(中昊(大連)化工研究設(shè)計(jì)院有限公司，遼寧 大連 116023)

ERP已經(jīng)是在中國發(fā)展多年的信息理念，自從上世紀(jì)九十年代初，以SAP為代表的先進(jìn)ERP廠商在中國進(jìn)行大力推廣，到如今，ERP的實(shí)施和應(yīng)用已經(jīng)從當(dāng)年的星火燎原之勢(shì)發(fā)展到風(fēng)起云涌了，眾多在中國大陸的國企、民營企業(yè)、外企，乃至一些中小企業(yè)都以先進(jìn)的ERP產(chǎn)品并結(jié)合外圍的SRM(供應(yīng)商關(guān)系管理)、CRM(客戶關(guān)系管理)、MDM(主數(shù)據(jù)管理)、PLM(產(chǎn)品生命周期管理)、MES(生產(chǎn)執(zhí)行系統(tǒng))等對(duì)企業(yè)進(jìn)行綜合的信息化項(xiàng)目實(shí)施。不可否認(rèn)，ERP理念的深入推廣及先進(jìn)ERP產(chǎn)品的深入應(yīng)用，對(duì)我國企業(yè)的管理效率提高和水平提升起到了重要的作用。

這其中，采購及庫存管理是ERP實(shí)施中的重要一環(huán)，其中涉及的采購物料主數(shù)據(jù)管理、采購計(jì)劃及合同管理、采購發(fā)票校驗(yàn)以及后續(xù)的庫存管理，是企業(yè)ERP后續(xù)生產(chǎn)、銷售等物流和信息流能順利進(jìn)行，數(shù)據(jù)合理出具的重要基礎(chǔ)和前提。更重要的是，先進(jìn)的ERP采購及庫存管理，是和財(cái)務(wù)無縫集成的，在每一次出入庫及發(fā)票校驗(yàn)的時(shí)候，會(huì)自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證。

本文就我在工作方面接觸到的問題，結(jié)合ERP理念及產(chǎn)品的信息化實(shí)現(xiàn)，對(duì)ERP采購及庫存管理提出一些建議。

1 企業(yè)采購及庫存管理的現(xiàn)狀及問題

1.1 關(guān)于采購和庫存管理的現(xiàn)狀

以某企業(yè)為例。該企業(yè)是集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售于一體的國家高新技術(shù)企業(yè)，主要從事精細(xì)化學(xué)品、高分子材料以及醫(yī)藥、農(nóng)藥、染料中間體等化學(xué)品的開發(fā)，并提供與之相關(guān)的技術(shù)服務(wù)。

與之相關(guān)的采購和庫存管理業(yè)務(wù)，也是基于上述主營業(yè)務(wù)相關(guān)的化工原材料的采購及后續(xù)的出入庫管理等，同時(shí)，一些備品備件和辦公用品等的采購及出入庫也屬于采購和庫存管理的范疇。

目前采購及庫存管理通過用友U8系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)應(yīng)的信息化管理。由使用部門在公司辦公平臺(tái)上提請(qǐng)采購計(jì)劃；采購計(jì)劃的執(zhí)行，采購合同的簽訂及采購發(fā)票的完成，及采購物資的出入庫管理在同部門內(nèi)完成；期末進(jìn)行出入庫與財(cái)務(wù)賬的核對(duì)，并作為財(cái)務(wù)在用友財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行記賬的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

1.2 關(guān)于采購及庫存管理的現(xiàn)存問題

受限于當(dāng)前ERP產(chǎn)品(用友U8系統(tǒng))的局限性和嚴(yán)謹(jǐn)性，企業(yè)關(guān)于采購和庫存管理方面普遍存在以下亟待解決的問題：

1.2.1 采購物資的數(shù)據(jù)嚴(yán)謹(jǐn)性不夠

當(dāng)前用友系統(tǒng)所支持的采購相關(guān)物資，其單價(jià)和總金額可以由采購及庫存管理人員隨意更改，使得采購數(shù)據(jù)，尤其是對(duì)后續(xù)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，存在不夠嚴(yán)謹(jǐn)和不夠真實(shí)的風(fēng)險(xiǎn)，這一般往往是發(fā)生在期末對(duì)賬的時(shí)候。

