新時(shí)代背景下研究生學(xué)籍管理相關(guān)問題探析

摘 要：研究生學(xué)籍管理具有綜合性、分類管理及分級管理的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的研究生學(xué)籍管理存在效率低下等問題，已經(jīng)無法滿足新時(shí)代工作發(fā)展的需要。本文通過對新時(shí)代研究生學(xué)籍管理存在問題的分析，探尋完善新時(shí)代高校研究生學(xué)籍管理的對策建議，從而致力于提升研究生學(xué)籍管理的效率。

關(guān)鍵詞：研究生；學(xué)籍管理；效率；

黨的十九大報(bào)告指出：新時(shí)代我國高等教育的重要任務(wù)是加快一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高等教育的內(nèi)涵式發(fā)展。研究生教育作為高等教育金字塔的頂端，在新時(shí)代背景下，需要進(jìn)一步加快推進(jìn)研究生的教育改革以滿足新時(shí)代研究生教育發(fā)展的需要。而研究生的學(xué)籍管理則是高等學(xué)校硏究生教育管理的基礎(chǔ)性工作，也是高等學(xué)校開展日常性研究生工作的首要內(nèi)容。研究生學(xué)籍管理以教育部頒布新修訂的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（教育部令第41號）為指導(dǎo)，以育人導(dǎo)向作為研究生培養(yǎng)工作的目標(biāo)，充分保障研究生的權(quán)益。研究生學(xué)籍管理貫穿研究生培養(yǎng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，學(xué)籍信息的正確與否直接關(guān)系到每個(gè)研究生的學(xué)籍學(xué)歷認(rèn)證、就業(yè)、落戶、升職等情況，具有關(guān)鍵性的作用。隨著研究生招生規(guī)模的日益擴(kuò)大，在校研究生數(shù)量迅速增加，傳統(tǒng)的研究生學(xué)籍管理已無法滿足現(xiàn)實(shí)工作需要，亟待進(jìn)一步更新管理理念，充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+教育”，改進(jìn)工作方法，提高研究生學(xué)籍管理的效率。

1 研究生學(xué)籍管理的特點(diǎn)

1.1 綜合性

研究生學(xué)籍學(xué)歷信息包含內(nèi)容繁多，最突出的特點(diǎn)是信息量大而雜，綜合性非常強(qiáng)。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，研究生學(xué)籍信息需要與學(xué)信網(wǎng)所上傳的研究生招生數(shù)據(jù)一致；第二，研究生學(xué)籍信息需要增加在校管理的學(xué)號、院系索碼、異動類型、異動原因等其他信息。研究生學(xué)籍信息是研究生日常教學(xué)管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，任何學(xué)籍信息的異動都會對排課、排考、獎助學(xué)金的發(fā)放、預(yù)計(jì)畢業(yè)答辯時(shí)間等產(chǎn)生重要影響。因此，學(xué)籍信息的異動具有“牽一發(fā)而動全身”的作用。這不僅需要從宏觀上綜合把握學(xué)籍信息的各類數(shù)據(jù)，而且需要學(xué)籍管理員具備細(xì)致、耐心的專業(yè)素質(zhì)。

1.2 分類管理

分類管理是研究生學(xué)籍學(xué)歷管理與本科學(xué)籍學(xué)歷管理的主要區(qū)別之一。因研究生招生類別多樣，培養(yǎng)方式靈活，學(xué)習(xí)形式包含全日制與非全日制，學(xué)生身份結(jié)構(gòu)復(fù)雜，學(xué)制彈性幅度大，實(shí)行分類管理是必然選擇。分類管理能夠有效針對不同研究生的特點(diǎn)進(jìn)行針對性培養(yǎng)，能夠準(zhǔn)確掌握研究生在校情況表現(xiàn)，有利于日常的教學(xué)管理。

1.3 分級管理

研究生學(xué)籍管理因研究生的招生類別及培養(yǎng)方式的不同而有所區(qū)別。伴隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)籍管理主要采用二級管理模式，即主管研究生的部門與各學(xué)院分級管理。各學(xué)院作為基層信息組織，對本學(xué)院的研究生做基礎(chǔ)學(xué)籍信息核査；學(xué)院將核對好的學(xué)籍信息統(tǒng)一報(bào)送給研究生主管部門，由研究生學(xué)籍管理員負(fù)責(zé)匯總各學(xué)院研究生的學(xué)籍信息，統(tǒng)一在學(xué)信網(wǎng)官方平臺上進(jìn)行學(xué)籍信息的注冊或異動。分級管理不僅能夠有效掌握研究生的在校狀態(tài)，做到學(xué)籍信息的準(zhǔn)確無誤，同時(shí)也有利于日常的教學(xué)管理。

