新時(shí)期高校大學(xué)生流動(dòng)人口檔案信息建設(shè)研究

陳學(xué)友

【摘要】隨著我國(guó)教育的發(fā)展，在目前幾乎人人都能讀大學(xué)的背景之下，高校的大學(xué)生流動(dòng)人口占比逐年遞增，總體呈不斷增長(zhǎng)的趨勢(shì)。大學(xué)生流動(dòng)人口檔案在現(xiàn)階段以及今后的一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)無(wú)論是對(duì)國(guó)家、單位或?qū)W(xué)生未來(lái)就業(yè)等方面都有著舉足輕重的作用。因此，高校大學(xué)生流動(dòng)人口檔案信息建設(shè)變得越發(fā)的重要。而以往的檔案管理工作方法已不能完全適應(yīng)目前高校流動(dòng)人口檔案管理工作的要求，所以目前高校需要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，以維護(hù)學(xué)校和師生的利益。

本文將圍繞高校大學(xué)生檔案管理高校大學(xué)生流動(dòng)人口檔案管理的重要性、大學(xué)生流動(dòng)人口檔案管理工作中存在的問(wèn)題以及加強(qiáng)大學(xué)生流動(dòng)人口檔案管理工作的信息化建設(shè)三方面進(jìn)行闡述。

【關(guān)鍵詞】高校；流動(dòng)人口；檔案管理

一、大學(xué)生流動(dòng)人口檔案管理的重要性

大學(xué)生是以學(xué)生個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。檔案主要記錄著學(xué)生們初中、高中以及大學(xué)階段的經(jīng)歷，包含著個(gè)人簡(jiǎn)介、家庭狀況、政治面貌等材料，它記錄了學(xué)生的政治思想、生活作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績(jī)單、在校期間的獎(jiǎng)懲、體檢表、社會(huì)實(shí)踐、道德品質(zhì)等重要信息，準(zhǔn)確完整的檔案是反應(yīng)畢業(yè)生綜合素質(zhì)和政治素養(yǎng)的重要依據(jù)和憑證。

對(duì)于大學(xué)生個(gè)人來(lái)說(shuō)，檔案很重要，人事檔案沒(méi)處理好將給自己帶來(lái)很多麻煩。大學(xué)生考公務(wù)員、考研、出國(guó)、升學(xué)以及未來(lái)結(jié)婚、生育等，都要用到檔案。否則，個(gè)人將無(wú)法辦理相關(guān)證明。如果大學(xué)生考上公務(wù)員或進(jìn)入事業(yè)、國(guó)企單位工作時(shí)，在職業(yè)生涯中定級(jí)、晉升、調(diào)資、任免、住房補(bǔ)貼發(fā)放、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)審批材料都要記入本人檔案，作為評(píng)價(jià)依據(jù)。從以上來(lái)看，大學(xué)生檔案對(duì)大學(xué)生未來(lái)生涯有那么多的影響，大學(xué)生流動(dòng)人口的檔案管理的重要性就不言而喻了，而且大學(xué)生流動(dòng)人口檔案管理的工作非常的艱巨。

二、大學(xué)生流動(dòng)人口檔案管理工作中存在的問(wèn)題

目前大學(xué)生檔案管理工作存在著很多問(wèn)題，如果相關(guān)檔案管理部門(mén)不能規(guī)范地進(jìn)行大學(xué)生檔案管理，將導(dǎo)致其不能真實(shí)反映大學(xué)生的在校期間的狀況，這對(duì)未來(lái)大學(xué)生的生涯將起到舉足輕重的作用。因此，只有正確認(rèn)識(shí)到大學(xué)生流動(dòng)人口檔案管理的重要性，挖掘出現(xiàn)階段大學(xué)生流動(dòng)人口檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并找到相對(duì)應(yīng)的解決方法，才能對(duì)未來(lái)大學(xué)生流動(dòng)人口管理工作起到一個(gè)積極促進(jìn)的作用。

（一）軟硬件設(shè)施不夠完善，檔案管理人員不專業(yè)

目前，我國(guó)高校頻頻出現(xiàn)學(xué)生檔案登記不準(zhǔn)確、登記信息出錯(cuò)；大學(xué)生無(wú)處可查自己的檔案；檔案受潮、出現(xiàn)涂改、保密工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葼顩r。而且，還有多個(gè)高校不能及時(shí)將大量的學(xué)生檔案于第一時(shí)間轉(zhuǎn)出，進(jìn)而造成很多學(xué)生畢業(yè)之后找不到自己的檔案的案例，讓人痛心疾首。

