蔡潔

在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，文書檔案管理工作是非常重要的組成部分，特別是在登記、查詢及管理等社會(huì)運(yùn)行環(huán)節(jié)中，文書檔案管理工作都起到非常重要的作用。并且，在文書檔案管理工作中，存在實(shí)效性差、文書檔案容易被破壞等方面的問(wèn)題。鑒于此，筆者結(jié)合自己的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)基于信息化管理方式上的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了闡述。希望通過(guò)本文的論述，能夠?yàn)槲臅鴻n案管理工作者提供有價(jià)值的參考。

在現(xiàn)代企業(yè)、學(xué)校、政府、單位等的運(yùn)行過(guò)程中，都包括文書檔案管理工作，該工作主要是對(duì)文書、檔案等文件進(jìn)行整理、收集及保存的主要工作，一旦該環(huán)節(jié)的工作出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)造成文檔信息管理混亂的情況。同時(shí)，文書檔案管理工作具有一定的隱秘性，采用科學(xué)、合理的方式對(duì)其進(jìn)行管理，是非常重要的工作方式。而隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代化的文書檔案管理工作大都都建立在信息技術(shù)的管理方式上。下面，本文對(duì)相關(guān)方面展開(kāi)論述。

1 文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 文書檔案使用的時(shí)效性差

過(guò)去文書檔案管理人員在管理借閱實(shí)體文書檔案工作的過(guò)程中，必須到借閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行工作，并通過(guò)人工的方式，完成文書檔案的尋找工作，所花費(fèi)的時(shí)間比較長(zhǎng)，特別是對(duì)于對(duì)檔案存放情況不了解的工作人員，會(huì)對(duì)其查詢文書檔案帶來(lái)一定的困難。同時(shí)，由于一些比較重要的文書檔案只有一份，當(dāng)該份文書檔案被其他人員借走時(shí)，另一些需要借閱這些文書檔案的人員就可能與其產(chǎn)生一定的摩擦，使得文書檔案管理工作缺乏實(shí)效性。

1.2 文書檔案容易被損壞

人們?cè)谶^(guò)去管理文書檔案的過(guò)程中，一般都是以紙質(zhì)的形式對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行管理，這種管理方式運(yùn)用的時(shí)間比較長(zhǎng)，也使得文書檔案本身具備一定的歷史價(jià)值。不過(guò)，正是基于這種情況，在人們借閱、翻看文書檔案的過(guò)程中，可能出現(xiàn)損毀紙質(zhì)文書檔案的事件，且管理人員很難控制所有人員對(duì)文書檔案的使用及翻閱過(guò)程。鑒于此，人們一旦在翻看、使用文書檔案的過(guò)程中損壞了這些珍貴的資料，就會(huì)對(duì)文書檔案的管理工作帶來(lái)非常不利的影響。

2 文書檔案管理工作信息化建設(shè)的必要性

在各領(lǐng)域信息化管理理念不斷深入的情況下，將信息化管理理念融入文書檔案管理工作的過(guò)程中，能夠提高其管理的效率及管理水平。管理人員利用信息管理系統(tǒng)，能夠清晰地查看到文書檔案的實(shí)際存儲(chǔ)情況，并對(duì)文書檔案被使用的具體情況進(jìn)行查詢；并且，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支持下，有需要的人員也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)了解到文書檔案的保密性情況，對(duì)于一些比較珍貴的文書檔案，采用特別的方式進(jìn)行管理?？傊?，建立信息化的文書檔案管理體系，是提高工作效率，提升工作質(zhì)量的重要方式。

3 文書檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建

3.1 分類查詢系統(tǒng)

在建立文書檔案信息管理系統(tǒng)的過(guò)程中，應(yīng)包含分類查詢系統(tǒng)，對(duì)文書檔案的所有資料進(jìn)行分類管理，并未工作人員提供查詢服務(wù)，能夠使工作人員與文書檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建立有效的溝通。并且，在該系統(tǒng)中，應(yīng)將行政、財(cái)物等方面的信息錄入到文書檔案的信息管理系統(tǒng)中，提高其解決相關(guān)問(wèn)題的質(zhì)量。值得一提的是，文書檔案信息管理系統(tǒng)中應(yīng)具有搜索功能，使用人員只需通過(guò)輸入編號(hào)、作者等相關(guān)信息就能夠進(jìn)行查詢。

3.2 權(quán)限管理系統(tǒng)

在文書檔案的信息管理系統(tǒng)中，應(yīng)包含權(quán)限管理系統(tǒng)，并由該系統(tǒng)完成對(duì)用戶、管理者、系統(tǒng)維修人員等方面進(jìn)行管理。具體來(lái)說(shuō)，一般用戶只能對(duì)系統(tǒng)中的文書檔案進(jìn)行查看及下載；而管理者能夠?qū)n案進(jìn)行上傳及修改；維修人員能夠?qū)n案管理系統(tǒng)的管理方式進(jìn)行優(yōu)化?？傊?，針對(duì)文書檔案管理過(guò)程中不同的群體，應(yīng)對(duì)其權(quán)限范圍進(jìn)行明確的規(guī)劃，促進(jìn)文書檔案管理工作的有效進(jìn)行。

3.3 文書檔案管理信息系統(tǒng)的整體設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)

文書檔案管理工作主要是對(duì)文件、檔案進(jìn)行管理的工作，其信息管理系統(tǒng)主要包括檔案管理系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)、借閱系統(tǒng)及維護(hù)系統(tǒng)等幾方面的內(nèi)容。鑒于此，在設(shè)計(jì)文書檔案管理信息系統(tǒng)的過(guò)程中，其整體結(jié)構(gòu)體系中應(yīng)包含上述所有方面的內(nèi)容。并且，在用戶進(jìn)行文書檔案的借閱過(guò)程中，應(yīng)先在系統(tǒng)上登錄自己的個(gè)人賬戶，再在此基礎(chǔ)上查詢自己想要了解的相關(guān)信息，并通過(guò)系統(tǒng)的直接閱讀及下載功能對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行查看。實(shí)踐證明，利用文書檔案管理信息系統(tǒng)，能夠進(jìn)一步增強(qiáng)文書檔案管理工作的工作效率及工作質(zhì)量。

綜上所述，在人類社會(huì)不斷發(fā)展、科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的現(xiàn)代社會(huì)，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式、管理理念及管理內(nèi)容已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會(huì)的實(shí)際需求，人們必須進(jìn)一步優(yōu)化文書檔案的管理方式，提高管理效率、提升圖書檔案工作的管理水平，為相關(guān)工作的展開(kāi)提供良好的基礎(chǔ)。在這一基礎(chǔ)上，本文對(duì)現(xiàn)階段文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了闡述；并且，對(duì)文書檔案管理工作信息化建設(shè)必要性及信息管理系統(tǒng)的具體構(gòu)建方式方面進(jìn)行了闡述。相信在相關(guān)部門及工作人員的共同努力下，文書檔案管理工作質(zhì)量將會(huì)不斷提高。

（作者單位：中交二航局第二工程有限公司）