劉思瓊

摘要信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，給檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以適應(yīng)形勢要求，改革檔案管理的機(jī)制與手段，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程已成為當(dāng)前檔案管理工作的重要課題。本文首先闡述了檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢和必要性，其次分析了在進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)中存在的問題，并且提出了加強(qiáng)檔案信息化管理的策略。

關(guān)鍵詞檔案信息化建設(shè)問題對策

中圖分類號：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，為檔案信息化建設(shè)提供了良好的技術(shù)支撐。作為一種傳遞信息、交流情況、商洽工作的重要途徑，檔案工作在學(xué)校的眾多工作中顯得尤為重要。為了適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的新要求，各學(xué)校要全面的理解檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)涵，明確自己在檔案信息化建設(shè)中所面臨的問題，進(jìn)而制定出多角度多層次的，可以加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的有效策略。

1檔案信息化建設(shè)的概述

1.1檔案信息化管理的優(yōu)勢

隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)在各種領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)對學(xué)校檔案進(jìn)行管理已經(jīng)是時(shí)代的必然。針對傳統(tǒng)檔案管理存在的不足，提出建立現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理系統(tǒng)有著重要的意義。目前，信息化管理的現(xiàn)代師生檔案管理系統(tǒng)不僅能夠迅速處理和存儲信息，而且還可以隨時(shí)查閱，進(jìn)而大大節(jié)省了人力，降低了檔案管理的成本，使得檔案管理工作的效率得到提升。檔案管理系統(tǒng)的存儲容量很大，可以對歷屆學(xué)生的檔案通過電腦文字處理軟件進(jìn)行存儲和分類，進(jìn)而方便今后的查閱和運(yùn)用。在信息技術(shù)日新月異地向前發(fā)展的今天，世界各國都把信息使用放在重要位置上，師生的檔案工作也不例外，在檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和辦公自動(dòng)化的運(yùn)用越來越普及。

1.2檔案管理信息化的必要性

目前，檔案管理信息化的建設(shè)是很必要的，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一方面，有利于檔案的長期保存，減少紙質(zhì)資源的浪費(fèi)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存放時(shí)間久了，有可能損壞、霉變、老化等，而這種無紙化的流轉(zhuǎn)，既避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)傳遞帶來的一些問題，也大大減少紙質(zhì)資源的浪費(fèi)。另一方面，有利于資源共享，提高檔案管理的工作效率。可以把學(xué)院各個(gè)部門的信息資源及各種渠道的紙質(zhì)檔案通過統(tǒng)一的信息化管理系統(tǒng)整合起來，實(shí)現(xiàn)信息共享。檔案查詢者可以通過網(wǎng)絡(luò)對信息資源進(jìn)行檢索查詢，節(jié)省人力物力，加快文書的流動(dòng)性，提高文書的利用率，提高工作效率。

2檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識不到位

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是信息技術(shù)在高校的廣泛應(yīng)用，使學(xué)校的檔案建設(shè)工作日新月異，并由傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)實(shí)物檔案管理向現(xiàn)代化的電子信息檔案管理轉(zhuǎn)型。但是，目前還是有很多的檔案管理者沒有全面認(rèn)識檔案的信息化管理工作，還是在運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒有跟上時(shí)代的腳步。并且很多學(xué)校的檔案管理信息化建設(shè)一直沒有得到充分的重視和支持，沒有意識到檔案管理部門對于學(xué)校的教學(xué)、科研和人事管理工作的重要性。

2.2檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置不夠完善

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施中，硬件設(shè)施主要包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，軟件設(shè)施包括檔案信息數(shù)據(jù)庫，檔案信息處理系統(tǒng)及相關(guān)軟件和程序等，這些軟硬件設(shè)施是檔案信息化建設(shè)能夠開展的必備條件與基礎(chǔ)。目前，各學(xué)校設(shè)置的檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和配置水平不夠高，需要進(jìn)一步完善。部分學(xué)校只是為檔案部門購買了幾臺電腦，而有的學(xué)校檔案部門則沒有經(jīng)過分析和研究學(xué)校檔案管理的規(guī)模就購買了很多軟硬件設(shè)備設(shè)施，造成了財(cái)力和資源的浪費(fèi)。因此，在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過程中，首先要科學(xué)合理的規(guī)劃設(shè)備配置的規(guī)模和數(shù)量。

2.3信息化系統(tǒng)安全保障體系待完善

檔案管理信息化過程中，產(chǎn)生了大量的電子文件，這些電子文件本身除了方便流轉(zhuǎn)和共享的優(yōu)點(diǎn)外，同時(shí)也有缺點(diǎn)，比如，文件內(nèi)容容易修改、復(fù)制、刪除等，這就使得一些機(jī)密文件可能會出現(xiàn)外泄或損毀。當(dāng)信息化系統(tǒng)遭到黑客攻擊或是電腦中毒的時(shí)候，這些電子文件就有被篡改，進(jìn)而影響到檔案資料的安全。所以建立一套完善的安全保障體系是十分必要的。

3推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的策略

3.1強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的意識

在高等教育現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案信息化建設(shè)工作占據(jù)十分重要的地位，同時(shí)是提升教育質(zhì)量的保障。因此，提高檔案管理信息化建設(shè)的意識，樹立先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理理念至關(guān)重要。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要關(guān)注檔案部門的工作，為檔案信息化建設(shè)作出科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃與布局，在資金和政策方面加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)工作的支持。

3.2建立檔案管理信息化系統(tǒng)安全保障體系

為了保障檔案管理信息化系統(tǒng)的安全，學(xué)院要做好安全技術(shù)的推廣，提高管理者的安全意識。第一，在內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，隱蔽IP地址，設(shè)置有認(rèn)證機(jī)制的防火墻，保障內(nèi)外網(wǎng)信息的隔離，防止信息化系統(tǒng)受到攻擊；第二，管理者要做好權(quán)限的控制，避免機(jī)密文件的泄露，按要求做好保密工作；第三，要做好硬件設(shè)備的更新和維護(hù)，定期檢查設(shè)備，避免因?yàn)樵O(shè)備的老化或是毀壞而影響到檔案的保存。

3.3加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)

在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是非常重要的，同時(shí)也是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作。如果檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，會對數(shù)據(jù)的采集、加工、保存及以后的信息共享帶來問題，為此教育部制定了《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》加以保障。

4結(jié)束語

對于學(xué)校檔案工作理念及傳統(tǒng)的工作模式來說，檔案信息化建設(shè)的實(shí)施是一場徹底的改革，在計(jì)算機(jī)普及與辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上，學(xué)校各部門大量的紙質(zhì)版文件逐步過渡為電子文件，檔案的形式也由單一的紙質(zhì)文件向電子文件、光盤、磁盤等作為信息存儲載體的機(jī)讀檔案過渡。因此，為了保證檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，學(xué)校需要從多方面入手，對信息化過程中所出現(xiàn)的問題制定出相應(yīng)的應(yīng)對策略，在工作中積極與其它業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通交流，把檔案館建設(shè)成為學(xué)校的信息資源共享中心。

參考文獻(xiàn)

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