新時代檔案管理問題探討

黨的十九大開啟了新時代。作為檔案部門和檔案工作者，應進一步完善方便廣大群眾的檔案利用體系，提高檔案資源開發(fā)利用能力，以加強檔案利用體系建設、增強檔案服務功能、提高檔案利用水平為目標，立足實際、因地制宜，創(chuàng)新工作機制，落實工作任務，使檔案資源、利用服務、安全體系建設各項工作取得顯著成效。

1 以檔案管理制度化為基礎，明確檔案工作“高要求”。

從制度層面上，建立嚴格的管理、考評和獎懲機制，積極發(fā)揮檔案管理規(guī)范化的導向作用。健全規(guī)章制度、規(guī)范檔案利用。在原有檔案查借閱利用制度的基礎上，補充制定《開放利用劃控制度》、《檔案館收集檔案實施細則》、《檔案開放利用審核表》，完善檔案保密風險防控及檔案利用工作流程，并面向社會進行公示，公布查檔熱線電話，切實為檔案利用服務提供制度保障。 進一步完善常規(guī)檔案管理制度，重新修訂檔案崗位責任制、收集歸檔制度、保密制度等相關文件，統(tǒng)一匯編成冊下發(fā)干警，并張貼于檔案室醒目位置。同時，加強內部管理，嚴格執(zhí)行檔案借閱審批登記等各項規(guī)定和制度，把確保檔案安的各項全要求貫穿于檔案接收、保管和利用的各項環(huán)節(jié)，切實加強日常檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時報告處置，確保檔案管理安全；重點工作制度保障。圍繞檔案工作的項目推進要求，以推進歸檔結案工作為重點，嚴格歸檔時限、嚴格催歸程序、嚴明獎懲措施，形成歸檔工作的規(guī)范流程。同時，配備三臺專用封面打印機，設置統(tǒng)一的打印封面模版等，使用電子打印案卷封面，提高歸檔文件質量；檔案管理人員始終發(fā)揮管理和監(jiān)督作用，加強對掃描檔案的校對工作，確保入庫檔案數據的準確可用，保障檔案信息化工作安全、有序、有效開展。

2 以檔案資源數字化為重點，推進檔案信息“高利用”。

創(chuàng)新開發(fā)利用方式，深度開發(fā)利用。加快信息化建設步伐、實現(xiàn)高效便捷利用。對人民群眾最關心、最直接的各類民生檔案優(yōu)先進行數字化掃描處理，以滿足當前利用需要，更好的保護檔案原件。統(tǒng)籌規(guī)劃考慮檔案資源數字化，兼顧條塊管理實際情況，制定檔案信息化建設的近期和中遠期發(fā)展規(guī)劃。即：近期實現(xiàn)紙質檔案信息化數據的集中、利用和共享。中期推行各門類檔案數字化的融會貫通。逐一做好案卷檔案、文書檔案、聲像檔案、實物檔案、會計檔案、設備檔案的收集、整理工作，并從中發(fā)掘不同種類檔案間的內在聯(lián)系，充分運用多種類檔案資料實現(xiàn)更高價值的檔案開發(fā)和利用成果。長期探索與輔助管理軟件、統(tǒng)計軟件等對接互助。以統(tǒng)計軟件的數據輸出為基礎，建立歸檔信息電子臺賬，及時掌握歸檔情況，適時發(fā)出催辦歸檔通知，并跟蹤較長案卷的歸檔情況，實現(xiàn)案卷檔案管理“零”遺漏，形成案卷及時歸檔的長效機制。同時，兼顧檔案信息資源互通共享和導入續(xù)用，發(fā)揮檔案信息化工作有序管理的積極作用。設置專門的檔案查閱室，室內服務設施齊備，檢索工具完備；查檔人員職責明確，掛牌服務，查檔速度快，查全率高，檔案服務質量進一步提高。在努力開發(fā)和利用檔案信息資源方面，通過認真清理鑒定，及時向社會開放檔案，發(fā)揮檔案資料的信息作用。

3 以檔案服務網絡化為關鍵，加強檔案服務“高質量”

當前，互聯(lián)網早已隨著時代發(fā)展，在不知不覺中融入檔案建設。網絡強檔必須突破傳統(tǒng)的檔案館服務模式，置身于網絡強國大戰(zhàn)略中同步推進，以便從“互聯(lián)網+”行動計劃中汲取更多營養(yǎng)。研究制定檔案網絡安全和信息化服務融合發(fā)展戰(zhàn)略，以網絡強國為依托，細化檔案信息化建設，推進檔案網絡化服務的發(fā)展目標、建設重點、融合模式和對策舉措。加強網絡服務和傳統(tǒng)服務的融合設計，落實細化檔案服務網絡的公用和專用、全域和區(qū)域建設計劃，用信息網絡的滲透延伸特性把傳統(tǒng)服務有機統(tǒng)一起來。建立檔案網絡信息共享機制，拓展檔案網絡共建多贏渠道，構筑立體化的檔案信息網絡安全防護體系，加強對檔案網絡安全和信息化重大項目的監(jiān)督，推動檔案網絡建設科學發(fā)展。著力轉變服務理念，將服務觸角延伸至檔案形成前，形成檔案技術指導、檔案信息管理、檔案信息利用三位一體的網絡化服務。試行檔案借閱軟件。通過設立電子檔案網上瀏覽窗口，使檔案工作者能夠方便地調閱到相關檔案材料，同時減少檔案管理人員的工作量，避免紙質材料的散失；開設檔案服務專窗。在局域網上開設檔案服務窗口，根據工作實際，及時發(fā)布、更新案卷整理裝訂細則、各類案卷的目錄順序、檔案法律法規(guī)、規(guī)章制度、檔案借閱等歸檔工作要求，便利學習查閱。同時加強檔案信息服務。一方面探索發(fā)揮檔案信息統(tǒng)計作用，通過充分利用檔案信息的分類、搜索、排序、信息組織、打印輸出等功能，在對檔案信息自動生成基礎上，按照需求輸出各種報表，進行橫向和縱向比較，為開展統(tǒng)計分析工作提供便利。另一方面探索發(fā)揮電子立檔與復查功能，各部門根據檔案分類進行部門預立檔，生成目錄信息，檔案管理人員則通過管理軟件對檔案目錄提前檢查，及時糾正不符合規(guī)范的卷宗，避免組卷后的拆卷返工，提高歸檔效率，確保歸檔質量。

參考文獻

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[3]數字化時代縣級政府辦公室文書檔案“雙套制”管理研究[D]. . 吉林大學. 2017

作者簡介

楊紹輝（1976—），男，吉林通榆，大學本科，助理館員?，F(xiàn)從事縣級基層部門檔案管理與研究工作。