正常情況下，一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)腅RP產(chǎn)品，其采購相關(guān)的物資，作為物料主數(shù)據(jù)管理，只能由特定的主數(shù)據(jù)管理人員執(zhí)行，其單價(jià)(一般是移動(dòng)平均價(jià)或者標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃價(jià))只能是由公司的財(cái)務(wù)部門進(jìn)行制定，而這個(gè)價(jià)格并非是每次采購的采購單價(jià)，系統(tǒng)會(huì)將每次的采購價(jià)格與財(cái)務(wù)部門制定的價(jià)格進(jìn)行比較并自動(dòng)處理采購價(jià)格差異，從而確保采購物資價(jià)格的嚴(yán)謹(jǐn)性和數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

另外當(dāng)前用友U8系統(tǒng)，在期末核對(duì)庫存賬的時(shí)候，還可以手工修改庫存數(shù)量和總金額，這也加大了采購及庫存數(shù)據(jù)，尤其是傳遞到財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)，使得真實(shí)性和嚴(yán)謹(jǐn)性大打折扣。

合理的ERP產(chǎn)品，采購的物資在進(jìn)行出入庫的時(shí)候，庫存管理人員只能按照實(shí)際情況，輸入入庫和出庫的數(shù)量，其總金額是基于在上述財(cái)務(wù)制定好的單價(jià)乘以該數(shù)量而自動(dòng)計(jì)算出來的，期末的時(shí)候，系統(tǒng)也會(huì)根據(jù)當(dāng)期的出入庫情況自動(dòng)計(jì)算出期末庫存的結(jié)存數(shù)量和結(jié)存金額，根本不需要也不允許進(jìn)行庫存數(shù)量和總金額的調(diào)整。

1.2.2 采購及庫存的管理流程需要優(yōu)化提升

采購物資在得到供應(yīng)商的發(fā)票后再到系統(tǒng)中做入庫處理，但實(shí)際上該物資早已經(jīng)進(jìn)行實(shí)際的入庫操作，系統(tǒng)的滯后處理導(dǎo)致賬實(shí)的嚴(yán)重時(shí)間不符，不僅影響實(shí)際的對(duì)賬工作，而且也對(duì)后續(xù)的盤點(diǎn)、審計(jì)等工作帶來困擾。

一個(gè)合理的ERP系統(tǒng)，其采購入庫和采購發(fā)票的錄入，是分開兩部分處理的。當(dāng)然，企業(yè)的愿景是希望得到供應(yīng)商發(fā)票再做入庫，以減少發(fā)票價(jià)格和采購價(jià)格的差異，這個(gè)可以通過對(duì)供應(yīng)商的發(fā)票及時(shí)性管理來提升。但如果在現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)中，確實(shí)存在物資需要入庫但發(fā)票又沒有及時(shí)到的情況，可以先進(jìn)行入庫處理，系統(tǒng)就以財(cái)務(wù)事先制定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃價(jià)或者按照系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算的移動(dòng)平均價(jià)進(jìn)行入庫物資價(jià)值的更新；因?yàn)榘l(fā)票未到，財(cái)務(wù)上的應(yīng)付部分就由系統(tǒng)自動(dòng)將采購單上的價(jià)格作為暫估價(jià)格進(jìn)行入賬，待到發(fā)票真正到的時(shí)候，形成真正的采購應(yīng)付款，并將發(fā)票和采購單的價(jià)格差異更新到采購物資的移動(dòng)平均價(jià)(如果物資以移動(dòng)平均價(jià)計(jì)量)。

