檔案創(chuàng)新化管理的重要性與管理方法

施展 曲加杰

摘 要：檔案記錄了一個(gè)企業(yè)或者單位的發(fā)展過(guò)程，是一份寶貴的信息資源。檔案管理對(duì)于整個(gè)單位來(lái)說(shuō)也是非常重要的，檔案管理的創(chuàng)新化和規(guī)范化直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策自己?jiǎn)挝晃磥?lái)發(fā)展的方方面面。本文主要以對(duì)檔案的創(chuàng)新化管理方法的探討，以求實(shí)現(xiàn)檔案管理中迫需解決的問(wèn)題，對(duì)提高檔案管理的科學(xué)化水平具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案管理的重要性；管理方法

檔案對(duì)于一個(gè)單位的發(fā)展極其重要，整理好檔案是一件功在當(dāng)代利在千秋的大事。對(duì)于檔案的管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，可能并不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，可無(wú)可置疑的是，它的作用卻是最不可少的，影響潛移默化的體現(xiàn)在單位的方方面面。

一、檔案創(chuàng)新化管理的重要性

有些單位對(duì)檔案管理的重視并不高，普遍都認(rèn)為這是無(wú)足重要的工作，所以，領(lǐng)導(dǎo)的不重視，加上工作人員的自我意識(shí)不強(qiáng)，關(guān)于檔案管理的方方面面都比較落后，普遍存在著檔案管理的硬件設(shè)備陳舊，在管理過(guò)程中缺乏有效的方法策略。關(guān)于這一部分，筆者主要探討檔案管理對(duì)于單位或企業(yè)的重要性問(wèn)題。首先，檔案是一個(gè)單位發(fā)展的重要見(jiàn)證。為了更好的發(fā)展，必須要對(duì)單位的成歷程有一個(gè)記錄，一個(gè)單位要想發(fā)展壯大，是急需要有一份檔案的。因?yàn)檫@份檔案記錄了本單位發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，從最初的建立、機(jī)構(gòu)的變革、人事的變動(dòng)，會(huì)長(zhǎng)生關(guān)于單位發(fā)展的很多文件資料，只有將這些資料進(jìn)行歸總保存，才能在將來(lái)的發(fā)展中，有參考，對(duì)于不好的方面可以規(guī)避，對(duì)于好的方面可以大力發(fā)展?？傊?，單位發(fā)展的方方面面，都可以在檔案中得到一份完整的解答。其次，檔案也是制定某些重要決策的重要參考。檔案管理對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，是一份重要的參考文獻(xiàn)，重大決策必須要參考相關(guān)的檔案。做出一個(gè)明智的決策，需要一定的支持論證，是否有利于單位的發(fā)展，是否符合單位的現(xiàn)狀，對(duì)于決策人員來(lái)說(shuō)是需要特別考慮的，而檔案是最詳實(shí)的記錄了這一切的文件，所以對(duì)于決策者來(lái)說(shuō)，是無(wú)比珍惜的?？傊瑢?duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，一個(gè)明智的決策離不開(kāi)一份詳實(shí)的檔案。再次，檔案也是單位宣傳的重要標(biāo)牌。對(duì)于任何一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，宣傳是不可少的，宣傳的真實(shí)性是很重要的，人們更看重的是一個(gè)單位的歷史積淀。所以有一份詳盡的歷史檔案對(duì)于宣傳來(lái)說(shuō)便是重要的標(biāo)牌。這不僅是單位發(fā)展的重要見(jiàn)證，更是對(duì)能力的一種證明。所以檔案管理需要加強(qiáng)管理力度，要提高管理效率和質(zhì)量。

所以，檔案管理對(duì)于單位發(fā)展有著很重要的作用，必須加強(qiáng)重視，在加強(qiáng)重視的同時(shí)，更應(yīng)該提高檔案管理的效率，這也是筆者接下來(lái)探討的關(guān)于檔案創(chuàng)新性管理方法。

二、檔案創(chuàng)新化管理方法探討

上文已經(jīng)論述了檔案管理對(duì)于單位發(fā)展的重要性，那么既然檔案管理這么重要，怎樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新化發(fā)展呢，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)對(duì)癥下藥，就存在怎樣的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)提出怎樣的解決之道。

