曾予新

摘 要：文章研究建設(shè)工程文件全集的管理、整理、歸檔，文件在劃分、區(qū)分、細(xì)分過程中的排列、排序、組合問題。

關(guān)鍵詞：文件全集；排序；組合

建設(shè)工程文件，是在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄的文件。建設(shè)工程文件全集以形成的不同階段過程為特征，劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖文件和竣工驗(yàn)收文件五個階段過程；每一個形成階段，按其對應(yīng)的各類工作，文件被區(qū)分為若干不同的性質(zhì)；每一類性質(zhì)下，工作項(xiàng)目和文件種類各異，文件又被細(xì)分為不同事項(xiàng)或不同文種；對于確定的事項(xiàng)或文種，有些產(chǎn)生一份單獨(dú)文件，有些卻可能產(chǎn)生數(shù)量龐大的多份同種文件；而這些單份的或多份的同種文件又有可能包含不同的文件組成，使文件的構(gòu)成變得更加復(fù)雜。因此工程文件全集管理面臨的首要問題就是：文件在劃分、區(qū)分、分類、細(xì)分過程中，如何恰如其分地進(jìn)行排列、排序、組合。本研究包括：定義基本概念、對比概念差異、細(xì)分排列事項(xiàng)、解析排序類型、確定組合要素等。

1 基本概念和差異對比

1.1 劃分、區(qū)分、細(xì)分。

1.1.1劃分。劃分，把整體分成若干部分。建設(shè)工程文件全集反映的是工程整體，以形成的不同階段過程為顯著特征，運(yùn)用“劃分”的概念最為合適。劃分結(jié)果為五個階段過程：準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖文件和竣工驗(yàn)收文件。

1.1.2區(qū)分。區(qū)分，指分開兩個不同的事物。建設(shè)工程五個階段過程的文件按其對應(yīng)的各類工作，被區(qū)分為若干不同的性質(zhì)。區(qū)分結(jié)果：準(zhǔn)備階段文件6種性質(zhì)（決策立項(xiàng)、建設(shè)用地、勘察設(shè)計(jì)、開工審批、招投標(biāo)及合同、商務(wù)），監(jiān)理文件5種性質(zhì)（監(jiān)理管理、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、合同管理、竣工驗(yàn)收），施工文件8種性質(zhì)（施工管理、施工技術(shù)、進(jìn)度質(zhì)量造價(jià)控制、施工物資、施工記錄、施工試驗(yàn)記錄及檢測報(bào)告、施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程竣工質(zhì)量驗(yàn)收），竣工圖文件14種性質(zhì)（以房屋建筑為例）（建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖、獨(dú)立結(jié)構(gòu)竣工圖、幕墻竣工圖、裝修裝飾竣工圖、建筑給水排水及供暖竣工圖、建筑電氣竣工圖、消防竣工圖、智能建筑竣工圖、通風(fēng)與空調(diào)竣工圖、電梯竣工圖、總圖竣工圖、室外附屬建筑和環(huán)境竣工圖、室外管線安裝竣工圖），竣工驗(yàn)收文件3種性質(zhì)（竣工驗(yàn)收與備案、竣工決算、聲像資料）。

1.1.3細(xì)分。細(xì)分，是劃分、區(qū)分進(jìn)程后的羅列。細(xì)分的結(jié)果最終形成了建設(shè)工程文件歸檔范圍所列的文件種類。

1.2 排列、排序、組合。

1.2.1排列。排列，一定數(shù)量的不同事項(xiàng)或種類的文件按照一定的次序羅列。按照文件所屬性質(zhì)，將同性質(zhì)的文件一一列舉，亦即文件級的排列。例如施工物資進(jìn)場復(fù)試報(bào)告，按照《建設(shè)工程文件歸檔范圍施工文件》（C類）C4施工物資出廠質(zhì)量證明及進(jìn)場檢測文件的進(jìn)場復(fù)試報(bào)告所列，以房屋建筑工程為例排列為：鋼材試驗(yàn)報(bào)告、水泥試驗(yàn)報(bào)告、砂試驗(yàn)報(bào)告、碎（卵）石試驗(yàn)報(bào)告、外加劑試驗(yàn)報(bào)告、防水涂料試驗(yàn)報(bào)告、防水卷材試驗(yàn)報(bào)告、磚（砌塊）試驗(yàn)報(bào)告、裝飾裝修用門窗復(fù)試報(bào)告、裝飾裝修用人造木板復(fù)試報(bào)告、裝飾裝修用花崗石復(fù)試報(bào)告、裝飾裝修用外墻面磚復(fù)試報(bào)告、散熱器、供暖系統(tǒng)保溫材料、通風(fēng)與空調(diào)工程絕熱材料、風(fēng)機(jī)盤管機(jī)組、低壓配電系統(tǒng)電纜的見證取樣復(fù)試報(bào)告、節(jié)能工程材料復(fù)試報(bào)告等。

