袁知非 朱亞駿

摘 要：在電子化背景下高等學(xué)校二級(jí)學(xué)院在黨行、教學(xué)、科研和學(xué)生管理等活動(dòng)中產(chǎn)生大量電子文件，如何對(duì)其進(jìn)行有效管理就成了當(dāng)代檔案管理需要研究的新問(wèn)題。本文從高校二級(jí)學(xué)院電子文檔的生成、發(fā)展和應(yīng)用角度出發(fā)，試圖為國(guó)評(píng)時(shí)代高等學(xué)校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作探索出一些新思路和新方法，構(gòu)建一個(gè)新型的適應(yīng)云計(jì)算基礎(chǔ)的低成本管理模式即文件和檔案實(shí)現(xiàn)無(wú)縫鏈接式系統(tǒng)化管理。

關(guān)鍵詞：云計(jì)算； 二級(jí)學(xué)院檔案管理； 電子文檔管理模式

在電子化背景下，高等學(xué)校二級(jí)學(xué)院在黨務(wù)、教學(xué)、科研、行政和學(xué)生管理等活動(dòng)中產(chǎn)生大量電子文件，目前但多打印出來(lái)以分散的、碎片化的紙質(zhì)形式擱放在資料室的書柜里，特別不利于查找使用。

云計(jì)算作為一種新技術(shù)、新理念、新模式，必將引領(lǐng)著電子文檔的管理發(fā)展和變革。國(guó)內(nèi)外專家在二十一世紀(jì)初就開始了云計(jì)算對(duì)電子文檔管理影響的研究，并提出了相應(yīng)的對(duì)策。Jeremy Leighton John從數(shù)字承載視角分析了越來(lái)越多的個(gè)體數(shù)字檔案將產(chǎn)生，眾多的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)資源的生成、歸集與保存管理將會(huì)依賴云存儲(chǔ)的支撐，并歸納總結(jié)了云環(huán)境下需要?dú)w檔、保管和用于檢索的信息類別[1]。Brent Gatewood 認(rèn)為云計(jì)算基礎(chǔ)下電子檔案管理需要重視怎樣將文件管理規(guī)則運(yùn)用到這個(gè)基礎(chǔ)上來(lái)解決存儲(chǔ)信息的方案 [2]。Askhoj Jant 和Sugimoto Shigeo 等人探討在云計(jì)算基礎(chǔ)的電子文檔保管特點(diǎn)，他們分析了現(xiàn)有的檔案管理模式，研究出了開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）模型，該模型覆蓋了整個(gè)電子文檔生命周期，要求在早期階段做好文檔的歸檔保管 [3]。Decman Mitja 和 Vintar Mirko在云計(jì)算環(huán)境下提出了政府部門電子檔案管理辦法，設(shè)計(jì)了電子數(shù)字長(zhǎng)期持有的云計(jì)算模型 [4]。國(guó)內(nèi)研究狀況以“高校電子文件”為主題詞，對(duì)中國(guó)知網(wǎng)期刊（CNKI）、維普中文科技期刊、超星發(fā)現(xiàn)等數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行 “學(xué)術(shù)論文”檢索發(fā)現(xiàn)，國(guó)內(nèi)的學(xué)者從不同視角對(duì)其進(jìn)行了研究。吳琦在“高校電子文檔問(wèn)題及其管理策略”中指出電子檔案信息的特殊性 [5]；連念在“高校電子文檔管理機(jī)制創(chuàng)新實(shí)踐探索”中探討了數(shù)字化時(shí)代高校電子文檔管理的新機(jī)制 [6]；桑媛媛在“高校電子文檔管理工作”中探索了高校電子文檔管理工作的新思路[7] 。

