìn)行裁員時(shí)，檔案管理部門一般都是最先開始的，由此大大減少了檔案管理人員的數(shù)量，影響了人力資源檔案管理工作的順利開展，制約了管理水平的提高，讓檔案管理工作日趨邊緣化。

3、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的具體措施

人力資源檔案管理工作存在的一些問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理水平下降，長(zhǎng)此以往，開展檔案管理工作的道路必定受到阻礙，因此，我們要思考出提升人力資源管理水平的對(duì)策，其具體表現(xiàn)為：

3.1 明確企業(yè)人力資源檔案管理的內(nèi)容

現(xiàn)代企業(yè)招聘員工一般都要經(jīng)過(guò)層層篩選，采用多種方法對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行考核。一旦一個(gè)應(yīng)聘人員被企業(yè)錄用，企業(yè)面試考核小組對(duì)應(yīng)聘人員儀容儀表、應(yīng)變能力、表達(dá)能力、判斷分析能力以及其它考核項(xiàng)目的評(píng)語(yǔ)、鑒定等材料，在經(jīng)人力資源部門整理以后，應(yīng)該歸入企業(yè)員工人力資源檔案。如果企業(yè)對(duì)應(yīng)聘者有筆試考核，筆試成績(jī)與試卷等資料也應(yīng)歸檔保存。

3.2建立健全人力資源檔案管理制度

在建立健全人力資源檔案管理制度時(shí)，具體實(shí)施過(guò)程要建立在科學(xué)合理的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格的進(jìn)行改革，對(duì)不符合時(shí)代發(fā)展，不順應(yīng)社會(huì)形勢(shì)的規(guī)章制度要及時(shí)摒棄更新，這樣才可以使人力資源檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化。建立健全人力資源檔案管理制度的具體做法是：首先，要重視人力資源檔案的收集工作，收集的過(guò)程中要小心謹(jǐn)慎，保證檔案的完整性，以免影響檔案存在的價(jià)值；其次，對(duì)檔案的鑒別工作要嚴(yán)謹(jǐn)，遵循一定的鑒別規(guī)則，與相關(guān)鑒定部門通力合作，偽造的 檔案，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)場(chǎng)銷毀；最后，檔案借閱及調(diào)取時(shí)要格外注意，這與其他文獻(xiàn)刊物不同，要確保其完整性及安全性。

3.3提高人力資源檔案管理人員的素質(zhì)水平

管理人員的素質(zhì)水平將直接影響到事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的最終效果，所以為了促進(jìn)事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的提高，就需將檔案管理人員的素質(zhì)水平予以全面提升。事業(yè)單位應(yīng)定期開展相關(guān)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)和實(shí)踐活動(dòng)，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行強(qiáng)化，讓其對(duì)新的檔案管理理論知識(shí)和技能及時(shí)掌握，進(jìn)而高質(zhì)量地開展工作。與此同時(shí)，需對(duì)人員的職業(yè)道德素質(zhì)予以強(qiáng)化，保證能夠以認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度管理人力資源檔案，防止弄虛作假的現(xiàn)象發(fā)生，使人力資源檔案的真實(shí)、科學(xué)性得到保證。除此之外，還需建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分結(jié)合檔案管理人員的工作情況實(shí)施獎(jiǎng)懲，促進(jìn)工作人員的積極性和主動(dòng)性的提高，以順利、高效地開展人力資源檔案管理工作。

3.4改革創(chuàng)新人力資源檔案保存方式

伴隨著信息化的發(fā)展，電子時(shí)代也隨之到來(lái)，人力資源檔案的保存模式需要進(jìn)行改革創(chuàng)新，向信息化、數(shù)字化領(lǐng)域邁進(jìn)。檔案管理人員可以通過(guò)信息技術(shù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有的檔案進(jìn)行編號(hào)，然后通過(guò)高拍儀拍攝檔案內(nèi)容，并以圖片 的形式保存檔案，最后將其錄入電腦，這樣通過(guò)連網(wǎng)便可以異地查閱檔案，這種管理模式使檔案查閱工作更加方便快捷。開展檔案保存方式的創(chuàng)新工作，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享化，促進(jìn)事業(yè)單位各方面工作的進(jìn)一步發(fā)展。

4 結(jié)論

當(dāng)前社會(huì)發(fā)展比較快，經(jīng)濟(jì)制度也在不斷的完善，事業(yè)單位必須對(duì)管理制度進(jìn)行改革，為了提高自身競(jìng)爭(zhēng)力，一定要對(duì)事業(yè)單位人力資源檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化，要提高對(duì)人力資源的利用率。傳統(tǒng)的人力資源檔案管理制度比較落后，所以，管理人員一定要做到與時(shí)俱進(jìn)，要對(duì)人力資源管理方式進(jìn)行改進(jìn)，還要培養(yǎng)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的員工，這樣才能提高工作的效率，才能為單位創(chuàng)造出更加的利潤(rùn)價(jià)值。

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