2 新時(shí)代背景下研究生學(xué)籍管理存在的問題

2.1 學(xué)籍管理制度不完善

隨著教育部41號令的頒布，各高等學(xué)校紛紛修訂了新的學(xué)籍管理規(guī)定。教育主管部門將權(quán)力下放后，高等學(xué)校仍然存在學(xué)籍管理制度不完善的問題，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是研究生辦學(xué)規(guī)模較大，院校二級管理體制下的學(xué)校未對院級研究生培養(yǎng)單位進(jìn)行學(xué)籍管理的權(quán)責(zé)分解。因權(quán)責(zé)不明確，造成院級管理部門拖延數(shù)據(jù)報(bào)送的時(shí)間，致使大量的學(xué)籍信息和數(shù)據(jù)積壓，工作效率低下。二是研究生辦學(xué)規(guī)模較小的學(xué)校，沒有設(shè)置專門的學(xué)籍管理員，一個(gè)工作人員需要身兼數(shù)職，學(xué)籍管理僅是其中一項(xiàng)，因缺少資源投入，依舊使用傳統(tǒng)的管理方法，導(dǎo)致學(xué)籍管理效率不高。三是對聯(lián)合培養(yǎng)的研究生學(xué)籍上存在雙重管理的問題。聯(lián)合培養(yǎng)單位與高等學(xué)校在學(xué)籍異動上應(yīng)注意保持一致，聯(lián)合培養(yǎng)的研究生在出現(xiàn)學(xué)籍異動時(shí)需要分別向聯(lián)合培養(yǎng)單位和高等學(xué)校辦理學(xué)籍異動手續(xù)。但部分聯(lián)合培養(yǎng)的研究生認(rèn)為自己屬于聯(lián)合培養(yǎng)單位，不需要去高等學(xué)校辦理相應(yīng)的手續(xù)，從而造成校方學(xué)籍管理數(shù)據(jù)不精確的情況。

2.2 信息修改途徑不暢通

目前，高等學(xué)校雖已具有部分信息修改的權(quán)限，但在實(shí)際操作中依然存在諸多問題。第一，招生數(shù)據(jù)有誤難以修改，申請手續(xù)和審批環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，更正學(xué)生個(gè)人信息歷時(shí)較長，導(dǎo)致部分學(xué)生在研究生入學(xué)時(shí)仍使用有誤信息。第二，公安機(jī)關(guān)清查重名重戶人員造成個(gè)別研究生的身份證號碼出現(xiàn)注銷與變更的情況，校方按照相關(guān)學(xué)籍管理規(guī)定，依據(jù)研究生所提供的公安機(jī)關(guān)出具的戶籍證明、本人身份證和戶口本，進(jìn)行學(xué)籍信息的更正。但是存在教育主管部門質(zhì)疑其合法性的情況，導(dǎo)致最后需要單獨(dú)向公安機(jī)關(guān)請求協(xié)助調(diào)查該生的情況。第三，研究生作為高等教育的頂層生源，是黨和國家重點(diǎn)培養(yǎng)的對象，其學(xué)籍學(xué)歷受到法律的保護(hù)。研究生在取得電子學(xué)籍注冊前，必須經(jīng)過嚴(yán)格的入學(xué)資格復(fù)查。為了保證信息修改的合法性，校方必須查清學(xué)生是否使用假證件，是否存在學(xué)籍檔案造假，是否屬于高考移民等一系列問題，但由于公安部門的戶籍平臺與教育部門的學(xué)籍平臺沒有有效地對接，當(dāng)遇到“信息雙該”的研究生，校方能夠利用的資源過少并且承擔(dān)了極大的風(fēng)險(xiǎn)，給學(xué)校和學(xué)生帶來諸多不便。

2.3 學(xué)信網(wǎng)平臺有待改善

學(xué)信網(wǎng)平臺在實(shí)際操作中出現(xiàn)一些不容忽視的問題，亟待進(jìn)一步完善其系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下幾方面：第一，研究生新生在對學(xué)籍進(jìn)行自查時(shí)，普遍反映只能查到本科階段的學(xué)籍，而沒有研究生階段的學(xué)籍。第二，學(xué)信網(wǎng)的電話經(jīng)常占線無法接通，同時(shí)回復(fù)電子郵件的速度也較慢，不能夠很好地向其反饋一些情況。第三，學(xué)信網(wǎng)平臺在經(jīng)過動態(tài)調(diào)整后，部分?jǐn)?shù)據(jù)發(fā)生改變，需要學(xué)校重新核查再進(jìn)行數(shù)據(jù)的修改，特別是研究生的學(xué)習(xí)形式由“全日制”變更為“*”， 需要校方全部重新核查研究生的學(xué)習(xí)形式，無形之中增加了學(xué)籍管理員的日常工作量。