1.2.2排序。排序，調(diào)整文件的內(nèi)在文檔順序，外在邏輯順序。例如上述施工物資進(jìn)場復(fù)試報(bào)告，其中鋼材試驗(yàn)報(bào)告內(nèi)在的文檔順序是報(bào)審表與報(bào)告的順序：報(bào)審表在前，報(bào)告在后；外在的邏輯順序是：與次要物資存在事項(xiàng)排序關(guān)系，與其他物資存在同位排序關(guān)系，按使用部位存在程序排序關(guān)系，按品種不同存在組合排序關(guān)系，按先后進(jìn)場存在時(shí)間排序關(guān)系。

1.2.3組合。組合，將排列、排序后文件的若干部分進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕M織結(jié)合，成為相對整體。例如上述鋼材試驗(yàn)報(bào)告經(jīng)一系列排序后，可進(jìn)行若干組合。與水泥、砂石、砌塊等相比，所有鋼材組合在一起；在基礎(chǔ)、主體、二次結(jié)構(gòu)層級中，基礎(chǔ)、主體、二次所用鋼材分別組合在一起；按種類、型號、規(guī)格劃分，同種類的組合在一起，同型號的組合在一起，同規(guī)格的組合在一起；按時(shí)間、批次可將相鄰時(shí)間或批次的適當(dāng)組合在一起。

1.3 概念差異對比。

1.3.1劃分、區(qū)分、細(xì)分的差異對比。劃分是以文件全集為對象，側(cè)重對整體進(jìn)行切塊、分段；區(qū)分是在文件整體分為部分后，進(jìn)行系統(tǒng)化的甄別；細(xì)分則將所有事項(xiàng)或文種的文件一一列舉固定下來。

1.3.2排列、排序、組合的差異對比。排列是按次序排隊(duì)、安放、固定或編排，與次序和編排有密切關(guān)系，確定事項(xiàng)或文種的固定位置；排序是文件排列之后側(cè)重內(nèi)在文檔順序、外在邏輯順序的調(diào)整。

2 細(xì)分排列事項(xiàng)

2.1決定細(xì)分排列的因素。細(xì)分排列的過程主要是將同性質(zhì)的文件一一列舉，要求盡可能包括所有文件。決定細(xì)分排列的主要因素是文件的全面性，包括：事項(xiàng)的全面性，文種的全面性。

2.2 排列事項(xiàng)全面性。排列事項(xiàng)全面性包括：事項(xiàng)到位，事項(xiàng)組成全面。例如混凝土試塊試驗(yàn)記錄及檢測報(bào)告事項(xiàng)，事項(xiàng)組成包括：混凝土配合比申請單、通知單，混凝土抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告，混凝土試塊強(qiáng)度統(tǒng)計(jì)、評定記錄；同時(shí)也體現(xiàn)了不同的文種。

2.3 文件種類全面性。文種的全面性包括：建議書、報(bào)告、批復(fù)、意見書、許可證、通知書、申請書、會議紀(jì)要、合同、申請表、登記表、審批表、備案表、一覽表、報(bào)審表、報(bào)驗(yàn)表、匯總表、日志、通知單、核定單、計(jì)算書、技術(shù)記錄、技術(shù)報(bào)告、竣工圖、合格證、認(rèn)可證、使用說明書、質(zhì)量保修書、結(jié)算書、決算書等。

3 排序類型解析

3.1文檔排序。文檔排序是指對于同一事項(xiàng)，由文件形成規(guī)律和內(nèi)在關(guān)系等決定的排序。包括類型：請示與批復(fù)、報(bào)審與附件、匯總與分項(xiàng)、印本與定稿、正件與附件、文字文本與圖紙等。

同一事項(xiàng)的請示與批復(fù)，報(bào)審與附件，匯總與分項(xiàng)、細(xì)項(xiàng)、單項(xiàng)不能分開；同一文件的印本與定稿、正件與附件不能分開。文檔排序原則是批復(fù)在前、請示在后，報(bào)審在前、附件在后，匯總在前、分項(xiàng)在后，印本在前、定稿在后，正件在前、附件在后。既有文本又有圖紙，文本排前，圖紙排后。

3.2程序排序。程序排序是由工作程序、組成順序、流程和工序、部位等決定的排序。例如施工合同文件的組成及解釋順序?yàn)椋菏┕ず贤瑓f(xié)議書，中標(biāo)通知書，投標(biāo)書及附件，施工合同專用條款，施工合同通用條款，標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及有關(guān)技術(shù)文件，圖紙，工程量清單，工程報(bào)價(jià)單或預(yù)算書。

