檔案收集整理中信息化技術的應用實踐微探

摘 要：檔案收集整理中信息化技術的應用對檔案管理至關重要，從以下幾個方面對信息化技術在檔案收集整理中應用的優(yōu)勢以及具體實踐應用進行探索，目的是全面了解檔案收集整理信息化技術的重要性，提高檔案收集整理質量。

關鍵詞：檔案收集整理、信息化技術、檔案管理系統

檔案管理是所有行業(yè)發(fā)展的重要組成，檔案管理中需要收集整理各種信息。當前在信息化檔案管理建設的不斷深入，資料收集以及整理方面也在滲透信息化技術，傳統紙質檔案管理與信息化檔案管理相結合，改變檔案收集資料期間存在的管理問題，同時為檔案管理節(jié)省更多管理空間，充分彰顯出信息化技術在檔案收集整理中的高效性。

1 檔案收集整理中信息化技術應用優(yōu)勢分析

對于檔案管理來講，檔案收集整理是非常重要的基礎，同時也是保證檔案管理質量的主要內容，對于檔案收集整理來講，信息化技術的應用提高了檔案收集整理的效率，并且也在一定程度上保證了檔案信息管理的安全性，促進檔案信息之間的溝通交流以及檔案共享。

1.1信息化技術在檔案管理中的應用，將傳統人工收集整理方法進行調整，傳統形式下檔案信息采集以及分析等都需要人工才能完成。但是檔案數據多樣繁瑣，分析與核對等都較為麻煩，人工核算的方式出錯率較高，很多方面都體現出不方便[1]。信息化技術的應用，幫助檔案收集整理節(jié)省更多人力資源，降低檔案收集整理的資金支出，提高檔案管理效果。特別是對于檔案管理中較為冗長的檔案數據，人工收集整理勞力費神，工作效率也不是很高。信息化技術根據資料屬性將其科學劃分，提升資料整理速度與準確性。實現對檔案資料的有效整理收集，對檔案信息進行具體的細化與分類，同時整理當擔信息的基礎上深入分析檔案資源，節(jié)省更多紙質資源，減少能源消耗，保證數據檔案管理的安全。采取集成化處理方式，大大提升了檔案在收集整理速度。

1.2信息化技術是信息時代下的主要產物，當前檔案管理正在進行信息化建設，收集整理中融入信息化技術，幫助檔案信息更便于交流與分享。對于原始的檔案收集整理方式來講，過多雜亂的檔案信息，彼此交流必須攜帶大量的紙質檔案文件，并且需要工作人員到現場指導檔案信息交流，消耗各種資源。檔案收集整理期間，信息的溝通交流，屬于大型數據統計核對工程，需要對收集的檔案信息詳細整理[2]。但是信息化技術的應用，將互聯網帶入到檔案信息交流與分享中，通過網絡載體將信息上傳，便于信息的查找與交流。信息技術檔案管理本身就是將檔案資料劃分類別，將其存放于儲存設備中，所以最初的類別劃分，為后期的信息交流以及分享提供很多便利。比如最常見的U盤存儲模式，只需要將檔案信息復制到U盤中，便能夠將信息進行傳輸與交流。

1.3信息化技術在檔案收集整理中的應用，提高了文件保存的安全性與穩(wěn)定性。傳統的紙質檔案收集與整理中，保存方式較為單一，只是將其放置于檔案保管部門，但是這種保管手段存在很多問題，不安全影響因素眾多，極有可能因為一點疏忽，導致檔案資源受損。信息化技術的檔案管理，主要是采取大數據模式對數據信息存儲，將數據信息上傳到客戶端，并且設置保密程序，克服傳統檔案管理中的不足，也適合當前檔案信息化管理需求。U盤、移動硬盤以及光盤等都是檔案信息存儲載體。

2 檔案收集整理中信息技術具體應用實踐探索

2.1檔案管理人員角度

加大檔案管理人員的專業(yè)性培訓力度，保證檔案管理工作以及收集整理工作能夠真正步入發(fā)展正軌。信息化技術的融入，為檔案管理工作發(fā)展帶來更多契機，但是怎樣更準確的抓住這些契機，就需要專業(yè)的檔案管理人員。必須提高檔案管理人員的信息化技術應用能力，當前的檔案收集整理中應用很多軟件，熟練操作這些軟件，保證檔案收集整理的準確性。并且還要為檔案管理人員灌輸創(chuàng)新檔案管理的意識，探索適合檔案收集整理的方法，為檔案收集整理的迅速發(fā)展提供更多推動力。

