傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)型提升策略研究

黃波

（北京精密機(jī)電控制設(shè)備研究所，北京 100076）

1 企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型的迫切性

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、移動(dòng)通訊技術(shù)及云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用日益廣泛并具有廣闊的發(fā)展前景，將不可避免地對(duì)檔案知識(shí)管理產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。信息化大背景下的檔案管理轉(zhuǎn)型需要在保障安全的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化手段將信息和知識(shí)資源進(jìn)行集成整合，并嵌入到企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的價(jià)值。檔案管理轉(zhuǎn)型既需要與業(yè)務(wù)活動(dòng)智能化相協(xié)調(diào)，又需要不斷從自身進(jìn)行有價(jià)值的知識(shí)挖掘。

企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型是業(yè)務(wù)活動(dòng)智能化的協(xié)調(diào)性要求。除了原始的見(jiàn)證性、管理性、法規(guī)性紙質(zhì)文件需要大量簽署來(lái)保證生產(chǎn)過(guò)程的可追溯性，試點(diǎn)開(kāi)展檔案數(shù)字化造成了企業(yè)檔案共容共生的雙軌制管理現(xiàn)狀。但總體來(lái)看，更多原始記錄趨于無(wú)紙化，電子業(yè)務(wù)流程正在完善，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的保密及利用問(wèn)題都在逐步解決，加上電子檔案法律性地位的確認(rèn)，整個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)向著智能化大步邁進(jìn)。從產(chǎn)品全生命周期管理角度考慮，檔案作為產(chǎn)品整個(gè)生命周期的重要憑證和記錄，需要從源頭就保持知識(shí)鏈形式和內(nèi)容的統(tǒng)一。另外，業(yè)務(wù)活動(dòng)的重心在哪里，檔案工作就需要主動(dòng)配合協(xié)調(diào)。既然生產(chǎn)過(guò)程已經(jīng)逐步智能化，企業(yè)檔案更要先行先試點(diǎn)，與生產(chǎn)過(guò)程和企業(yè)管理活動(dòng)真正協(xié)同發(fā)展。真正的業(yè)務(wù)協(xié)同式管理需要更新檔案管理理念，實(shí)踐單軌檔案管理模式，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理轉(zhuǎn)型。

企業(yè)管理轉(zhuǎn)型是檔案知識(shí)管理發(fā)展的必然要求。企業(yè)檔案與企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)息息相關(guān)，產(chǎn)量和范圍的擴(kuò)展導(dǎo)致了文件形態(tài)的變化和文件數(shù)量的劇增，這使企業(yè)檔案管理活動(dòng)更為繁瑣而價(jià)值性不夠凸顯。企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)進(jìn)入到知識(shí)管理模式階段，對(duì)于隱藏在文件和檔案中的知識(shí)，只有通過(guò)良好的需求引導(dǎo)和模塊建構(gòu)才能實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。企業(yè)檔案同樣需要將檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行很好的梳理，對(duì)共性問(wèn)題制定流程化范式，對(duì)特殊問(wèn)題進(jìn)行范例式模塊化，優(yōu)化生產(chǎn)和管理流程，更大程度上為生產(chǎn)決策提供支持。另外，從企業(yè)資源基礎(chǔ)理論角度來(lái)看，企業(yè)檔案是重要的無(wú)形資產(chǎn)和信息資源。提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力毋庸置疑需要保持無(wú)形資產(chǎn)的戰(zhàn)略性和獨(dú)特性。因此，企業(yè)檔案還有很多的地方需要挖掘和注入新理念。關(guān)注知識(shí)價(jià)值、強(qiáng)調(diào)知識(shí)利用和創(chuàng)新是檔案管理發(fā)展的方向，注重自身知識(shí)挖掘是企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型的理念支撐和必然趨勢(shì)。