2.4 研究生學(xué)籍管理隊(duì)伍不穩(wěn)定

研究生學(xué)籍管理隊(duì)伍的穩(wěn)定程度決定著工作的專業(yè)性和高效性。第一，由于學(xué)籍學(xué)歷管理工作局限于自身的規(guī)范性、責(zé)任性、以及負(fù)荷性，使得不少人認(rèn)為該項(xiàng)工作具有繁瑣性、缺乏靈活性等特點(diǎn)，并不能夠凸顯工作人員的業(yè)績水平，因而進(jìn)一步限制了學(xué)籍學(xué)歷管理工作者的發(fā)展空間。第二，學(xué)籍管理工作屬于“錯(cuò)誤顯性”工作，即與事實(shí)不符的數(shù)據(jù)會直接顯現(xiàn)出來，錯(cuò)誤是顯性的，而正確是應(yīng)該的。同時(shí)，學(xué)籍管理工作又是一個(gè)“精準(zhǔn)工作”，即任何環(huán)節(jié)都要求準(zhǔn)確，工作壓力較大。第三，學(xué)籍管理沒有單獨(dú)的職稱系列，高等學(xué)校管理人員評定職稱比較困難，不少學(xué)籍管理人員常會主動要求調(diào)換工作崗位。第四，有些研究生招生規(guī)模小的院系領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍管理工作并不重視，年年選派新人接手該項(xiàng)業(yè)務(wù)，導(dǎo)致學(xué)籍管理隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)不穩(wěn)定，青黃不接的現(xiàn)象較為嚴(yán)重。

2.5 研究生管理信息系統(tǒng)開發(fā)參差不齊

當(dāng)前，大部分高校依然以本科生教育為主，不同高校對研究生教育管理的資源投入力度也是截然不同的，這使得研究生管理信息系統(tǒng)的開發(fā)參差不齊。第一，缺乏較為系統(tǒng)、完整的教育管理信息標(biāo)準(zhǔn)和軟件規(guī)范，不少軟件的開發(fā)水平參差不齊，總體水平有待進(jìn)一步提升。第二，未能有效準(zhǔn)確地收集整理歷史數(shù)據(jù)，在查詢歷屆畢業(yè)生學(xué)籍信息時(shí)存在一定的困難。第三，軟件設(shè)計(jì)水平還有待進(jìn)一步提升，缺乏一定的靈活度，軟件的可擴(kuò)充性和開放性較差。

3 新時(shí)代背景下完善研究生學(xué)籍管理的對策建議

3.1 不斷完善研究生學(xué)籍管理制度

根據(jù)教育部41號令，高等學(xué)校應(yīng)充分考慮研究生教育的特點(diǎn)，不照搬照抄本科生學(xué)籍管理模式，實(shí)行靈活、有彈性、操作性強(qiáng)的研究生學(xué)籍管理制度。研究生學(xué)籍管理制度的著重點(diǎn)應(yīng)放在提高研究生管理的服務(wù)效率方面。第一，院校二級管理體制的學(xué)校應(yīng)明確院級單位在學(xué)籍管理中的權(quán)責(zé)，實(shí)行導(dǎo)師負(fù)責(zé)制，按照“誰簽字、誰負(fù)責(zé)”，建立責(zé)任追溯制度。第二，充分認(rèn)識到研究生學(xué)籍管理工作的重要性，在條件允許的情況下，應(yīng)對研究生學(xué)籍管理人員定編定崗。第三，優(yōu)化聯(lián)合培養(yǎng)研究生學(xué)籍管理程序，合理分工，“一切為了學(xué)生，為了學(xué)生的一切”。第四，明確責(zé)任倒查機(jī)制，以依法有效為原則，對創(chuàng)業(yè)、入伍、支教團(tuán)、輔導(dǎo)員計(jì)劃等學(xué)生的資料審核做明確而詳細(xì)的規(guī)定。

3.2 統(tǒng)一信息修改的渠道

在我國不斷深化“放管服”改革的背景下，有關(guān)部門應(yīng)進(jìn)一步加大高等學(xué)校在學(xué)籍管理方面的自主權(quán)。首先，教育主管單位的招生部門與學(xué)生管理部門應(yīng)統(tǒng)一協(xié)調(diào)好數(shù)據(jù)修改工作的渠道，能夠簡明快捷的辦理學(xué)籍信息數(shù)據(jù)修改業(yè)務(wù)。其次，按照《關(guān)于進(jìn)一步做好教育系統(tǒng)少數(shù)民族證件標(biāo)準(zhǔn)化和姓名使用規(guī)范工作的通知》（新教學(xué)[2016] 5號）精神，逐步規(guī)范少數(shù)民族姓名的使用，由公安部門牽頭，對姓名使用不規(guī)范的在讀研究生進(jìn)行集中清查，對姓名缺少間隔符、缺少復(fù)姓以及同音不同字等情況進(jìn)行整改，確保做到應(yīng)改盡改。再次，優(yōu)化學(xué)籍信息異動辦事流程，明確責(zé)任，以公安部門所規(guī)定的公民合法身份證件為依據(jù)，快捷辦理研究生姓名數(shù)據(jù)修改業(yè)務(wù)。最后，學(xué)籍信息管理必須以結(jié)果作為導(dǎo)向，分清工作主次，讓學(xué)生“少跑腿”，“辦實(shí)事”。

