張麗

【摘 要】通過對非票務收入合同的動態(tài)管理，及時反映合同的執(zhí)行情況，準確、高效確認應收賬款、發(fā)票開具信息、收入信息及應繳納稅金，是非票務收入合同管理的重要工作。本文在分析軌道交通業(yè)非票務收入合同的特點基礎上，提出了以合同為基礎，以財務核算管理為主線的合同管理的軌道交通業(yè)非票務收入合同管理的系統(tǒng)開發(fā)邏輯，設計了合同管理系統(tǒng)的主要功能架構(gòu)和具體流程，以期提高非票務收入合同管理的質(zhì)量和效率，降低企業(yè)的經(jīng)營風險。

【關鍵詞】軌道交通；非票務收入；合同管理系統(tǒng)

一、引言

軌道交通業(yè)屬于公共服務行業(yè)，具有準公益性，純地鐵收入通常低于運營成本，需依靠非票務收入和政府補貼才能維持公司的正常經(jīng)營。故非票務收入合同的有效管理則成為企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分。

非票務收入合同具有以下特點：

1.合同數(shù)量大

少則幾十份，多則幾百份。

2.合同周期長

大部分合同簽約時間超過2年，有些合同甚至達到10年。

3.合同內(nèi)容復雜

（1）一份合同涉及多個合作商。

（2）收款類型多樣性：廣告收入、動產(chǎn)租賃、不動產(chǎn)租賃、管理費、水電費、履約押金、裝修押金、水電管理押金等。

（3）收款方式不同：月收、季收、半年及年收，且存在收費跨期不同。

（4）收費方式不同：固定收費方式、固定收費及收入分成等。

4.稅務復雜

不同的收費類型涉及不同的稅目和稅率，不同線路涉及不同的增值稅或所得稅政策。

5.合同執(zhí)行具有不可預見性

提前終止、合同變更、欠租等情況。

6.合同管理復雜

非票務收入合同由財務部門、業(yè)務部門等多部門管理，且業(yè)務等部門存在不同的合同由不同的人員管理。

基于以上特點，財務用Excel表格來管理非票務收入合同，無法及時做到合同的動態(tài)管理與監(jiān)控。財務每月面臨著發(fā)票的開具，收款信息維護，應收、收入及稅金的確認，欠款賬齡的計算分析，合同新增及變更的數(shù)據(jù)維護，水、電用量換算應收水、電費，相關資料的整理及歸檔等工作。面對結(jié)賬時間的緊迫性、數(shù)據(jù)要求的準確性，負責具體業(yè)務操作及復核的財務同事，倍感壓力，如有新線路開通、業(yè)務將會成倍的增長，不僅需要增加人手，且難以調(diào)動員工的積極性。不能給管理者、業(yè)務部門及時提供有效的管理信息，難以實現(xiàn)跨部門信息共享、企業(yè)經(jīng)濟效益的最大化及有效防范企業(yè)經(jīng)營風險。企業(yè)需借助電算化來提升對非票務收入合同的有效管理，降低企業(yè)管理成本。因此，開發(fā)軌道交通業(yè)非票務收入合同管理的系統(tǒng)迫在眉睫。

二、軌道交通業(yè)非票務收入合同管理的系統(tǒng)開發(fā)邏輯

1.明確需求，確定系統(tǒng)基本功能

財務及業(yè)務部門首先需從自身業(yè)務管理角度明確各自的需求，期望借助系統(tǒng)解決什么樣的問題，再與IT及開發(fā)商做詳細溝通確定開發(fā)方案。基于財務及業(yè)務部門對合同管理的基本要求，希望對各合同狀態(tài)下合同整體情況、明細情況進行動態(tài)管理；月度發(fā)票開具信息及應收賬款、應確認收入、應繳納稅金、欠款賬齡情況等賬務處理、稅務處理信息，全部實現(xiàn)系統(tǒng)自動生成，線下收款、水電用量等信息實現(xiàn)數(shù)據(jù)導入功能，最大化減少財務操作，提高數(shù)據(jù)準確性及工作效率。同時，系統(tǒng)需具有用戶權限管理功能?；谝陨闲枨螅瞧眲帐杖牒贤芾硐到y(tǒng)需具備以下基本功能。