2 企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式存在的問(wèn)題

管理流程不統(tǒng)一帶來(lái)的理念誤區(qū)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)期的管理過(guò)程中有相應(yīng)的制度和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)固化。由于業(yè)務(wù)革新產(chǎn)生的電子文件在形成文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中運(yùn)行并受控，便“被認(rèn)為”已經(jīng)完成歸檔工作。事實(shí)上，電子文件只有完成業(yè)務(wù)系統(tǒng)向電子文件管理系統(tǒng)的移交，才能以正確和獨(dú)立的方式來(lái)保證檔案的原始憑證性。雙軌制下紙質(zhì)和電子文件管理流程不統(tǒng)一使用戶對(duì)檔案工作產(chǎn)生了誤解，大量電子文件滯留于業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中無(wú)法完成管理責(zé)任的轉(zhuǎn)移。理念誤區(qū)對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)是日后工作推進(jìn)的阻礙，對(duì)最終用戶來(lái)說(shuō)并未提供便利的檔案知識(shí)利用條件。

管理模式不成熟帶來(lái)的資源浪費(fèi)。電子文件是社會(huì)信息化技術(shù)發(fā)展帶來(lái)的福利，它本應(yīng)帶來(lái)的是工作效率的提升和保管檔案成本的降低。檔案的門類劃分上，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案分類方式中電子文件歸屬于特殊載體檔案，而紙質(zhì)檔案實(shí)體還會(huì)從內(nèi)容上進(jìn)行分類。這樣在單軌制管理模式尚不成熟的前提下，部分檔案不僅需要完成紙質(zhì)文件的歸檔，還需要轉(zhuǎn)換為光盤等特殊載體進(jìn)行雙套歸檔。這樣的雙向浪費(fèi)出于對(duì)虛擬載體的不信任，并且為檔案工作增加了工作量和成本。企業(yè)管理活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)卻由于安全性和利用性考慮需要完成紙質(zhì)和特殊載體的雙套歸檔，大量重復(fù)工作是暫時(shí)性雙軌制現(xiàn)狀下必須付出的代價(jià)，而這樣的人力、物力的資源浪費(fèi)完全源于尚未形成系統(tǒng)的管理模式。

管理制度待優(yōu)化帶來(lái)的供需偏差。長(zhǎng)期的檔案管理理念極為注重檔案的原始記錄性和憑證性，紙質(zhì)文檔因其痕跡可見(jiàn)性而備受信任。電子文件則由于尚未完全以法律、制度和標(biāo)準(zhǔn)等體系固化下來(lái)，出現(xiàn)了推進(jìn)困境。端對(duì)端的服務(wù)，我們目前所秉承的是記錄觀，用戶所持的是效率觀。企業(yè)檔案的價(jià)值于何處，可追溯性所代表的不止是對(duì)責(zé)任的定位，也代表著用戶利用檔案的可操作性。用戶的需求更多的是對(duì)效率的追求，而沒(méi)有制度保障的電子檔案則無(wú)法為用戶便利地提供服務(wù)。因此只有管理體系的完善才能從流程、方式和環(huán)境上保障供需端的有效對(duì)接。

3 企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展思路

企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，雙軌制過(guò)渡向單軌制不是一個(gè)簡(jiǎn)單的操作，與此同時(shí)轉(zhuǎn)型理念需要統(tǒng)一思想、多層兼顧，轉(zhuǎn)型模式需要試點(diǎn)先行、逐步深入，轉(zhuǎn)型保障正在逐步完善、推敲明晰。隨著電子證據(jù)法律地位的確立和智能制造的業(yè)務(wù)系統(tǒng)推進(jìn)，企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型迎來(lái)了前所未有的發(fā)展契機(jī)。