目前高校尤其在一般地方性高校，電子文檔管理的理念跟不上環(huán)境的變化要求。管理者沒有充分認(rèn)識(shí)到電子檔案歸集、提供和使用的方便快捷，認(rèn)為電子文檔與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔存在著無(wú)法相比的缺點(diǎn)，電子文檔容易被無(wú)意修改、復(fù)制和惡意造假篡改。所以，文檔管理者在思想上更樂意接受紙質(zhì)文檔。當(dāng)然，也有意識(shí)到電子文檔的價(jià)值和重要性的管理者，但是對(duì)電子文檔的管理卻不夠科學(xué)規(guī)范，隨意保存在電腦桌面或者私人優(yōu)盤里，很容易被刪除或者修改，電子檔案這樣的保管模式無(wú)法保證其信息質(zhì)量。當(dāng)前，基于教育部國(guó)評(píng)和教學(xué)管理的要求，高校二級(jí)學(xué)院電子文書、電子報(bào)表、電子信件、電子圖紙、各種科研和教改項(xiàng)目等信息資源呈現(xiàn)出爆炸式的增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，而在地方高校里由于經(jīng)費(fèi)等原因文檔的信息化建設(shè)跟不上，一臺(tái)電腦十幾年了還在用，本就陳舊的設(shè)備加之缺乏保養(yǎng)，使用起來(lái)就很難保證效果。電子文檔具有設(shè)備依賴性和多媒體集成性，它的生成、歸集、傳遞、使用、識(shí)別和管理都會(huì)對(duì)電子文檔設(shè)備形成很大的依賴性，一旦離開好的計(jì)算機(jī)設(shè)備以及軟件系統(tǒng)，都會(huì)對(duì)其造成很多的管理障礙，最終的結(jié)果是難以保證電子文檔的安全可靠。目前，高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)等電子文檔包括紙質(zhì)文檔的管理工作大多都是教學(xué)秘書兼任，由于這些教務(wù)工作管理者不是檔案管理專業(yè)出身，對(duì)于文檔管理缺乏管理思路和專業(yè)素質(zhì)，很難對(duì)高校電子文檔資源進(jìn)行專業(yè)化和系統(tǒng)化的操作與管理，加之國(guó)評(píng)需要產(chǎn)生的高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)及教學(xué)管理等電子文檔數(shù)量的幾何樣劇增，兼職教學(xué)秘書檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的缺乏嚴(yán)重不能滿足二級(jí)學(xué)院文檔信息化建設(shè)的需求。還有就是高校二級(jí)學(xué)院電子文檔的管理機(jī)制存在一定的缺陷，在一定期間無(wú)法保障電子文檔管理的完整、真實(shí)和連續(xù)性。由于文檔種類和內(nèi)容的不同，所以由不同人員根據(jù)日常的工作或溝通任務(wù)來(lái)保存，沒有設(shè)置最終歸集的責(zé)任人，所有信息存在多頭管理、信息不兼容、重復(fù)保存等問(wèn)題，當(dāng)使用提取時(shí)就很難建立起有效的溝通途徑和對(duì)接方式，從而導(dǎo)致電子文檔管理的隨意和混亂，文檔的存放缺乏規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，致使電子文檔的后續(xù)整理、保管以及編目等工作無(wú)法有效進(jìn)行，在此管理機(jī)制下有些電子文檔用完了只好打印出來(lái)以分散的、碎片化的紙質(zhì)形式擱放在資料室的書柜里，特別不利于查找使用。

隨著教育部對(duì)高等學(xué)校教學(xué)評(píng)估的常態(tài)化，二級(jí)學(xué)院傳統(tǒng)紙質(zhì)時(shí)代文件和檔案各自為陣的管理模式已經(jīng)完全不能適應(yīng)高?？焖僬{(diào)閱的評(píng)審要求。因此，高校二級(jí)學(xué)院應(yīng)該將成排碼放在諸多書柜里的文件進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，然后在云計(jì)算基礎(chǔ)上進(jìn)行梳理、集成和保管，這樣存放的電子檔案信息不僅是二級(jí)學(xué)院履行基本職能活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是日后管理控制和科學(xué)決策的參考和依據(jù)，兼有無(wú)形資產(chǎn)和信息資源的雙重屬性。通過(guò)云計(jì)算產(chǎn)生的電子文檔將集中管理保持其系統(tǒng)性和完整性，并可以把具有相互聯(lián)系的同一主題的相關(guān)數(shù)據(jù)聚合在一起，為評(píng)審專家和高等教育管理者提供全面的一線黨務(wù)、教學(xué)和科研等的基層信息，也必將推動(dòng)高等教育管理的科學(xué)化進(jìn)程。