1.2.3 采購出入庫對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的支撐不夠

當(dāng)前的系統(tǒng)下，受限于系統(tǒng)的嚴(yán)謹(jǐn)性和功能性，采購入庫、出庫和發(fā)票處理的時(shí)候，都沒有自動(dòng)產(chǎn)生集成到財(cái)務(wù)的憑證。財(cái)務(wù)在每月月末，還需要庫存管理部門提供一份本月出入庫的明細(xì)，相當(dāng)于二次出入庫，再據(jù)此手工做成財(cái)務(wù)憑證。不僅造成重復(fù)數(shù)據(jù)的重復(fù)工作，同時(shí)也加大了由于數(shù)據(jù)不集成共享而導(dǎo)致可能的賬務(wù)錯(cuò)誤，也增加了賬實(shí)不符的風(fēng)險(xiǎn)。先進(jìn)的ERP產(chǎn)品，其采購物資的入庫、出庫以及供應(yīng)商發(fā)票錄入，都會(huì)無縫集成的自動(dòng)形成財(cái)務(wù)憑證，確保數(shù)據(jù)源的唯一和真實(shí)，同時(shí)大大減少期末的重復(fù)工作，使得傳遞到財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)都是真實(shí)可查的，沒有人工操作的痕跡，真正做到合理準(zhǔn)確，有效地支撐數(shù)據(jù)分析和核算管理。

2 先進(jìn)ERP產(chǎn)品關(guān)于采購及庫存管理的邏輯及功能實(shí)現(xiàn)

2.1 先進(jìn)ERP產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)采購流程

標(biāo)準(zhǔn)的ERP采購循環(huán)流程如圖1，包括從提交采購申請(qǐng)(采購計(jì)劃)到最終采購發(fā)票校驗(yàn)(發(fā)票錄入)的多個(gè)過程步驟：

2.1.1 采購申請(qǐng)

采購員根據(jù)工廠的采購計(jì)劃提交采購申請(qǐng)，包括采購的物資編碼、采購的數(shù)量、采購合同的單價(jià)、采購供應(yīng)商等采購信息。這其中涉及采購該物資在多個(gè)供應(yīng)商之間的詢價(jià)報(bào)價(jià)。

2.1.2 貨源與價(jià)格確定

系統(tǒng)可以以最優(yōu)的采購價(jià)格作為該次采購訂單(采購合同)的價(jià)格記錄取得。

2.1.3 采購批準(zhǔn)

根據(jù)申請(qǐng)的采購類型、物料組等條件，按照系統(tǒng)預(yù)定的批準(zhǔn)策略，對(duì)該次采購申請(qǐng)進(jìn)行各個(gè)級(jí)別的審批，系統(tǒng)內(nèi)部審批，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，節(jié)約成本。

2.1.4 采購訂單處理

將審批完成的采購申請(qǐng)通過系統(tǒng)功能自動(dòng)轉(zhuǎn)換為采購訂單。

2.1.5 訂單跟蹤

針對(duì)采購訂單中的采購物資，進(jìn)行結(jié)合實(shí)物物流管理和訂單信息流的雙重跟蹤。

2.1.6 貨物接收

針對(duì)質(zhì)檢合格的采購物資，進(jìn)行入庫的操作。自動(dòng)形成原材料增加的財(cái)務(wù)憑證。

2.1.7 發(fā)票校驗(yàn)

針對(duì)已經(jīng)入庫的采購訂單，比對(duì)從供應(yīng)商取得的采購發(fā)票，將發(fā)票信息錄入到系統(tǒng)中，自動(dòng)形成應(yīng)付往來的財(cái)務(wù)憑證。

圖1 采購訂單閉環(huán)管理提高采購過程監(jiān)控力度

2.2 采購與庫存的業(yè)務(wù)流程舉例

如圖2，業(yè)務(wù)流程涵蓋了ERP關(guān)于采購與庫存中的物料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)和采購價(jià)格主數(shù)據(jù)管理，在這些主數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上可以在系統(tǒng)中完成采購申請(qǐng)管理、采購訂單管理、采購入庫管理和發(fā)票校驗(yàn)業(yè)務(wù)。

圖2 采購與庫存的組織結(jié)構(gòu)