2.1.1綜合素質與專業(yè)能力培訓

檔案收集整理期間，對檔案管理人員的綜合素質以及能力要求非常嚴格，為了幫助檔案管理提高管理質量，保證檔案收集整理工作的順利開展，必須從檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素質培訓上加大力度。綜合素質以及專業(yè)能力培訓方面包含檔案管理人員的計算機應用能力、軟件使用能力以及查找、統計收集等能力，同時還要關注檔案管理人員的綜合素質，培養(yǎng)正確的職業(yè)道德價值觀，能夠根據自己的能力很好的完成檔案收集整理工作。檔案信息對于企事業(yè)單位發(fā)展非常重要，所以必須保證檔案信息的安全，這方面就需要檔案管理人員認清自己的管理職責，恪守檔案管理相關規(guī)章制度[3]。加大檔案收集整理信息化技術應用的宣傳力度，做到檔案收集與整理的公平公正與實事求是。提高檔案管理的警惕性，為檔案收集整理的發(fā)展奠定基礎。

2.1.2灌輸檔案收集整理的創(chuàng)新意識

不斷為檔案管理人員灌輸檔案收集整理的創(chuàng)新意識，檔案管理中信息非常重要，雖然采取現代化檔案管理手段，但是很多關鍵信息的查詢依然存在一些麻煩。必須在檔案檔案收集整理基礎上為檔案管理人員灌輸創(chuàng)新意識，總結檔案收集整理經驗，提高檔案管理的便捷性，探索更人性化的檔案管理模式。制定科學嚴謹的檔案管理方案，幫助工作人員減輕檔案收集整理方面的負擔，增強檔案收集整理的專業(yè)性。

2.2檔案管理系統角度

檔案收集整理主要是提高檔案管理的質量，所以從檔案管理角度出發(fā)，需要制定更加嚴謹的檔案管理系統，具體從以下方面著手：

2.2.1專業(yè)性方面

檔案收集整理信息化技術的應用，要求相關人員重視檔案管理的專業(yè)性，保持著積極的管理情緒，對于檔案收集整理中存在的問題，秉持認真負責態(tài)度，全方面對問題分析與解決。

2.2.2信息化水平

信息化技術在檔案收集整理中的應用，在一定程度上提高了檔案收集整理的信息化水平。當然對于這種信息化水平的保持與完善，必須從規(guī)范性角度出發(fā)，最大限度的幫助檔案管理調整管理體系，進而實現檔案的價值。增強檔案收集整理的規(guī)范性之后，為檔案管理系統的正常運行奠定基礎，并且保證檔案收集整理的完整性。當然具體實施期間，必須關注檔案收集與整理期間的分類以及管理工作，一定要按照功能或者時間等對檔案信息準確分類，凸顯出信息技術在檔案在收集整理中的便利性。在此基礎上還要提高檔案管理的有效性，及時將作廢信息清除與銷毀，為檔案收集整理節(jié)省更多空間。

2.2.3檔案管理信息系統

檔案收集整理最終都是為檔案管理服務，優(yōu)秀的檔案管理系統，能夠更好的保證檔案管理的專業(yè)性。增添檔案信息加工技術與檢索技術，對檔案信息實現統一管理，分層次與類別的實現檔案信息的交流與分享。

2.3檔案收集整理手段的完善

檔案收集整理手段的完善，需要從檔案管理具體業(yè)務著手，全方面調查之后，一定要保證收集整理的完整性。信息化技術下，對檔案信息實施定位跟蹤，將分散檔案統計，準確分析檔案信息的價值型，保證檔案收集管理的進步。

3 結束語

綜上所述，信息化技術幫助檔案收集整理提高質量，不斷探索適當的應用實踐方式，幫助檔案管理實現信息化建設的同時，為檔案管理發(fā)展提供指導動力。

參考文獻

[1]戴彥. 信息化技術在檔案收集整理中的應用[J]. 辦公室業(yè)務， 2016（10）：95-96.

[2]齊桂芳. 信息化技術在檔案收集整理中的應用分析[J]. 辦公室業(yè)務， 2018（4）.

[3]王增武. 檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的實踐探究[J]. 科學中國人， 2017（17）.

作者簡介

李東霞（1978-），女，黑龍江省大慶市人，漢，職稱：館員，大學本科。