記憶觀與效益觀并重的轉(zhuǎn)型理念。從檔案管理角度來(lái)看，檔案管理必須保證其憑證性和可追溯性；從企業(yè)檔案用戶角度來(lái)看，檔案需要便于利用并可提供決策支持。雙軌制向單軌制的轉(zhuǎn)型，既需要保證單軌制后電子文件的原始記錄性及其法律證據(jù)地位，又要保證電子文件在用戶端是便于利用并可以提供決策支持的。一方面，檔案管理者需要更新理念，更加注重檔案知識(shí)價(jià)值的挖掘。不能因?yàn)閷?duì)紙質(zhì)載體檔案的管理已經(jīng)輕車熟路，檔案管理者就寧愿花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去維護(hù)雙套管理現(xiàn)狀，而不去探索電子文件檔案管理的新路徑和新價(jià)值。另一方面，用戶需要強(qiáng)化檔案意識(shí)，配合確保電子檔案的可靠性。在檔案雙軌制向單軌制的轉(zhuǎn)型階段，會(huì)出現(xiàn)一段時(shí)間內(nèi)的管理無(wú)序。這樣的情況需要用戶的積極配合，既要協(xié)助探索節(jié)約成本的新方式，又要確保電子文件歸檔的真實(shí)可靠性。企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型需要檔案管理者和用戶在轉(zhuǎn)型理念上達(dá)成一致。我們所共同追求的不是簡(jiǎn)單的雙軌向單軌的改變，真正的轉(zhuǎn)型是通過(guò)理念的統(tǒng)一和模式的轉(zhuǎn)變，達(dá)到供需的匹配和檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

力求無(wú)縫銜接的轉(zhuǎn)型模式。企業(yè)檔案轉(zhuǎn)型是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，不可能一蹴而就，現(xiàn)階段需要關(guān)注的問(wèn)題是保證檔案在銜接環(huán)節(jié)不出現(xiàn)紕漏。這樣就需要對(duì)企業(yè)檔案的現(xiàn)行管理情況進(jìn)行分析，挑選某些業(yè)務(wù)智能化的產(chǎn)品進(jìn)行試點(diǎn)運(yùn)作，實(shí)施增量文件的電子化；同時(shí)，針對(duì)存量檔案要根據(jù)業(yè)務(wù)要求和信息獲取的實(shí)際需要，適當(dāng)對(duì)部分檔案進(jìn)行數(shù)字化，雙管齊下才能保證檔案的歷史聯(lián)系性。虛擬的電子文件既容易造成有用信息流失，又有部分信息的有機(jī)聯(lián)系難以追溯的風(fēng)險(xiǎn)，因此在業(yè)務(wù)系統(tǒng)智能化和數(shù)字檔案館建設(shè)尚未成熟的前提下，需要在增量和存量上綜合考量，確保轉(zhuǎn)型階段的檔案均有跡可循。但是，雙軌制轉(zhuǎn)型只是過(guò)渡階段，日后的單軌制統(tǒng)一才是轉(zhuǎn)型實(shí)施的最終目的。

標(biāo)準(zhǔn)化流程化的轉(zhuǎn)型保障。新時(shí)期業(yè)務(wù)活動(dòng)趨于智能化和情景化，大量的企業(yè)檔案已經(jīng)或者即將產(chǎn)生數(shù)字版本的檔案。有哪些電子文件會(huì)隨之產(chǎn)生，哪些電子文件中的信息更有利用價(jià)值，如何進(jìn)行電子文件的分類和結(jié)構(gòu)化并進(jìn)行歸檔等等，都是需要通過(guò)結(jié)構(gòu)化和標(biāo)準(zhǔn)化確定下來(lái)。只有完備的標(biāo)準(zhǔn)化體系為業(yè)務(wù)活動(dòng)和檔案管理活動(dòng)提供基準(zhǔn)，才能保證檔案資源的有效可用性?，F(xiàn)階段，電子文件的法律證據(jù)的法律地位已確立，企業(yè)的數(shù)字檔案便可以此為參照。另外，紙質(zhì)檔案管理?yè)碛懈采w全生命周期的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系，但在現(xiàn)有的參考體系中，電子文件只能作為數(shù)字檔案歸屬于特殊載體類。我們所缺失的面向電子文件全生命周期的完備體系標(biāo)準(zhǔn)，正是實(shí)現(xiàn)單軌制不可或缺的關(guān)鍵點(diǎn)。關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)化的體系構(gòu)建，各門類的電子檔案都面臨著同樣的問(wèn)題，也需要從上至下的標(biāo)準(zhǔn)化體系重構(gòu)。