云計(jì)算環(huán)境為電子檔案信息的管理夯實(shí)了基礎(chǔ)，促進(jìn)了高校二級(jí)學(xué)院電子文檔建立和管理的提升。在云計(jì)算環(huán)境下，高校二級(jí)學(xué)院黨務(wù)、教學(xué)和科研等電子文件與相關(guān)電子檔案的界線難以清晰地劃分，為了確保電子文件和單子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，資料管理者應(yīng)選擇一種新型的適應(yīng)云計(jì)算基礎(chǔ)的低成本管理模式，即電子文件和電子檔案實(shí)現(xiàn)無(wú)縫鏈接式系統(tǒng)化管理。這種管理模式就是把二級(jí)學(xué)院電子文件和電子檔案的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)和處理與它們的收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用等環(huán)節(jié)有機(jī)地聯(lián)系在一起，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)籌安排，形成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行統(tǒng)一管理。二級(jí)學(xué)院的資料管理者從文件管理和檔案管理的全局出發(fā)，將文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及檔案的集成、整理、立卷、歸檔、利用和統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序整體，達(dá)到教師資料編碼化、文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化的文檔管理模式。

云計(jì)算環(huán)境下高校二級(jí)學(xué)院電子檔案管理從生成到存貯要貫穿于資料的整個(gè)生命周期，實(shí)現(xiàn)一次貯存但在一個(gè)國(guó)評(píng)周期的三到五年內(nèi)可以多次重復(fù)修改和使用，這種集成化模式就是國(guó)評(píng)時(shí)代高校電子檔案的無(wú)縫鏈接式系統(tǒng)化管理。高校二級(jí)學(xué)院電子檔案管理還應(yīng)考慮和學(xué)校的各類黨政、教學(xué)和科研等系統(tǒng)保持一致性，不管是數(shù)據(jù)表達(dá)、格式外貌和指標(biāo)內(nèi)涵都應(yīng)該一致符合，以做到相互兼容，最大的實(shí)現(xiàn)電子資料的共享以充分發(fā)揮其資源價(jià)值。要保證電子資料的真實(shí)有效和安全可靠還需要設(shè)置一套責(zé)權(quán)利對(duì)等的二級(jí)院校電子文檔管理制度，要有具備網(wǎng)絡(luò)技術(shù)素質(zhì)的人專門管理，改變目前這種不是兼職就是解決工作的家屬來(lái)管理的現(xiàn)狀，要有量化考核指標(biāo)，年末考核時(shí)獎(jiǎng)罰分明激勵(lì)有效。

在國(guó)評(píng)時(shí)代，高校二級(jí)學(xué)院從電子文檔的生成、發(fā)展和和應(yīng)用角度出發(fā)，構(gòu)建一個(gè)新型的適應(yīng)云計(jì)算基礎(chǔ)的低成本管理模式即無(wú)縫鏈接式系統(tǒng)化管理是一件非常有意義的事情。

參考文獻(xiàn)

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[2]Gatewood B.Clouds on the information horizon： how to avoid the storm[J]. Information Management Journal， Aug 2009.4

[3]Askhoj J，Shigeo S，Nagamori M. Preserving records in the cloud[J].Records Management Journal，2011.5

[4] Mitja D， Mirko V.A possible solution for digital preservation of e-government A centralised repository within a cloud computing framework[J] 2013.6

[5] 吳琦，高校電子文檔問(wèn)題及其管理策略[J].科技信息，2008.16

[6]連念，高校電子文檔管理機(jī)制創(chuàng)新實(shí)踐探索[J].檔案學(xué)通訊， 2013. 6

[7]桑媛媛，高校電子文檔管理工作[J]. 河北聯(lián)合大學(xué)學(xué)報(bào)， 2012 .2

作者簡(jiǎn)介

袁知非（1987-），男，漢族，寶雞文理學(xué)院，助理館員，研究生，檔案管理。

朱亞駿（1990-），男，漢族，桂林理工大學(xué)博文管理學(xué)院，助理館員，大學(xué)，檔案管理。