2.3 采購與庫存實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)功能清單

2.3.1 物料數(shù)據(jù)管理

規(guī)范集中的物料數(shù)據(jù)管理，逐步形成企業(yè)統(tǒng)一、規(guī)范并高度集成的物料數(shù)據(jù)信息基礎(chǔ)；通過與業(yè)務(wù)功能字段的緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)物料數(shù)據(jù)信息的多元化。

2.3.2 供應(yīng)商管理

規(guī)范集中的供應(yīng)商管理；增強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商信息檔案管理(分析、記錄、跟蹤)。

2.3.3 采購與服務(wù)管理

以采購訂單為核心，執(zhí)行并監(jiān)控采購收貨、入庫、發(fā)票校驗(yàn)等采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

2.3.4 出入庫自動(dòng)記賬及發(fā)票

執(zhí)行出入庫業(yè)務(wù)，自動(dòng)觸發(fā)財(cái)務(wù)憑證記賬；執(zhí)行發(fā)票校驗(yàn)業(yè)務(wù)，自動(dòng)產(chǎn)生應(yīng)付賬款。

3 未來關(guān)于采購及庫存管理的優(yōu)化策略及方案

3.1 采購及庫存管理優(yōu)化提升的目標(biāo)

1)統(tǒng)一采購訂單(合同)執(zhí)行流程，形成以采購訂單為核心的采購全過程管理。規(guī)范采購管理流程。

2)生產(chǎn)計(jì)劃與采購計(jì)劃的緊密銜接，公司間(工廠間)需求的自動(dòng)傳遞，提高采購計(jì)劃的精確性和及時(shí)性。

3)通過采購及庫存的信息化建設(shè)，強(qiáng)化現(xiàn)有物資的管理水平和程度，保障庫存與計(jì)劃協(xié)調(diào)一致性、保障賬實(shí)相符，提高物資流轉(zhuǎn)的效率和準(zhǔn)確性。

4)采購及庫存管理與財(cái)務(wù)高度集成：物料收發(fā)貨后，系統(tǒng)同時(shí)生成物料憑證和財(cái)務(wù)憑證，不再需要倉庫和財(cái)務(wù)同時(shí)作賬和反復(fù)核對(duì)，不僅能提高工作效率，還提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，增加相互監(jiān)控的效果。實(shí)現(xiàn)真正意義上的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化，強(qiáng)化財(cái)務(wù)核算對(duì)業(yè)務(wù)反映的實(shí)時(shí)性和可追溯性，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)的同步處理，保證數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確和可追溯。

5)統(tǒng)一物料主數(shù)據(jù)和供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理，提高數(shù)據(jù)維護(hù)準(zhǔn)確度。

6)通過采購到庫存管理并自動(dòng)集成到財(cái)務(wù)賬務(wù)上的完整信息流和物流的統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)采購到出入庫以及財(cái)務(wù)發(fā)票的清晰可控，領(lǐng)導(dǎo)分析一目了然，財(cái)務(wù)賬務(wù)有據(jù)可查，更加利于管理的分析，整體提升管理效益。

3.2 采購及庫存管理提升的策略

1)通過先進(jìn)的ERP信息化產(chǎn)品項(xiàng)目實(shí)施，實(shí)現(xiàn)從采購申請(qǐng)、采購訂單到采購入庫、發(fā)票錄入和物資出庫的全過程可視化管理。

2)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化的采購和庫存管理項(xiàng)目，必然要先對(duì)采購的物資進(jìn)行清理和系統(tǒng)的信息化管理，通常MDM(主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng))要先行而為之。避免由于采購物資的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確而形成業(yè)務(wù)的垃圾數(shù)據(jù)。

3)任何一個(gè)信息化系統(tǒng)，都是為業(yè)務(wù)輔助而存在的，所以實(shí)施采購及庫存信息化項(xiàng)目前，也要將采購及庫存流程進(jìn)行優(yōu)化和必要重組。

4)任何一個(gè)系統(tǒng)優(yōu)化的實(shí)施項(xiàng)目，都是“一把手工程”，都離不開管理層強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)和支持，才能保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