筆者提出了兩點(diǎn)關(guān)于檔案管理的針對(duì)性解決方法。第一個(gè)方面便是檔案管理得不到重視。對(duì)于這一問(wèn)題，筆者認(rèn)為，應(yīng)該提高提高領(lǐng)導(dǎo)者的重視，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用。一個(gè)企業(yè)的重要方針政策的制定，是領(lǐng)導(dǎo)集體的智慧結(jié)晶。所以對(duì)于檔案管理工作，更應(yīng)該成為領(lǐng)導(dǎo)們重視的一大塊。檔案工作可能并不會(huì)產(chǎn)生特別明顯的經(jīng)濟(jì)效益，但是它的作用卻貫穿在一個(gè)單位的方方面面。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)，不能忽視檔案管理這一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，關(guān)于檔案管理，由領(lǐng)導(dǎo)帶頭，在整個(gè)行業(yè)范圍內(nèi)樹(shù)立“檔案帶動(dòng)效益”風(fēng)，讓每一級(jí)的單位都能認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和緊迫性。與此同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)階層要實(shí)行定期的職工培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理職工的能力水平應(yīng)得到很大的提升。這樣才能營(yíng)造一個(gè)關(guān)于愛(ài)護(hù)檔案的好勢(shì)頭。第二個(gè)方面是最重要的一個(gè)方面，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新化發(fā)展，創(chuàng)新化發(fā)展重在創(chuàng)新。對(duì)于檔案管理工作，再也不能沿襲傳統(tǒng)的管理方法，應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代步伐，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新化的發(fā)展。只有確定了這個(gè)總方向，才能提出一系列的建設(shè)性意見(jiàn)。那么怎樣才能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新化發(fā)展呢，筆者提出了幾點(diǎn)建議。首先是設(shè)備的創(chuàng)新。硬件設(shè)施好了，才能全方位跟上發(fā)展。所以設(shè)備的更新是很重要的，有些單位不重視檔案管理，使得對(duì)于這一方面的投資力度少之又少，所以設(shè)備更新也很慢，陳舊的設(shè)備對(duì)于管理來(lái)說(shuō)，便是一個(gè)很大的障礙，所以更新設(shè)備是當(dāng)務(wù)之急。其次，配備創(chuàng)新型人才。對(duì)于檔案管理這份工作來(lái)說(shuō)，大部分都是一些即將退休的老員工，存在著普遍的老齡化問(wèn)題，所以必須更新管理人才。高校大學(xué)生便是一個(gè)重要資源，引進(jìn)具有創(chuàng)造力的大學(xué)生，與具有多年工作經(jīng)驗(yàn)的老員工進(jìn)行合作交流，必會(huì)產(chǎn)生創(chuàng)新性的發(fā)展建議。再次，應(yīng)從員工自身入手。加強(qiáng)對(duì)員工的定期培訓(xùn)。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)加強(qiáng)與行業(yè)先進(jìn)單位的溝通，讓自己的員工可以到這些單位培訓(xùn)參觀，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，以求檔案管理的創(chuàng)新型發(fā)展。最后，必須實(shí)現(xiàn)思想觀念的創(chuàng)新。觀念是一個(gè)國(guó)家，一個(gè)社會(huì)，一個(gè)企業(yè)發(fā)展最重要的。無(wú)論哪一方面的發(fā)展，只要營(yíng)造一個(gè)良好的觀念，必然會(huì)產(chǎn)生出創(chuàng)新的念頭。所以最重要的便是實(shí)現(xiàn)思想觀念的創(chuàng)新。管理觀念的創(chuàng)新是一單位檔案管理的靈魂。只有觀念創(chuàng)新了，才能實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)服務(wù)的創(chuàng)新。只有將平時(shí)的封閉式管理觀念轉(zhuǎn)化為開(kāi)放的緊跟時(shí)代發(fā)展的創(chuàng)新性管理觀念，那么才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展。

三、總結(jié)

檔案管理是一個(gè)單位的重中之重，本文已就它的重要性進(jìn)行了論述，希望能夠得到更多的工作人員的重視，然后就它的創(chuàng)新化管理方法提出了建議以求檔案工作更好的為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，更好的適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需求。

作者簡(jiǎn)介

施展（1988--），女，山東青州人，本科，畢業(yè)于石家莊鐵道學(xué)院；現(xiàn)有職稱(chēng)：初級(jí)政工師；研究方向：檔案管理。