4 企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型提升策略

企業(yè)檔案在“質(zhì)量終身責(zé)任制”的推行背景下更具見(jiàn)證價(jià)值，同時(shí)現(xiàn)階段的檔案管理轉(zhuǎn)型是一個(gè)長(zhǎng)期過(guò)程，包含著理念、載體傾向、制度完善等全方位的改革升級(jí)。大環(huán)境影響及自身發(fā)展驅(qū)動(dòng)下的轉(zhuǎn)型是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，因而有必要根據(jù)企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型的具體情況提出提升策略：

（1）供需匹配，提升利用價(jià)值：業(yè)務(wù)活動(dòng)智能化以及知識(shí)管理發(fā)展對(duì)檔案提出了新的要求。企業(yè)檔案在未來(lái)不僅需要繼續(xù)保證其見(jiàn)證價(jià)值，更需要從用戶需求出發(fā)挖掘和提升利用價(jià)值。另外，對(duì)查詢量較大和使用頻次較高的企業(yè)檔案進(jìn)行檔案數(shù)字化，提供方便情景化利用和利于知識(shí)系統(tǒng)構(gòu)建的檔案利用服務(wù)。

（2）手段創(chuàng)新，推進(jìn)模式革新：要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案新的發(fā)展，雙軌制向單軌制的模式轉(zhuǎn)變是必然選擇，轉(zhuǎn)型期重要的是做好增量文件和存量文件的雙管齊下，利用信息化手段推進(jìn)轉(zhuǎn)型模式的革新。對(duì)于已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子化的部分企業(yè)文件，應(yīng)探索全數(shù)字化的管理流程和無(wú)紙化受控歸檔移交，未來(lái)的歸檔可以是清單式選取、標(biāo)準(zhǔn)化審核、自動(dòng)由受控到歸檔的數(shù)字歸檔流程。更多的針對(duì)門類的個(gè)性化開(kāi)發(fā)可以加強(qiáng)用戶和檔案工作者之間的互動(dòng)銜接，并且更加精準(zhǔn)到位地服務(wù)。與此同時(shí)，企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)也正在智能化發(fā)展，檔案的手段創(chuàng)新也需要跟隨業(yè)務(wù)活動(dòng)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)電子文件的全過(guò)程管理并提供更有價(jià)值的知識(shí)情景化服務(wù)。

（3）構(gòu)建體系，確立條件保障：企業(yè)檔案制度體系的重構(gòu)，是確保轉(zhuǎn)型順利進(jìn)行的重要保障。首先需要將檔案在紙質(zhì)和電子歸檔方面要求和規(guī)劃納入職能部門的計(jì)劃當(dāng)中，并通過(guò)對(duì)完成物的審核進(jìn)行有效的閉環(huán)考核管理；檔案部門應(yīng)該對(duì)檔案的歸檔和移交工作提出要求，并對(duì)文件形成機(jī)構(gòu)的文件管理進(jìn)行指導(dǎo)；制度方面需要對(duì)業(yè)務(wù)流程、文件流轉(zhuǎn)流程、檔案管理流程進(jìn)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)固化，以進(jìn)行統(tǒng)一的制度約束和調(diào)配。明晰職責(zé)、固化流程、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、閉環(huán)考核，構(gòu)建完善的檔案體系，并結(jié)合實(shí)際發(fā)展需求進(jìn)行及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化，才能為企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型提供保障。