2.功能模塊搭建

財務、業(yè)務、IT部門需與開發(fā)商溝通功能模塊搭建方案，系統(tǒng)界面展示布局，以在滿足財務、業(yè)務部門所需功能的前提下，設計出符合用戶習慣、更加合理的操作界面。基于以上基本功能，非票務收入合同管理系統(tǒng)通常需搭建以下功能模塊：

三、軌道交通業(yè)非票務收入合同管理的系統(tǒng)開發(fā)及應用具體流程

制定開發(fā)進度計劃：開發(fā)方案初步溝通確定之后，財務及業(yè)務部門需與IT商討開發(fā)計劃安排，確定各自功能職責定位，列出整個開發(fā)項目的開始和結(jié)束時間，各階段的任務及其開始和結(jié)束時間，以作為跟進項目的重要依據(jù)。各角色根據(jù)職責及進度，按時保質(zhì)完成各自任務。

1.財務及業(yè)務部門提出及確定開發(fā)需求

財務及業(yè)務部門對需求的精準提出，開發(fā)商對需求的準確理解對軟件的成功開發(fā)至關重要。根據(jù)系統(tǒng)基本功能，財務及業(yè)務部門需對以下信息進行需求明細說明。為提高開發(fā)商對需求的理解準確、提高開發(fā)效率，需求提出階段建議采用“文字描述+圖表+面談”相結(jié)合的形式，并列出期望的報表格式及報表界面，最終形成“軟件需求說明書”，作為軟件開發(fā)工作的基礎和依據(jù)，并作為財務及業(yè)務部門確認測試和驗收的依據(jù)。

（1）系統(tǒng)管理合同的范圍。已完結(jié)合同、執(zhí)行中的合同、未來新簽約合同，全部實現(xiàn)系統(tǒng)化管理。合約中的商務信息全部在系統(tǒng)中體顯，紙質(zhì)合同歸檔。

（2）報表參數(shù)要求。合同狀態(tài)分類、報表期間的表達方式、合同號是否需支持多合同號查詢、是否需支持模糊查詢，各參數(shù)的默認狀態(tài)等。

（3）報表需求?；趫蟊砉δ?，明確各報表需反映的信息、報表呈現(xiàn)的格式；對于不同的收費方式，需明確各收費方式對應的各欄位取值邏輯，同時需考慮未來新收費方式系統(tǒng)的可擴展性等。

（4）收入、管理、水電費模塊。這三大模塊屬于操作最為頻繁且容易出錯的模塊，為提高工作效率和數(shù)據(jù)維護的準確性，需考慮是否增加開發(fā)上傳模版導入功能。

（5）其他模塊。由于合同執(zhí)行期間長，合作期間常會存在合作方名稱、納稅人類型變更，合作方經(jīng)營情況不理想合約提前終止等情況，導致原協(xié)議相關信息的更改。相關的變更函件可上載以便于隨時查閱合同執(zhí)行期間的變更情況。

（6）基礎數(shù)據(jù)。由于業(yè)務類型的不同，涉及不同的稅目及稅率；由于線路的不同可能采用不同的計稅方式（一般或簡易），同一業(yè)務類型可能涉及不同的稅率；同一線路也可能存在不同的時期采用不同的計稅方式等情況。伴隨著我們經(jīng)濟的快速發(fā)展、供給策改革，在系統(tǒng)配置與稅相關的基礎數(shù)據(jù)維護、計算邏輯、報表設計等方面，都需充分考慮未來的可擴展性。對于水、電價，政府會不定期公布收費價格，系統(tǒng)需考慮不同執(zhí)行期間對應不同的水、電單價。

（7）用戶權限管理。系統(tǒng)的使用部門包括財務及業(yè)務部門，不同的用戶又具有不同的職責和權限，系統(tǒng)需具有用戶權限管理功能。為防止系統(tǒng)誤、亂操作，需實現(xiàn)日志記錄。

2.開發(fā)方案提出及確定

開發(fā)商根據(jù)財務及業(yè)務部門的開發(fā)需求，提出開發(fā)方案，展示系統(tǒng)基本操作界面。IT及財務、業(yè)務部門就開發(fā)方案從“可用性、可靠性、安全性、穩(wěn)定性“等關注的不同方面與開發(fā)商探討、修訂并最終確定開發(fā)方案。

