董紅花

摘 要：近幾年我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度加快，同時(shí)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，很多企業(yè)由于經(jīng)營(yíng)不善而倒閉破產(chǎn)，這樣企業(yè)原有的員工就面臨著下崗失業(yè)。但是我國(guó)對(duì)于失業(yè)人員的檔案管理工作并沒(méi)有給予足夠的重視，目前下崗失業(yè)人員檔案管理工作存在著很多問(wèn)題，研究下崗失業(yè)人員檔案管理這一問(wèn)題具有重要的意義。本文提出了下崗失業(yè)人員檔案管理的重要性以及目前下崗失業(yè)人員檔案管理工作存在的問(wèn)題，進(jìn)一步提出了改善下崗失業(yè)人員檔案管理的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：下崗失業(yè)；檔案管理；責(zé)任意識(shí)

下崗失業(yè)人員檔案管理往往記錄著員工工作情況，包括員工的業(yè)績(jī)、工資水平、個(gè)人思想品德、工作能力等，是對(duì)個(gè)人在職情況的整體描述，同時(shí)也關(guān)系著個(gè)人在失業(yè)以后受保障的程度。所以做好下崗失業(yè)人員檔案管理工作尤為重要，關(guān)系著下崗失業(yè)人員的切身利益，而目前我國(guó)下崗失業(yè)人員檔案管理工作還存在諸多問(wèn)題，我們應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，提高下崗失業(yè)人員檔案管理工作。

1下崗失業(yè)人員檔案管理的重要性

檔案是整個(gè)社會(huì)信息的重要組成部分，一般是記錄個(gè)人工作時(shí)間、工作情況等，關(guān)系著個(gè)人工齡的計(jì)算以及退休金的發(fā)放，檔案的存在對(duì)于個(gè)人至關(guān)重要。公司因經(jīng)營(yíng)不善等原因破產(chǎn)解散的，要將原在公司保管的人員檔案移交到勞動(dòng)就業(yè)部門(mén)，由勞動(dòng)就業(yè)部門(mén)負(fù)責(zé)管理歸檔。國(guó)家對(duì)于失業(yè)下崗人員通過(guò)檔案來(lái)進(jìn)行管理，通過(guò)檔案中記錄的工作情況等計(jì)算個(gè)人工作工齡，符合國(guó)家規(guī)定退休條件的進(jìn)行退休金的發(fā)放。檔案也是人員辦理社會(huì)保障的依據(jù)，要定期繳納社?；稹Ｈ绻麢n案丟失，而且檔案中的內(nèi)容沒(méi)有及時(shí)上傳到信息系統(tǒng)中，那么個(gè)人下崗或退休后因?yàn)槿鄙贆n案資料的問(wèn)題，很難得到保障。因此，檔案管理工作直接影響著下崗失業(yè)人員的利益，我國(guó)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)失業(yè)人員檔案管理工作，切身保護(hù)下崗失業(yè)人員的利益。

2下崗失業(yè)人員檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

在當(dāng)今市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的情況下，大部分的企業(yè)只關(guān)注企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況、企業(yè)的收益以及成本等，對(duì)于檔案管理工作不夠重視。企業(yè)內(nèi)部人事管理部門(mén)對(duì)檔案管理工作不認(rèn)真，經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)記、漏記的現(xiàn)象，更為嚴(yán)重的是，企業(yè)內(nèi)部管理較為松懈，工作人員經(jīng)常篡改檔案。究其原因，都是企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，認(rèn)為檔案管理工作只是記錄人員變動(dòng)的信息資料，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展無(wú)足輕重，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作關(guān)系著下崗失業(yè)人員的切身利益，忽視了對(duì)員工的關(guān)注，只注重公司的經(jīng)營(yíng)效益。企業(yè)內(nèi)部缺乏檔案管理工作的監(jiān)管機(jī)制，使得人事管理部門(mén)的檔案管理工作松懈，對(duì)于員工的工作情況、工作時(shí)間、思想狀況、業(yè)務(wù)能力等沒(méi)有詳細(xì)記錄，這樣檔案記錄的內(nèi)容就缺乏真實(shí)性、完整性。

2.2檔案管理人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)

目前，下崗失業(yè)人員檔案管理工作存在問(wèn)題的一個(gè)很大原因是檔案管理人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。在檔案管理工作中，檔案管理人員欠缺對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知程度，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。檔案管理人員責(zé)任意識(shí)較低，沒(méi)有將員工的全部工作情況記錄在檔，沒(méi)有按照檔案管理的要求來(lái)記錄，往往記錄的內(nèi)容偏于形式化，使得檔案缺乏真實(shí)性。檔案管理人員在記錄檔案時(shí)，沒(méi)有對(duì)人員的全部資料進(jìn)行收集管理，這樣缺少了相關(guān)的資料，使得在計(jì)算人員的工作年限時(shí)存在錯(cuò)誤，無(wú)法準(zhǔn)確計(jì)算出人員的具體工作時(shí)間，這樣可能導(dǎo)致下崗失業(yè)人員的權(quán)益得不到保障。企業(yè)在招錄員工時(shí)，員工的資料經(jīng)常缺失，還有的員工的轉(zhuǎn)正時(shí)間和勞動(dòng)合同存在間隔問(wèn)題，這都是檔案管理工作不到位的結(jié)果。除了責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理人員能力也較低，不能將員工的信息正確歸檔，使員工信息的檔案信息錯(cuò)誤，也沒(méi)有掌握檔案管理技能，不能很好處理檔案管理工作中存在的問(wèn)題。