因此，目前學(xué)校檔案管理部門(mén)需要改善軟硬件設(shè)施，進(jìn)而加強(qiáng)檔案嚴(yán)謹(jǐn)儲(chǔ)存、增強(qiáng)保密工作，保證正確登記、保證學(xué)生檔案及時(shí)寄出。這是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。

（二）學(xué)生缺乏檔案知識(shí)教育，檔案滯留現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重

當(dāng)前我國(guó)就業(yè)流動(dòng)性較大，用工形勢(shì)更加多樣化。目前進(jìn)入企業(yè)單位工作的人數(shù)越來(lái)越多，而大多數(shù)企業(yè)在和員工簽訂合同時(shí)，注重學(xué)生的畢業(yè)證和學(xué)位證。除事業(yè)單位、公務(wù)員單位、國(guó)企、央企需要政審檔案外，其他企業(yè)基本上不用檔案，這就淡化了大家對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。

目前我國(guó)仍有一部分大學(xué)生不重視自己的檔案，甚至不知道自己的檔案里記錄的信息，不了解未來(lái)檔案對(duì)自己工作的重要性，畢業(yè)后讓自己的檔案滯留在學(xué)校。

還有很多高校學(xué)生畢業(yè)后將檔案轉(zhuǎn)遞到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)后，從來(lái)不管理自己的檔案，因此出現(xiàn)了大量的人檔脫離的現(xiàn)象，甚至很多畢業(yè)生檔案變成了“死檔。

三、加強(qiáng)大學(xué)生流動(dòng)人口檔案管理工作的信息化建設(shè)

（一）完善檔案管理軟硬件設(shè)施，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

高校檔案管理部門(mén)需要加強(qiáng)資金投入，采用更加可靠的檔案儲(chǔ)存柜，進(jìn)而避免未來(lái)檔案有可能出現(xiàn)的受潮現(xiàn)象。

我國(guó)很多高校檔案管理人員存在著懶隋、不專業(yè)等問(wèn)題。所以，加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員的素質(zhì)，選用更加專業(yè)的人才，提供不斷的業(yè)務(wù)培訓(xùn)等課程，培養(yǎng)業(yè)務(wù)精通的工作者十分重要，這樣才可以最大程度避免學(xué)生檔案出現(xiàn)信息泄露、檔案涂改等問(wèn)題。

（二）利用互聯(lián)網(wǎng)機(jī)制進(jìn)行檔案管控

大學(xué)里有大量的學(xué)生檔案，完全憑借人工登記管理是不可能不出現(xiàn)問(wèn)題的。而當(dāng)下的高校檔案管理部門(mén)可以創(chuàng)建互聯(lián)網(wǎng)協(xié)調(diào)工作機(jī)制，并按照工作類型規(guī)劃責(zé)任人，協(xié)同開(kāi)展大學(xué)生流動(dòng)人口檔案管理的工作。

憑借先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)協(xié)調(diào)工作機(jī)制可以完善學(xué)生檔案信息的檢索，便于快速查詢檔案信息，提升工作效率。

（三）加強(qiáng)學(xué)生檔案知識(shí)教育的培訓(xùn)

由于很多在校大學(xué)生并不了解檔案對(duì)自己未來(lái)的重要性，以至于畢業(yè)之后由于檔案方面的問(wèn)題進(jìn)行繁瑣的程序，增加時(shí)間、金錢(qián)成本。

實(shí)際上，在學(xué)生建立檔案的那一刻，學(xué)校就應(yīng)該向?qū)W生強(qiáng)調(diào)檔案的重要性，并向?qū)W生進(jìn)行檔案知識(shí)教育培訓(xùn)。

在高校，學(xué)?？梢蕴峁┫鄳?yīng)的講座，讓大學(xué)生提前了解檔案的用途、檔案轉(zhuǎn)遞的流程、人事檔案和學(xué)生檔案的聯(lián)系與區(qū)別等，這樣才可以從源頭上解決檔案知識(shí)匱乏和檔案滯留問(wèn)題。

總之，大學(xué)生流動(dòng)人口檔案關(guān)乎著學(xué)生未來(lái)的前途，大學(xué)生的檔案管理需要學(xué)校和相關(guān)部門(mén)正式重視起來(lái)。檔案管理工作人員應(yīng)該貫徹有關(guān)文件精神，真正為學(xué)生做好檔案管理及轉(zhuǎn)遞的工作。