3.財務及業(yè)務部門準備UAT測試方案及數(shù)據(jù)

UAT系統(tǒng)測試是一項確定產(chǎn)品是否能夠滿足用戶所規(guī)定需求的測試，測試結(jié)果決定著用戶是否接收該系統(tǒng)。故系統(tǒng)開發(fā)成功與否，與UAT測試數(shù)據(jù)準備、人員安排及測試方案密切相關。

（1）測試人員安排：要具有代表性，基本人員安排需包括使用系統(tǒng)的具體操作人員、操作人員的審核者、IT部項目跟進相關同事。

（2）系統(tǒng)參數(shù)及案例測試準備：

①包括目前所有已存在的情況。

②包括可預見的未來可能出現(xiàn)的情況。

③擴展參數(shù)及案例的復雜程度。

④根據(jù)準備的參數(shù)及案例，列出期望的結(jié)果。

（3）制定測試策略：測試時間安排盡量寬松，有計劃有步驟地推進，為減少測試次數(shù)，提高開發(fā)及測試效率，建議按如下順序進行測試：

①界面設計、模塊搭建架構(gòu)、各列表下拉菜單、參數(shù)設置、基礎數(shù)據(jù)維護界面是否與需求一致或更優(yōu)。

②將準備的系統(tǒng)參數(shù)及案例維護到UAT環(huán)境中，查看系統(tǒng)輸出結(jié)果是否與期望結(jié)果相一致。

測試案例需具有代表性，現(xiàn)有業(yè)務類型應全部包括在內(nèi)，增加未來可能發(fā)生的業(yè)務類型，考慮稅制改革案例等，以測試系統(tǒng)的可擴展性。根據(jù)準備的測試案例計算出期望的測試結(jié)果。為排除測試結(jié)果受測試者數(shù)據(jù)輸入有誤，導致輸出結(jié)果與預期結(jié)果不一致，基礎數(shù)據(jù)、測試數(shù)據(jù)系統(tǒng)維護不能少于雙人把控，對每一執(zhí)行過程留下記錄，以防疏漏。

③將測試過程發(fā)現(xiàn)的問題整理提交開發(fā)商，修改程序缺陷。

④對修改后的程序進行重新測試，除發(fā)現(xiàn)問題的測試者重測外，需增加另外一名測試人員，以避免測試疏漏。

⑤需同時進行回歸測試，以確認沒有引入新的錯誤。

⑥測試全部通過，準備測試報告，驗收開發(fā)系統(tǒng)，并準備用戶手冊。

四、結(jié)論

非票務收入合同管理系統(tǒng)的開發(fā)思路從實現(xiàn)非票務收入合同有效動態(tài)管理的目的出發(fā)，由各使用部門提出期望系統(tǒng)解決什么樣的問題，將期望解決的問題以報表、系統(tǒng)模塊、界面的形式具體細化需求。報表的格式及取數(shù)邏輯由用戶來確定，系統(tǒng)模塊的搭建及界面布局需用戶、IT部門及系統(tǒng)開發(fā)商共同商討確定，以開發(fā)出以滿足用戶功能為前提，且符合用戶操作習慣的具有可擴展性的非票務收入合同管理系統(tǒng)。為最大化提高數(shù)據(jù)資源的利用，系統(tǒng)需實現(xiàn)跨部門合同信息共享，且具備用戶權限管理功能。系統(tǒng)測試需從人員安排、測試案例、測試方法等方面做好規(guī)劃，以保證系統(tǒng)驗收過程的正確性及完整性。

基于以上開發(fā)思路開發(fā)出的非票務收入合同管理系統(tǒng)將會成為企業(yè)管理信息化的重要組成部分，財務及業(yè)務人員將從復雜繁瑣的數(shù)據(jù)加工和審核中解脫出來，加強對相關數(shù)據(jù)的分析和研究，以達到利用現(xiàn)代化的技術手段，為管理層提供及時有效的決策信息，實現(xiàn)企業(yè)效益最大化，降低企業(yè)運營風險。

參考文獻：

[1]劉軍，牟世超，馬青.管理信息系統(tǒng)[M].北京：清華大學出版社，2015.

[2]劉希儉.企業(yè)ERP系統(tǒng)建設與應用實務[M].北京：石油工業(yè)出版社，2017年8月 .