3.3 進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)信網(wǎng)平臺的建設(shè)

在充分考慮學(xué)信網(wǎng)用戶需要的基礎(chǔ)上，有關(guān)部門應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)信網(wǎng)建設(shè)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)。一是維護(hù)好學(xué)信網(wǎng)后臺數(shù)據(jù)服務(wù)器，增加相應(yīng)功能，結(jié)合實(shí)際情況，建立校際合作機(jī)制，開展跨域?qū)W籍管理合作。二是完善學(xué)信網(wǎng)服務(wù)平臺的建設(shè)，隨研究生數(shù)量的增加，適當(dāng)增加學(xué)信網(wǎng)客服人員。三是以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為原則，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)意識，有針對性的解決不同用戶的問題。四是堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際，簡化并提高辦公效率，增加操作性強(qiáng)的輔助功能，為強(qiáng)化研究生學(xué)籍管理提供便利條件。

3.4 建設(shè)一支穩(wěn)定的研究生學(xué)籍管理隊(duì)伍

學(xué)籍信息直接關(guān)系到學(xué)校、學(xué)院、導(dǎo)師和研究生的切身利益，因此建立一支穩(wěn)定的研究生學(xué)籍管理隊(duì)伍至關(guān)重要。首先，采用二級管理模式的高等學(xué)校應(yīng)規(guī)范院級學(xué)籍信息核查工作，選派專職人員負(fù)責(zé)研究生學(xué)籍管理工作，做好學(xué)籍信息數(shù)據(jù)的第一層防護(hù)，而校級研究生學(xué)籍管理應(yīng)增編設(shè)崗，由專人負(fù)責(zé)研究生學(xué)籍管理工作，做好學(xué)籍信息數(shù)據(jù)的第二層防護(hù)。在“雙重防護(hù)”模式下，實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理研究生學(xué)籍信息，做到高效、快捷的學(xué)籍信息查詢，提高學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性和利用率。其次，改革人事制度，建立高校學(xué)籍管理職稱評定體系，發(fā)展壯大高校學(xué)籍管理隊(duì)伍。

3.5 建立并完善“互聯(lián)網(wǎng)+”研究生學(xué)籍管理信息系統(tǒng)

高?？筛鶕?jù)現(xiàn)有資源，建立并完善“互聯(lián)網(wǎng)+”研究生學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，做好校內(nèi)研究生管理系統(tǒng)與學(xué)信網(wǎng)學(xué)籍管理功能的數(shù)據(jù)鏈接，減少重復(fù)性工作，提高學(xué)籍管理效率。同時(shí)，學(xué)籍管理應(yīng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，充分利用好研究生喜愛的交流互動平臺，如QQ、微信等應(yīng)用軟件。高等學(xué)校應(yīng)以滿足研究生需求為導(dǎo)向，優(yōu)化研究生學(xué)籍管理流程，利用好“互聯(lián)網(wǎng)+”功能的整合，既能根據(jù)學(xué)籍信息劃分研究生培養(yǎng)類別提高培養(yǎng)質(zhì)量，又能提升研究生教學(xué)科研能力。

4 結(jié)語

研究生學(xué)籍管理作為學(xué)校管理的重要內(nèi)容，是為廣大研究生服務(wù)的，同時(shí)還擔(dān)負(fù)著繁雜的信息統(tǒng)計(jì)工作。針對目前研究生學(xué)籍管理普遍存在的相關(guān)問題，有針對性地提出不斷完善研究生學(xué)籍管理制度、統(tǒng)一信息修改的渠道、進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)信網(wǎng)平臺的建設(shè)、建設(shè)一支穩(wěn)定的研究生學(xué)籍管理隊(duì)伍、建立并完善“互聯(lián)網(wǎng)+”研究生學(xué)籍管理信息系統(tǒng)以及建立研究生學(xué)籍管理跨域合作機(jī)制等優(yōu)化路徑，進(jìn)一步規(guī)范研究生學(xué)籍管理工作，不斷提升管理效率，在中國特色社會主義進(jìn)入新時(shí)代的背景下將研究生學(xué)籍管理工作推上一個(gè)新的臺階。

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作者簡介

毛甜（1985—），女，漢族，新疆大學(xué)研究生院，主要從事研究生管理等工作。