圖紙一般按圖件組成和圖號順序排序。房屋建筑的圖件組成一般為：建筑、結(jié)構(gòu)、獨(dú)立結(jié)構(gòu)、幕墻、裝修裝飾、給水排水及供暖、電氣、消防、智能建筑、通風(fēng)與空調(diào)、電梯、總圖、室外附屬建筑和環(huán)境、室外管線安裝等。

3.3事項(xiàng)排序。由事項(xiàng)的重要程度、主次關(guān)系、邏輯關(guān)系等決定的排序是事項(xiàng)排序。例如主體和附屬的關(guān)系反映的是重要與一般的關(guān)系；主材和輔材、承重與圍護(hù)反映的是主次關(guān)系；主體與專項(xiàng)、分部與分項(xiàng)反映出事項(xiàng)的邏輯關(guān)系等。

3.4時(shí)間排序。由時(shí)間順序、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、序列順序、批次等決定的排序一般界定為時(shí)間排序。例如施工日志按時(shí)間順序排序比較恰當(dāng)；監(jiān)理月報(bào)、見證試驗(yàn)檢測匯總表、技術(shù)交底記錄等按時(shí)間節(jié)點(diǎn)排序比較科學(xué)；檢驗(yàn)批是典型的序列順序；鋼筋機(jī)械（焊接）連接試驗(yàn)報(bào)告等是按時(shí)間節(jié)點(diǎn)和批次混合排序。

3.5同位排序。同位排序是反映同等事項(xiàng)、并列關(guān)系等的排序。在工程文件集合當(dāng)中，存在大量的同位排序情況。例如施工物資中的鋼材試驗(yàn)報(bào)告與水泥試驗(yàn)報(bào)告，防水涂料試驗(yàn)報(bào)告與防水卷材試驗(yàn)報(bào)告，幕墻用鋁塑板、石材、玻璃、結(jié)構(gòu)膠復(fù)試報(bào)告等；施工記錄中的地下工程防水效果檢査記錄與防水工程試水檢査記錄等。

3.6組合排序。組合排序主要是當(dāng)事項(xiàng)涉及品種、種類、型號、規(guī)格、部位、分布、軸線、高程等因素時(shí)，需要將幾個因素適當(dāng)組合起來進(jìn)行排序。比較典型的例如鋼材這種施工物資，螺紋鋼與圓鋼代表不同的種類，直徑代表的是規(guī)格，種類與規(guī)格結(jié)合起來再進(jìn)行排序可更加清晰地將兩種物資進(jìn)行排序。

3.7 不同排序類型應(yīng)用的典型實(shí)例。以施工物資進(jìn)場復(fù)試報(bào)告為例，其中鋼材試驗(yàn)報(bào)告內(nèi)在的文檔排序是報(bào)審表與報(bào)告的順序：報(bào)審表在前，報(bào)告在后；外在的邏輯順序是：與次要物資存在事項(xiàng)排序關(guān)系（主材與輔材），與其他物資存在同位排序關(guān)系（水泥、砂石、砌塊等），按使用部位存在程序排序關(guān)系（基礎(chǔ)、主體、二次結(jié)構(gòu)），按品種不同存在組合排序關(guān)系（種類、型號、規(guī)格），按先后進(jìn)場存在時(shí)間排序關(guān)系（時(shí)間、批次）。

4 組合要素的確定

工程文件的排列、排序是有效管理文件的重要手段。在工程建設(shè)的運(yùn)行管理過程中，特別是施工階段，相關(guān)的單份文件零散時(shí)不能全面反映出工程的整體情況，沒有確切的意義。需要將排列、排序后的文件的若干部分進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕M織結(jié)合，成為相對整體。

組合的要素是多方面的，包括：建設(shè)程序、工作環(huán)節(jié)、管理程序、施工環(huán)節(jié)、物資品種、工序流程、工藝方式、主控項(xiàng)目、施工專業(yè)、主輔關(guān)系、強(qiáng)度等級、組成結(jié)構(gòu)、空間部位、分部工程、分項(xiàng)工程、專業(yè)性質(zhì)、設(shè)備臺件、時(shí)間日期等。

組合要素的確定是單選與多選的結(jié)合。以鋼筋連接試驗(yàn)報(bào)告為例，組合要素主要是工藝方式，機(jī)械連接工藝的組合在一起，焊接連接工藝的組合在一起。以檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄為例，包括：工序流程、主控項(xiàng)目、施工專業(yè)、主輔關(guān)系、強(qiáng)度等級、組成結(jié)構(gòu)、空間部位、分部工程、分項(xiàng)工程等，必須進(jìn)行多選。

（作者單位：鄭州市城建檔案館 來稿日期：2018-02-03）