5)ERP的先進(jìn)理念和實(shí)施，要求打破以往按照部門劃分業(yè)務(wù)職責(zé)的傳統(tǒng)做法，而是以優(yōu)化的流程進(jìn)行全程貫通，通過先進(jìn)優(yōu)化的流程實(shí)現(xiàn)管理的優(yōu)化。任何ERP產(chǎn)品只不過是個(gè)工具。

3.3 采購及庫存管理提升的步驟方案

1)統(tǒng)一的物資主數(shù)據(jù)管理：清理要進(jìn)行采購和歷史上有賬面庫存的物資編碼，包括其規(guī)格、型號(hào)等關(guān)鍵屬性，并按照ERP要求進(jìn)行需要的分類及價(jià)格策略的制定，財(cái)務(wù)上指定其標(biāo)準(zhǔn)單價(jià)或者實(shí)際移動(dòng)平均價(jià)。

2)通過先進(jìn)ERP產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)采購及庫存業(yè)務(wù)實(shí)踐，將現(xiàn)有的采購及庫存業(yè)務(wù)流程在充分調(diào)研并結(jié)合實(shí)際情況的前提下進(jìn)行優(yōu)化和重組，形成適合的優(yōu)化采購及庫存業(yè)務(wù)藍(lán)圖，通過采購全過程的執(zhí)行與采購合同管理，共同指導(dǎo)后續(xù)采購及庫存管理業(yè)務(wù)的進(jìn)行。

具體采購合同的執(zhí)行方案為：

①每年或定期與供應(yīng)商簽訂采購合同(紙質(zhì))，依據(jù)紙質(zhì)合同，在系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建采購合同(包括物料、合同有效周期、數(shù)量等信息)；維護(hù)采購信息記錄。

②根據(jù)匯總核算用量及平庫利庫，依據(jù)此合同創(chuàng)建訂單；未來，系統(tǒng)生成的采購申請(qǐng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)此合同做為供貨源創(chuàng)建采購訂單；系統(tǒng)內(nèi)對(duì)此采購訂單進(jìn)行審核后發(fā)行給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商按此供貨。

③采購訂單執(zhí)行收貨后，要求供應(yīng)商根據(jù)訂單及交貨情況開具發(fā)票；采購人員根據(jù)采購訂單、入庫信息、發(fā)票要求財(cái)務(wù)部門進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)；發(fā)票校驗(yàn)后，財(cái)務(wù)人員進(jìn)行付款處理。

3)為確保采購及庫存管理信息化項(xiàng)目的順利實(shí)施，必須搭建由領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)銜的項(xiàng)目組織架構(gòu)，包括從決策層到關(guān)鍵用戶(項(xiàng)目推進(jìn)層)，以及到最終操作用戶(操作層)的層層人員保障機(jī)制。

按照上述條件，執(zhí)行可行的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，任務(wù)落實(shí)到項(xiàng)，時(shí)間分解到天，責(zé)任落實(shí)到人，最終確保采購及庫存信息化項(xiàng)目順利實(shí)施，真正實(shí)現(xiàn)采購及庫存管理方面的優(yōu)化提升，同時(shí)間接地提高了財(cái)務(wù)結(jié)賬的效率，減少了以往的重復(fù)工作。

4 結(jié) 語

以上是我結(jié)合所學(xué)知識(shí)，對(duì)采購與庫存ERP管理進(jìn)行的相關(guān)闡述。變革總是大多數(shù)人不愿意去碰觸的現(xiàn)象，但發(fā)展是永無止境的。企業(yè)更需要在發(fā)展的過程中不斷推陳出新，生機(jī)也往往是在變革中出現(xiàn)的，所謂“變則通，通則久”。以更加先進(jìn)的管理理念支撐企業(yè)持續(xù)發(fā)展壯大，為提升更大的效益空間而不斷創(chuàng)新，這是管理者的共同目標(biāo)。

[1] 馬士華，林勇，陳志祥.供應(yīng)鏈管理[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2000