2.3檔案移交工作不到位

企業(yè)在破產(chǎn)解散或倒閉以后應(yīng)將企業(yè)原來(lái)管理的員工檔案移交的相關(guān)檔案管理部門(mén)，但是移交過(guò)程會(huì)產(chǎn)生一些成本、費(fèi)用，企業(yè)出于自身考慮也就不想將員工的檔案移交到相關(guān)部門(mén)，所以檔案出現(xiàn)移交不及時(shí)的現(xiàn)象。由于企業(yè)并沒(méi)有將員工的檔案移交到相關(guān)檔案管理部門(mén)，所以這些檔案有時(shí)就被留在了企業(yè)檔案管理處，但是檔案管理處缺乏對(duì)檔案保管工作的重視程度，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。還有的企業(yè)將下崗失業(yè)人員的檔案臨時(shí)存放在檔案臨時(shí)存放處，而臨時(shí)存放處的檔案較多，而且檔案管理人員缺少必要的檔案管理專業(yè)技能，這樣被臨時(shí)存放的檔案大多較為混亂，可能出現(xiàn)缺失。我國(guó)目前缺少對(duì)檔案管理工作的重視，在檔案管理工作方面投入資金技術(shù)較少，因此我國(guó)檔案管理工作技術(shù)不成熟，在管理過(guò)程中存在一定的局限性。在企業(yè)移交檔案過(guò)程中，容易出現(xiàn)散落、丟失的現(xiàn)象，移交時(shí)間也并不及時(shí)，使下崗失業(yè)人員信息不能被及時(shí)歸檔。

3加強(qiáng)下崗失業(yè)人員檔案管理的對(duì)策建議

3.1加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視

檔案管理是社會(huì)信息管理的重要部分，關(guān)系著下崗失業(yè)人員退休金的發(fā)放，關(guān)系著下崗失業(yè)人員的切身利益，所以應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作。而檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，就是企業(yè)內(nèi)部管理部門(mén)記錄員工工作信息，并將記錄的信息整理歸檔，所以加強(qiáng)失業(yè)人員檔案管理工作，首先應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度。目前我國(guó)企業(yè)對(duì)檔案管理工作不夠重視，內(nèi)部管理較為松懈。政府應(yīng)合理引導(dǎo)企業(yè)，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視。企業(yè)內(nèi)部要建立嚴(yán)格的檔案管理工作，對(duì)于檔案不健全，存在檔案缺失的人員要求補(bǔ)錄檔案，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理崗位的監(jiān)管力度，防止檔案管理工作人員工作上的失誤，出現(xiàn)錯(cuò)記、漏記的現(xiàn)象，要定時(shí)檢查檔案管理人員的記錄情況，查看是否完整記錄了企業(yè)員工的工作情況，比如工作業(yè)績(jī)、工資水平、個(gè)人思想品德、工作能力等。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，建立內(nèi)部檔案監(jiān)管機(jī)制。

3.2檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立責(zé)任意識(shí)

檔案管理工作中最重要的就是檔案管理工作人員的記錄工作，這直接關(guān)系著我國(guó)相關(guān)部門(mén)為人員計(jì)算的工作年限，影響到個(gè)人退休金的發(fā)放，所以檔案管理中檔案人員的記錄工作尤為重要。檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，在記錄企業(yè)人員檔案信息時(shí)，按照檔案管理相關(guān)要求記錄，做到記錄的信息真實(shí)、完整。檔案管理工作人員要保持嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作態(tài)度，認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，同時(shí)了解相關(guān)的法律法規(guī)，不斷學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案管理工作的技能，能夠準(zhǔn)確處理檔案收集、記錄、整理、歸檔中出現(xiàn)的問(wèn)題。企業(yè)也要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的管理，建立檔案管理追責(zé)機(jī)制，對(duì)于出現(xiàn)工作失誤使得檔案丟失的人員加大懲罰力度，對(duì)于工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作人員，進(jìn)行表?yè)P(yáng)，并給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。檔案管理工作人員也要加強(qiáng)自身的素質(zhì)，學(xué)習(xí)檔案管理的工作技能，適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作。

3.3企業(yè)及時(shí)移交檔案

企業(yè)出現(xiàn)破產(chǎn)倒閉的狀態(tài)，要將企業(yè)內(nèi)部的人員檔案及時(shí)移交到相關(guān)檔案管理部門(mén)，政府應(yīng)對(duì)企業(yè)部門(mén)進(jìn)行管理，要求其將檔案及時(shí)移交到相關(guān)部門(mén)，使相關(guān)部門(mén)能夠及時(shí)整理歸檔，避免下崗失業(yè)人員檔案的遺失。同時(shí)企業(yè)在移交檔案的過(guò)程中，要整理好企業(yè)內(nèi)部的全部員工檔案，不要有遺漏檔案的情況發(fā)生，在向相關(guān)檔案管理部門(mén)移交時(shí)，雙方應(yīng)加強(qiáng)溝通，確認(rèn)無(wú)誤后，進(jìn)行檔案的移交工作。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案對(duì)于下崗失業(yè)人員至關(guān)重要，直接關(guān)系著下崗失業(yè)人員的切身利益，然而現(xiàn)在檔案管理工作存在較多問(wèn)題，企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，檔案管理人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，檔案移交工作不到位等。我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作，保護(hù)下崗失業(yè)人員的權(quán)益，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，并及時(shí)移交檔案檔案，管理人員也要樹(shù)立責(zé)任意識(shí)。

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